水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的思考

王文平

（水利部綜合事業(yè)局，100053，北京）

水利檔案是水利業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成具有保存價(jià)值的各種形式和載體的記載，是反映水利業(yè)務(wù)活動(dòng)開展全過程的歷史憑證。紙質(zhì)檔案與電子檔案并存是現(xiàn)代水利檔案管理的重要特征，也是工作重點(diǎn)。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在紙質(zhì)檔案作為最原始、最基礎(chǔ)的檔案工具依然發(fā)揮著傳統(tǒng)檔案功能的同時(shí)，電子檔案的功能和作用正在越來越顯著。如何同時(shí)發(fā)揮好紙質(zhì)檔案和電子檔案的功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變，是當(dāng)前水利檔案管理工作面對(duì)的重要課題。

一、水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變是水利事業(yè)發(fā)展的時(shí)代要求

由原來對(duì)單一的紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理向?qū)堎|(zhì)檔案與電子檔案管理并存的現(xiàn)代水利檔案管理模式轉(zhuǎn)變，是立足國(guó)家水利發(fā)展全局，面向水利發(fā)展未來的重大戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變，也是水利事業(yè)發(fā)展的時(shí)代要求。

首先，檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變是實(shí)現(xiàn)水利現(xiàn)代化的重要保障。水利現(xiàn)代化是指治水思路現(xiàn)代化、工程設(shè)施和設(shè)備現(xiàn)代化、水利科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化、水利管理的現(xiàn)代化和信息化，其具有長(zhǎng)期性、差異性、階段性和社會(huì)性等特點(diǎn)。在我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程中，水利作為其中的重要組成部分，只有在了解水利發(fā)展的歷史與現(xiàn)狀，掌握國(guó)際國(guó)內(nèi)最前沿的管理技術(shù)與發(fā)展趨勢(shì)基礎(chǔ)上，不斷提高現(xiàn)代化管理水平，才能進(jìn)一步明確實(shí)現(xiàn)水利現(xiàn)代化的目標(biāo)和方向。要做到這一點(diǎn)，就需要構(gòu)建科學(xué)適用的水利檔案管理體系，提高水利檔案的利用效率和檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也要求水利檔案管理部門能迅速、準(zhǔn)確地提供水利現(xiàn)代化建設(shè)所需的檔案材料。傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案管理方式明顯無法完全滿足這種需要，只有采用紙質(zhì)檔案與電子檔案管理并存的現(xiàn)代水利檔案管理手段，才能在較短的時(shí)間內(nèi)迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時(shí)提供利用。因此，現(xiàn)代水利檔案管理是實(shí)現(xiàn)水利現(xiàn)代化的重要保障。

其次，檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變是水利檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要。隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，水利檔案管理內(nèi)容和形式也發(fā)生了新的變化。水利檔案數(shù)量和種類的不斷增多，對(duì)檔案的保管和利用提出了新的挑戰(zhàn)，也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。檔案利用者希望檔案管理部門能及時(shí)又無遺漏地向其提供所需的檔案材料，并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。傳統(tǒng)的檔案管理存在著查詢不便、工作量大、出錯(cuò)率高、利用率低、不能共享等諸多弊端，無法滿足新時(shí)期水利事業(yè)發(fā)展對(duì)水利檔案工作的要求，不可避免地影響水利事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。因此，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的現(xiàn)代化就成為十分緊迫的任務(wù)。計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)在水利建設(shè)中的普遍應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的水利檔案管理方式向現(xiàn)代水利檔案管理方式的轉(zhuǎn)變提供了可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。

現(xiàn)代水利檔案管理服務(wù)于水利事業(yè)發(fā)展有以下新特點(diǎn)：

①檔案形式多元化?，F(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展使水利檔案無論是從形成過程還是載體形式都發(fā)生了諸多變化。第一，水利文檔的制作者有了更多的文件制作方式和選擇手段，其形成趨于多元化，有手工制作、計(jì)算機(jī)生成、數(shù)碼影像設(shè)備生成等形式。第二，水利檔案載體也逐漸多元化。目前，水利檔案除大量仍在產(chǎn)生的傳統(tǒng)紙質(zhì)載體外，還擁有相當(dāng)數(shù)量的用于存儲(chǔ)電子文件、語音文件、視頻文件等新文件類型的磁性載體，比如光盤。第三，水利檔案內(nèi)容記錄形式也呈多元化趨勢(shì)。除記錄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的文字形式外還有記錄電子文件的“0”“1”組合記錄符號(hào)，記錄語音文件的電磁波形式等。

