淺談項(xiàng)目管理體系在水庫小規(guī)模維護(hù)工程中的應(yīng)用

何長江

(諸暨市安華水庫管理處，浙江 諸暨311821)

0 前言

項(xiàng)目管理體系是美國PMI 收集整理的一套專業(yè)的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)。其詳細(xì)闡述了能夠顯著提高項(xiàng)目成功所適用的知識、過程、技能、工具和技術(shù)。 目前在全球的大型項(xiàng)目中已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，并已被普遍公認(rèn)為是良好的做法，其價值和有效性也已獲得一致認(rèn)可。

項(xiàng)目管理由啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五大過程組。 涉及了項(xiàng)目整合、范圍、時間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險、采購等九大知識領(lǐng)域。 在整個過程中，范圍、時間和成本被視為項(xiàng)目管理的三大制約。其管理的最終目的是使項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)或超過項(xiàng)目關(guān)鍵干系人的需要和期望。

在管理過程中，管理團(tuán)隊(duì)不僅要努力實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的范圍、時間、成本和質(zhì)量等目標(biāo)，還必須協(xié)調(diào)整個項(xiàng)目過程，以滿足項(xiàng)目參與者及其他厲害關(guān)系者的需要和期望。

項(xiàng)目管理在運(yùn)作方式上和管理思維模式上最大限度地利用了內(nèi)外部資源，從根本上改變了管理人員的工作程序，降低了管理成本，提高了管理效率。在本文中筆者試圖結(jié)合目前水庫小規(guī)模維護(hù)工程的實(shí)際管理情況，探索項(xiàng)目管理體系在其中的應(yīng)用。

1 背景

目前，中小型水庫主要承擔(dān)著防洪、發(fā)電、灌溉、供水、旅游、養(yǎng)魚等公益性和經(jīng)營性功能，一般都設(shè)有管理單位，水庫的運(yùn)行和維護(hù)管理作為該部門的主要日常工作，具有工程量小、資金投入量不大、質(zhì)量要求高、及時性強(qiáng)、涉及干系人范圍廣等特點(diǎn)。特別是一些小規(guī)模的維護(hù)工程，比如電站設(shè)備的維修工程、庫面周邊山體的塌方維修工程、灌溉渠道的維修工程、河道淤泥堆積物的清理工程、漁業(yè)資源的保護(hù)工程、壩體維修工程、泄洪設(shè)備的維修工程等，這些特點(diǎn)尤為突出。 在目前的運(yùn)行管理中，這些小工程要進(jìn)行外包或者聘請專業(yè)的工程公司進(jìn)駐顯得不切實(shí)際。 許多工程目前還是需要水庫管理部門自身監(jiān)管，通過外聘一些當(dāng)?shù)氐男」こ剃?duì)或者有經(jīng)驗(yàn)的農(nóng)民工進(jìn)行實(shí)施。而由于監(jiān)管體制的缺陷，許多工程的質(zhì)量比較低下、資源浪費(fèi)、返工或延期現(xiàn)象也會頻繁發(fā)生。 因此，建立一套合理的工程項(xiàng)目管理制度對于有限資源的有效利用、工程質(zhì)量的提高具有非常重要的意義。

2 構(gòu)建工程項(xiàng)目管理辦公室

水庫的各類小規(guī)模維護(hù)工程，絕大部分都是彼此之間不存在依賴關(guān)系或有直接關(guān)系， 每個工程都可以看成是獨(dú)立的項(xiàng)目來進(jìn)行運(yùn)作。如果每個項(xiàng)目都配備相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)人員，勢必會造成資源的浪費(fèi)，而且在資源利用上也會產(chǎn)生沖突， 為了更有效的管理這些分散的工程項(xiàng)目，可以對這些項(xiàng)目進(jìn)行集中管理，包括識別、排序、授權(quán)、管理和控制項(xiàng)目、項(xiàng)目集和其他有關(guān)工作。 這個過程在項(xiàng)目管理體系中稱為項(xiàng)目組合管理，其重點(diǎn)關(guān)注的是資源分配的優(yōu)先順序。 對項(xiàng)目組合履行管理功能的組織部門稱為項(xiàng)目管理辦公室，也叫PMO。 由于考慮到目前水庫的組織一般是職能型架構(gòu)，每個部門都有自己的分工，因此，PMO不需要集中辦公，可以采用虛擬團(tuán)隊(duì)的形式組建，即由不同部門的人員兼任PMO 中的相應(yīng)職務(wù)。 PMO 的職能主要是通過各種方式支持各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，包括：公共資源共享，識別和開發(fā)項(xiàng)目管理方法，指導(dǎo)、輔導(dǎo)、培訓(xùn)和監(jiān)督項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，審計(jì)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)、政策等的落實(shí)情況，協(xié)調(diào)項(xiàng)目之間的溝通等。

