圖書(shū)情報(bào)檔案信息一體化管理初探

徐有明 李晨暉

桂林航天工業(yè)學(xué)院，廣西桂林 541004

圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息其社會(huì)屬性，服務(wù)對(duì)象，發(fā)展模式均屬文獻(xiàn)與信息的范疇，三者的產(chǎn)生和發(fā)展同宗同源，彼此之間有著密切的內(nèi)在的緊密聯(lián)系，差異之處僅僅是表現(xiàn)載體不同而已，它們的劣勢(shì)可以通過(guò)一體化進(jìn)行互補(bǔ)。尤其是在信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、通信與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為圖書(shū)、情報(bào)、檔案管理走出困局，建立全新概念的圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理功能體系，創(chuàng)造了必要條件和帶來(lái)了機(jī)遇。為圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息資源共享及利益超值帶來(lái)了可能。并涌現(xiàn)出了可惜的研究和實(shí)踐成果。

1 圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化的現(xiàn)狀

自1967年，聯(lián)合國(guó)教科文組織將圖書(shū)館組及書(shū)目情報(bào)工作與科學(xué)名詞委員會(huì)改名為情報(bào)工作圖書(shū)館與檔案部后[1]。部分發(fā)達(dá)國(guó)家就對(duì)一體化管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行了積極的探索和實(shí)踐，在1974年的“聯(lián)合國(guó)全面規(guī)劃國(guó)家文獻(xiàn)、圖書(shū)館、檔案館基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的世界科技情報(bào)服務(wù)系統(tǒng)巴黎大會(huì)”上，提出了建立國(guó)家情報(bào)系統(tǒng)(NATLB)的計(jì)劃[1]。部分歐洲國(guó)家據(jù)此為契機(jī)，采取和推出了圖書(shū)情報(bào)檔案一體化綜合發(fā)展舉措。部分國(guó)家將圖書(shū)與情報(bào)相融合，步入了“圖情化”時(shí)代[2]，少數(shù)發(fā)達(dá)國(guó)家直接進(jìn)入了圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化階段。1994年美國(guó)俄亥俄州大學(xué)投資2000萬(wàn)美元，組建了全州18個(gè)最重要的圖書(shū)、檔案、情報(bào)部門(mén)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了期刊文章、檔案源、情報(bào)資料的計(jì)算機(jī)查詢、檢索和傳遞，真正體現(xiàn)出了資源共享，高效，快捷宗旨，彰顯圖書(shū)、檔案、情報(bào)三部門(mén)一體化管理后的優(yōu)勢(shì)。

1978年我國(guó)的圖書(shū)、情報(bào)、檔案界學(xué)著提出了文獻(xiàn)信息一體化的觀點(diǎn)并進(jìn)行了深入的理論研究和實(shí)踐探討。1984年武漢大學(xué)成立了圖書(shū)情報(bào)學(xué)院，1985年中國(guó)科學(xué)院圖書(shū)館更名為文獻(xiàn)情報(bào)中心[1]，呈現(xiàn)了圖書(shū)情報(bào)工作一體化管理雛形。1987年國(guó)家組建了省部級(jí)圖書(shū)情報(bào)協(xié)調(diào)委員會(huì)。1996年上海圖書(shū)情報(bào)新館組建成立，它是我國(guó)最早實(shí)行圖書(shū)情報(bào)一體化的大型圖書(shū)館[1]，其管理方法；信息查詢操作方式可以成為新時(shí)期我國(guó)圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理的模式。

2 圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理存在的問(wèn)題

2.1 體制的制約和對(duì)一體化認(rèn)識(shí)的不足

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的圖書(shū)、情報(bào)、檔案部門(mén)，隸屬于不同的管理部門(mén)，相互間缺少交流，各自為政。獨(dú)立、封閉、縱向發(fā)展模式造就了其只能是小而全；低水平上的重復(fù)建設(shè)，在高度信息化社會(huì)中已暴露出了它的諸多弊端，它的局限性不但束縛了自身的發(fā)展，既不適應(yīng)讀者需求，更不能適應(yīng)開(kāi)放社會(huì)信息縱橫交流的需要，造成了圖書(shū)、情報(bào)、檔案的信息資源浪費(fèi)；阻礙了資源的共享。文獻(xiàn)的重復(fù)收集，給讀者的信息資源檢索帶來(lái)諸多不便。其信息孤島造成了信息溝通渠道不暢，人力、物力、財(cái)力的極大浪費(fèi)，同時(shí)也造成檢索知識(shí)體系的系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性下降，阻遏了圖書(shū)、情報(bào)、檔案三門(mén)學(xué)科理論系統(tǒng)和學(xué)科體系的深入研究和發(fā)展。同時(shí)由于缺乏對(duì)讀者信息檢索過(guò)程和認(rèn)知系統(tǒng)科學(xué)中的需求分析，未能考慮圖書(shū)、情報(bào)和檔案資料的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的引用或利用狀況，導(dǎo)致圖書(shū)按類別進(jìn)行收集、整理和歸檔，情報(bào)和檔案則按項(xiàng)目結(jié)題立卷，缺乏縱向和橫向聯(lián)系，給讀者查閱帶來(lái)了許多不便，降低了文獻(xiàn)和檔案的利用率[4]。在管理上也不利于統(tǒng)籌規(guī)劃，不利于建立現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)工程和文獻(xiàn)信息資源統(tǒng)一整體的形成。

