淺談煤礦項(xiàng)目建設(shè)前期檔案管理

劉艷秋

（淮北礦業(yè)集團(tuán)公司 檔案館，安徽 淮北235006）

淮北礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司坐落在安徽省淮北市，踞蘇魯豫皖四省接連之要沖，臥黃淮海之腹地，北接齊魯，南連江淮，橫跨淮北、宿州、亳州三市，是以煤炭和煤化工產(chǎn)品生產(chǎn)為主，多種經(jīng)營(yíng)、綜合發(fā)展的特大型企業(yè)集團(tuán)。 近年來(lái)，隨著淮北礦業(yè)集團(tuán)“大投入、大開發(fā)、大建設(shè)”步伐的不斷推進(jìn)，項(xiàng)目建設(shè)得到日臻健全和完善，項(xiàng)目檔案得到足夠重視，各項(xiàng)目建設(shè)單位也積累了不少工程檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)于項(xiàng)目前期檔案管理還存在一定的問(wèn)題， 沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。

項(xiàng)目前期檔案也叫工程準(zhǔn)備階段文件，是指工程開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過(guò)程中形成的文件材料。 前期檔案是工程項(xiàng)目檔案的重要組成部分，是工程建設(shè)的憑證性和基礎(chǔ)性文件材料，是一個(gè)主體單位永久保存的法律原始性憑證。 只有規(guī)范項(xiàng)目前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎(chǔ)，才能保證企業(yè)資產(chǎn)的完整。 筆者在淮北礦業(yè)集團(tuán)公司長(zhǎng)期從事檔案管理工作， 現(xiàn)結(jié)合實(shí)際，談?wù)勴?xiàng)目前期檔案管理存在的問(wèn)題以及對(duì)策。

1 項(xiàng)目前期檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 收集滯后

項(xiàng)目前期建設(shè)具有周期長(zhǎng)、階段多、涉及部門廣等特點(diǎn)，使項(xiàng)目前期檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)，由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，各部門只重視工程本身，輕視工程檔案，項(xiàng)目前期檔案的收集、整理與歸檔工作與項(xiàng)目建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了項(xiàng)目前期檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對(duì)前期項(xiàng)目檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，嚴(yán)重制約了單位經(jīng)濟(jì)和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

1.2 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

對(duì)項(xiàng)目前期檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，是做好項(xiàng)目前期檔案工作的前提和保證。 目前，各項(xiàng)目單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)項(xiàng)目前期檔案重要性的思想認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)項(xiàng)目前期檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳力度不強(qiáng)，且項(xiàng)目前期建設(shè)隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，各部門缺乏相互溝通交流，缺少專職檔案人員，檔案管理職責(zé)沒(méi)有落實(shí)到具體人員， 使檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清。

筆者所在集團(tuán)公司一家下屬機(jī)構(gòu)，在項(xiàng)目建設(shè)中期才配備檔案人員，且這名工作人員還同時(shí)身兼秘書、文書、業(yè)務(wù)招待員，根本沒(méi)有時(shí)間和精力投入到檔案工作中去，項(xiàng)目前期文件分散、流失嚴(yán)重，項(xiàng)目驗(yàn)收前多次到集團(tuán)公司檔案館及其它業(yè)務(wù)處室查閱、收集文件資料，經(jīng)過(guò)多部門合力協(xié)作，項(xiàng)目檔案方才順利通過(guò)驗(yàn)收考核。

由于項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作的專業(yè)性都很強(qiáng)，工程人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、 工作程序，缺乏對(duì)檔案管理的實(shí)踐能力， 也是導(dǎo)致項(xiàng)目前期檔案收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范的主要原因。

1.3 檔案管理體制不完善

由于項(xiàng)目建設(shè)初期機(jī)構(gòu)和人員配置不健全。 許多單位沒(méi)有設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)及專職檔案人員，沒(méi)有專門的檔案工作場(chǎng)所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。 檔案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理工作的需要，如沒(méi)有專門的庫(kù)房，檔案保管達(dá)不到“八防”要求，檔案管理極不完善，檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

2 正確認(rèn)識(shí)項(xiàng)目前期檔案工作的重要性

根據(jù)國(guó)家檔案局、 國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于印發(fā)〈重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法〉的通知》（檔發(fā)[2006]2 號(hào)）文件規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)整個(gè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。 同時(shí)還規(guī)定，檢查項(xiàng)目檔案，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷的方式。 抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100 卷，抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提出整改意見(jiàn)，要求項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對(duì)存在的問(wèn)題限期整改，并進(jìn)行復(fù)查。 復(fù)查后仍不合格的，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收，并由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提請(qǐng)有關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位 （法人）通報(bào)批評(píng)。 造成檔案損失的，應(yīng)依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。

由此可以看出，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。 此外，項(xiàng)目檔案對(duì)項(xiàng)目日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響項(xiàng)目發(fā)揮最大效益。

3 如何做好項(xiàng)目前期檔案管理工作

3.1 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程項(xiàng)目前期檔案工作

工程建設(shè)是百年大計(jì)， 項(xiàng)目前期檔案同樣是百年大計(jì)，有了工程沒(méi)有檔案將后患無(wú)窮。 工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。

3.2 加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目前期檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組， 建立檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強(qiáng)考核，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。

3.3 定期召開檔案工作會(huì)議

項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。 定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下一步工作。

3.4 加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，難成方圓”。 工程項(xiàng)目建設(shè)由于規(guī)模大、工期長(zhǎng)、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門或少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的。 因此，加強(qiáng)和完善有關(guān)的制度建設(shè)，就成為做好檔案管理工作的根本保障。

3.5 納入合同管理

堅(jiān)持將項(xiàng)目檔案工作納入合同管理，嚴(yán)格各單位歸檔責(zé)任，項(xiàng)目建設(shè)單位在與各參建單位簽訂設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等合同或協(xié)議中，一律明確檔案工作內(nèi)容，提出項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔的具體要求，理順歸檔渠道和管理職責(zé)，從源頭上保證項(xiàng)目前期檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3.6 建立責(zé)任處罰制度

實(shí)行檔案管理風(fēng)險(xiǎn)抵押，把責(zé)任分解到監(jiān)理、建設(shè)等各個(gè)層面，形成“責(zé)任追查處罰鏈”，推動(dòng)各項(xiàng)工作的落實(shí)。 各參建方在簽訂合同后即交付給建設(shè)方一定數(shù)額的檔案滯納金，如各方不按合同及時(shí)履行檔案移交、歸檔制度，建設(shè)方有權(quán)扣除其檔案滯納金，從而保障檔案工作規(guī)范有序開展。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著淮北礦業(yè)集團(tuán)公司轉(zhuǎn)型跨越發(fā)展和建設(shè)步伐的不斷加快，新的條件下對(duì)工程質(zhì)量提出了更高的要求，申獎(jiǎng)報(bào)杯是許多單位的努力目標(biāo)，也充分彰顯出項(xiàng)目檔案管理的重要性。 檔案管理人員應(yīng)該解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，在項(xiàng)目建設(shè)期間，大力提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，對(duì)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，讓檔案在項(xiàng)目中發(fā)揮重要作用，同時(shí)適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和項(xiàng)目建設(shè)的需求，推動(dòng)項(xiàng)目檔案管理提高到新的水平。