新時期高校檔案管理工作問題及發(fā)展對策

續(xù) 姍

新時期高校檔案管理工作問題及發(fā)展對策

續(xù) 姍

本文首先提出了新時期高校檔案管理工作存在的主要問題：檔案管理工作不規(guī)范，借閱使用制度不完善；人才隊伍建設(shè)乏力，檔案管理人員綜合素質(zhì)不足；設(shè)備更新速度緩慢，不能適應(yīng)新時期檔案發(fā)展需求；工作評價體系不完善，影響檔案管理人員工作積極性。之后，文章提出了新時期高校檔案管理工作的主要發(fā)展對策：強化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，規(guī)范檔案管理工作程序；加強檔案人才隊伍建設(shè)，不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)；加強資金投入力度，推進檔案管理設(shè)備更新；完善工作評價體系，充分調(diào)動檔案管理人員工作積極性。

新時期；高校；檔案管理工作；問題；發(fā)展對策

續(xù)姍/運城師范高等?？茖W(xué)校助理館員（山西運城044000）。

一、高校檔案管理工作重要性簡介

檔案，是高校各項工作開展的基礎(chǔ)，涉及高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的歷史記錄。由于高校工作的特殊性，許多檔案都具有很高的學(xué)術(shù)研究價值，包括一些學(xué)術(shù)論文、專利、著作以及其它理論的或者物化的研究成果，對學(xué)校乃至國家民族的發(fā)展都具有極其重要的價值[1]。但是在新時期，由于市場經(jīng)濟的影響，很多高校的檔案管理工作也出現(xiàn)了這樣或者那樣的問題，包括檔案管理人員思想政治意識不堅定、奉獻意識不強；檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不足，不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展需要；評價體系不完善，硬件設(shè)施建設(shè)滯后等許多問題。而且許多問題有日益加重的趨勢，已經(jīng)對新時期高校檔案管理工作的正常開展造成了較大影響。因此，在新時期，進一步結(jié)合高等教育發(fā)展的需要，有的放矢的對檔案管理工作進行調(diào)整，不僅是高校檔案管理工作發(fā)展的需要，也是我國高等教育內(nèi)涵式發(fā)展的必由之路。本文擬結(jié)合新時期高校檔案管理工作的實際情況，分析其中存在的問題，并因地制宜的提出相應(yīng)的解決對策，為促進新時期高校檔案管理工作健康持續(xù)的發(fā)展提供新的參考。

二、新時期高校檔案管理工作存在的主要問題分析

（一）檔案管理工作不規(guī)范，借閱使用制度不完善

調(diào)查顯示，目前很多高校由于對檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案日常管理不太規(guī)范，包括檔案的存放、借閱和使用。首先，很多檔案未按規(guī)定使用檔案專用裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加檔案管理印章；封皮表面的有關(guān)內(nèi)容未逐項填寫齊全，從而為原始附件的篡改、故意丟失等行為預(yù)留了空間。第二，未按規(guī)定裝訂保管檔案以及將檔案各類文檔收集、整理、管理和利用，造成檔案資料因管理不當(dāng)而缺失或不完整，不能保證檔案信息的連續(xù)性。第三，檔案借閱和使用過程中，都沒有詳細的登記和檢查核對過程，往往是領(lǐng)導(dǎo)一句話，或者自己私人關(guān)系，誰用誰就拿走了。有時，檔案還回來也沒有認真的核對[2]。實際上，對于檔案管理工作來說，很多原因的產(chǎn)生都與部分單位領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員缺乏足夠的檔案意識緊密相關(guān)，再加之有關(guān)監(jiān)督部門的監(jiān)管力度不夠，未能形成檔案管理檢查的常態(tài)化等一系列問題，更是加劇了檔案管理的不規(guī)范程度

（二）人才隊伍建設(shè)乏力，檔案管理人員綜合素質(zhì)不足

由于前幾年高等院校中設(shè)置檔案管理專業(yè)的院校較少，各級專業(yè)人才數(shù)量較少，高校檔案管理人才隊伍素質(zhì)參差不齊，專職檔案人員大多是“半路出家”，不少檔案人員缺乏專業(yè)知識的理論功底和史料研究的基本能力。另外，很多人都認為高校檔案管理工作是一份徹底的“清貧職業(yè)”，認為檔案管理部門也是個“清水衙門”，在這里工作沒什么前途。因此，導(dǎo)致檔案部門招聘人才很困難，正是由于人才匱乏，內(nèi)部交流也比較少，再加上學(xué)校重視程度不夠，導(dǎo)致各級檔案管理人員很少有接受培訓(xùn)或者急需教育的機會[3]。這種情況在以前并不是很明顯，尤其是近年來，信息化已經(jīng)逐步普及到檔案管理的一線，檔案管理人員綜合素質(zhì)的欠缺顯得越來越明顯了。而且，很多高校對檔案管理工作人員的日常思想教育也比較少，使得很多檔案管理工作人員的奉獻精神不足，思想意識形態(tài)不堅定，這對工作的影響更大。

