開展量化研究獲得檔案學規(guī)律性認識

霍振禮 張瑞梅 袁向陽 李 艷 喬永芝（西北核技術研究所，陜西西安，710024）

1 引言

我國檔案學的量化研究始于上世紀80年代初，至90年代后期，取得階段性成果。在這20年間，沈陽市檔案局、國家檔案局三司等單位部門和楊少田、李晨生、方水清等同志都開展了有價值的研究。量化研究是檔案學研究的重要手段，利用量化研究方法可以獲得一些檔案學規(guī)律性認識。

2 量化研究是獲得檔案學規(guī)律性認識的重要手段

1993年西北核技術研究所發(fā)表的《科技檔案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律的研究及其應用》一文，使用數(shù)學方法研究了科技檔案的利用價值[1]。數(shù)據(jù)來源為該所科技檔案工作中積累的數(shù)萬條利用數(shù)據(jù)，內(nèi)容包括借用時間、單位、姓名、檔案編號、密級、名稱、頁數(shù)、借用時間、批準人、借用人簽字、還回時間和簽收人等，數(shù)據(jù)完整準確。借用登記表按年份裝訂成冊，共32冊，時間連貫、系統(tǒng)性強。研究發(fā)現(xiàn)，科技檔案衰減規(guī)律與文獻衰減規(guī)律基本相同，但也稍有差異：科技檔案衰減曲線的尾部較長而平滑，反映出科技檔案具有歷史價值的特點[2]?？萍紮n案衰減規(guī)律說明，檔案學應有自身的理論與實踐基礎，不能完全照搬圖書館學的有關定律。

衰減規(guī)律是檔案學中一個基本而實際的問題?？萍紮n案現(xiàn)行價值衰減規(guī)律能夠從理論上說明科技檔案形成后25年間，現(xiàn)行價值從100%衰減至1.3%，顯示其歷史價值的過程。中間過程為：檔案形成當年的現(xiàn)行價值為100%，1年后為 83.9%，2年后為70.5%，3年后為 59.2%，4年后為49.7%，10年后為 17.4%，15年后為7.2%，20年后為3%，25年后為1.3%。因此，科技檔案形成后21-25年間為最佳上交檔案館時間，上交時間過早會影響形成單位的利用，過晚會影響更廣泛的社會性利用。這符合我國科技檔案實際上交時間，也為確定最佳上交時間提供了理論依據(jù)。從衰減規(guī)律還可以看出，科技檔案提供利用的迫切性和重要性?？萍紮n案如果在歸檔后不能被使用，只是存放在檔案室，它的現(xiàn)行價值將不斷快速消失，造成科研成果的浪費。這就要求檔案管理人員必須重視檔案利用工作，并應特別注意在歸檔后的早期檔案利用[3]。

科技檔案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律，還可以定量說明科技文件的生命周期。即：形成當年至形成后5年期間的成果應用階段，是現(xiàn)行作用發(fā)揮最充分的黃金時期，應用方式主要是投資回報和轉(zhuǎn)讓等；形成后的6-25年間為半現(xiàn)行階段，既有現(xiàn)行作用，也有歷史作用；25年后為歷史應用階段，基本上只具備歷史作用。少量科技專業(yè)檔案，如地質(zhì)、水文、氣象、天文檔案等的歷史參考價值歷來被看重，其歷史作用是無限期的。而一般的技術檔案，特別是設備、器材、基建等檔案，隨著技術的發(fā)展、時間的推移、設備設施的淘汰，除少量具有文物、歷史價值外，多數(shù)都要經(jīng)鑒定后被銷毀。科技檔案在形成之前，還存在一個形成階段，即投資階段，一般項目是3至5年，有些大項目可能達十幾年或更長時間。國內(nèi)外對文件生命周期理論研究都很重視，階段劃分也有所不同，但研究中很少能說明階段劃分的具體時間周期，也沒有相應的數(shù)據(jù)支持。筆者對衰減規(guī)律的定量研究，可以作為劃分科技文件生命周期的重要參考依據(jù)。

