高校名人檔案建設(shè)淺談

余子丹

（華中科技大學(xué) 檔案館，湖北 武漢 430074）

隨著教育制度的改革創(chuàng)新，高校踴躍出大批杰出的學(xué)者、專家，他們在各領(lǐng)域不斷探索的過程中，取得了巨大的成就并形成了不同載體的文字、證書等材料，具有一定的保存、研究價值。這些材料不僅是他們個人學(xué)術(shù)生涯的體現(xiàn)，更是學(xué)校發(fā)展、學(xué)科建設(shè)歷程的見證。然而目前很多珍貴材料散落于個人手中，得不到系統(tǒng)的管理，特別是一些老領(lǐng)導(dǎo)、老教授，他們年事已高，很多反映他們辦學(xué)、創(chuàng)業(yè)的資料和實物正漸漸流失，一旦流失便不可再生。為了保護這些珍貴的第一手資料，高校檔案館必須設(shè)立名人檔案，通過收集名人檔案，多層次、多角度地反映各個時期學(xué)校發(fā)展的突出成就，為今后研究學(xué)校歷史提供確鑿依據(jù)。

高校名人主要是指在學(xué)校發(fā)展和學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)，造詣精深，學(xué)術(shù)超群，成就卓越，在國內(nèi)外有一定影響的專家、學(xué)者、教授［1］。高校名人目前沒有一個明確的尺度和界定，不同高校有不同的情況，高校應(yīng)根據(jù)自己的歷史發(fā)展、社會定位制定名人的標(biāo)準(zhǔn)，并依照該標(biāo)準(zhǔn)開展名人檔案的建設(shè)工作。

一、高校名人檔案建設(shè)現(xiàn)狀

名人檔案不同于黨群、行政、教學(xué)等其他類型檔案，不屬于檔案實體分類范疇，缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化依據(jù)，這使得很多高校名人檔案建設(shè)無據(jù)可循。據(jù)中國教育和科研計算機統(tǒng)計，全國高校有891所，建立名人檔案的學(xué)校所占比例很?。?］，主要是“985”等歷史悠久的重點高校，其中有的存檔名人較少，有的收集的材料不齊全，沒有專人、專庫管理。有些高校已經(jīng)意識到名人檔案的重要，開展了各種調(diào)研、學(xué)習(xí)，但因多方面原因，至今沒有落實建設(shè)工作。還有很多高校沒有設(shè)立名人檔案，特別是高職高專院校，認為沒有名人便不設(shè)立名人檔案，名人檔案意識淡薄，耽誤、錯過了很多材料進館保存的最佳時間，因此抓緊建設(shè)、收集名人檔案是檔案工作新的重要方向之一。每個院校都有名人，應(yīng)該根據(jù)本校特色確立名人檔案建檔對象，征集材料，形成制度，將該項工作延續(xù)并完善。在名人檔案的建設(shè)工作中，重點大學(xué)好于普通院校，綜合型大學(xué)好于工科院校。如南京大學(xué)檔案館與1984年開始組建名人檔案，1988年獲得國家檔案局科技進步三等獎［3］；北京大學(xué)于2000年校長辦公會通過了《北京大學(xué)“人物檔案”征集、歸檔暫行辦法》；武漢大學(xué)的名人檔案保存有本校創(chuàng)辦人張之洞、國立武漢大學(xué)建筑設(shè)備文員會委員長李四光及16位歷任校長和校務(wù)委員等知名人士的檔案。

二、高校名人檔案的征集

征集名人檔案是建設(shè)名人檔案的第一步，收集的材料直接影響到名人檔案建設(shè)的全面性、完整性及利用價值，因此征集工作是名人檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是重點也是難點。

1.名人檔案征集范圍

高校名人檔案材料的征集范圍沒有十分具體的規(guī)定，應(yīng)該以全面客觀地反映名人的生平原貌為基本原則，材料內(nèi)容應(yīng)盡可能豐富。概括起來主要有三方面：一是反映本人基本情況的資料，以及成長過程中形成的原始記錄。二是本人在工作、學(xué)習(xí)、生活中撰寫的文字材料、獲得的各種榮譽。三是本人在社會活動中留下的各類文字、影像材料。各高?？梢愿鶕?jù)自己特點，確定不同的歸檔范圍，具體可征集的內(nèi)容有：（1）自傳、傳記、回憶錄及各類學(xué)術(shù)機構(gòu)授予本人的聘書。（2）學(xué)習(xí)、工作、生活中獲得的各類獎狀、獎?wù)隆ⅹ劚?。?）學(xué)習(xí)和工作中的筆記、日記；書法作品、藝術(shù)作品、攝影作品等。（4）在學(xué)術(shù)、生活等方面的重要來往書信、電報、賀電、賀信等。（5）各類報刊和國內(nèi)外專家、學(xué)者及各種媒體對本人的評價、報道。（6）在各項社會活動中錄制的有保存價值的錄像帶、影片及照片等。（7）正式出版的專著、譯著、論文、教材、軟件、參考書、講義及手稿。（8）參加國外學(xué)術(shù)活動的講稿。（9）知名人士捐贈本人的禮品。

