重大項目檔案管理問題與對策

嚴(yán)曉蕾︵無錫市北塘區(qū)檔案局，江蘇無錫，214044︶

重大項目工程檔案是項目建設(shè)及其管理活動的真實歷史記錄，是對重大項目進行建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、審計、管理、驗收以及維護、改造的重要依據(jù)。它既要保證建設(shè)項目基建檔案的成套性，又要保證單項工程的成套性，所以，整理項目檔案是一個系統(tǒng)而又全面的工程。隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展和技術(shù)的不斷改進，我區(qū)加強了項目建設(shè)和技術(shù)改造，眾多新建、續(xù)建、改擴建的工程項目應(yīng)運而生?？陀^認(rèn)識和研究項目檔案工作的現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上采取必要的對策，對于推動此項工作的深入開展，使檔案工作更好地為重大項目的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，成為擺在每個建設(shè)單位面前亟待解決的一個重要課題。

一、重大項目檔案管理工作存在的問題

1.基層管理人員檔案意識淡薄

根據(jù)《檔案法》《國家重大項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及《無錫市檔案管理條例》的有關(guān)規(guī)定，項目檔案的完整齊全是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目驗收或項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得進行或通過整個工程建設(shè)項目的竣工驗收。由此可見，項目檔案對整個工程項目的竣工驗收具有決定性意義。去年，無錫市檔案局聯(lián)合市發(fā)改委，對我區(qū)的一些重大項目檔案管理進行了專項檢查，并提出了針對性的意見。目前，我區(qū)每年都會開展多項重大項目工程建設(shè)，相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)對此項工作也比較重視。但是，對于項目建設(shè)管理中很重要的一個方面——項目檔案管理卻沒有得到足夠的重視，“重施工、輕管理”在項目工程業(yè)內(nèi)普遍存在，平時只注重趕進度、抓質(zhì)量、保安全等常規(guī)工作，而忽視了項目建設(shè)過程中檔案資料的管理。項目檔案是一項來源多元化的檔案，由于施工中標(biāo)單位普遍存在分包現(xiàn)象，而具體施工單位也沒有注意施工過程中文件、圖紙、資料的收集、整理、歸檔工作，不是按照施工過程中每一個環(huán)節(jié)來產(chǎn)生資料，而是到工程施工的結(jié)束階段，才突擊搞竣工資料。因此，基層施工單位對項目檔案移交方面的不重視，導(dǎo)致移交給檔案管理部門的檔案經(jīng)常出現(xiàn)不完整、不規(guī)范、不及時的問題，使檔案資料的真實性大打折扣。

2.工程項目手續(xù)不全

重大項目工程建設(shè)是事關(guān)全區(qū)經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展的大事，為此得到了區(qū)委、區(qū)政府的高度重視。由于我區(qū)重大項目建設(shè)時間緊、任務(wù)重，為確保利益最大化，一些工程項目基本上都是先開工建設(shè)，而后再補充審批手續(xù)等事宜。這樣，工程項目的前期開工手續(xù)進度大大地提高，同樣也有力地保證了工程項目的竣工時間。但是，由于工程項目沒有按照正常程序報批，而是采取一些超常規(guī)方式完成的，確實存在很多問題和不足，在項目檔案方面尤為明顯。所以，這種“先上車，后補票”的行為不僅給后期項目檔案的歸檔和整理帶來了不少的麻煩，同樣給后期辦理各類權(quán)證也帶來了諸多的不便。

3.檔案資料收集不齊

項目檔案對項目建成后的管理、使用、維護、改建、擴建等有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響整個建設(shè)項目的后期管理，甚至?xí)斐韶?fù)面影響。因此從項目立項開始，就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作。在施工過程中，一些工程項目與原先的設(shè)計有所變動，有的只是現(xiàn)場在原有圖紙上臨時調(diào)整，并未形成正式修改稿，有的則是一而再再而三的重復(fù)變動修改，最終只形成了一張定稿。一般來說，重大項目工程檔案中不管是文件資料還是工程圖紙等，都必須要一式多份，保證各個主管單位都有據(jù)可查，這就要求基層檔案人員必須要有較高的檔案意識，不錯過任何一個細(xì)節(jié)。所以工程越龐大，施工單位移交過來的材料就越缺乏，通常只移交了一些主體材料，而與各分包單位橫向聯(lián)系的材料就悄悄流失了，這也加大了后期項目檔案收集、整理的難度。