3 任命合適的項(xiàng)目經(jīng)理

目前，各類水庫管理部門都采用職能型組織結(jié)構(gòu)。因此，在工程項(xiàng)目管理過程中都采用一把手或者分管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)制，所有的項(xiàng)目都是由一人管理。 這樣勢必造成管理漏洞和人力資源浪費(fèi)。 在項(xiàng)目管理體系中推薦為每個項(xiàng)目配備相應(yīng)的項(xiàng)目經(jīng)理， 實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，管理部門領(lǐng)導(dǎo)只以項(xiàng)目發(fā)起人身份呈現(xiàn)， 所有的項(xiàng)目管理、 實(shí)施、監(jiān)控、協(xié)調(diào)等工作均由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，各項(xiàng)目經(jīng)理向發(fā)起人報告項(xiàng)目績效。項(xiàng)目經(jīng)理的選取要符合以下三個原則：其一，項(xiàng)目經(jīng)理必須具備一定的知識，即對項(xiàng)目管理，項(xiàng)目經(jīng)理知道什么；其二，項(xiàng)目經(jīng)理必須有一定的實(shí)踐能力，即能夠應(yīng)用管理知識來做什么或?qū)崿F(xiàn)什么；其三，項(xiàng)目經(jīng)理必須有較高的個人素質(zhì)。

4 合理利用項(xiàng)目管理知識管理小型項(xiàng)目

在項(xiàng)目管理知識體系中有五大過程組，涉及九大知識領(lǐng)域。 在實(shí)際應(yīng)用中，并不是所有的知識領(lǐng)域都必須涉及，需要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況而定。 結(jié)合水庫中各類小型項(xiàng)目的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為范圍、時間、成本、質(zhì)量、溝通、風(fēng)險這幾點(diǎn)是需要重點(diǎn)關(guān)注的領(lǐng)域。

4.1 項(xiàng)目的范圍管理

所謂項(xiàng)目的范圍管理就是對工程完工所需要執(zhí)行的一系列工作或活動進(jìn)行羅列和管理。一般要進(jìn)行項(xiàng)目需求收集、項(xiàng)目范圍定義、工作分解結(jié)構(gòu)創(chuàng)建、范圍核實(shí)和范圍控制這樣五個步驟。 項(xiàng)目需求收集主要是由領(lǐng)導(dǎo)層面根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題現(xiàn)象，通過集體討論、專家判斷、頭腦風(fēng)暴等方法找出所有需要解決的問題，然后進(jìn)行立項(xiàng)，并成立項(xiàng)目組； 項(xiàng)目范圍定義是指項(xiàng)目組根據(jù)需求把要做的事情一項(xiàng)項(xiàng)羅列出來，形成項(xiàng)目范圍說明書；工作分解結(jié)構(gòu)創(chuàng)建是指根據(jù)范圍說明書，通過自上而下或者滾動式規(guī)則將工程中各項(xiàng)要做的事情進(jìn)行進(jìn)一步詳細(xì)的說明，最后形成項(xiàng)目的范圍基準(zhǔn)；在范圍核實(shí)和范圍控制中主要是對之前所規(guī)定的項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)和實(shí)際所產(chǎn)生的工作成果進(jìn)行對比，把不需要的工作去掉，把遺漏的工作補(bǔ)上。 通過項(xiàng)目范圍的管理可以防止問題在解決過程中不完善，減少工人工作量的蔓延。

4.2 項(xiàng)目的時間管理

所謂項(xiàng)目時間管理就是對工程的完工時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行控制，保證項(xiàng)目按照預(yù)定的期限完成。 在時間管理中，首先要將范圍說明說中的各項(xiàng)工作定義成明確的活動，然后根據(jù)活動先后進(jìn)行排序，估算每項(xiàng)活動所需的資源（主要是人力資源），然后根據(jù)資源的數(shù)量對每項(xiàng)活動所需要的時間進(jìn)行估算， 最后以進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖形式呈現(xiàn)出項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。 通過時間管理可以保證項(xiàng)目實(shí)施人員在工作中有明確的時間目標(biāo)。 這點(diǎn)在汛期的工程建設(shè)中尤為重要。

4.3 項(xiàng)目的成本管理

由于水庫日常維護(hù)的工程項(xiàng)目投入量較小，因此成本的控制是比較重要的環(huán)節(jié)。 在成本控制中主是要制定一份科學(xué)的成本管理計(jì)劃、制定項(xiàng)目預(yù)算、實(shí)施項(xiàng)目成本控制。 在預(yù)算制定過程中要充分考慮項(xiàng)目的范圍、人力資源情況，并要根據(jù)實(shí)際情況預(yù)留管理儲備金和應(yīng)急儲備金。 整個過程可以通過三點(diǎn)估算、類比估算、自下而上估算、參數(shù)估算、儲備分析等手段進(jìn)行。

