淺談社保檔案管理現(xiàn)狀和工作分析

郎淑琴

（阜新市企業(yè)退休人員檔案管理中心，遼寧 阜新 123000）

1 檔案管理的重要性

1.1 隨著保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的逐步發(fā)展壯大，保險(xiǎn)檔案管理對(duì)維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定與參保人員的權(quán)益越來越密切相關(guān)。檔案涉及到參保人員的方方面面，而且與參保人員終身相關(guān)，在辦理社保業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的大量社會(huì)保險(xiǎn)檔案涉及每個(gè)參保人員的切身利益，關(guān)系到千家萬戶，是維護(hù)廣大參保人員根本權(quán)益不可替代的重要依據(jù)。如果忽視社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案缺失，必然給參保人員及參保單位造成不便，甚至影響到企業(yè)退休人的正常退休，進(jìn)而社會(huì)保險(xiǎn)基金安全就不會(huì)得到有效保障，廣大參保人員的合法權(quán)益就有可能遭受侵害，社會(huì)保險(xiǎn)也就無法得到科學(xué)發(fā)展。因此，社保檔案管理工作就顯得猶為重要。

1.2 保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案也是國(guó)家檔案系統(tǒng)資源的重要組成部分，國(guó)家的有關(guān)保險(xiǎn)政策修訂、制定等也要參考保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，做詳細(xì)的調(diào)查研究后，逐步出臺(tái)合理的政策，最大限度的保障參保單位及參保個(gè)人的利益。保險(xiǎn)職工的工作調(diào)轉(zhuǎn)、患病報(bào)銷醫(yī)藥費(fèi)、繳納保險(xiǎn)費(fèi)、個(gè)人賬戶資料維護(hù)等業(yè)務(wù)都需要完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的好壞，直接影響到參保人的切身利益。

2 社保檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況，普遍存在。保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員積極主動(dòng)性意識(shí)差，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的場(chǎng)所小，不能完全滿足辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)需要。著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量的逐步加大，有的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)實(shí)施了檔案的微機(jī)化管理，但由于軟、硬、人三者沒有實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，有的缺乏相應(yīng)軟件，有的缺乏專業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。

2.2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作作為加強(qiáng)社保經(jīng)辦能力建設(shè)，提升社保經(jīng)辦管理工作水平的重要內(nèi)容，積極推進(jìn)本地區(qū)社保檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)，在為廣大參保人員提供優(yōu)質(zhì)檔案利用服務(wù)的同時(shí)，不斷提升社保檔案管理水平，使檔案管理服務(wù)與各項(xiàng)經(jīng)辦管理服務(wù)整體推進(jìn)、協(xié)調(diào)發(fā)展，保證了業(yè)務(wù)檔案管理工作的正常開展。

3 社保檔案管理的問題分析

3.1 社保經(jīng)辦人員科班出身的少，學(xué)歷比較低，他們對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理知識(shí)和有關(guān)國(guó)家政策、方針、文件知之甚少。該歸檔的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案沒有及時(shí)歸檔，業(yè)務(wù)檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重，不能認(rèn)真執(zhí)行保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理、使用的具體操作規(guī)范，容易發(fā)生檔案丟失、或者泄密現(xiàn)象，給國(guó)家或者個(gè)人造成不必要的損失。另外人的精力是有限的，這樣的管理只能是泛泛的做些表面工作，將管理的紙質(zhì)材料放入檔案盒，電子文檔直接拷貝入電腦，不能做詳細(xì)的分類歸檔。

3.2 檔案管理所需工作場(chǎng)地面積不足，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門必須建有專門的、相互獨(dú)立的檔案庫(kù)區(qū)、辦公區(qū)、查閱區(qū)，并對(duì)各個(gè)區(qū)域的面積有明確規(guī)定。部分地區(qū)在檔案管理工作場(chǎng)地建設(shè)方面都沒能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，也沒有做到檔案庫(kù)房、辦公、閱覽三分開的要求。

3.3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國(guó)不一樣的類別社會(huì)保險(xiǎn)檔案分別歸屬不同的部門管理，形成了多頭管理問題，且各部門之間資訊溝通困難。不少社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，一個(gè)人的保險(xiǎn)資料分別保存在不同的機(jī)構(gòu)，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室，且管理辦法各異，沒有一個(gè)完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個(gè)人的全部社會(huì)保障檔案資訊。保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案沒有按照具體的業(yè)務(wù)需要進(jìn)行分類匯總，存檔建立的目錄非常簡(jiǎn)單，內(nèi)容不具體，日常管理起來非常混亂，查詢、更新非常困難，容易造成事倍功半的現(xiàn)象。

