論信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)項(xiàng)目管理之進(jìn)度控制

林松濤

（四川省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督宣傳服務(wù)中心，四川 成都 610000）

信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)必須進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，這是信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)成功與否的一個(gè)不容忽視的重要因素（引自王樹平《科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)》）。項(xiàng)目管理是一門新興的管理學(xué)科，其涵蓋范圍非常廣，本文僅立足于信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施過程中項(xiàng)目管理進(jìn)度控制的應(yīng)用，以項(xiàng)目管理周期為主線展開探討。

簡(jiǎn)單說，進(jìn)度控制就是比較實(shí)際狀態(tài)和計(jì)劃之間的差異，并作出必要的調(diào)整使項(xiàng)目向有利的方向發(fā)展。這其實(shí)也說明計(jì)劃和實(shí)際狀態(tài)之間總會(huì)存在一些差異，也就是“計(jì)劃跟不上變化”，有的人因此得出結(jié)論“計(jì)劃沒用”。那么，面對(duì)不斷變化的實(shí)際情況，計(jì)劃到底有沒有用？ 有什么用？

其實(shí)，沒有“計(jì)劃”便無從談“變化”，也就是說計(jì)劃只是一個(gè)基準(zhǔn)，它是對(duì)未來的“預(yù)測(cè)”，或者說計(jì)劃好像一個(gè)準(zhǔn)星，它指定的方向可以命中目標(biāo)，但在子彈飛行過程中會(huì)受各種因素影響，不能保證一定命中目標(biāo)。但可以肯定的是，沒有準(zhǔn)星命中的可能性會(huì)大大降低，因?yàn)槟銦o法記錄偏差和修正彈道。工作中計(jì)劃的作用是協(xié)調(diào)工作、分析變化，如果不根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行并進(jìn)行必要的控制，計(jì)劃沒有什么意義。也就是說控制過程中計(jì)劃才能發(fā)揮作用。

進(jìn)度控制可以分成四個(gè)步驟：Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（行動(dòng)），簡(jiǎn)稱PDCA。（引自[美]凱西·施瓦爾貝《IT 項(xiàng)目管理》）

信息網(wǎng)絡(luò)工程項(xiàng)目科可分為硬件環(huán)境和軟件環(huán)境兩部分，就系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)間進(jìn)程而言，硬件環(huán)境建設(shè)的管理剛性較強(qiáng)，只要明確管理的職能、對(duì)象、目標(biāo)并把握好每個(gè)管理環(huán)節(jié)，就有利于保障工程進(jìn)度，然而，軟件環(huán)境建設(shè)的管理彈性較強(qiáng)，開發(fā)周期長(zhǎng)，涉及的管理問題很多，時(shí)間進(jìn)度不易控制，因此，更應(yīng)引起管理者的重視，這是整個(gè)系統(tǒng)發(fā)揮效能，提升效率的關(guān)鍵因素。信息系統(tǒng)開發(fā)可劃分為啟動(dòng)、計(jì)劃、實(shí)施、控制、收尾五個(gè)階段，每個(gè)階段的管理工作就是使每個(gè)階段所需的資源（設(shè)備、人力、費(fèi)用）按計(jì)劃得到滿足，并且保證每個(gè)階段工期及成果符合既定計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)的要求。

1 項(xiàng)目啟動(dòng)階段

高層管理人員直接參與，采用全局觀點(diǎn)識(shí)別目標(biāo)和關(guān)鍵成功因素，研究關(guān)鍵信息流，劃分業(yè)務(wù)域，構(gòu)思總體規(guī)劃，總體規(guī)劃使在開發(fā)之前，首先對(duì)整個(gè)系統(tǒng)作出的全面規(guī)劃。總體規(guī)劃不僅用于指導(dǎo)整個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的開發(fā)，同時(shí)也是組織戰(zhàn)略計(jì)劃的一部分，信息系統(tǒng)的規(guī)劃服從于組織的戰(zhàn)略計(jì)劃。四川省質(zhì)監(jiān)綜合管理系統(tǒng)是根據(jù)國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部有關(guān)“勞動(dòng)和社會(huì)保險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)”建設(shè)的指示和要求，在“核心平臺(tái)”的基礎(chǔ)上開發(fā)。國家勞動(dòng)部核心平臺(tái)的總目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)建立一套技術(shù)體制統(tǒng)一的勞動(dòng)和社會(huì)保障管理信息業(yè)務(wù)處理網(wǎng)絡(luò)及協(xié)作單位信息共享和社會(huì)化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，向全社會(huì)提供有關(guān)信息服務(wù)，使勞動(dòng)和社會(huì)保障管理信息化程度達(dá)到國內(nèi)先進(jìn)水平。

