淺談如何做好水利工程建設(shè)項目檔案管理工作

石紹娟

（深圳市北部水源工程管理處，廣東 深圳 518110）

引言

社會的發(fā)展離不開水利工程，水利工程直接影響著農(nóng)業(yè)、電力、水路運輸?shù)刃袠I(yè)的發(fā)展，水利工程建設(shè)項目受到的關(guān)注程度越來越高，因此從各方面提高水利工程的質(zhì)量成為了當(dāng)前的主要工作。本文從水利工程建設(shè)項目檔案管理的角度進(jìn)行了分析，以通過做好水利工程建設(shè)項目檔案管理的工作，來進(jìn)一步提高水利工程建設(shè)項目的質(zhì)量，現(xiàn)將研究結(jié)果分析如下。

1 水利工程建設(shè)項目檔案管理的意義

水利工程建設(shè)項目所涉及的方面頗多，檔案管理是水利工程建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，它貫穿于水利工程建設(shè)的整個流程中，主要包括記錄兩方面的內(nèi)容。

1.1 水利工程建設(shè)中的資料

例如工程建設(shè)的流程、原材料的信息、質(zhì)量分析、工程質(zhì)量各階段驗收信息等。

1.2 在水利工程建設(shè)完成后試運行的資料

建立完善的檔案，可以在人們需要查詢相關(guān)信息時獲得詳細(xì)的資料，不僅在發(fā)生問題糾紛時有據(jù)可查，而且在水利工程的后續(xù)使用中遇到的維修和管理，原始檔案也起著非常重要的作用。

2 水利工程建設(shè)項目檔案管理存在的問題

做好水利工程建設(shè)項目檔案管理具有重要的意義，我國的水利工程建設(shè)項目取得了較快的發(fā)展，雖然檔案管理工作也取得了一定的成績，不過仍然存在著許多的問題，下面對這些問題進(jìn)行詳細(xì)分析。

2.1 檔案管理制度不健全

水利工程建設(shè)單位往往重視工程的施工建設(shè)工作，對文字的記錄工作重視程度不夠，因此在檔案的管理過程中存在許多的問題，從而導(dǎo)致信息資料的內(nèi)容不夠詳細(xì)，缺乏相應(yīng)的重點項目，往往只是進(jìn)行膚淺的描述，沒有進(jìn)行深入的分析，而且資料的整理也不夠及時，最終使檔案的管理在日常工作中表現(xiàn)出一定的滯后性，這些問題的根本原因是由于管理制度不健全導(dǎo)致的。

2.2 缺乏檔案管理人才

在水利工程檔案管理的人員構(gòu)成方面，大致可以分為兩類，一類是年齡較大的管理人員，通常是長期在水利工程建設(shè)中工作的人員，這部分人員專業(yè)知識水平更新較差，不擅長進(jìn)行專業(yè)的檔案管理，另一類是剛進(jìn)入工作崗位的管理人員，這部分人員缺乏相關(guān)的經(jīng)驗，無法保證檔案的管理質(zhì)量。因此，由于水利工程建設(shè)單位缺乏相關(guān)的檔案管理人才，使檔案的管理工作沒有很好地落實[1]。

2.3 檔案信息收集存在問題

水利工程建設(shè)項目涉及的方面很多，檔案管理人員往往是利用工程負(fù)責(zé)人員送交的資料進(jìn)行檔案整理，沒有親自進(jìn)行檔案的收集，因此無法對檔案信息的完整性和真實性進(jìn)行辨別。另外，檔案信息收集的工作大多放在了工程的后期，在工程的施工前期和施工過程中對檔案信息的收集不夠重視，這種信息收集方式很容易使收集到的信息不夠全面，漏掉相關(guān)重要的問題信息。

2.4 檔案管理的方式落后

當(dāng)前計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，計算機在各領(lǐng)域得到了應(yīng)用，不過在水利工程的檔案管理工作中，計算機的應(yīng)用水平仍然不高，許多水利工程建設(shè)單位仍然采取傳統(tǒng)的文字資料存檔的方式，而且在一些應(yīng)用了計算機管理的水利工程建設(shè)單位中，也僅僅是將計算機作為一個記錄的工具，沒有形成利用計算機進(jìn)行檔案管理的模式，這種落后的檔案管理方式無法適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的信息社會。

3 進(jìn)一步完善水利工程建設(shè)項目檔案管理的對策

通過以上對水利工程建設(shè)項目檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)問題是多方面的，有制度方面的因素，也有管理人員方面的因素。為了通過加強檔案管理來提高檔案管理的成效，本文提出了以下幾方面對策，下面進(jìn)行詳細(xì)分析。

