基于ERP系統(tǒng)的采購管理與傳統(tǒng)采購管理的對比

大唐華銀株洲發(fā)電有限公司物資部 李江

ERP是Enterprise Resource Planning(企業(yè)資源計劃)的簡稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是從MRP(物料需求計劃)發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴展了MRP的功能，其核心思想是供應(yīng)鏈管理。

ERP系統(tǒng)主要包括了財務(wù)、物流、人力資源等核心模塊，具有以下特點：

(1)數(shù)據(jù)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間高度共享，所有源數(shù)據(jù)只需在某一個系統(tǒng)中輸入一次，保證了數(shù)據(jù)的一致性。

(2)集信息技術(shù)與先進管理思想于一身，改善與優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程。

目前，國內(nèi)90%企業(yè)實施ERP時主要運用于物流管理，其目的主要是通過利用ERP對信息強大的、快速的處理能力，從而實現(xiàn)物流成本的降低。本文將針對ERP系統(tǒng)平臺下的采購管理模式與傳統(tǒng)采購管理模式進行詳細的論述。

1 基于ERP系統(tǒng)的采購管理模式

以國內(nèi)某大型電力公司的ERP系統(tǒng)為例，對ERP系統(tǒng)下的采購管理模式進行概述。

1.1 采購管理模塊內(nèi)容

該采購管理模塊主要包括：需求計劃管理模塊、詢/報價管理模塊、合同管理模塊、采購訂單管理模塊、采購接收和驗收管理模塊、采購付款管理模塊、供應(yīng)商評估管理模塊等七個部分。

1.2 采購管理業(yè)務(wù)流程

生產(chǎn)部門編制物料需求計劃—物資采購部物料綜合平衡—庫存物資庫存領(lǐng)用—無庫存物資編制采購計劃申請單—編制詢價單，上傳網(wǎng)上報價平臺—供應(yīng)商網(wǎng)上報價—接收報價，編制報價單—確定供應(yīng)商—簽訂供貨合同—編制采購訂單—物資到貨驗收—驗收不合格辦理退貨—驗收合格，倉庫辦理接收—編制付款申請單—發(fā)票、接收單、驗收單、合同、付款申請單送交財務(wù)辦理結(jié)算—供應(yīng)商評估管理。

1.3 ERP系統(tǒng)下采購管理的特點

結(jié)合ERP系統(tǒng)中采購管理模塊內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程，可以針對該系統(tǒng)平臺下采購管理模式的特點歸納如下：

(1)整個管理系統(tǒng)是以計算機系統(tǒng)為主體，嚴(yán)格按照既定流程模式進行運營的，采購人員必須按照設(shè)定的采購流程逐級執(zhí)行并提交審批，才能完成整個業(yè)務(wù)。在這一流程管理模式下，整個采購過程與采購數(shù)據(jù)可以達到監(jiān)督與共享，實現(xiàn)采購陽光化。

(2)以計算機為媒介的ERP系統(tǒng)，通過對物料采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計匯總，對比分析，可以較好地掌握物料流轉(zhuǎn)的規(guī)律，對物料的采購價格趨勢進行把握，從而為進一步實現(xiàn)物料的集中化采購，集約化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

(3)在系統(tǒng)中，要對每一種物料規(guī)定最大儲存量和最長儲存期限。當(dāng)庫存超過最大值時，系統(tǒng)會發(fā)出提示信號，以便采購人員采取糾正措施，確定經(jīng)濟訂貨量。

(4)網(wǎng)上報價系統(tǒng)有效地縮短了采購時間，降低采購成本，內(nèi)置的完善的網(wǎng)絡(luò)評估機制，可以收集與保存采購信息，便于對交易數(shù)據(jù)進行搜索與統(tǒng)計分析。

(5)采購合同訂立，采購訂單制作完成后，系統(tǒng)可以提供多種查詢途徑，及時跟蹤采購合同執(zhí)行情況。

(6)ERP系統(tǒng)內(nèi)的各種物料的入網(wǎng)供應(yīng)商，都必須經(jīng)過認證，資質(zhì)審查合格才能建檔，否則ERP系統(tǒng)將拒絕執(zhí)行。

(7)嚴(yán)格控制付款程序。付款前，系統(tǒng)將自動進行一系列的對比，如物料規(guī)格性能、合格數(shù)量、交貨日期是否與采購單一致，報價單與發(fā)票金額是否一致。必須幾方面都相符才能執(zhí)行付款程序，嚴(yán)格控制不良資金流出。

2 傳統(tǒng)采購管理的模式特點

與基于ERP系統(tǒng)下的采購管理模式不同，傳統(tǒng)的采購管理模式主要是以人為主體的一個采購管理流程，采購計劃從申請到執(zhí)行整個過程由采購人員全權(quán)負責(zé)完成。其主要特點歸納如下：

(1)按需采購。由于傳統(tǒng)采購模式下，采購計劃的制定沒有嚴(yán)格的管理要求，因此，采購人員直接根據(jù)需求部門的需求申請制定采購計劃，執(zhí)行采購活動。

