高校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題與建議

姚穎君

人事檔案是指黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織在人事管理實(shí)踐中記述和反映個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)識(shí)水平和德才表現(xiàn)，并以個(gè)人為單位，按照一定的規(guī)則和方法加以整理，集中統(tǒng)一保管，以備查考和利用的歷史記錄。

我國(guó)人事檔案制度產(chǎn)生于20世紀(jì)50年代，它是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人的工資待遇、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載個(gè)人人生經(jīng)歷的重要原始依據(jù)。高校人事檔案作為重要的個(gè)人信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、人員考核、福利分配、選拔人才等工作提供了重要的原始依據(jù)，因此，進(jìn)一步提高高校人事檔案管理工作水平對(duì)于高校人事管理工作具有十分重要的意義。

一、高校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）高校人事檔案管理人員管理意識(shí)薄弱

人事檔案工作是以個(gè)人原始信息材料的收集、鑒別、審查、驗(yàn)收、整理、裁剪、裝訂、查閱、借閱等諸多事務(wù)為基礎(chǔ)而形成的一門集中管理保管的工作。長(zhǎng)期以來(lái)，大部分的高校管理者認(rèn)為人事檔案管理也就是一些基礎(chǔ)和重復(fù)的事務(wù)性工作，與高校的教學(xué)科研發(fā)展并無(wú)直接聯(lián)系，無(wú)法直接呈現(xiàn)在高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展中。這種管理意識(shí)使得高校人事檔案管理僅僅成為一種輔助性的工作，只要個(gè)人人事檔案不丟失、不泄密，能夠?yàn)楦咝ｎI(lǐng)導(dǎo)決策、人員考核、福利分配等工作提供信息即可。很多教師甚至不知道人事檔案究竟由哪一個(gè)部門進(jìn)行管理，對(duì)于高校人事檔案工作缺乏應(yīng)有的理解與重視。

（二）高校人事檔案管理人員配備不足，管理水平有待提高

目前，我國(guó)大多數(shù)的高校人事檔案管理現(xiàn)狀為很少設(shè)置專職人事檔案管理人員，通常由負(fù)責(zé)其他工作的人員兼職擔(dān)任。一方面，兼職人員無(wú)法保證有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行細(xì)致的管理，其中大多數(shù)的管理人員也并未受過(guò)系統(tǒng)化的檔案專業(yè)崗位和檔案技能培訓(xùn)，這就導(dǎo)致高校人事檔案管理水平重復(fù)在收集、鑒別、裁剪、裝訂、整理、保管、轉(zhuǎn)移等基礎(chǔ)性的工作層面。另一方面，隨著高校各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展，教師隊(duì)伍也隨之增長(zhǎng)，教職員工人事檔案數(shù)量日益增多，導(dǎo)致檔案管理任務(wù)愈加繁重，而人事檔案管理人員配備不足、培訓(xùn)不夠的現(xiàn)狀，大大阻礙了人事檔案管理水平的提升。根據(jù)對(duì)多所高校的調(diào)研，人事檔案管理人員的日常管理事務(wù)往往只是將歸檔材料放入個(gè)人人事檔案盒內(nèi)，并沒有及時(shí)整理裝訂，嚴(yán)重影響了檔案管理和檔案使用的效果。這樣的檔案管理現(xiàn)狀，導(dǎo)致高校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行，不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。

（三）高校人事檔案管理制度不健全，落實(shí)不到位

高校人事檔案管理工作的開展應(yīng)以《檔案法》為指導(dǎo)，檔案管理人員的崗位職責(zé)等制度應(yīng)在《檔案法》的基礎(chǔ)上建立健全。但有些高校并未明確人事檔案管理人員的崗位職責(zé)，對(duì)于人事檔案管理人員職責(zé)、人事檔案查（借）閱制度、人事檔案材料收集制度、人事檔案材料鑒別歸檔制度、人事檔案轉(zhuǎn)遞制度、人事檔案檢查核對(duì)制度、人事檔案保管與保密制度、人事檔案材料送交歸檔制度等方面的制定并不全面，甚至沒有。在日常人事檔案管理工作中，各項(xiàng)制度也并未落實(shí)到位，這種情況阻礙了高校人事檔案制度化、規(guī)范化的發(fā)展。

