淺談項(xiàng)目管理中的采購(gòu)成本控制

張蕊

（廈門(mén)大學(xué)嘉庚學(xué)院，福建 漳州 363105）

1 項(xiàng)目管理中采購(gòu)過(guò)程中成本控制的方法

在項(xiàng)目管理中，比較重要的一項(xiàng)就是對(duì)于采購(gòu)的成本控制，采購(gòu)直接關(guān)系到項(xiàng)目的材料成本控制、項(xiàng)目的質(zhì)量和安全等，所以要使用科學(xué)的管理方法，按照規(guī)定的程序進(jìn)行采購(gòu)管理。

1.1 實(shí)施項(xiàng)目分類(lèi)控制

在項(xiàng)目管理的過(guò)程中，要根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)不同，承包商的特點(diǎn)不同，采取不同的采購(gòu)管理模式，從而可以有針對(duì)性的對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的成本控制。

1.2 制定管理制度化

在項(xiàng)目管理過(guò)程中，采購(gòu)成本的高低直接決定了項(xiàng)目的成本，所以要建立完善的采購(gòu)成本管理制度，從采購(gòu)的價(jià)格、方式和檢驗(yàn)等方面逐漸的完善，制定出合理的程序標(biāo)準(zhǔn)，從而可以對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行科學(xué)合理的控制，進(jìn)而控制整個(gè)項(xiàng)目成本。在采購(gòu)的過(guò)程中，首先要進(jìn)行比價(jià)采購(gòu)，這是可以降低價(jià)格的最為有效的手段。其次，要進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督管理，在確保質(zhì)量的前提下?tīng)?zhēng)取價(jià)格的最低化，以最低的價(jià)格獲取最高質(zhì)量的采購(gòu)指標(biāo)。采購(gòu)程序是整個(gè)項(xiàng)目管理的重中之重，是項(xiàng)目管理中成本控制的基礎(chǔ)，只有在采購(gòu)上進(jìn)行合理的成本控制，才能夠保證項(xiàng)目后期的成本。

建立完善的采購(gòu)制度,在采購(gòu)過(guò)程中暗箱操作的非法行為時(shí)常發(fā)生，因此在對(duì)采購(gòu)價(jià)格、方式、質(zhì)量檢驗(yàn)等方面做出具體的規(guī)定，這樣就有效的規(guī)避了暗箱操作的行業(yè)，從而有效的降低采購(gòu)成本。

比價(jià)采購(gòu)的制定。在項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程中，價(jià)格是十分重要的，因此在采購(gòu)時(shí)要以?xún)r(jià)格進(jìn)行比較，從而達(dá)到降低采購(gòu)價(jià)格的目的。同時(shí)在比價(jià)采購(gòu)中，力求在保證質(zhì)量的前提下，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)測(cè)，從而有效的控制采購(gòu)成本。比較價(jià)格有效的實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)過(guò)程中的公開(kāi)化，對(duì)隱蔽的違規(guī)行為很難進(jìn)行，從而有效的規(guī)避了項(xiàng)目管理中的漏洞，不僅達(dá)到控制采購(gòu)成本的目的，同時(shí)也有效的保證了利益的最大化。比價(jià)購(gòu)銷(xiāo)是一種更為科學(xué)、規(guī)范的價(jià)格決策機(jī)制，與“貨比三家”有本質(zhì)上的區(qū)別，其操作方法和檢驗(yàn)監(jiān)督機(jī)制都更為健全。

把握費(fèi)用的嚴(yán)格審批。在采購(gòu)成本中采購(gòu)經(jīng)費(fèi)和倉(cāng)庫(kù)經(jīng)費(fèi)也占有一定的比例，這二項(xiàng)費(fèi)用如果不實(shí)施控制，也會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)成本的增加，因此在比價(jià)采購(gòu)的條件下，盡可能的就近采購(gòu)，這樣采購(gòu)過(guò)程中一些運(yùn)雜費(fèi)將會(huì)減少，同時(shí)倉(cāng)庫(kù)經(jīng)費(fèi)也會(huì)有所降低。

1.3 嚴(yán)格按程序采購(gòu)

控制材料成本的關(guān)鍵是采購(gòu)過(guò)程,只有堵住材料采購(gòu)過(guò)程的漏洞才能進(jìn)一步降低采購(gòu)成本。需要注重以下兩點(diǎn)：