2 項(xiàng)目計(jì)劃階段

進(jìn)度計(jì)劃的制定應(yīng)用項(xiàng)目時(shí)間管理所有前面過程的結(jié)果，來決定項(xiàng)目的開始日期和完成日期。制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的最終目標(biāo)，是建立一個(gè)現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，為監(jiān)控項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)展情況提供一個(gè)基礎(chǔ)。進(jìn)度計(jì)劃制定可以使用甘特圖、PERT 分析、關(guān)鍵路徑分析等工具來實(shí)現(xiàn)，其中關(guān)鍵路徑分析是制定和控制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的一種非常重要的工具。當(dāng)時(shí)我是四川省質(zhì)監(jiān)綜合管理系統(tǒng)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，我知道，要達(dá)到進(jìn)度要求和控制范圍、成本、和質(zhì)量是我的責(zé)任。于是我和的項(xiàng)目組成員制定了一套詳細(xì)的開發(fā)進(jìn)度計(jì)劃，以幫助我的項(xiàng)目成功。不要指望計(jì)劃打印出來往墻上一掛大家就會(huì)照著執(zhí)行，在開始執(zhí)行前還有重要一環(huán)：任務(wù)委派。

·委派在進(jìn)度的控制中有非常重要的地位，很多時(shí)候計(jì)劃失控并非因?yàn)槟硞€(gè)人不努力，而僅僅是因?yàn)闆]有弄清要求。正確的委派活動(dòng)要控制好三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：時(shí)間點(diǎn)、交付物、責(zé)任人。

·時(shí)間點(diǎn)是指任務(wù)明確的開始/結(jié)束時(shí)間，同時(shí)交代清楚工作上下游關(guān)系；

·交付物是指任務(wù)的結(jié)果，一般是工作產(chǎn)品。交付物應(yīng)明確指明具體要求；

·責(zé)任人是指“出了問題你該找的那個(gè)人”。如果需要幾個(gè)人協(xié)作完成任務(wù)，一定要明確指明誰負(fù)責(zé)，不能讓他們共擔(dān)責(zé)任，這可能造成誰都不擔(dān)責(zé)任。

任務(wù)委派最好有文字記錄，如果任務(wù)比較簡(jiǎn)單，可以用責(zé)任矩陣描述，而復(fù)雜的任務(wù)可以給每個(gè)人任務(wù)書。無論采用那種方式，委派時(shí)最好要當(dāng)面溝通和確認(rèn)，并得到責(zé)任人的承諾。為了確保責(zé)任人真的理解了任務(wù)，可以在說明任務(wù)后讓責(zé)任人復(fù)述一遍，有意思的是一般你都會(huì)發(fā)現(xiàn)不符或遺漏。如果組織結(jié)構(gòu)不只一層，委派任務(wù)時(shí)還要向下“看一級(jí)”，即看看你的下級(jí)是否正確地將任務(wù)委派給了它的下級(jí)，實(shí)踐證明“看一級(jí)”對(duì)提高項(xiàng)目的控制力度非常有效。四川省質(zhì)監(jiān)綜合管理系統(tǒng)項(xiàng)目面對(duì)的是社會(huì)保障領(lǐng)域，任何失誤都會(huì)帶來極其重大的后果，該系統(tǒng)在計(jì)劃階段非常注重這一點(diǎn)，將進(jìn)度計(jì)劃完全按照WBS 來分解，將工作細(xì)化到具體的人和具體的時(shí)間段，制定了每項(xiàng)工作的責(zé)任人等等，并做好了記錄，以便在實(shí)施過程中隨時(shí)控制和檢查。

3 項(xiàng)目實(shí)施階段

任務(wù)委派完成后當(dāng)然就是執(zhí)行（Do）了。執(zhí)行過程中項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)溝通情況和交流進(jìn)展，調(diào)度和協(xié)調(diào)資源，處理變更和應(yīng)付意外。這個(gè)過程說起來簡(jiǎn)單，但實(shí)際做起來就難了，這里不多討論。