2.名人檔案征集方法

名人檔案的價值一時難以評估準(zhǔn)確，高校檔案經(jīng)費有限，實施收購名人檔案的難度較大，所以大多采用本人捐贈和寄存的征集方式［4］。名人檔案征集的對象是個人，征集的資料、實物屬于私人物品，保存在個人或親友手中，相對分散，加之征集工作沒有強制性，征集起來有一定的難度，需要檔案工作人員細心、耐心地做好工作，積極爭取。首先要做好名人的思想工作，一方面向他們宣傳《中華人民共和國檔案法》，介紹檔案館的庫房環(huán)境和管理方式，能夠?qū)I(yè)、永久地保存各種資料，鼓勵他們將自己有價值的材料、實物捐贈給檔案館。另一方面讓他們知道，他們的材料不僅對自己具有珍藏意義，對學(xué)校乃至社會的作用更大。被選為名人的同時，也是學(xué)校對本人的一個肯定，一種榮譽。征得他們同意后，開始征集名人檔案，可以從名人本人處收集，從名人所在院系、單位收集，從名人親友處收集。對于已故名人的一些不明材料，要找知情者做好標(biāo)記、說明；對在世但已不從事任何研究、社會活動的名人，要找本人對相關(guān)材料進行說明，并做好記錄，以待日后整理歸檔；對還在從事教學(xué)、科研、社會活動的名人，可以約定時間，例如每年4月前將上一年產(chǎn)生的有價值材料歸檔。由于名人的工作相對較忙，征集人員可以和他們的助理或者秘書聯(lián)系，將歸檔工作落實到位。名人檔案的征集多以原件為主，但是個別名人的原件十分珍貴，由于種種原因，不愿移交檔案館，我們可以做成復(fù)制件，確保真貴材料、物件進館。

三、高校名人檔案的管理和利用

對征集到的名人材料、實物我們要及時歸檔入庫，實行集中管理。檔案的整理要遵循檔案形成的客觀規(guī)律，保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，真實反映名人的學(xué)習(xí)、工作、生活的原貌，便于利用。

1.名人檔案的整理

名人檔案以名人為單位進行整理，包括分類、立卷、編號、編制目錄、輸入系統(tǒng)、排架等。名人檔案作為獨立的門類，以每位名人為單位設(shè)立全宗，一人一號，可按照進館的先后順序排號。對每個名人的材料按照歸檔范圍進行分類，以“卷”或“件”為單位歸檔，同一類別的材料按照時間先后順序編號并組卷，每一卷中保存同一名人的同類材料。案卷目錄中，每個名人都編有案卷順序號，在增加名人材料時，可以直接在案卷后增加，連接案卷號。材料整理好后，要著手計算機錄入工作。隨著計算機應(yīng)用的廣泛推廣，各高校都配備了檔案管理信息系統(tǒng)，名人檔案也要有自己的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以方便查詢、檢索、統(tǒng)計。檔案館要采用先進的計算機技術(shù)協(xié)助管理名人檔案。

2.名人檔案的保管

由于名人檔案材料是不可再生資源，檔案館對名人檔案的保管是對學(xué)校歷史文化的維護，是檔案館的職責(zé)所在。名人檔案的保管期限是永久，檔案館要設(shè)立專門的名人檔案庫、檔案柜，實行專人負責(zé)，配備相應(yīng)的溫濕度控制器，消防報警等安全設(shè)備，做好防盜、防水、防火、防塵、防光等工作，運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，進行科學(xué)管理，有效延長檔案使用壽命。

3.名人檔案的利用

檔案工作的目的是更好地利用檔案。在維護名人或捐贈者合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，檔案館應(yīng)為名人及其家庭成員、捐贈者提供有效便利的服務(wù)，為廣大師生提供服務(wù)。檔案工作者應(yīng)提供各種檢索工具，及時發(fā)現(xiàn)利用效果，做好利用效果反饋記錄工作。

名人效應(yīng)決定了名人檔案有很好的開發(fā)利用價值。高校名人檔案不僅有“存史”之意，更有“育人”功能。高校檔案管理人員要增強名人檔案的利用意識，改變重“收”轉(zhuǎn)“用”的現(xiàn)象，增強服務(wù)意識，充分發(fā)掘名人檔案價值，使名人檔案發(fā)揮更大的作用。

總之，加強高校名人檔案建設(shè)，將名人檔案建設(shè)納入高校檔案建設(shè)的重要目標(biāo)中，從征集工作開始，積極開發(fā)利用管理好名人智慧資源庫，弘揚艱苦創(chuàng)業(yè)、嚴謹治學(xué)的優(yōu)良品質(zhì)，使高校名人檔案得到有效的保護和利用。

［1］林林.論高校名人檔案與校園文化建設(shè)［J］.蘭臺世界，2006，（16）:9-10.

［2］王莉.建立健全名人檔案之管見［J］.四川檔案，2007，（4）:45.

［3］賈雪萍.高校建立名人檔案問題探微［J］.蘭臺世界，2005，（8）:64-65.