(2)傳統(tǒng)采購模式下，采購人員詢價與報價多采用電話、傳真等方式與供應(yīng)商進行溝通，有時甚至是上門采購。

(3)采購過程中，由于缺乏供應(yīng)商統(tǒng)一評估與管理系統(tǒng)，采購人員通?？梢匀我膺x取物料供應(yīng)商，有較大的自由度與隨意性。

(4)采購信息(如報價單、供應(yīng)商資質(zhì))與原始采購記錄保存困難，信息透明度不高，業(yè)務(wù)人為操作因素影響較大。

3 基于ERP系統(tǒng)的采購管理與傳統(tǒng)采購管理的對比

基于上述對ERP系統(tǒng)下的采購管理模式和傳統(tǒng)采購管理模式所列舉的各自特點，可以發(fā)現(xiàn)，ERP系統(tǒng)下的采購管理比傳統(tǒng)采購管理的模式要完善與先進，能夠適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代化管理的要求，其主要表現(xiàn)在以下幾方面。

3.1 改進管理流程，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化運作

ERP系統(tǒng)不僅是一套先進的管理軟件，同時它也是一種現(xiàn)代化的管理理念。它的設(shè)計思路、設(shè)計方案、模塊建立都是經(jīng)過無數(shù)次的摸底、調(diào)研、改進而形成的，其充分利用了計算機網(wǎng)絡(luò)的信息處理能力，簡化了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的繁文縟節(jié)，建立了相對標(biāo)準(zhǔn)化的流程模型，可以促使企業(yè)必須根據(jù)模型對管理流程的全過程進行理順與完善，摒棄不規(guī)范的運作模式，去除冗余和無效的工作環(huán)節(jié)，簡化、統(tǒng)一工作程序，對業(yè)務(wù)流程進行進行再造，使之更趨合理與有效。

3.2 “事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”是ERP系統(tǒng)的采購管理與傳統(tǒng)采購管理最明顯的區(qū)別

(1) “事前控制”。在庫存控制方面，傳統(tǒng)的采購行為雖然也要求按照庫存量的要求進行采購，但是，由于物料的品種范圍廣泛，采購人員心有余而力不足，另一方面，由于在采購過程中較大的采購數(shù)量將獲取價格折扣，因此促使采購人員在執(zhí)行采購計劃中多是憑經(jīng)驗、憑感覺采購；但在ERP系統(tǒng)平臺下，由于每種物料的安全庫存量已經(jīng)在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)定，需求計劃一旦進入系統(tǒng)將自動實現(xiàn)綜合平衡，采購人員只需按照系統(tǒng)提供的參考數(shù)據(jù)執(zhí)行采購，既提高了工作效率，降低了庫存資金占用，同時也有利于加強業(yè)務(wù)的監(jiān)督與控制。

(2) “事中監(jiān)督”。在采購執(zhí)行的過程，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使企業(yè)的整個采購過程能夠在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的既定流程下運作，其采購信息、采購價格等數(shù)據(jù)信息都在系統(tǒng)內(nèi)直觀的顯示出來，實現(xiàn)了對整個采購活動實時的全方位監(jiān)督與監(jiān)控，有利于實現(xiàn)采購過程的“陽光化”。

(3) “事后分析”。與傳統(tǒng)的采購管理方式不同，在ERP系統(tǒng)下，所有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只需一次錄入便可以實現(xiàn)全過程的共享，這有利于保證各種數(shù)據(jù)的一致性、及時性和真實性。

3.3 業(yè)務(wù)的可追溯性強

在傳統(tǒng)的采購管理中，原始采購信息保存困難，數(shù)據(jù)資料會隨業(yè)務(wù)人員的變動而流失。在ERP系統(tǒng)平臺下，可隨時查詢?nèi)魏螘r候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)，新來的業(yè)務(wù)人員便可以盡快接手后續(xù)工作，減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素。

3.4 與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系

傳統(tǒng)采購重視交易過程的供應(yīng)商的價格比較，通過供應(yīng)商多家競爭，從中選擇價格最低的作為合作者。ERP模式下的采購及其特點是需求拉動模式，從一般買賣關(guān)系向戰(zhàn)略伙伴關(guān)系轉(zhuǎn)變。

3.5 物流管理和資金流管理分離

將采購資金總體預(yù)算的職能和通知財務(wù)付款職能放到財務(wù)部門，體現(xiàn)資金流隨物流而動的管理思路，限制了盲目采購的行為。

3.6 全方位的監(jiān)督與監(jiān)控，實現(xiàn)“陽光采購”

與傳統(tǒng)的采購管理不同，在ERP系統(tǒng)下的采購管理是在監(jiān)控與監(jiān)督下，依照既定的、規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)化的程序進行的“陽光采購”，防止腐敗現(xiàn)象的滋生。

4 結(jié)語

ERP管理系統(tǒng)的引進，是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個重大的變革，它整合了企業(yè)管理的理念，對整個業(yè)務(wù)流程進行了再造，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部資源配置，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)處理過程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化。

[1]閃四清.ERP系統(tǒng)原理和實施(第四版)——什么是ERP系統(tǒng)[M].清華大學(xué)出版社,2008.

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[3]謝勤龍,王成,崔偉.企業(yè)采購業(yè)務(wù)運作精要——企業(yè)資源計劃(ERP)的采購優(yōu)化[M].機械工業(yè)出版社,2002(09).