4.4 項(xiàng)目的質(zhì)量管理

項(xiàng)目質(zhì)量管理是保證工程不返工的重要環(huán)節(jié)。在小型工程項(xiàng)目中由于施工人員都是根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，因此項(xiàng)目質(zhì)量的管理與控制尤為重要。 質(zhì)量管理一般包括質(zhì)量規(guī)劃、實(shí)施質(zhì)量保證和質(zhì)量控制三個過程。在質(zhì)量規(guī)劃過程中，項(xiàng)目組要確定質(zhì)量管理計(jì)劃，即確定項(xiàng)目的質(zhì)量如何來管理；制定質(zhì)量測量指標(biāo)，明確質(zhì)量測量什么、什么時候測量以及怎么測量；制定質(zhì)量核對表，核實(shí)所要求的步驟是否已經(jīng)得到正確執(zhí)行。在實(shí)施質(zhì)量保證過程中，要注重過程的有效性，確保采用合理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和操作定義， 可以通過質(zhì)量審計(jì)和實(shí)施過程分析來完成。 質(zhì)量監(jiān)控主要是監(jiān)測和記錄質(zhì)量活動的結(jié)果，評估績效并建議必要變更，可以通過采用石川七大質(zhì)量工具來完成。通過質(zhì)量管理，可以減少返工。

4.5 項(xiàng)目的溝通管理

水庫的管理不僅是經(jīng)營的需要、更重要的是一項(xiàng)公益事業(yè)。 水庫涉及到周邊的每一個村落和個人。因此溝通管理是非常重要的一個環(huán)節(jié)。 在溝通管理中首先要識別干系人，要明確工程項(xiàng)目實(shí)施所影響到的所有的利害關(guān)系者，并列出干系人登記冊。 根據(jù)識別的干系人要制定合理的溝通計(jì)劃，定義溝通的方法（誰、何時、何種信息、何種方式）。然后根據(jù)制定的計(jì)劃和溝通方法實(shí)施溝通，在溝通過程中要注意溝通的原則是引導(dǎo)干系人一起解決碰到的問題，而不是遷就干系人。 只有通過合理的溝通，才能為項(xiàng)目的順利實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

4.6 項(xiàng)目的風(fēng)險管理

在水庫的維護(hù)工程中存在許多風(fēng)險。因此風(fēng)險管理環(huán)節(jié)需要重點(diǎn)進(jìn)行。 風(fēng)險管理的目標(biāo)是提高積極事件的概率和影響，降低消極事件的概率和影響。在項(xiàng)目管理體系中風(fēng)險管理包括規(guī)劃風(fēng)險、識別風(fēng)險、風(fēng)險定性分析、風(fēng)險定量分析、規(guī)劃風(fēng)險應(yīng)對和監(jiān)控風(fēng)險等六個步驟。規(guī)劃風(fēng)險是指定義如何實(shí)施項(xiàng)目風(fēng)險管理活動的過程，主要是通過項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)規(guī)劃會議來制定，最終形成風(fēng)險管理計(jì)劃。 風(fēng)險識別是通過信息收集技術(shù)比如頭腦風(fēng)暴法、德爾菲技術(shù)等對項(xiàng)目所有涉及的風(fēng)險進(jìn)行羅列，并形成風(fēng)險登記冊。 風(fēng)險定性是對風(fēng)險的發(fā)生概率和影響進(jìn)行評估分析，并進(jìn)行優(yōu)先排序。 風(fēng)險定量分析是就已經(jīng)識別的風(fēng)險對項(xiàng)目整體目標(biāo)的影響進(jìn)行定量分析。 規(guī)劃風(fēng)險應(yīng)對是針對項(xiàng)目目標(biāo)，制定提高機(jī)會、降低威脅的方案和措施。 監(jiān)控風(fēng)險主要是實(shí)施風(fēng)險應(yīng)對計(jì)劃、跟蹤已經(jīng)識別的風(fēng)險、監(jiān)控殘余風(fēng)險、識別新風(fēng)險和評估風(fēng)險過程有效性的過程。 風(fēng)險的管理應(yīng)該貫穿在整個項(xiàng)目過程中。

綜上為水庫小規(guī)模維護(hù)工程項(xiàng)目中如何植入項(xiàng)目管理體系的簡單闡述。 文中所涉及的管理知識并不是孤立進(jìn)行，都貫穿于項(xiàng)目的五大過程組，相輔相成。在實(shí)際中需要合理的利用這些知識，結(jié)合實(shí)際情況將這些知識領(lǐng)域進(jìn)行拓展、創(chuàng)新和發(fā)揮，水庫的眾多小規(guī)模項(xiàng)目才可以得到有條不紊的管理。 隨著改革的不斷深入，管理體系也在不斷的創(chuàng)新，文中難免出現(xiàn)不當(dāng)之處，請讀者斧正。

［1］[美]項(xiàng)目管理協(xié)會.項(xiàng)目管理知識體系指南[M].王勇，張斌，譯.4 版.北京：電子工業(yè)出版社.