醫(yī)院設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的幾個成功要素

王曉萍

廣東省肇慶市第一人民醫(yī)院，廣東肇慶 526000

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，醫(yī)院信息化是服務(wù)水平、綜合實力和現(xiàn)代化管理水平的重要標(biāo)志。醫(yī)院檔案信息化管理是必然趨勢，且很多醫(yī)院都在實施和探索，文書處理過程和歸檔、人事檔案和病歷檔案等實現(xiàn)網(wǎng)化管理。但醫(yī)院設(shè)備檔案信息化管理相對滯后，原因有多方面，究竟如何更好地將設(shè)備檔案導(dǎo)入網(wǎng)絡(luò)化管理，筆者曾幾次參與醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)，對醫(yī)院設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)化管理談幾點成功要素。

1 成功實施設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的要素有哪些

1.1 科領(lǐng)導(dǎo)重視，完善組織管理架構(gòu)

醫(yī)院設(shè)備檔案管理信息化是對設(shè)備科的管理模式和思維方式等進(jìn)行一場改革和創(chuàng)新，設(shè)備科長因此對該項工作應(yīng)該充分重視和參與。經(jīng)實踐證明，科室信息化管理取得成功的首要條件是科領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與。在研究、設(shè)計設(shè)備檔案管理信息化時，必須是科負(fù)責(zé)人牽頭，并主動向分管的院領(lǐng)導(dǎo)匯報開展工作的設(shè)想、進(jìn)展情況和需要解決的問題等，爭取院領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持和授權(quán)，科負(fù)責(zé)人和具體操作者才能獲得更多的支持和授權(quán)，醫(yī)院計算機管理中心、信息科等部門才會主動配合和參與，共同設(shè)計開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)。另外，在實施過程中會遇到很多問題需要具體解決，有具體的職責(zé)和分工實施起來更順利，應(yīng)該成立信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)備科長任組長，設(shè)備科科副長任副組長，設(shè)備檔案管理人員、信息科和計算機管理中心的技術(shù)人員是小組成員。組長和副組長負(fù)責(zé)溝通協(xié)調(diào)，設(shè)備檔案管理人員負(fù)責(zé)制定檔案管理信息系統(tǒng)方案，信息科和計算機管理中心技術(shù)員負(fù)責(zé)軟件、網(wǎng)絡(luò)方面的開發(fā)和產(chǎn)品的選擇，形成一個既分工又合作的工作氛圍。

1.2 做好實施方案，設(shè)計設(shè)備檔案信息管理內(nèi)容

制定設(shè)備檔案管理信息系統(tǒng)方案，是該項工作的核心任務(wù)，設(shè)計時最需要明白的問題就是設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)管理最終實現(xiàn)的目的是什么？要將檔案信息化到什么程度？目前最緊急迫切需要解決的是什么問題？就是說，以上的問題都要在實施方案中有具體規(guī)劃。醫(yī)院設(shè)備檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前題是標(biāo)準(zhǔn)化工作。編制一套科學(xué)、合理、實用和簡便的設(shè)備檔案管理程序，可以根據(jù)每臺設(shè)備的實際歸檔內(nèi)容，設(shè)計各種信息表格適合設(shè)備檔案全過程管理，如：設(shè)備論證信息表、設(shè)備購入信息表、設(shè)備使用信息表、設(shè)備檢修信息表、設(shè)備鑒定信息表、設(shè)備報廢信息表、設(shè)備查詢信息表、設(shè)備經(jīng)濟效益信息表、系統(tǒng)管理等；也可以根據(jù)醫(yī)院設(shè)備的管理功能，設(shè)計申請管理、計劃管理、合同管理、驗收管理、固定資產(chǎn)管理、使用管理、維護管理、計量管理等。根據(jù)各醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的需要選擇適合自己的信息表格。設(shè)計時，還要了解醫(yī)院信息化程度，如數(shù)據(jù)庫的使用水平，建設(shè)規(guī)模等，來確定檔案管理的信息化流程、設(shè)備檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換，切忌一味追求新技術(shù)，要從本院的實際出發(fā)，這樣的實施方案才能既符合醫(yī)院自身的特點，又能使設(shè)備檔案管理信息化與醫(yī)院信息化同步發(fā)展。