3.1 健全管理制度

從水利工程建設(shè)單位的管理方面考慮，要進(jìn)一步健全檔案的管理制度，以完善的制度來約束檔案管理部門的工作，建立一定的約束和激勵制度，將責(zé)任落實到各管理人員的崗位上，將檔案管理的工作細(xì)致化、科學(xué)化，在發(fā)現(xiàn)問題時可以對崗位人員進(jìn)行量化考核，從而使檔案管理人員能夠認(rèn)真遵守制度，做好檔案管理工作。

3.2 提高相關(guān)管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)是檔案管理的核心，因此要進(jìn)一步提高水利工程建設(shè)項目檔案管理人員的素質(zhì)。要對長期在檔案管理部門的人員，要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，使其不斷適應(yīng)新的業(yè)務(wù)和工作，掌握檔案的管理工作；要對剛進(jìn)入檔案管理部門的人員，加強各方面的學(xué)習(xí)，不斷適應(yīng)工作的需要。在水利工程建設(shè)單位從內(nèi)部提升人員素質(zhì)的同時；要加強與外部的聯(lián)系，定期組織人員學(xué)習(xí)其他單位的檔案管理方法和經(jīng)驗，進(jìn)一步完善本單位的檔案管理工作。

3.3 改進(jìn)檔案信息的收集方式

由于水利工程建設(shè)是一個復(fù)雜的過程，傳統(tǒng)的檔案信息方式往往無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，因此要進(jìn)一步改進(jìn)檔案信息的收集方式，本文提出了以3種檔案信息的收集方式。

3.3.1 追蹤收集法

這種收集方式適用于水利工程建設(shè)期限較短的工程，檔案管理人員可以追蹤工程的建設(shè)進(jìn)度，在現(xiàn)場對工程管理人員進(jìn)行詢問，隨著工程進(jìn)度的進(jìn)行收集檔案信息，并且可以對相關(guān)技術(shù)部門的信息資料得以驗證，保證信息資料的正確性和完整性。這種檔案信息的收集方法使信息收集的質(zhì)量較高，但是需要花費檔案管理人員較大的精力。

3.3.2 分段收集法

相對于追蹤收集法，分段收集法適用于水利工程建設(shè)期限較長的工程，一些大型的水利工程往往需要跨年來完成，因此檔案管理人員要與技術(shù)部門取得聯(lián)系，根據(jù)工程的進(jìn)度將檔案信息收集的過程進(jìn)行劃分，將復(fù)雜的問題簡單化，從而跟進(jìn)每一段工程的檔案信息收集，確保工程整體信息的完整性。

3.3.3 強制收集法

由于水利工程建設(shè)項目十分復(fù)雜，有時需要臨時聘用大量的承包單位，在對這些單位的檔案信息收集時往往出現(xiàn)問題，因此要采取強制收集法來加強這部分單位的管理。具體做法為，在水利工程開始前，承包單位向檔案管理部門繳納一定的押金，在承包單位配合檔案管理人員完成信息收集后，在工程竣工后退回這部分押金[2]。

3.4 加強對檔案管理的資金投入

在檔案管理部門建立和完善健康檔案的管理過程中，水利工程建設(shè)單位要進(jìn)一步加強資金投入，增加相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施，使檔案管理工作得以順利開展，另外還可以設(shè)置專項資金用于獎勵表現(xiàn)突出的人員，從而提高檔案管理部門人員的工作積極性。

3.5 建立檔案的信息化管理模式

為了進(jìn)要一步完善健康檔案的管理與監(jiān)督制度，提高檔案的管理效率，通過加強資金投入增加了相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施后，水利工程建設(shè)單位要建立統(tǒng)一的信息平臺，利用先進(jìn)的信息化管理模式對相關(guān)檔案進(jìn)行管理[3]。另外，通過建立檔案的信息化管理模式，也有利于相關(guān)政府部門對水利工程建設(shè)單位開展監(jiān)督工作，使水利工程建設(shè)單位進(jìn)一步向規(guī)范化方向發(fā)展。

4 結(jié)語

在水利工程不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作的地位將會不斷加強。檔案管理作為一項基礎(chǔ)性的工作，也是水利工程建設(shè)單位最重要的工作之一，通過本文的分析可以看出，在解決各項基礎(chǔ)性問題后，建立檔案的信息化管理模式是完善檔案管理的最有效途徑，希望本文的分析能夠?qū)λこ探ㄔO(shè)項目檔案管理的進(jìn)一步完善提供一些參考和借鑒。

[1] 王軍保.淺談如何做好水利工程檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2012（28）：134.

[2] 宋延齡.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國西部科技，2011（6）：84.

[3] 梁毅.加強現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的幾點建議[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2012（12）：173.