芻議醫(yī)院檔案管理的信息化

胡桂琴

（十堰市中醫(yī)院，湖北 十堰 442012）

當前，隨著現(xiàn)代信息技術的迅猛發(fā)展，各行各業(yè)都已充分認識到信息技術對于提高工作效率和管理水平的重要作用。作為與醫(yī)院檔案管理相關的部門，必須順應時代的發(fā)展潮流，高度重視和認真思考醫(yī)院檔案管理的信息化建設問題，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，不斷促進醫(yī)院服務模式和管理水平的提高。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要意義

1.1 有利于原始檔案的保護

原始檔案是非常珍貴和重要的資料。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多以紙質(zhì)化的形式存在。隨著時間的推移，檔案資料日積月累，數(shù)量越來越多，占用了大量的儲存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高、使用效率低、原件容易損壞等問題。將醫(yī)院的各類檔案進行信息化手段處理后，一是可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用和借閱而導致原件的損壞甚至丟失；二是可以對檔案進行安全備份，做到有備無患；三是可以大大節(jié)省儲存空間，緩解醫(yī)院普遍存在的辦公場地不足的緊張狀況。

1.2 有利于改善檔案的歸檔方式

在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案部門要對各類文件進行及時的歸檔和整理。采用傳統(tǒng)的歸檔方式，不僅需要耗費大量的時間和人力，而且還需要大量的空間用于存貯檔案資料。將檔案進行信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來，有效提高工作效率，并且可以利用檔案軟件提供的功能和統(tǒng)一信息格式，隨時進行錄入、轉(zhuǎn)換和提取檔案信息，查閱文件的歸檔情況。若發(fā)現(xiàn)未及時歸檔的或不符合歸檔條件的材料也可以及時進行督促和整改，這樣就大大改善了檔案的歸檔方式，使檔案管理工作更加規(guī)范。

1.3 有利于檔案信息資源的利用和整合

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式不利于檔案信息資源的利用和共享。由于檔案存貯于不同的部門和醫(yī)療科室，給各部門相互調(diào)閱資料帶來了很大的不便。將檔案進行信息化處理后，各部門可以利用醫(yī)院的局域網(wǎng)方便快捷地查詢有關資料，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。

2 當前醫(yī)院檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 醫(yī)院檔案管理信息化建設的意識薄弱

受傳統(tǒng)觀念的影響和制約，我國一些醫(yī)院尤其是醫(yī)院的領導層對檔案管理信息化的重要性認識不足，導致檔案信息化建設的意識薄弱，不愿意對檔案信息化建設所必須的軟硬件設施進行投入，造成檔案管理還停留于傳統(tǒng)模式。

2.2 醫(yī)院檔案管理信息化建設的制度缺失

部分醫(yī)院在進行檔案管理信息化建設時，缺乏科學統(tǒng)一的檔案管理制度標準和模式，使得信息化建設領導和運行機制不健全，思路不清，職責不明，建設和管理處于混亂狀態(tài)。

2.3 醫(yī)院檔案信息化管理人員的素質(zhì)欠缺

目前，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)化的檔案管理培訓，對信息化的檔案管理知識不甚了解，導致其檔案管理的信息化素質(zhì)參差不齊，日常管理工作處于被動狀態(tài)，直接影響了醫(yī)院信息化檔案管理的科學和規(guī)范。

2.4 檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對落后

目前，我國關于檔案管理軟件方面的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術的發(fā)展，尤其是在醫(yī)院檔案管理軟件方面顯得更為欠缺。隨著醫(yī)療檔案數(shù)量和種類的快速增長，以及對檔案信息化的利用需求的不斷增加，單版機計算機檔案管理已經(jīng)無法適應當前形勢的發(fā)展，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級和更新。

2.5 標準化程度低

檔案管理信息化建設標準程度的高低是衡量醫(yī)院檔案管理信息化水平的重要標志，是保證歸檔信息有效利用的關鍵。當前，不少醫(yī)院的檔案管理信息化建設標準程度低，，醫(yī)院收費系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)、病歷病案系統(tǒng)、檢驗系統(tǒng)、影像檢查系統(tǒng)等部門系統(tǒng)不全一致，規(guī)格不一，不能通用，也與檔案管理系統(tǒng)存在著接口、存貯檔案數(shù)據(jù)方式不同和無法交換等問題，檔案信息資源無法實現(xiàn)共享。在各醫(yī)院的信息網(wǎng)絡建設中，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差。沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，醫(yī)院內(nèi)部的數(shù)據(jù)分析不統(tǒng)一，不能實現(xiàn)檔案信息共享的要求。

3 加強醫(yī)院檔案管理信息化建設的對策和建議

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，充分認識醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要性

由于醫(yī)院檔案管理的信息化管理對醫(yī)院的發(fā)展具有極其重要的意義。因此醫(yī)院上下尤其是醫(yī)院領導層要切實轉(zhuǎn)變觀念，充分認識到醫(yī)院檔案管理信息化建設對于促進醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的重要意義，確立科學完善的管理體制，從多方面推進信息化建設工作，促進醫(yī)院事業(yè)的長遠發(fā)展。

3.2 建立健全檔案信息化建設的管理制度

建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案信息化管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康和可持續(xù)發(fā)展。一是，要明確崗位職責，責任到人；二是，建立醫(yī)療檔案管理信息化規(guī)范體系。醫(yī)院應依據(jù)國家有關檔案信息化建設的規(guī)定和規(guī)范，建立規(guī)范化的檔案管理軟件，適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽，具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、借閱管理、權限控制、檢索瀏覽、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足醫(yī)院檔案的一體化管理、業(yè)務流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要，從而保證醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)、衛(wèi)生系統(tǒng)網(wǎng)和檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間的檔案信息存儲、交換工作的順利進行；三是，制定軟硬件定期維護制度，保證信息管理系統(tǒng)的正常運行；四是，制定科學的用戶權限管理制度，保證信息的安全性；五是，設立一定的獎罰機制，以此來激勵工作人員的責任心。

3.3 提高檔案管理人員的信息化技術和水平

現(xiàn)代化的檔案管理人才是實現(xiàn)檔案管理信息化的有力保證，因此必須提高檔案管理人員的信息化技術和水平。一是引進專業(yè)人才，尤其是引進既掌握檔案管理知識又通曉計算機和網(wǎng)絡技術的復合型人才，以此改變管理隊伍的素質(zhì)結(jié)構，做好人才儲備工作；二是對現(xiàn)有人員進行檔案管理信息化知識的培訓。要制定培養(yǎng)規(guī)劃和目標，實行人員的淘汰制度，培訓合格者才能上崗。

3.4 加強基礎設施建設

醫(yī)院要結(jié)合自身的經(jīng)濟實力，不斷加大對檔案信息化建設的投入力度，為檔案管理部門配備相應的存儲設備及軟、硬件設施，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的電子化、自動化管理，發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，提高工作質(zhì)量和效率。根據(jù)檔案館室建設標準，配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫房，購置工作必備的計算機、復印機、裝具、檔案密集架；解決保護檔案必需的空調(diào)、除塵器、消防器材、安全監(jiān)控器等設備裝置，為目標管理工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。

總之，醫(yī)院檔案管理信息化是社會主義市場經(jīng)濟下對醫(yī)院管理更加專業(yè)化和職業(yè)化的要求，是提升醫(yī)院市場競爭力的重要手段。加強檔案管理的信息化建設對于醫(yī)院領導決策科學化、醫(yī)院現(xiàn)代化建設以及提高醫(yī)院的工作效率和服務水平具有極其重要的意義。