1.3 重視軟件的實用性和先進(jìn)性

在醫(yī)院信息化建設(shè)中，普遍存在“輕軟件、重網(wǎng)絡(luò)、重硬件”情況，由于軟件不可視性，而對軟件吝于投入，這樣會容易造成失衡，引致資源浪費。所以要重視軟件的研制開發(fā)，將先進(jìn)的管理理理念融入到設(shè)備檔案管理信息系統(tǒng)中。在開發(fā)軟件或選擇產(chǎn)品前，多與兄弟醫(yī)院交流溝通，可以到實施了醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化的兄弟單位參觀學(xué)習(xí)，借鑒別人的先進(jìn)經(jīng)驗，少走彎路。無條件開發(fā)軟件的醫(yī)院可以買他們的產(chǎn)品或找其他公司開發(fā)，但不能滿足本醫(yī)院管理一些比較個性化的需求。有條件開發(fā)的醫(yī)院可以根據(jù)自己的設(shè)備檔案管理量身定做，其優(yōu)點在于方便軟件使用后的維護和升級。由于檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)并不復(fù)雜，目前很多醫(yī)院都有條件開發(fā)自己的產(chǎn)品。設(shè)備檔案信息化管理的目的是方便查詢和管理，實現(xiàn)資源共享，在設(shè)計時考慮建立相關(guān)文件與數(shù)據(jù)字段之間的“超級鏈接”，實現(xiàn)相互關(guān)聯(lián)。如果醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)還未建成，采用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)要廣泛兼容，可以保證前后臺軟件實現(xiàn)最好的兼容，或在設(shè)計時實現(xiàn)檔案系統(tǒng)和后臺數(shù)據(jù)有專用接口，運行速度將更快一些。若醫(yī)院已建成或正建網(wǎng)絡(luò)，建議以醫(yī)院所選后臺數(shù)據(jù)庫為后臺，以便全院共享設(shè)備檔案信息資源。

1.4 重建制度流程后的指導(dǎo)

實行醫(yī)療設(shè)備檔案信息系統(tǒng)管理，是通過對設(shè)備檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立信息化的工作流程，使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作得到完善和優(yōu)化，起到規(guī)范建檔程序，健全管理制度。在網(wǎng)絡(luò)管理實施過程中，不可避免涉及設(shè)備檔案管理流程的重建，由于醫(yī)療設(shè)備遍布全院各科室，設(shè)備檔案的形成貫穿于設(shè)備管理的全過程，各種資料是不同步收集，如使用管理、維護管理、經(jīng)濟效益分析、報廢管理等具有連續(xù)性的動態(tài)管理。工作流程的重建將會給設(shè)備使用科室的操作員、設(shè)備維修技術(shù)人員等會帶來影響，設(shè)備科要有足夠的認(rèn)識和重視，所以在系統(tǒng)啟動時，制定一些操作指南派發(fā)各科室，檔案管理人員和計算機技術(shù)人員主動上門進(jìn)行宣傳指導(dǎo)，不僅要講清楚系統(tǒng)如何使用,更加要把設(shè)計理念和管理流程講清楚，這樣才能讓操作人員更好地理解和消化，盡快掌握操作流程，縮短磨合期，盡量避免影響醫(yī)院業(yè)務(wù)工作，使設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)化管理順利鋪開。