4 項(xiàng)目控制階段

檢查（Check）是進(jìn)度控制慣用的方法，可以在實(shí)施過程中的檢查點(diǎn)進(jìn)行，也可以在特定的時(shí)點(diǎn)進(jìn)行。檢查的目的是比較實(shí)際情況與計(jì)劃差異，以確定當(dāng)前的狀態(tài)。比較正式的檢查方式有例會(huì)、周報(bào)、匯報(bào)；非正式的方式包括口頭詢問、非工作時(shí)間的交流。另外，交付物的質(zhì)量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。

在正式檢查方法中，例會(huì)是一種非常簡(jiǎn)單有效的方式。例會(huì)可以在周末召開，也可以在周一召開。筆者建議周一好些，一是，經(jīng)過周末可能事情又發(fā)生了變化，應(yīng)該在一起重新更新一下；二是，不必讓大家周末就開始承受下周任務(wù)的壓力。四川省質(zhì)監(jiān)綜合管理系統(tǒng)項(xiàng)目也是采用了周例會(huì)的方法主要以檢查和確認(rèn)為主。主要檢查任務(wù)完成了嗎？沒完成的原因是什么？需要多長(zhǎng)時(shí)間才能完成？不要責(zé)備、埋怨或談與項(xiàng)目計(jì)劃無關(guān)的事。

在確認(rèn)了當(dāng)前狀態(tài)后，再討論該如何調(diào)整工作或計(jì)劃，并一定要落實(shí)到具體的行動(dòng)方案上。對(duì)于需要確認(rèn)的問題，可以安排一系列只由相關(guān)人員參加的專題討論，而不必要讓所有的人在一起討論一些局部的話題。例會(huì)的結(jié)果要形成會(huì)議紀(jì)要或填寫周報(bào)。這些文件應(yīng)該保存，并可能作為下次會(huì)議的前提和依據(jù)。為了檢查方便，在制定計(jì)劃時(shí)要注意任務(wù)的顆粒度要適中，即應(yīng)該盡量讓任務(wù)的工期小于檢查周期，這樣例會(huì)上可以比較確切地判斷任務(wù)的完成情況。例如，如果例會(huì)是每周一次，則任務(wù)工期最好小于1 周，這樣可以明確地判定一個(gè)任務(wù)是“完成”還是“沒完成”，而不會(huì)發(fā)生“哦，大概完成了85%……”這種情況。四川省質(zhì)監(jiān)綜合管理系統(tǒng)項(xiàng)目在開始階段就沒有注重這一點(diǎn)，由于當(dāng)時(shí)制定是周例會(huì)，而任務(wù)工期卻是卻是整個(gè)項(xiàng)目周期，這樣每次例會(huì)都把握不了到底項(xiàng)目做得怎么樣了？會(huì)按期完成嗎？等系列問題都很模糊，幸好我得團(tuán)隊(duì)有人提醒了我，我才重新制定了每個(gè)人得任務(wù)工期，即使這樣，我發(fā)現(xiàn)我還是落后了。

檢查后如果發(fā)現(xiàn)“變化”就要行動(dòng)（Action），如果項(xiàng)目出現(xiàn)延期的情況，常用的調(diào)整措施包括以下幾類：

·增加投入：增加人力資源，加班，或指派更有經(jīng)驗(yàn)的人，也就是項(xiàng)目趕工，不過這一般都會(huì)帶來成本的上升；

·減少產(chǎn)出：減少工作范圍或降低要求，當(dāng)然這需要征得客戶的同意；

·新的方法：采用新的方法和技術(shù)，但這可能會(huì)帶來新的風(fēng)險(xiǎn)；

四川省質(zhì)監(jiān)綜合管理系統(tǒng)項(xiàng)目對(duì)于項(xiàng)目延期是采用的項(xiàng)目趕工來跟上項(xiàng)目進(jìn)度的，造成了該項(xiàng)目成本的增加。無論采取什么措施，在調(diào)整的過程中有幾個(gè)基本原則一定要注意：

