新形勢下職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的再認識

程 珺

(鹽城生物工程高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校，江蘇 鹽城224051)

職業(yè)院校學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間形成的檔案， 是學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)，生活和社會實踐活動上直接形成的，對于社會及個人有證明、保存和提供利用價值的歷史記錄的功能，它往往是作為一個個體按照檔案歸檔制度進行整理、歸檔和保管。學(xué)生檔案可以更全面地反映學(xué)生在德、智、體、美、勞動等素質(zhì)方面的狀況，以及學(xué)生的社會關(guān)系，經(jīng)濟狀況，家庭結(jié)構(gòu)及其他方面的情況，符合檔案要件構(gòu)成的全部情況。 職業(yè)學(xué)校的學(xué)生檔案是學(xué)?？疾臁⑴嘤?xùn)和教育學(xué)生的第一手資料，是國家機關(guān)或者企業(yè)用人單位選擇錄用畢業(yè)學(xué)生的重要依據(jù)，顯然，職業(yè)院校學(xué)生檔案的管理是十分重要的。 近年來，盡管中國的職業(yè)教育已快速發(fā)展，許多職業(yè)學(xué)校學(xué)校不斷擴大，運行質(zhì)量和效益繼續(xù)改善，但職業(yè)學(xué)校的重要工作——學(xué)生檔案管理， 并沒有收到規(guī)范和足夠的重視，不能滿足職業(yè)教育的快速發(fā)展的需求。因此，如何深化改革，加強和規(guī)范管理好學(xué)生檔案，以更好地適應(yīng)職業(yè)培訓(xùn)需求和人才的發(fā)展，具有非常重要的意義。 本文提出了在職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的一些問題，就如何加強和規(guī)范管理學(xué)生檔案，提出了一些建議，以期收到拋磚引玉的效果。

1 職業(yè)院校檔案管理目前存在的問題

1.1 學(xué)生檔案管理缺乏制度保證

學(xué)校對學(xué)生檔案管理是很重要的，學(xué)校通過學(xué)生檔案管理能夠反映學(xué)校管理的成就。 由于相關(guān)制度不夠完善，學(xué)生檔案管理缺乏規(guī)則和標準。學(xué)校各級管理人員的檔案管理意識，相對薄弱，學(xué)生檔案歸檔和歸檔工作未給予足夠的重視，職責(zé)分工不明確，不嚴格，管理混亂，往往造成檔案丟失，不完整，為將來追溯留下很大的隱患。

1.2 學(xué)生檔案內(nèi)容簡單，材料不全導(dǎo)致利用率嚴重降低

從職業(yè)院校目前情況來看，學(xué)生檔案在形成過程中，無論是個人鑒定，班主任評語，還是基于評說的黨團組織或部門的結(jié)論往往是任意的材料居多，而反映個人的道德，智力，體育，美術(shù)，勞動和整體素質(zhì)的客觀的其他材料較少，它是單一的，內(nèi)容和格式都是一個模子照脫，幾乎每個人都是一樣的，使檔案材料單薄，粗糙，利用價值不高。 顯然這些檔案材料不能滿足用人單位選拔人才的需要， 也難怪用人單位，特別是民營企業(yè)的選拔人才一般都不是調(diào)取檔案，而是只注重學(xué)生的能力。 在社會普遍對職業(yè)院校認同率下降的情況下，一些職業(yè)院校出于學(xué)生就業(yè)，畢業(yè)和其他方面的考慮，人為地提高學(xué)生的成績，甚至將不及格的科目美化為高分，將學(xué)生的處分材料在學(xué)生畢業(yè)前給予照顧從檔案里抽掉，使檔案材料的真實性，完整性大大降低，從而使檔案的利用率顯著降低。

1.3 畢業(yè)生棄檔現(xiàn)象嚴重，客觀上造成檔案流失

整體社會轉(zhuǎn)型影響了職業(yè)院校學(xué)生的擇業(yè)觀、就業(yè)觀。 務(wù)實的趨勢是他們新的就業(yè)觀，擇業(yè)觀。許多職業(yè)院校畢業(yè)生認為，他們就業(yè)更多的是“關(guān)系”和“機會”，除了文憑的實際作用，能吸引他們的注意力，他們根本沒有想到也不會想到在畢業(yè)時申請檔案轉(zhuǎn)移或者托管，沒想到他們所扮演的角色在未來和檔案有哪些關(guān)系， 從而使自動放棄檔案。 一些雇主只看能力，而不要檔案現(xiàn)象也是造成畢業(yè)生“棄檔”的重要原因之一，這是客觀上造成了畢業(yè)生檔案的損失，形成學(xué)生檔案可有可無的概念。

1.4 電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的存在問題

檔案管理的最終目標是實現(xiàn)檔案信息資源共享，使檔案實行網(wǎng)絡(luò)管理成為一種有效的工具。 這一手段通過計劃，組織，控制，協(xié)調(diào)和功能整合，實現(xiàn)資源管理和優(yōu)化配置，降低成本，提高效率，為利用檔案提供了科學(xué)依據(jù)。 現(xiàn)代電子檔案在這種情況下應(yīng)運而生。 計算機和網(wǎng)絡(luò)管理軟件開發(fā)及相關(guān)發(fā)展，為電子檔案的出現(xiàn)提供了物質(zhì)條件的保證。