1.5 不斷持續(xù)的維護和升級

醫(yī)院設(shè)備檔案管理信息系統(tǒng)的使用，并不是終身受用、萬事大吉，而是意味著維護階段的開始，據(jù)了解，在軟件開發(fā)組織中60%以上的人力用于軟件維護。在使用系統(tǒng)過程中，為了使軟件適應(yīng)操作系統(tǒng)或編譯系統(tǒng)的升級，因改變新的環(huán)境而修改程序。由于醫(yī)療設(shè)備檔案起步較晚，全國尚無統(tǒng)一規(guī)范，處于自我摸索和積累經(jīng)驗階段，目前還存在管理制度不健全，建檔和管理滯后等現(xiàn)象，缺乏規(guī)范的工作流程和管理制度，所以，信息系統(tǒng)的使用過程就是規(guī)范流程、健全制度的過程，為了滿足流程的變更、制度法規(guī)的變動、業(yè)務(wù)擴展和改變、數(shù)據(jù)量增大等需求而增加或擴充軟件功能，進(jìn)行完善性維護。另外，為了軟件的可維護性和可靠性得到提高，為進(jìn)一步改進(jìn)適應(yīng)未來打下基礎(chǔ)而修改軟件，進(jìn)行預(yù)防性維護。為適應(yīng)醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展，只有對系統(tǒng)不斷的優(yōu)化、改造和升級，延長系統(tǒng)的使用周期，系統(tǒng)投資得到保護，避免因小問題而重建系統(tǒng)的后果，節(jié)約資源以免浪費，所以，不僅要注重軟件的開發(fā)，更加要重視持續(xù)的維護和升級。

1.6 注重人才的培養(yǎng)

要實現(xiàn)醫(yī)院設(shè)備檔案管理信息化，最根本的因素是人才，醫(yī)院不僅需要一批既了解醫(yī)院業(yè)務(wù)、又懂信息專業(yè)的人才，更加需要信息化素質(zhì)較高的檔案管人才和中層管理人才。雖然目前很多醫(yī)院已建成醫(yī)院信息化系統(tǒng)，但很多都是通過外包形式進(jìn)行建設(shè)和管理，醫(yī)院缺乏自己的應(yīng)用型、復(fù)合型醫(yī)藥信息化人才，因此立足特色，培養(yǎng)醫(yī)院自己的醫(yī)藥信息化人才是設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)，也是醫(yī)院信息化長遠(yuǎn)發(fā)展的要求。設(shè)備檔案實行信息系統(tǒng)管理，是醫(yī)院實現(xiàn)全面網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和信息化管理的一個組成部分。如果操作人員對信息技術(shù)認(rèn)識甚少，在實施系統(tǒng)時必然不能很好地配合系統(tǒng)技術(shù)人員，而影響系統(tǒng)的實施效果。因此，在設(shè)計檔案信息系統(tǒng)之前要強化員工信息化素養(yǎng)，對于從事檔案信息系統(tǒng)規(guī)劃、分析、設(shè)計、實施、管理的相關(guān)人員可以組織外出參觀、邀請專業(yè)的培訓(xùn)教師授課等形式，開闊視野，更新知識與時俱進(jìn)，了解檔案信息化管理將會給設(shè)備管理和業(yè)務(wù)流程化都帶來的影響，學(xué)會部分檔案應(yīng)用軟件的開發(fā)、信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)及信息服務(wù)等。直接操作者可由本院計算機管理中心組織內(nèi)部培訓(xùn)，主要是檔案信息系統(tǒng)操作的培訓(xùn)，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)安全知識等，使系統(tǒng)的應(yīng)用者具備簡單的計算機及網(wǎng)絡(luò)維護知識，掌握一些常用問題的處理，使信息系統(tǒng)具備日常運行能力，并為計算機管理中心節(jié)省工作量。

2 結(jié)語

醫(yī)院設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是一個漸進(jìn)的過程，也是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不可能一步到位。只要領(lǐng)導(dǎo)重視，明確目標(biāo)，做好方案，科學(xué)實施，注重應(yīng)用型、復(fù)合型醫(yī)藥信息人才的培養(yǎng)，利用設(shè)備檔案管理促進(jìn)信息化，信息化推進(jìn)設(shè)備檔案管理，也能夠建設(shè)一個適合自己醫(yī)院的設(shè)備檔案管理信息系統(tǒng)，來提升醫(yī)療設(shè)備的服務(wù)水平和管理水平，最終實現(xiàn)醫(yī)院設(shè)備檔案資源共享。

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