②水利檔案面臨更大的公開需求。水利檔案肩負(fù)著為水利事業(yè)發(fā)展和人類社會(huì)進(jìn)步服務(wù)的社會(huì)服務(wù)功能。水利檔案信息的公開對(duì)廣大人民群眾關(guān)心水利、參與水利、監(jiān)督水利方面起著非常重要的作用。

③水利檔案信息公開方式方法多樣化?，F(xiàn)代傳播技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展使得信息的傳播渠道趨于多樣化。公眾對(duì)于信息的獲取方式也有了更多的選擇。水利檔案信息除了傳統(tǒng)的以書、刊、報(bào)等形式公開外，越來越多的水利檔案信息也可以通過手機(jī)、電視、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)信息動(dòng)態(tài)傳播。水利檔案信息除了主動(dòng)公開外，還要面對(duì)公眾的信息公開請(qǐng)求。公眾可以根據(jù)自身的需求，要求公開檔案信息。隨時(shí)可以選擇自己最方便的方式來獲取檔案信息。

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案在現(xiàn)代水利檔案管理中互相不可替代

伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案和電子檔案一樣，都已成為現(xiàn)代水利檔案管理的重要組成部分，在水利事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著同等重要的作用。紙質(zhì)檔案和電子檔案相輔相成，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，是并駕齊驅(qū)的“兩駕馬車”，互相不可替代。

①紙質(zhì)檔案與電子檔案的原始憑證性。原始性是檔案最主要的特性，紙質(zhì)檔案的原始性體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的真實(shí)、唯一性。紙質(zhì)檔案中最原始的當(dāng)屬經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)親自審改、簽署的文件、會(huì)議正式通過并生效的紀(jì)要，及人們?cè)谌粘５纳a(chǎn)生活中形成的親筆手稿、印鑒原稿，最大限度地體現(xiàn)了原始記錄形成的思路與脈絡(luò)。紙質(zhì)檔案難以偽造和篡改，決定了其記錄歷史情況的客觀真實(shí)性，成為令人信服的歷史憑證。更因其具有唯一性而具有獨(dú)特的保存價(jià)值。電子檔案的格式和內(nèi)容是可更改的。檔案利用者可以根據(jù)各自的需要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案進(jìn)行不同形式的信息處理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身存在的不穩(wěn)定性也會(huì)影響電子信息的準(zhǔn)確性、信息的完整性，由此而引起人們對(duì)電子檔案的原始、憑證性的質(zhì)疑。

②紙質(zhì)檔案與電子檔案的安全性。紙質(zhì)檔案相對(duì)于電子檔案來說，安全性能更為穩(wěn)定。紙質(zhì)檔案形成后，原件中的內(nèi)容和形式不會(huì)發(fā)生變化。而這種真實(shí)性和原始性在電子檔案中就不能得到保證。在電子文件歸檔時(shí)，要保證其內(nèi)容完整、版本為最終，電子檔案載體的物理狀態(tài)良好，沒有病毒，信息輸出準(zhǔn)確。電子檔案需要備份，以確保文件的原始性，特別是防止網(wǎng)絡(luò)或計(jì)算機(jī)出現(xiàn)病毒后造成電子文件丟失。紙質(zhì)檔案較電子檔案更易于保密，保存時(shí)間更長(zhǎng)。

③紙質(zhì)檔案和電子檔案的共享性。大部分的紙質(zhì)檔案保存的都是孤本，其共享利用只能在較小的范圍內(nèi)進(jìn)行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是一種“有形的信息資源”，匯集在一定的場(chǎng)所、在固定的時(shí)間范圍內(nèi)被需求者利用。電子檔案在虛擬的計(jì)算機(jī)環(huán)境下是一種“無形的信息資源”，同一份檔案可以在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)、被不同需求者利用、共享。