然而，電子檔案管理也不健全。 一般的系統(tǒng)軟件會出現(xiàn)一些技術(shù)問題。此外，學(xué)生的電子檔案的真實性，安全性，缺乏完善的管理制度，（如系統(tǒng)用戶權(quán)限的定義，更改信息的必要條件，查詢信息需要辦理那些必要的手續(xù)），以及網(wǎng)絡(luò)不安全，電腦故障，長期保存電子檔案的軟件技術(shù)的提高等等。 這些將要隨著電子檔案的發(fā)展而亟待解決。

2 職業(yè)院校學(xué)生檔案管理問題的對策措施

2.1 完善學(xué)生檔案管理制度

各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強對職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作的認識，建立和完善學(xué)生檔案管理機構(gòu)，配置有足夠的合適人才，并參考《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，制定有效的檔案管理規(guī)章制度，對學(xué)生檔案，歸檔范圍和標準要明確，并按不同的類別，標準化存儲實行專人專管。學(xué)校各部門之間的協(xié)調(diào)與溝通應(yīng)該得到加強，建立定期收集制度，評價學(xué)生的各種材料，學(xué)生參加各種技能競賽中獲獎的材料，優(yōu)秀的論文和其他需要歸檔資料要定期收集。學(xué)校二級機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)責(zé)成檔案機構(gòu)做好檔案管理和信息收集，整理，定期移交學(xué)校檔案管理部門。

2.2 學(xué)生檔案的收集工作要規(guī)范有效

學(xué)生檔案收集應(yīng)包括：高中學(xué)生檔案，報名表，體檢表，名冊，學(xué)生成績卡，獎懲記錄，畢業(yè)生登記表，思想品德考核表，畢業(yè)實習(xí)評估表等。 收集工作主要集中在以下三個重要時間節(jié)點：新生。 新生入學(xué)時，要收集第一手資料，收集高中學(xué)生檔案和報名表，體檢表等。所收集的材料應(yīng)該規(guī)范書寫，書寫干凈，檢查是否齊全完整，對收集的檔案材料及時進行整理，分類，歸檔保存。 定期收集檔案歸檔材料。 學(xué)生學(xué)習(xí)和實踐活動中所獲得的知識，技能，能力的各種獎項材料應(yīng)及時收集歸檔。 完成畢業(yè)時候檔案整理工作。 學(xué)生從學(xué)校畢業(yè)根據(jù)要求整理好學(xué)生在校期刊搜集的檔案材料，學(xué)生畢業(yè)后根據(jù)派遣單位的需要辦理所有檔案材料的轉(zhuǎn)移。

2.3 運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)檔案管理技術(shù)， 使得電子檔案和紙質(zhì)檔案共同發(fā)展

在不少職業(yè)院校，電子檔案由于其管理方便，快捷，高效已經(jīng)成為學(xué)生檔案管理的重要手段，已經(jīng)對傳統(tǒng)的檔案管理模式和手段提出了挑戰(zhàn)和威脅，這和時代的發(fā)展趨勢相一致。 但是，電子檔案是不完美的，電子簽名技術(shù)、密封技術(shù)、印章技術(shù)在當前還沒有被認可，被人們接受，加上新的網(wǎng)絡(luò)犯罪猖獗，使得信息安全和電子檔案的保密性在信任方面帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。

學(xué)生建立電子檔案，是一個動態(tài)的過程。從學(xué)生入學(xué)，建立學(xué)生基本的數(shù)據(jù)開始，隨后由學(xué)校檔案管理人員對學(xué)生在學(xué)校的各種動態(tài)信息，及時維護。在系統(tǒng)運行時，學(xué)生，教師及相關(guān)部門是該系統(tǒng)的用戶，雖然我們每個用戶的權(quán)限定義不同， 但任何疏忽會造成數(shù)據(jù)安全風(fēng)險。此外，許多學(xué)生的信息以資源數(shù)據(jù)庫的形式出現(xiàn)，對于某些紙質(zhì)文檔只能實現(xiàn)數(shù)字化共享進行記錄，并不能反映文件本身的全貌。 為了確保真實，完整的記錄，應(yīng)使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，學(xué)生在校期間收集到的成為法律憑證的文件，及時整理歸檔，而重要的系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)（例如，每學(xué)期的成績），除了做電子文件備份，還需要定期打印出一份備份文檔。 需要永久保存的狀態(tài)文件，除了對學(xué)生的數(shù)據(jù)歸檔到光盤的信息，也要同時將紙質(zhì)文件輸出，通過簽名等程序，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，歸檔存儲。這表明，傳統(tǒng)的文件管理和網(wǎng)絡(luò)管理現(xiàn)代化的電子檔案應(yīng)該是共存和互動的關(guān)系。 電子檔案在網(wǎng)絡(luò)管理的同時，也要有傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的必要，但考察電子檔案的影響力，傳統(tǒng)的檔案管理應(yīng)繼續(xù)改善。

［1］曹曉春.加強高職院校學(xué)生檔案管理管見[J].四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012，l2.

［2］薛春瑞.高等職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的問題與對策[J].安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報：社會科學(xué)版，2008，5.