上世紀80年代，是改革開放興起之時，也是檔案工作和檔案學蓬勃發(fā)展的時期，到90年代中期，檔案界量化研究達到高潮。當時，檔案界公布了很多相關數(shù)據(jù)，如全國從事檔案事業(yè)人員數(shù)量，全國檔案局、館數(shù)量、經(jīng)費，館藏量、利用量，甚至檔案館的建筑面積等。這些數(shù)據(jù)既有檔案工作的宏觀數(shù)據(jù)，也有一線檔案工作的有關具體數(shù)據(jù)。就筆者而言，不但可以使用本單位的數(shù)據(jù)，而且能參考國內(nèi)的有關數(shù)據(jù)，給工作帶來很大便利。筆者把32年間積累的5萬多條數(shù)據(jù)輸入計算機，進行多方面的分析研究。研究的范圍包括：檔案利用成本、檔案利用的產(chǎn)出投入比、檔案社會功能與效益、檔案利用指標等。伴隨這一工作，筆者還收集到國內(nèi)外不少有關統(tǒng)計數(shù)據(jù)，借鑒科學研究方法，開始嘗試撰寫專著，終于在1998年出版專著《科技檔案效益學概論》。書中出現(xiàn)的科技檔案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律的數(shù)學公式和曲線，是與科研人員合作的產(chǎn)物，但檔案人員起了主導作用。該書出版后，從各種評論和反應來看，在內(nèi)容和量化研究方法上，應該說取得了成功。該書曾獲中國檔案學會第四次檔案學優(yōu)秀成果檔案學著作一等獎，也被中國人民大學等院校有關博士生導師指定為博士生閱讀書目之一。

3 開展量化研究的決定因素

“科技檔案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律”已經(jīng)發(fā)表20年，但在CNKI檢索中發(fā)現(xiàn)，除筆者自引外，尚未看到有關解讀或評論，也未看到使用檔案相關數(shù)據(jù)進行證實或者發(fā)表不同意見的論文。總之，似乎還沒有得到學術界應有的關注?！八p規(guī)律”來源于幾十年積累的大量檔案利用數(shù)據(jù)，研究成果又能解釋檔案學中不少實際而重要的問題，證明它是有科學根據(jù)和價值的。未能引起關注的原因可能有三方面：一是基層檔案部門，很少能夠積累幾十年完善、準確、系統(tǒng)化的利用數(shù)據(jù)，沒有數(shù)據(jù)，就無法進行統(tǒng)計分析；二是量化研究工作量大、耗時多，建立統(tǒng)計模型、抽取樣本也需要專業(yè)知識，統(tǒng)計分析比撰寫一般論文難得多，因此很少有人涉足；三是權(quán)威專家對量化研究的意義、價值及其在檔案學研究中的地位，沒有足夠的重視。上述三點，歸結(jié)起來不外乎兩個因素，即條件因素和意識因素。量化研究的開展和深化，有時條件因素起決定作用，有時意識因素起決定作用。