（三）設(shè)備更新速度緩慢，不能適應(yīng)新時期檔案發(fā)展需求

高校中傳統(tǒng)的檔案管理，主要是以紙質(zhì)文獻或者實物為主，保存檔案所需要的設(shè)備基本就是由幾個大的房間，外加一些檔案柜，這就足矣。而隨著時代的發(fā)展，檔案管理中的科技含量越來越高，尤其是信息化已經(jīng)在檔案管理工作中普及以后，檔案管理工作對于硬件、軟件設(shè)備的要求也越來越高。比如計算機、光盤、移動存儲設(shè)備、溫度調(diào)控設(shè)備、濕度調(diào)控設(shè)備等，都成了檔案管理部門的必需品。但是很多學(xué)校由于過于重視教學(xué)科研，忽視了對檔案管理部門的投入，導(dǎo)致很多學(xué)校的檔案管理部門連基本的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備都不足。一些光盤、磁帶、錄像帶也因為室內(nèi)環(huán)境不適宜，出現(xiàn)了老化，甚至消磁，這對于檔案管理來說是致命的。另外，一些保存在計算機中的檔案，由于網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件落后，導(dǎo)致中毒，甚至被盜取的現(xiàn)象也時有發(fā)生。

（四）工作評價體系不完善，影響檔案管理人員工作積極性

職稱評定是目前我國大部分高校測評教職員工工作成績的主要方式，基本上評價的指標就是論文、科研獎勵、專利、教學(xué)水平等，然后進行量化打分，進行評定。而對于檔案管理工作人員來說，他們從事的大部分還是以提供服務(wù)為主的工作，如果我們將他們與常年從事專職教學(xué)與科研的教職工放在同樣一個平臺上去競爭，顯然這對于檔案管理人員來說是顯失公平的。因為，檔案管理人員很少有人能像專職的教學(xué)科研人員一樣，獲得眾多的科研、教學(xué)獎勵，發(fā)表這么多論文，主持這么多課題，有這么多成果，這是不現(xiàn)實的。因此，這對于檔案管理人員來說是一種非常重要的打擊，嚴重影響了檔案管理人員的工作積極性。

三、新時期高校檔案管理工作的主要發(fā)展對策

（一）強化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，規(guī)范檔案管理工作程序

首先，各高校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員要及時溝通，了解現(xiàn)階段檔案管理的實際問題，制定有針對性的工作思路，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)切實負起責(zé)任，做到領(lǐng)導(dǎo)垂直管理，一事一議；第二，各高校要不斷加強對檔案管理工作人員對檔案工作的熱愛程度，引導(dǎo)他們正確認識檔案工作的重要性，從意識形態(tài)上保證檔案的管理規(guī)范；第三，相關(guān)部門應(yīng)定期組織檔案管理的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，更新檔案管理的要求，分享有效的管理經(jīng)驗；第四，有關(guān)部門應(yīng)加強對檔案管理的檢查與監(jiān)督力度，確定獎懲體制，推進檔案管理的規(guī)范化進程[4]；第五，對于檔案管理工作中的具體細節(jié)要逐一落實，包括收集、整理、清退、銷毀與歸檔等相關(guān)過程，每個過程都要有專人負責(zé)，責(zé)任到人。對于那些不能認真履行檔案管理責(zé)任的檔案管理工作人員，要及時的給予批評教育，責(zé)令其改正。尤其是檔案收集歸檔、庫房管理、檔案修復(fù)、提供利用的一些細節(jié)上，更是要加強注意，每一步都不能疏忽，做到步步有人管，點點有人看。

（二）加強檔案人才隊伍建設(shè)，不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)要求是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的。那么要想提升高校整體檔案管理人員的綜合素質(zhì)，就要從兩個方面著手。首先，要加強對具有對口的專業(yè)知識背景，以及豐富經(jīng)驗的檔案管理人員的引進，要積極的從政策、待遇、環(huán)境、職稱等方面給予引進人才足夠的支持，切實關(guān)心檔案管理工作人員的工作和生活，引導(dǎo)他們來得了，留得住，干得好。第二，要進一步健全分配體系，在員工中樹立典型，激勵其他員工更加努力工作；對于在崗的檔案管理人員，要切實重視起來，為檔案管理人員參加培訓(xùn)和繼續(xù)教育創(chuàng)造機會[5]。其中，培訓(xùn)內(nèi)容要結(jié)合實際情況，因需設(shè)計，將培訓(xùn)內(nèi)容與實際工作相結(jié)合。在安排上，除加強專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)外，應(yīng)加大計算機知識的學(xué)習(xí)，重視網(wǎng)絡(luò)知識教育，以適應(yīng)新時期檔案工作的需要。注重加強檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間及檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流。通過交流，使他們盡快了解別人的先進經(jīng)驗，及時查找自己的不足，吸收好的經(jīng)驗應(yīng)用于自己的實際工作中。