2.2 缺乏正確的理論指導(dǎo)

目前少數(shù)圖書(shū)館、情報(bào)所和檔案館進(jìn)行了一體化建設(shè)和實(shí)踐，但大部分僅僅是將三個(gè)機(jī)構(gòu)合并，其內(nèi)部管理仍然是三者各行其道，甚至有的部門(mén)將三者的業(yè)務(wù)進(jìn)行了簡(jiǎn)單的混合，造成了管理上混亂，究其原因就是缺乏正確的理論指導(dǎo)。圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)、檔案學(xué)是橫向聯(lián)系、相互慘透、相互影響的學(xué)科，其一體化的目的就是打破他們之間的封閉、孤立狀態(tài)，加強(qiáng)三者的聯(lián)系、協(xié)調(diào)、協(xié)作。實(shí)現(xiàn)宏觀管理的一體化，使三者實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌安排、全面規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展信息資源保障的體系。

2.3 理論探討多于實(shí)踐

當(dāng)前圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理絕大多數(shù)還處于理論研究階段，實(shí)踐及具體管理操作方式方法探討較少。理論研究探索多停留在一體化模式、專業(yè)設(shè)置等方面，在實(shí)際運(yùn)作中，國(guó)內(nèi)并未出現(xiàn)大范圍的一體化實(shí)踐，研究多年的理論未能真正產(chǎn)生預(yù)期的社會(huì)效果和實(shí)踐效益。

2.4 管理及高技術(shù)復(fù)合人才匱乏

實(shí)現(xiàn)圖書(shū)情報(bào)檔案的一體化管理，必須有一支較高素質(zhì)的專業(yè)和管理人員隊(duì)伍?，F(xiàn)實(shí)中由于現(xiàn)行體制、教育和培訓(xùn)分工等原因，真正精通圖書(shū)情報(bào)檔案三者理論和實(shí)踐技能的人并不多，具備對(duì)三者組織能力的人更為短缺，尤其是即懂專業(yè)知識(shí)有具備高超的信息處理技術(shù)的人員更少，這嚴(yán)重制約著一體化建設(shè)的進(jìn)程，也制約著信息資源管理水平的提升。

2.5 保障制度和措施研究滯后

多年來(lái)我國(guó)頒布了與圖書(shū)、情報(bào)、檔案管理相關(guān)的一系列法規(guī)，如保密法、檔案法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法等等，同時(shí)也制定了一系列的相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但多為比較老舊的標(biāo)準(zhǔn)，例如冷戰(zhàn)時(shí)期形成的保密分級(jí)，保密期限等，多年都未進(jìn)行修訂，同時(shí)有的標(biāo)準(zhǔn)還比較粗糙，在高度信息化的時(shí)代，難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求，如果保障制度不能與時(shí)俱進(jìn)，就可能會(huì)成為滯后發(fā)展的因素。

3 圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理的措施

3.1 建立一體化信息服務(wù)軟硬件平臺(tái)

國(guó)家通過(guò)政策、法規(guī)、指導(dǎo)與調(diào)節(jié)；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)改革發(fā)展圖書(shū)、情報(bào)、檔案管理體制，在行政單位區(qū)劃上，合并組建圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理的體系系統(tǒng)，從宏觀、中觀、微觀上真正實(shí)現(xiàn)信息資源的規(guī)范與合理配置，把信息資源共建共享事業(yè)引入良性循環(huán)軌道。

正確理解圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理的內(nèi)涵，杜絕簡(jiǎn)單的將三者合并、融合或改變它們之間的并列關(guān)系，而是將圖書(shū)、情報(bào)、檔案各自獨(dú)立的系統(tǒng)整合為一個(gè)相互聯(lián)系的統(tǒng)一整體，并在一體化實(shí)施過(guò)程中不斷尋找差異、發(fā)揮三者自身優(yōu)勢(shì)，打破圖書(shū)情報(bào)檔案之間的壁壘，依據(jù)圖書(shū)、情報(bào)、檔案各自對(duì)信息或文獻(xiàn)的采集、保存、加工、查詢服務(wù)的共性和規(guī)律及特點(diǎn)，增強(qiáng)各自的側(cè)重點(diǎn)，制定一體化管理操作規(guī)程，保證信息和文獻(xiàn)收集整理的和完整性、及時(shí)性，提高三者間的協(xié)調(diào)與合作；實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下資源共享，為用戶提供集成的一站式服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

