建立電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的意義

白國海

(七臺河市新興區(qū)安全征稅監(jiān)督管理局，黑龍江 七臺河154600)

電子檔案是現(xiàn)代計算機技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案管理的最新發(fā)展方向之一?，F(xiàn)結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點，探討電子檔案在煤礦企業(yè)檔案管理中的意義。

1 檔案管理的目的和功能

“檔案是歷史的原始記錄，或者說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”。檔案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是為了開發(fā)與利用檔案，因此能否很好地開發(fā)與利用檔案是衡量檔案管理成功的重要內(nèi)容之一。

2 煤礦企業(yè)檔案管理的特點

2.1 信息的廣泛性

煤礦檔案包括科技檔案、文書檔案、財務檔案等?？萍紮n案包括礦建、采煤、掘進、機電、運輸、通風、地質(zhì)等檔案。信息量巨大是其特點之一。

2.2 使用的頻繁性

煤礦檔案使用頻繁，特別是科技檔案的使用，幾乎每時每刻都和一線生產(chǎn)緊密聯(lián)系，例如煤礦作業(yè)規(guī)程、安全技術(shù)措施、機電設備檔案等，其使用頻繁性遠遠大于其他行業(yè)。

3 電子檔案的最新發(fā)展和應用

電子檔案這一概念出現(xiàn)于近10 年。所謂電子檔案就是電子文件的檔案管理。美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息，可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！?/p>

1996 年12 月，國家科委在北京召開了全國CAD 應用工程工作會議。1996 年9 月成立了電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組。1998 年1月9 日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出： 要在1997 年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》(試行稿)的基礎(chǔ)上，在35 個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。1998 年8 月11 日—13 日，國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善?？梢姡嘘P(guān)電子檔案及其管理問題的研究與應用正在廣泛開展。

4 電子檔案與傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點

4.1 電子檔案的優(yōu)缺點

電子檔案的優(yōu)點在于：存在形式一般為磁盤(硬盤)及光盤等有形介質(zhì)，存取方便，占用空間小，存儲容量大，便以攜帶和傳輸，可和計算機直接連接，可通過網(wǎng)絡進行遠程傳輸，復制方便，便于檢索和查閱。

其缺點是保存時間短(與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15 年)，保密性差，保存條件高(需防磁、防塵、防高溫、防物理和化學損傷等)，閱讀不方便。

4.2 傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點

傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)點在于：保存時間長，保密性好，占用空間大，閱讀方便。

其缺點是占用空間大，存儲容量小，不便以攜帶和傳輸，復制困難，保存條件高(需防蟲、防水、防高溫、防物理和化學損傷等)。

5 電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的現(xiàn)實意義

從以上分析和比較可以看出，電子檔案具有比傳統(tǒng)紙張檔案更多的優(yōu)點。特別是結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點，在檔案的應用方面，電子檔案更具互補的優(yōu)點，便于攜帶，可直接通過網(wǎng)絡進行遠程傳輸，復制方便，便于檢索和查閱。具體在實踐中有以下的意義：

1）煤礦企業(yè)應當結(jié)合檔案管理的最新發(fā)展，建立電子檔案系統(tǒng)，實行電子檔案和傳統(tǒng)紙張檔案雙檔案系統(tǒng)。傳統(tǒng)紙張檔案以完成檔案管理“不使其散失和安全保存”的目的為主，電子檔案以完成“開發(fā)與利用”的目的為主。雙檔案系統(tǒng)不僅有利于傳統(tǒng)紙張檔案的安全保存，更有利于檔案的開發(fā)與利用。

2）電子檔案系統(tǒng)應配備專門的計算機和存儲器(硬盤、光盤)、掃描儀、照相機、打印機等。還應配備專門電子檔案室，由專人負責管理和維護。計算機用以對電子檔案的管理，存儲器(硬盤、光盤)用于電子檔案的存儲，掃描儀、照相機用于傳統(tǒng)紙張檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)換。

3）可以把科技檔案(包括規(guī)程、措施、圖紙等)和文件等全部數(shù)字化存檔。通過計算機和專門的管理軟件分類管理。應用和查閱一般以電子文檔的形式給出。存儲格式以Word、CAD 等通用格式為主，便于查閱。

4）利用或建立煤礦企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，使所有的電子檔案可以通過網(wǎng)絡查詢。各生產(chǎn)隊組的技術(shù)員可以隨時通過電腦終端查閱電子檔案室的授權(quán)文件。

5）為加強保密管理，可以設立權(quán)限，利用密鑰來管理。為了防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進行訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進行身份驗證，如有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進行相關(guān)的業(yè)務訪問。如果驗證不合格，該用戶就會被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。

6）為了建立完善的電子檔案系統(tǒng)和有效的服務系統(tǒng)，需要加強人才的專門培養(yǎng)。檔案信息電子化要求管理人員具備較高的知識層次和先進技術(shù)水平，而不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代化高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才更為稀缺。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，以至于現(xiàn)代化設備不能充分發(fā)揮作用。

7）可實現(xiàn)辦公自動化、無紙化，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程，可在計算機和通訊線路中進行。這樣檔案的前身以機讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多以磁盤為載體的機讀形式。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。

8）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存。利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。

9）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導及各個部門，可擴大社會影響，拓寬服務范圍，檔案部門的地位自然也會得到提高。

10）煤礦企業(yè)檔案信息電子化可使檔案信息順利與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但煤礦檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，更好地為生產(chǎn)一線服務。