對新形勢下企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的思考

陳茂銀

（淮北礦業(yè)集團 臨渙選煤廠，安徽 淮北235000）

對于企業(yè)基層單位的檔案管理工作者來說，要在本職實踐中認真做到“完整、準確、高效、實用”，這是檔案管理工作在新形勢下為企業(yè)發(fā)展提供創(chuàng)新服務(wù)的任務(wù)和要求，也是每個檔案管理工作者必須深思慎行務(wù)求實效的重要課題。筆者作為一名有著多年工作經(jīng)歷的煤礦企業(yè)檔案管理人員，對此有著自己的體會和建議。我認為在當前新形勢下企業(yè)檔案管理工作的改革創(chuàng)新應(yīng)著眼于以下三個方面：

1 要注重革新檔案管理的服務(wù)手段

1.1 建立檔案室網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)

隨著企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，企業(yè)檔案部門可充分利用單位網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。國內(nèi)許多單位檔案室利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案室與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

1.2 完善電子文件的自動上傳收集

目前單位的很多工作都在電腦上完成，特別是一些技術(shù)改造項目，為了節(jié)約成本，很多技改資料保存在電腦里而不出紙質(zhì)材料。時間久了，或者人員調(diào)動，這些資料就丟失了，所以在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的課題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間內(nèi)將其收集，并在檔案部門的服務(wù)器上歸檔。

1.3 開展局域網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案室利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

2 要不斷實現(xiàn)服務(wù)領(lǐng)域上的成功擴展

2.1 逐步實現(xiàn)信息服務(wù)的主體多元化

由主要為企業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對企業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.2 積極促成企業(yè)檔案管理的服務(wù)多樣化

處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。檔案室的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)技術(shù)信息，幫助引進開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機會；開發(fā)服務(wù)信息，為企業(yè)維護合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

2.3 擴展新的職能，開拓新的服務(wù)項目

在市場經(jīng)濟的沖擊下，企業(yè)檔案管理工作原有的收集、整理、歸檔、保管、利用的基本職能顯得單一和片面。只有轉(zhuǎn)換擴大，發(fā)展和調(diào)整其服務(wù)職能，檔案管理才能在新形勢下求得發(fā)展的生機。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式是在室內(nèi)對用戶需求開展工作，如查閱圖紙、文件等，這些仍是今后應(yīng)該堅持做好的工作。從適應(yīng)市場經(jīng)濟的角度出發(fā)，適應(yīng)增加新的服務(wù)項目。如市場分析與預(yù)測，了解市場需求信息。在市場競爭中，一種產(chǎn)品的興衰往往受到價格、質(zhì)量、需求來進行，這就要求檔案工作者走出去，到市場實地考察，到用戶中掌握情況，從而改變那種四平八穩(wěn)的工作方式，增強適應(yīng)市場經(jīng)濟的工作能力。

3 要明察確立服務(wù)創(chuàng)新的主要任務(wù)

3.1 強化檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新中的基礎(chǔ)地位

在這三者之中，用是根本，管是手段，收是基礎(chǔ)。因此，檔案立館之基在于檔案資源建設(shè)，檔案服務(wù)之基在于檔案資源建設(shè)。正因為檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新工作中具有基礎(chǔ)性的地位，也就決定了要進一步深化檔案資源建設(shè)抓源頭的監(jiān)管理念，聚焦企業(yè)重大活動、重大事件、重要會議、重點建設(shè)項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的管理工作，全面推進常規(guī)歸檔與即時歸檔的相結(jié)合，大力開展廠史人物、廠史資料和社會媒體對企業(yè)單位工作報道等方面的征集工作，為企業(yè)發(fā)展積累精神財富。

3.2 檔案信息數(shù)字化是企業(yè)檔案服務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)建設(shè)

檔案信息數(shù)字化的主要目的是方便利用和保護檔案，這已不再是一個理論探索問題，而是一個如何創(chuàng)造條件，搶抓機遇，力爭支持的課題，是企業(yè)檔案服務(wù)創(chuàng)新一項重要的基礎(chǔ)性建設(shè)任務(wù)?？捎行Ю每s微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)，為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)提供有力支持。即通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件。同時將大量的紙質(zhì)文件經(jīng)過高倍縮集后制成很小的電子文件，通過數(shù)碼相機和光磁轉(zhuǎn)換實現(xiàn)對影像資料的高清晰處理，使其形成可用計算機識別、存儲和管理的電子文件，以從根本上解決紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力，克服檔案管理過程中的諸多矛盾，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

3.3 培養(yǎng)造就高素質(zhì)人才隊伍是檔案服務(wù)創(chuàng)新的根本保障

檔案部門能否真正發(fā)揮其應(yīng)有作用，關(guān)鍵在于人才，關(guān)鍵在于檔案管理工作者是否有所作為。因此，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進步，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。這就要求每一位檔案工作者都要有緊迫感和責任感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識，使自己成為檔案管理工作的能工巧匠。企業(yè)單位要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機制，以良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案管理工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的服務(wù)意識和默默無聞、無私奉獻的檔案人精神，要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。同時，還要堅持有計劃地培養(yǎng)和引進高學(xué)歷、高層次的檔案服務(wù)創(chuàng)新人才，從多方面和多角度打造一支勝任企業(yè)發(fā)展、高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)的檔案管理團隊。