3.4 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作自啟動(dòng)以來，大部分地區(qū)先后制定了部分社保檔案管理工作制度，部分工作制度已上墻，但與檔案收集、整理、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀等社保檔案全過程管理的要求相比，檔案管理各項(xiàng)制度還需進(jìn)一步完善。各地啟動(dòng)社保檔案管理工作的時(shí)間不一，起點(diǎn)不同，由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案裝具不一致，裝具標(biāo)識(shí)不規(guī)范。

4 規(guī)范社保檔案管理意見和建議

4.1 在全社會(huì)加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社保檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會(huì)保障意識(shí)，加大對(duì)社保檔案工作的重視程度，加大資金及人力投入，切實(shí)解決社保檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫(kù)房緊張等實(shí)際問題，為建設(shè)和完善社保檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

4.2 人力資源社會(huì)保障部和國(guó)家檔案局制定保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理具體要求，對(duì)檔案的日常管理的規(guī)章制度、經(jīng)辦人員的操作章程、業(yè)務(wù)管理的具體執(zhí)行部門做詳盡的規(guī)定，將保險(xiǎn)檔案工作納入規(guī)范化管理、形成制度，并把此項(xiàng)做為考核該部門領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)指標(biāo)。根據(jù)社保檔案的特點(diǎn)和社保工作的發(fā)展，改進(jìn)和完善我國(guó)的社保檔案工作。

4.3 通過走出去、請(qǐng)進(jìn)來的辦法，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓(xùn)。盡可能的創(chuàng)造機(jī)會(huì)，提供便利條件，鼓勵(lì)檔案管理人員參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。組織管理人員學(xué)習(xí)兄弟單位的先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)一批高水平、業(yè)務(wù)能力突出的復(fù)合型人才。提高職工熱愛保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作崗位、鉆研業(yè)務(wù)的積極性，提高自身素質(zhì)和能力，適應(yīng)社會(huì)的不斷發(fā)展，滿足社保檔案管理工作的需要。通過典型示范引領(lǐng)，加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育工作打造階梯形管理人才隊(duì)伍，保證檔案管理工作有穩(wěn)定的工作團(tuán)隊(duì)，造就業(yè)務(wù)水平高、管理能力強(qiáng)、有親和力的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理隊(duì)伍。

4.4 大力加強(qiáng)社保檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)，實(shí)行社保檔案的管理科學(xué)規(guī)范。加強(qiáng)對(duì)社保檔案的形成、整理、保管、利用各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社保檔案管理規(guī)范，努力促進(jìn)社保檔案信息資源的整合與共享，提高社保檔案的管理效率，使其成為開展社會(huì)保障工作的有力工具。

4.5 工作中形成的文字材料、業(yè)務(wù)報(bào)表等及時(shí)歸檔，按照集中統(tǒng)一管理的工作要求登記造冊(cè)。加強(qiáng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門的溝通、交流、合作，避免各個(gè)職能部門間重復(fù)勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)保險(xiǎn)檔案的統(tǒng)一集中管理。檔案管理部門購(gòu)買實(shí)用性強(qiáng)的辦公設(shè)備，安排專門人員錄入保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，建立保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息資源的科學(xué)整合和有效利用。

4.6 推進(jìn)社保業(yè)務(wù)檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理信息化與社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)處理信息化實(shí)時(shí)對(duì)接，做到業(yè)務(wù)檔案歸檔實(shí)時(shí)化，管理電子化。通過采取自動(dòng)化手段，在不斷提高業(yè)務(wù)檔案服務(wù)效能的同時(shí)，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案主動(dòng)防范風(fēng)險(xiǎn)、保證社保經(jīng)辦整體安全的職能，以實(shí)現(xiàn)建設(shè)統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理體系模式，不斷提高社保業(yè)務(wù)檔案管理水平。

5 結(jié)語

和諧穩(wěn)定的社會(huì)需要健康向上社會(huì)保障體系，這就需要廣大檔案管理人員付出辛苦，加強(qiáng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理，有效地遏制了社會(huì)保險(xiǎn)基金的流失，提高保險(xiǎn)工作效率。加強(qiáng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理也為領(lǐng)導(dǎo)工作方針制定、工作考查、企業(yè)改制等方面決策起到指導(dǎo)作用，推進(jìn)了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。認(rèn)真作好退休人員的檔案管理工作，切實(shí)維護(hù)好退休人員的相關(guān)利益，對(duì)檔案管理工作做到從國(guó)家到地方，再到個(gè)人，都能認(rèn)真負(fù)責(zé)，以提升對(duì)社保檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好的促進(jìn)社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。