④紙質(zhì)檔案和電子檔案的經(jīng)濟(jì)環(huán)保性。電子檔案的應(yīng)用相對(duì)于紙質(zhì)檔案的應(yīng)用更為經(jīng)濟(jì)環(huán)保。利用者可以在不同地點(diǎn)、不同時(shí)間通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，而不需在特定地點(diǎn)、指定時(shí)間通過紙質(zhì)載體閱讀電子檔案，這樣既節(jié)省了紙張，又減少了檔案管理者對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆釘、裝訂、搬運(yùn)所需的大量時(shí)間和精力，使電子檔案被無紙張消耗的重復(fù)利用，達(dá)到了經(jīng)濟(jì)環(huán)保的效果。紙質(zhì)檔案的應(yīng)用則需要使用大量的紙張。

⑤紙質(zhì)檔案和電子檔案的保護(hù)原件性。隨著對(duì)紙質(zhì)檔案閱覽次數(shù)的增加，作為信息載體的紙張會(huì)逐漸老化和破損，字跡也會(huì)變得模糊不清，大大縮短了紙質(zhì)檔案的使用和保存壽命；而電子檔案的利用則不同，即使被多次復(fù)制、打印，其內(nèi)容也不會(huì)遭到破壞，電子檔案的正常利用不會(huì)對(duì)其壽命造成任何影響。需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)，由于技術(shù)和載體的材料等多種因素的影響，電子檔案的壽命也不是沒有盡頭的，對(duì)其原件也需要進(jìn)行很好的保護(hù)。

⑥電子檔案對(duì)紙質(zhì)檔案還有一定的管理與使用上的便利性。

三、水利檔案管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的制約因素

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在水利行業(yè)的普遍應(yīng)用，水利檔案管理技術(shù)得到了進(jìn)一步的發(fā)展。特別是隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的直接產(chǎn)品的電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，水利檔案管理的內(nèi)容和形式也發(fā)生了新的變化，對(duì)傳統(tǒng)的水利檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的水利檔案管理模式正在被現(xiàn)代水利檔案管理理念所取代。水利檔案管理在從傳統(tǒng)向現(xiàn)代模式轉(zhuǎn)變中存在的制約因素有：

①主觀認(rèn)識(shí)不到位。一些基層的水利檔案管理者沒有充分認(rèn)識(shí)水利檔案管理在整個(gè)水利建設(shè)管理中的地位，把水利檔案管理作為一個(gè)獨(dú)立運(yùn)行的管理工作。認(rèn)為水利檔案管理處于整個(gè)水利建設(shè)管理環(huán)節(jié)的最末端，它的運(yùn)行不會(huì)對(duì)水利建設(shè)管理產(chǎn)生太多的影響。造成檔案管理與水利建設(shè)管理不同步，檔案資料收集滯后，檔案信息傳遞不及時(shí)，造成檔案信息資源的浪費(fèi)。

②客觀因素的制約。水利項(xiàng)目建設(shè)周期一般都比較長(zhǎng)，而且檔案內(nèi)容繁雜。從項(xiàng)目論證、設(shè)計(jì)、實(shí)施到竣工驗(yàn)收，周期短的需要1～2年時(shí)間，周期長(zhǎng)的則需要5～10年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。而實(shí)施過程中建設(shè)內(nèi)容還會(huì)根據(jù)實(shí)際情況有所調(diào)整變化。項(xiàng)目信息固化為紙質(zhì)和電子檔案的過程復(fù)雜。

③管理方法落后。傳統(tǒng)水利檔案管理的重點(diǎn)是紙質(zhì)檔案，一些基層水利檔案管理者習(xí)慣于手工收集、整理、編目、存檔、查閱的陳舊管理方式，不適應(yīng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案信息資源整合；同時(shí)，由于電子檔案在管理技術(shù)上還存在一些缺陷，其原始記錄性和法律憑證性存在一些質(zhì)疑，也是制約基層水利檔案管理者不能主動(dòng)研究和探討現(xiàn)代水利檔案管理的思路和方法，在水利檔案管理手段和方法上不能取得突破的重要因素。