一是采購(gòu)程序公開(kāi)化。生產(chǎn)部門(mén)要制訂詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，計(jì)劃外的材料一律不許采購(gòu)，這樣從計(jì)劃的制訂上就實(shí)行嚴(yán)格的成本控制，有利的杜絕了采購(gòu)成本的數(shù)量。同時(shí)根據(jù)生產(chǎn)用料的要求，供應(yīng)部對(duì)供應(yīng)商的選擇要進(jìn)行嚴(yán)格的調(diào)研，確保材料的合格率，對(duì)于不合格的材料不僅要追究采購(gòu)人的責(zé)任，還要進(jìn)行退貨，從而保證材料的質(zhì)量達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

二是采購(gòu)過(guò)程參與人員多極化。對(duì)于采購(gòu)的決策需要科長(zhǎng)、計(jì)劃員和采購(gòu)員三個(gè)以上才可進(jìn)行，決策完的采購(gòu)計(jì)劃即使采購(gòu)員不在時(shí)，其他人也可進(jìn)行代辦，這樣有利的保證了采購(gòu)的程度化，同時(shí)對(duì)采購(gòu)過(guò)程也有利于實(shí)現(xiàn)控制。

1.4 加強(qiáng)采購(gòu)材料會(huì)計(jì)核算工作

項(xiàng)目管理過(guò)程中應(yīng)設(shè)置采購(gòu)材料科，詳細(xì)核算材料的計(jì)劃價(jià)、實(shí)際價(jià)、材料差異、運(yùn)雜費(fèi)等采購(gòu)成本，以加大材料采購(gòu)的監(jiān)控力度。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，材料市場(chǎng)根據(jù)市場(chǎng)供求關(guān)系的情況價(jià)格浮動(dòng)較大，這樣不同時(shí)間內(nèi)的價(jià)格和計(jì)劃價(jià)格就會(huì)有一定的差額，上升或是下降的幅度較大，因此通過(guò)計(jì)劃價(jià)格的調(diào)整和材料采購(gòu)核算工作的加強(qiáng),不僅有效的降低了成本，同時(shí)也有利于對(duì)采購(gòu)部門(mén)業(yè)績(jī)的考核。

1.5 信息多元化，利于掌握可降空間

在信息時(shí)代，競(jìng)爭(zhēng)取勝還要靠及時(shí)準(zhǔn)確的信息，項(xiàng)目管理中采購(gòu)的成本控制也同樣需要有及時(shí)準(zhǔn)確的信息。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，與信息傳遞,可第一時(shí)間了解并掌握更多供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、供貨能力、質(zhì)量、信譽(yù)及資金實(shí)力情況。

另一方面，對(duì)一些專(zhuān)用物資,通過(guò)各種方式掌握其制造成本，了解可降價(jià)的空間。通過(guò)現(xiàn)代化的這些信息準(zhǔn)備,既為降低材料價(jià)格的談判爭(zhēng)取到主動(dòng)權(quán),又不至于在談判中把供應(yīng)商遇到賠錢(qián)的地步，使雙方均能從中獲利,加強(qiáng)了雙方的友好合作。但是，在項(xiàng)目管理中不管采用怎樣的方法控制物資采購(gòu)成本，都必須注意：成本控制與項(xiàng)目中所有部門(mén)、員工都密切相關(guān)；要有完善的內(nèi)部控制制度、適合項(xiàng)目自身的財(cái)務(wù)制度和薪資制度。

2 制定采購(gòu)預(yù)算與估計(jì)成本

制定預(yù)算的行為就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面，也是組織政策的一種延伸，還是一種控制機(jī)制,起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。

制定采購(gòu)預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購(gòu)行為之前對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對(duì)采購(gòu)實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購(gòu)預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中資源的調(diào)配,供應(yīng)商是項(xiàng)目采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分，項(xiàng)目采購(gòu)時(shí)應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會(huì)，一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對(duì)采購(gòu)成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面應(yīng)注意兩方面問(wèn)題。

3 針對(duì)全流程控制總成本

在探討項(xiàng)目采購(gòu)管理中降低成本的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)該確立采購(gòu)全流程成本的概念，應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)流程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)的價(jià)格。獲得了低價(jià)的采購(gòu)物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無(wú)疑是獲得了成本上的利益。同時(shí)，降低采購(gòu)成本不僅指降低采購(gòu)項(xiàng)目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會(huì)體現(xiàn)在項(xiàng)目采購(gòu)管理的利潤(rùn)之中的。

結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目管理中采購(gòu)成本的控制，要貫穿于采購(gòu)的全過(guò)程，同時(shí)對(duì)采購(gòu)的全過(guò)程實(shí)施動(dòng)態(tài)的監(jiān)控，從而達(dá)到整個(gè)項(xiàng)目管理中總成本的控制和降低，所以在項(xiàng)目管理過(guò)程中要建立全流程的成本概念，從而在采購(gòu)過(guò)程中發(fā)掘無(wú)處不在的降低成本的機(jī)會(huì)。

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