計(jì)算機(jī)、縮微、網(wǎng)絡(luò)通訊和多媒體技術(shù)的是實(shí)現(xiàn)圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理過(guò)程中的最基本的技術(shù)保證。建立以上述技術(shù)應(yīng)用為核心的圖書(shū)情報(bào)檔案一體化信息服務(wù)平臺(tái)，為信息資源共享創(chuàng)造條件，并確保圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理技術(shù)暢通，服務(wù)集中、高效、高速效能。避免目前圖書(shū)、情報(bào)、檔案資料的重復(fù)處理、重復(fù)數(shù)字化、重復(fù)開(kāi)發(fā)管理系統(tǒng)軟件等造成的人、財(cái)、物等浪費(fèi)。

施行圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理的目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)工作技術(shù)的現(xiàn)代化。隨著各類文獻(xiàn)和信息數(shù)量的劇增，傳統(tǒng)的文本文獻(xiàn)的收藏和查閱方式已不能滿足公眾對(duì)公共信息的需求，且圖書(shū)、情報(bào)、檔案部門(mén)也難以分撒承擔(dān)巨大的經(jīng)費(fèi)支出，迫切需要采用光學(xué)縮微等高科技技術(shù)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案資料實(shí)體的貯存，采用聲像技術(shù)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案資料的視聽(tīng)化；采用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息的輸入、組織、檢索、統(tǒng)計(jì)及管理服務(wù)自動(dòng)化。

3.3 統(tǒng)一規(guī)范一體化管理

圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化是一體化管理工作的基礎(chǔ)，沒(méi)有統(tǒng)一的信息加工、查詢、處理行業(yè)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，一體化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)就無(wú)從談起，因此，在信息的著錄、標(biāo)引、分類、檢索以及計(jì)算機(jī)通訊設(shè)備的通用性等方面都應(yīng)有規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)中不僅要考慮其圖書(shū)、情報(bào)、檔案特點(diǎn)和個(gè)性，同時(shí)更應(yīng)考慮一體化管理的實(shí)用性和共同性以及資源共享和現(xiàn)代化手段的實(shí)現(xiàn)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一遵從行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)件規(guī)范的一體化管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

3.4 建立適應(yīng)科學(xué)技術(shù)和社會(huì)發(fā)展的保密機(jī)制。

在信息化條件下，重新審視我們的保密觀念、保密制度和保密辦法，建立適應(yīng)科學(xué)技術(shù)和社會(huì)發(fā)展的保密機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)機(jī)密信息保護(hù)的格式和約束性規(guī)范，引進(jìn)高科技技術(shù)上的自動(dòng)審核功能，防止保密信息的泄露和侵犯。

3.5 引進(jìn)優(yōu)秀人才，加快培養(yǎng)復(fù)合型人才

雖然圖書(shū)、情報(bào)、檔案機(jī)構(gòu)在人才競(jìng)爭(zhēng)方面沒(méi)有突出的優(yōu)勢(shì)，但他們?cè)谌瞬诺氖褂蒙嫌兄吮M其才、物盡其用的傳統(tǒng)理念；在寬松的人才管理環(huán)境和合理的人才激勵(lì)機(jī)制下，充分發(fā)揮個(gè)人技能的特色。引進(jìn)人才必須考慮其服務(wù)或工作觀念、能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)、技能水平與工作環(huán)境相適應(yīng)，保證引進(jìn)的人能留得住、用得上，同時(shí)培養(yǎng)和提升現(xiàn)有人員的工作技能，把造就復(fù)合型人才放在重要位置，最大限度的從內(nèi)部挖掘人才資源。

3.6 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人們的思維方式和獲取知識(shí)信息的方法都發(fā)生了變化，圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息已成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要力量；領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)；科研工作的重要組成和智力開(kāi)發(fā)的重要途徑。新時(shí)期的圖書(shū)、情報(bào)、檔案服務(wù)工作必須適應(yīng)時(shí)代的需求，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立創(chuàng)造性、開(kāi)放性、平等性服務(wù)的新思想、新理念，以開(kāi)放的姿態(tài)迎接新時(shí)期的讀者，提升服務(wù)效能。

4 結(jié)語(yǔ)

建立完善的圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理體系，使讀者可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)或索取圖書(shū)、情報(bào)、檔案的各種文獻(xiàn)和情報(bào)信息，圖書(shū)情報(bào)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)也可以根據(jù)讀者需求提供定制服務(wù)，提高服務(wù)水平。最大限度地提高文獻(xiàn)信息的利用率，使之發(fā)揮應(yīng)有的作用。

[1]張麗華.圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化——學(xué)科邏輯、歷史進(jìn)程、現(xiàn)實(shí)問(wèn)題與發(fā)展路徑[j].鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009年9月第21卷第3期

[2]周慶山.文獻(xiàn)傳播學(xué)[m].北京:書(shū)目文獻(xiàn)出版社，1997

[3]李群，劉維榮.圖書(shū)、檔案、情報(bào)一體化管理在歐美發(fā)展的新趨勢(shì)[j].中國(guó)檔案，2006年第2期

[4]楊曉康.談高校圖書(shū)館專題閱覽室的構(gòu)建[j].價(jià)值工程，2010年第21期