3.1 條件因素

量化研究必須要有全面、準確、完整、規(guī)范的統(tǒng)計數(shù)據(jù)作為基礎。在有些情況下，條件因素是決定性的。過去在檔案管理學書籍中都有“統(tǒng)計”一章，現(xiàn)在不多見了。實際上“統(tǒng)計”在檔案管理中占有重要地位。沒有統(tǒng)計工作，檔案管理的開展就缺乏數(shù)據(jù)支持，既沒有對以往工作的總結(jié)，也難以形成準確的指導性意見，代之而起的就是主觀經(jīng)驗。主觀經(jīng)驗受人為因素的干擾太多，往往因人而異，使人無所適從。例如，檔案館沒有館藏量、利用量、利用率、動用率、拒絕率、利用人次、進館量、銷毀量以及工作人員量、投入資金等數(shù)據(jù)，就不可能全面了解檔案工作的效益和價值，只能被動收集和服務，自然就沒有明確的工作方向和工作方法。就整體而言，國家或檔案綜合管理機構(gòu)每年都應有完善、全面的統(tǒng)計公報，公報的內(nèi)容應該包括高校檔案專業(yè)情況、人才培養(yǎng)狀況，全國檔案機構(gòu)數(shù)量，專職人員數(shù)量，兼職人員數(shù)量，人員的學歷、專業(yè)、職稱，館藏總量，資金投入等等。有了這些數(shù)據(jù)，檔案工作者才能了解自己所從事的事業(yè)，才能從大局出發(fā)了解工作的意義。公報既是向社會宣傳的需要，公布的檔案工作成果數(shù)據(jù)，又是檔案界量化研究的下鍋之米。

3.2 意識因素

檔案學量化研究，在條件因素滿足的情況下，意識因素就起決定作用。

量化研究的意識因素之一是態(tài)度。必須重視量化研究這種研究方法。不僅檔案工作人員，還有主管領導和權(quán)威專家都要足夠重視，才能掀起量化研究的高潮。既要有一般性的課題研究，又要有基金支持的高級別的課題研究。有了這種氣氛，才會形成良性循環(huán)，形成廣泛的接力、合力研究。這樣，也許會在不久的將來，通過量化研究總結(jié)出一些檔案學的有關規(guī)律，用這些規(guī)律來解釋、規(guī)范目前所遵循的經(jīng)驗性的工作方法、要求、規(guī)定、規(guī)范、法律。只有具備實踐基礎和實踐數(shù)據(jù)，才能使這些方法、要求、規(guī)定、規(guī)范、法律更有說服力，更能體現(xiàn)檔案學是科學的、理性的，而不是主觀的、經(jīng)驗的。

量化研究的意識因素之二是合作。復雜的量化研究必須通過合作的方式才能完成。量化研究不僅需要精通檔案學，還要懂得數(shù)學、經(jīng)濟學、統(tǒng)計學、信息技術等方面的知識，需要多人合作。量化研究從科技檔案管理入手比較方便，科技檔案主要產(chǎn)生經(jīng)濟效益，也產(chǎn)生社會效益。經(jīng)濟效益研究的原始數(shù)據(jù)比較明確，如某個研究項目的檔案工作投資、檔案工作的產(chǎn)出效益量等，都有具體數(shù)據(jù)，宜于量化。社會效益雖難以量化，但通過間接的方法，也是可以量化的。普通檔案主要產(chǎn)生社會效益，也產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但目前只能用“很高、較高、有限”等模糊語言進行定性方式的表達，難以量化，這是檔案研究人員需要攻克的難關。

量化研究的意識因素之三是持久。檔案學定量研究，是要花大力氣的，也是一場持久戰(zhàn)，不是一年半載就能見效的。顯然，數(shù)據(jù)積累的時間越長，積累的數(shù)據(jù)量越大，統(tǒng)計分析才越能體現(xiàn)出規(guī)律性，研究得出的成果也必然對檔案學的發(fā)展具有更深遠和廣泛的意義。

4 開展深層次量化研究

概括地說，檔案學量化研究，就是用數(shù)據(jù)說話。量化研究有兩個層次。一是簡單而廣泛的統(tǒng)計層次，主要是對原始統(tǒng)計數(shù)據(jù)的累加、比較或簡單運算。例如對館藏量、利用率、動用率、拒絕率、轉(zhuǎn)讓率、引用率、對外交流率、產(chǎn)出投入比等的統(tǒng)計和研究。二是深層次，在統(tǒng)計數(shù)據(jù)的基礎上，進行綜合分析研究，進行數(shù)據(jù)歸納推理，得出一些規(guī)律性認識?？萍紮n案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律數(shù)學曲線就屬于后者,這項研究使檔案學由統(tǒng)計定量研究發(fā)展到用數(shù)學公式表達的規(guī)律性研究。