（三）加強資金投入力度，推進檔案管理設(shè)備更新

隨著科技水平的不斷提高，檔案管理已經(jīng)開始脫離傳統(tǒng)的紙質(zhì)為主文獻為主的時代，逐步的開始呈現(xiàn)出紙質(zhì)文獻、聲像檔案、其它載體模式文獻共存的情況。這種情況下所需要的設(shè)備要更多，而且更先進。包括計算機，數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，溫度、濕度和光照控制設(shè)備，各種殺毒軟件等，這些都是新時期檔案管理不可或缺的設(shè)備或者軟件。各高校要在預(yù)算之中加大投入力度，保證檔案管理部門工作開展所需要的各種軟件、硬件設(shè)備的購置和更新。堅持定期地對檔案管理場所的環(huán)境條件，比如濕度、溫度、光線的控制，計算機、數(shù)據(jù)存儲等設(shè)備的維修等[3]。另外，還要加大檔案信息網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控力度，不斷提高對電子計算機及相關(guān)信息存儲設(shè)備進行殺毒，以防檔案，尤其是一些機要檔案泄露。

（四）完善工作評價體系，充分調(diào)動檔案管理人員工作積極性

對于高校檔案管理工作人員來說，要積極的對其工作進行分類。對于以提供服務(wù)為主的工種，比如普通的檔案管理工作人員，就要通過網(wǎng)上測評、同事測評、領(lǐng)導(dǎo)測評相結(jié)合的方式，對其服務(wù)意識和服務(wù)態(tài)度進行測評，確定其工作成績；對于以提供技術(shù)為主的，比如設(shè)備維修、養(yǎng)護的工作人員，就要考評其技術(shù)水平，對設(shè)備維修的效果進行評價；對于以管理為主的，就要看其管理的效果，在檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定、銷毀、保管和提供利用等各方面工作是否能形成有效的體系。最終讓機要檔案管理人員都能有賞罰分明的職稱評價與考核體系，促進其全心全意為檔案管理工作做貢獻[6]。另外，各高校還可以結(jié)合本校的實際情況，為檔案管理人員開展教學(xué)和科研工作創(chuàng)造條件。比如，有的學(xué)校就讓檔案管理人員講授一些檔案管理相關(guān)的選修課，讓檔案管理人員與計算機專業(yè)的教師聯(lián)合進行檔案管理方面軟件的開發(fā)。這樣不僅有利于教職工之間的溝通交流，還能為檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高創(chuàng)造一個良好的平臺。

四、結(jié)語

作為一名檔案管理人員來說，要懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)和方針政策。這是檔案管理工作的需要，同時也是檔案管理工作發(fā)展得前提。作為一名高校檔案管理人員來說更是如此，其身上所肩負的責(zé)任比普通檔案管理工作者更大。但是現(xiàn)實告訴我們，高校檔案管理工作所面對的問題的確很多，挑戰(zhàn)也很多。但是我們堅信，只要各高校能夠沿著正確的方向，堅持“安全第一”、“以人為本”、“服務(wù)為先”的實施戰(zhàn)略，采取多種措施，調(diào)整檔案管理工作思路，使檔案管理工作真正有機的融入到高校全盤工作的發(fā)展之中，就能使高校的檔案管理工作獲得更好的發(fā)展，使高校檔案管理工作更好地服務(wù)于高校的教學(xué)與科研工作。

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[1]馬淑芬.我國企業(yè)檔案管理中存在的問題及成因分析[J].商品與質(zhì)量，2011（S2）

[2]李憲寅，張燕超，張務(wù)恒.做好檔案工作 促進企業(yè)發(fā)展[J].煤炭工程，2011（S1）

[3]藺海波.亟待加快發(fā)展步伐提高管理水平——關(guān)于高校檔案工作的調(diào)查與思考[N].中國教育報，2008-6-18

[4]夏麗君.論檔案人員綜合素質(zhì)問題[J].消費導(dǎo)刊，2010（8）：283

[5]侯舒怡.淺談高校的公文管理與保密[J].科技信息（科學(xué)教研），2007（36）：300

[6]王艷婕，王艷輝.淺談高校檔案的保密管理[J].吉林化工學(xué)院學(xué)報，2010（5）：58-60

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1671-6531(2013)18-0149-02

責(zé)任編輯：何 巖