二、加強重大項目檔案管理工作的對策

1.加大政策宣傳力度，強化法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高全員檔案意識

針對目前項目檔案管理工作中存在的一些重視程度不夠，部分重大項目工程建設(shè)重心偏移等問題，我區(qū)應(yīng)加強宣傳貫徹《檔案法》《國家重大項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及《無錫市檔案管理條例》等法律法規(guī)，堅持依法管理重大項目工程檔案工作，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人認(rèn)識到管理和保護檔案是重大項目建設(shè)和管理的客觀需要，也是國家法律法規(guī)的規(guī)定要求。只有從源頭抓起，把項目檔案管理工作納入并同步于工程管理的各個環(huán)節(jié)，才能保證此項工作的順利進行。

2.從源頭出發(fā)，狠抓收集工作。

各建設(shè)單位對工程檔案的收集應(yīng)該具備超前意識，制定相關(guān)的收集計劃，并落實到每一位檔案網(wǎng)絡(luò)人員。根據(jù)工程項目的實際情況，分門別類列出應(yīng)收集的材料清單，分發(fā)給各責(zé)任人，做到項目檔案的收集有計劃、有檢查、有監(jiān)督。項目工程的檔案網(wǎng)絡(luò)人員要增強責(zé)任意識，積極主動，做好材料的平時積累、整理。

3.建立健全各項制度，加強內(nèi)部管理

為保證項目檔案管理工作良好有序地開展，各建設(shè)單位和項目主管部門必須制定統(tǒng)一完善的規(guī)章制度，如資料、圖紙的歸檔制度、借閱制度、保管制度等，必要時可以建立相應(yīng)的獎懲制度，有效促進從施工單位到管理部門人人都遵守執(zhí)行，防止出現(xiàn)一些施工時不積極、不收集，到工程竣工驗收時才臨時突擊、檔案管理混亂的現(xiàn)象，確保項目檔案的成套性、完整性、系統(tǒng)性。

4.加強業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，建立管理網(wǎng)絡(luò)

根據(jù)現(xiàn)有項目檔案工作人員的現(xiàn)狀，我區(qū)應(yīng)繼續(xù)加大培訓(xùn)力度，特別是要針對目前重大項目工程檔案中存在的問題，定期進行有針對性的培訓(xùn)，相關(guān)人員持證上崗，并相對保持資料管理人員的穩(wěn)定性。各項目建設(shè)單位也可以單獨舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，擴大培訓(xùn)面，提高所有專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。并建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確責(zé)任到人，確保工程竣工后檔案資料完整、準(zhǔn)確、及時、真實地歸檔。

5.加強監(jiān)督指導(dǎo)，加大執(zhí)法力度。

在堅持依法管理的要求下，我區(qū)應(yīng)采取必要措施加強對重大項目檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，做到長效管理。進一步完善重大項目檔案業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)，用科學(xué)適用的業(yè)務(wù)規(guī)范來指導(dǎo)項目檔案業(yè)務(wù)建設(shè)；加大執(zhí)法力度，定期不定期開展重大項目檔案管理的執(zhí)法檢查，保證項目檔案的正常進行。

加強重大項目檔案管理工作，是一項艱巨且長期的任務(wù)。隨著我區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的不斷加快，新的歷史時期對工程建設(shè)提出更高的要求，這就更能體現(xiàn)出項目檔案管理的重要性。檔案管理人員必須不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，加強項目檔案的現(xiàn)代化管理水平，以適應(yīng)新形勢下工程建設(shè)的快速發(fā)展，推動重大項目檔案管理提高到新的水平。