筆者在1999年發(fā)表《三十二年中五萬條科研試驗檔案利用數(shù)據(jù)的綜合統(tǒng)計和分析》[4]。該文內(nèi)容之一即是對西北核技術研究所上萬卷科研試驗檔案利用頻次進行統(tǒng)計分析，最后把統(tǒng)計結(jié)果繪制為曲線，發(fā)現(xiàn)與拉維昌德拉·勞的《圖書情報學定量方法》一書第35頁的文獻利用頻次分布規(guī)律基本相似，筆者確信這也是科技檔案利用的一條規(guī)律。雖然從文獻的量化規(guī)律看，這不是筆者的原創(chuàng)，但在檔案學的量化研究方面，具有原創(chuàng)意義，畢竟檔案學不相同于一般圖書情報學。該文的統(tǒng)計分析還揭示出一些鮮為人知的實際數(shù)據(jù)實例和圖表，例如：從院士利用檔案情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，得出科學研究領軍人物對科技檔案的需求狀況和需求量。更重要的是，通過數(shù)據(jù)分析得到一些檔案利用的規(guī)律性認識，例如：科技檔案原件利用呈內(nèi)部性，說明檔案主要供內(nèi)部人員使用，用于連續(xù)性研究；主體任務檔案利用率最高，說明需要首先保證中心任務的利用；科研人員利用檔案呈現(xiàn)不平衡性，同一時期不同專業(yè)的科技人員利用量相差7倍以上；科研人員檔案利用屬深層次需要，每利用一次成果性檔案平均借用時間一個月左右，這與普通檔案的利用大有不同，等等。筆者還利用該所研究報告的引文，統(tǒng)計分析出該所檔案對連續(xù)性研究工作的引用率為19.1%。值得說明的是，中外文文獻資料引用是參考性引用，而檔案引用屬科技成果利用，不但具有連續(xù)研究價值，還具有直接應用價值，其效益遠大于文獻資料引用。這些都是依靠數(shù)據(jù)得出的結(jié)論，顯然比經(jīng)驗性結(jié)論更有說服力。

5 結(jié)語

最近筆者拜讀了河北大學檔案學專業(yè)劉紅莎的碩士畢業(yè)論文《企業(yè)檔案信息利用效益研究》。論文共5章，采用量化研究的方法，觀點明確、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)嚴謹，使筆者受益匪淺。當前檔案界的人才結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大變化，博士、碩士研究生比例增加，他們的知識面廣，研究能力強，如果能利用量化研究方法，開展深層次分析研究，相信一定能發(fā)現(xiàn)檔案學研究中一些規(guī)律性的東西，進而推動檔案學理論和實踐的發(fā)展。量化研究在現(xiàn)代檔案學研究中，既是一個薄弱環(huán)節(jié)，又具備很大的發(fā)展空間。筆者在此呼吁檔案工作主管領導、權(quán)威專家以及廣大檔案人員，重視開展量化研究以獲得檔案學規(guī)律性認識。筆者相信，量化研究在檔案界一定會是大有人在和大有所為的。

[1]中國檔案學會科學技術檔案學術委員會(荷文執(zhí)筆).科學技術檔案管理學發(fā)展綜述[J].檔案學研究,1994(3):18-21.

[2]霍振禮,上官萍,王青麗.科技檔案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律的研究及其應用[J].檔案學研究,1993(3):16-21.

[3]霍振禮,徐定權(quán),劉鐵林,尹建.科技檔案效益學概論[M].北京:國防工業(yè)出版社,1989:136-139.

[4]霍振禮,袁向陽,杜繼榮等.三十二年中五萬條科研試驗檔案利用數(shù)據(jù)的綜合統(tǒng)計分析[J].檔案學研究,1999(1):44-49.