（四）高校人事檔案管理?xiàng)l件不能完全符合檔案安全保管的要求

根據(jù)《檔案法》的要求，人事檔案管理部門要設(shè)置專門的檔案庫(kù)房、查閱室和辦公室，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)閱檔或辦公，人事檔案庫(kù)房應(yīng)配備空調(diào)、加濕器、除濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)、防腐劑等設(shè)施，達(dá)到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”要求和面積的要求。但很多高校在實(shí)際人事檔案管理工作中，大多數(shù)的檔案庫(kù)房為普通的辦公用房，有的甚至將檔案庫(kù)房安排在地下室等潮濕環(huán)境，沒有防盜門窗，沒有達(dá)到《檔案法》所要求的保管安全設(shè)施條件，不能完全符合檔案安全保管的要求。

（五）高校人事檔案管理信息化水平不高

目前，很多高校人事檔案管理的工作還停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低。電腦等設(shè)備的使用僅限于人事檔案目錄的錄入及打印，對(duì)于檔案信息化管理中的人事信息篩選、排序、分類、匯總等工作無(wú)法進(jìn)行操作，真正意義上的檔案信息化管理并未實(shí)現(xiàn)，這有悖于高校人事檔案管理信息化的發(fā)展。

二、對(duì)高校人事檔案管理工作的建議

（一）加強(qiáng)高校人事檔案管理重要性的宣傳工作，切實(shí)提高人事檔案管理人員的管理意識(shí)

要提高人事檔案管理人員的管理意識(shí)，就要從思想上真正重視起來(lái)。人事檔案管理部門要利用網(wǎng)絡(luò)、校內(nèi)通訊等形式加強(qiáng)人事檔案管理工作的宣傳力度；人事檔案管理人員要按照檔案管理規(guī)章制度，從思想上高度認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作對(duì)于高校發(fā)展、高校教職工發(fā)展層面的重要性，進(jìn)一步認(rèn)真履行人事檔案管理職責(zé)，切實(shí)提高管理者自身的管理意識(shí)。同時(shí)在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財(cái)力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進(jìn)行。人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地開發(fā)利用人事檔案信息，為高校人事制度改革、人才評(píng)聘、福利分配等重大人事決策提供具有準(zhǔn)確性、前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強(qiáng)綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)高校人事檔案管理人員配備，加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作

高校要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視，全方位了解人事檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題，按照要求配備數(shù)量充足的人事檔案管理人員。首先，高校人事檔案部門應(yīng)該落實(shí)由專人負(fù)責(zé)，根據(jù)檔案冊(cè)數(shù)的增長(zhǎng)配備足夠的專職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對(duì)檔案材料進(jìn)行開發(fā)利用。其次，人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此要求人事檔案管理人員嚴(yán)守工作紀(jì)律，不斷提高自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識(shí)面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業(yè)務(wù)技能，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來(lái)推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

（三）認(rèn)真貫徹落實(shí)人事檔案管理工作各方面的規(guī)章制度，促進(jìn)高校人事檔案制度化、規(guī)范化發(fā)展

面對(duì)新時(shí)期、新任務(wù)、新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結(jié)合高校人事檔案管理工作的實(shí)際情況，進(jìn)一步完善各項(xiàng)管理制度，對(duì)人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、鑒別、審核、整理、裝訂等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定，人事檔案管理工作者必須嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不斷規(guī)范管理。

（四）完善高校人事檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，為人事檔案提供安全的管理環(huán)境

要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門的人事檔案室，按照檔案安全保管的要求配備充足的檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。

（五）依靠現(xiàn)代化的技術(shù)手段，加快高校人事檔案信息化建設(shè)

充分聽取人事檔案工作一線人員的意見，選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)管理部門和個(gè)人設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、鑒別、整理、保管、檢索工作中解放出來(lái)，而且可以更加快捷、準(zhǔn)確地為高校人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校人事檔案管理工作是高校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的系統(tǒng)工程，它牽涉到高校管理、人才、技術(shù)等各方面的問(wèn)題，其管理方法需要我們進(jìn)行系統(tǒng)而深入的研究。要全面加強(qiáng)高校人事檔案管理水平，就要從理論上和時(shí)間上研究解決當(dāng)前高校人事檔案管理所面臨的新問(wèn)題、新矛盾，需要在對(duì)人事檔案管理法的執(zhí)行、高校管理策略的制定及信息化技術(shù)研究等多方面為檔案管理提供有力的理論支撐和解決對(duì)策，更好地推動(dòng)人事檔案工作的發(fā)展。

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