·要“及時(shí)調(diào)整”，即優(yōu)先調(diào)整近期開始的任務(wù)，不要讓風(fēng)險(xiǎn)后移；

·優(yōu)先調(diào)整工期長(zhǎng)的任務(wù)，因?yàn)閴嚎s同樣的百分比，工期長(zhǎng)的任務(wù)節(jié)省的時(shí)間多；

·要全面評(píng)估對(duì)時(shí)間、質(zhì)量、成本和風(fēng)險(xiǎn)等方面的影響，避免“拆東墻、補(bǔ)西墻”；

進(jìn)行調(diào)整后可能產(chǎn)生新的工作計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃應(yīng)該及時(shí)通知相關(guān)各方，至此項(xiàng)目又會(huì)進(jìn)入新的一輪PDCA 過程。其實(shí)，項(xiàng)目的進(jìn)度控制正是不斷重復(fù)著兩個(gè)動(dòng)作：向后看——確定當(dāng)前的狀態(tài)，因?yàn)椤癐f you don't know where you are，a map won’t help”；向前看——調(diào)整和更新計(jì)劃，因?yàn)椤癙lan is nothing，Planning is everything”。（引自《計(jì)算機(jī)產(chǎn)品與流通》）

5 項(xiàng)目收尾階段

項(xiàng)目收尾涉及使項(xiàng)目干系人和客戶對(duì)最終產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收、使項(xiàng)目或項(xiàng)目階段有序地結(jié)束。管理收尾是為了使項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的驗(yàn)收正式化而進(jìn)行的項(xiàng)目成果驗(yàn)證和歸檔，具體包括收集項(xiàng)目記錄、確保產(chǎn)品滿足最終規(guī)范、分析項(xiàng)目是否成功或有效、保存項(xiàng)目信息以供將來使用。管理收尾的輸入活動(dòng)使項(xiàng)目績(jī)效考核報(bào)告和被用來開發(fā)和采購硬件和軟件的產(chǎn)品文件和規(guī)范。

其實(shí)項(xiàng)目管理最根本的目的是“如何有效地利用時(shí)間、技術(shù)和人力”，用專業(yè)術(shù)語表述，項(xiàng)目管理就是在確保時(shí)間、成本和質(zhì)量（TQC）的限制條件下，盡可能高效率地完成項(xiàng)目任務(wù)，達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)，從運(yùn)作中改善管理人員的效率，讓所有項(xiàng)目相關(guān)者滿意。本文僅從時(shí)間這個(gè)要素來探討項(xiàng)目進(jìn)度管理的重要性，進(jìn)度控制是一個(gè)過程，它確保項(xiàng)目向目標(biāo)方向靠近，監(jiān)控進(jìn)度偏離計(jì)劃的偏差，以便采取糾正措施使進(jìn)度與計(jì)劃相匹配。四川省質(zhì)監(jiān)綜合管理系統(tǒng)項(xiàng)目對(duì)于項(xiàng)目基本在進(jìn)度控制上嚴(yán)格采用了PDCA 的進(jìn)度控制方法，最終保證了項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，雖然在項(xiàng)目早期出現(xiàn)了項(xiàng)目延期的現(xiàn)象，但采取了及時(shí)的糾正措施，跟上了項(xiàng)目進(jìn)度，所以說四川省質(zhì)監(jiān)綜合管理系統(tǒng)項(xiàng)目管理是基本上成功的。

在信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程項(xiàng)目管理中，制定計(jì)劃容易，但使項(xiàng)目沿著既定的軌道前進(jìn)則比較困難，管理人的問題以及解決進(jìn)度計(jì)劃的沖突，是項(xiàng)目管理者的兩大挑戰(zhàn)。進(jìn)度計(jì)劃的作用是協(xié)調(diào)工作、分析變化，如果不根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行并進(jìn)行必要的控制，計(jì)劃就沒有什么意義。進(jìn)度控制在信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理中非常重要，也就是說有控制的計(jì)劃才能促進(jìn)項(xiàng)目的成功。

［1］信部規(guī)[2002]382 號(hào) 計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目經(jīng)理資質(zhì)管理辦法(試行)：第一條[Z].

［2］王樹平.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)[M].

［3］計(jì)算機(jī)產(chǎn)品與流通[M].

［4］[美]凱西·施瓦爾貝.IT 項(xiàng)目管理[M].