四、水利檔案管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的途徑

確立現(xiàn)代水利檔案管理新理念,由對(duì)單一紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向?qū)堎|(zhì)檔案與電子檔案管理并重轉(zhuǎn)變的唯一途徑是實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的信息化。水利檔案管理信息化就是把分散于不同載體、不同地理位置的水利信息資源以數(shù)字化的方式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而實(shí)現(xiàn)水利信息資源共享。

①實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的信息化，降低水利檔案管理成本，提高水利檔案管理效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)在水利建設(shè)管理工作中的普遍應(yīng)用為水利檔案管理的信息化奠定了基礎(chǔ)。隨著電子檔案的數(shù)量和種類不斷增多，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理信息化可以大大降低水利檔案管理成本，既節(jié)約了費(fèi)用，又節(jié)省了時(shí)間，對(duì)提高水利檔案管理效率和水利檔案管理水平起到了事半功倍的效果。

②實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的信息化，減少水利檔案管理者的工作量，提高水利檔案管理質(zhì)量。隨著水利檔案管理的重點(diǎn)和方式轉(zhuǎn)變，水利檔案管理者可以把工作精力由原來集中在迎來送往的檔案查詢上，轉(zhuǎn)移到檔案數(shù)據(jù)的收集整理上，使水利檔案的鑒定、整理、編目工作的焦點(diǎn)不再是文件實(shí)體，而是文件形成及運(yùn)轉(zhuǎn)的過程，從而更好地把握相關(guān)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，為形成更加清晰的水利檔案管理思路提供保障。

③實(shí)現(xiàn)水利檔案管理信息化，提高水利檔案使用效率，實(shí)現(xiàn)水利檔案資源共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理是將整理立卷的水利檔案置于檔案柜中，只能滿足本單位工作的查詢使用。將水利檔案信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)上，完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，取得授權(quán)的不同地域的任何人，憑借信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以隨時(shí)隨地查閱到自己所需的水利檔案信息。這樣，水利檔案資料使用范圍擴(kuò)大了，受眾人數(shù)增加了，水利信息傳遞速度加快了，水利檔案的使用效率提高了，檔案資源也共享了。

五、水利檔案管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件

要實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理并重，就要具備以下基礎(chǔ)條件：

①法律保障。制定并完善相關(guān)法律、法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使紙質(zhì)檔案與電子檔案管理走上法制化的軌道。通過立法，進(jìn)一步確立電子檔案的證據(jù)資格和憑證價(jià)值，消除人們對(duì)電子檔案的“信任危機(jī)”，做到依法治檔；通過科學(xué)的規(guī)劃和制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使紙質(zhì)檔案與電子檔案管理更有依據(jù)。

②技術(shù)措施。通過對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，即將各種物理載體形式存在的文檔通過手工錄入、掃描等手段，以數(shù)字記錄方式儲(chǔ)存到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器中，完成傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化過程。通過將新生成的水利檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，逐步建立和完善一套數(shù)字化水利檔案的工作體系。主要包括數(shù)字化檔案的生成、保管、利用等環(huán)節(jié)。同時(shí)要采取措施保證水利信息安全，防止信息丟失或被非法篡改。

③人才儲(chǔ)備。水利檔案管理工作的性質(zhì)決定了水利檔案工作者既要成為專業(yè)型人才，又要成為管理型人才。只有建設(shè)一只具有高素質(zhì)的新型水利檔案管理隊(duì)伍，才能實(shí)現(xiàn)水利檔案的管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)水利檔案管理方式向現(xiàn)代水利檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，也才能使水利檔案管理者從傳統(tǒng)的水利檔案管理方式中擺脫出來。這就要求水利檔案管理者確立現(xiàn)代水利檔案管理新理念，熟悉水利檔案管理業(yè)務(wù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)水利檔案管理知識(shí)，掌握水利檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，積極參與水利檔案學(xué)術(shù)研究，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變傳統(tǒng)的手工操作方法，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。同時(shí)還要熟悉電子政務(wù)形成和管理的規(guī)律，不斷提高水利檔案管理水平。

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