公共圖書館人本管理語境下的時(shí)間管理

孫德艷

（肇源縣圖書館 黑龍江 大慶 166500）

時(shí)間管理是有目標(biāo)地應(yīng)用可靠的技巧，合理有效地利用可以支配的時(shí)間。時(shí)間管理的目的就是將時(shí)間投入與目標(biāo)相關(guān)的工作，達(dá)到“三效”,即效果、效率、效能。效果，是確定的期待結(jié)果；效率，是用最小的代價(jià)或花費(fèi)所獲得的結(jié)果；效能，是用最小的代價(jià)或花費(fèi)，獲得最佳的期待結(jié)果。

一、要有明確的目標(biāo)，制定公共圖書館發(fā)展戰(zhàn)略

做正確的事情，勝于正確地做事情。先把事情做對(duì)，再把事情做好。這是每一位管理者，必須牢記的原則。把事情做對(duì)，是保持與組織目標(biāo)一致的關(guān)鍵。而把事情做好，是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的途徑。如果方向錯(cuò)了，工作效率越高，偏離組織目標(biāo)越遠(yuǎn)。節(jié)省時(shí)間最重要的是找準(zhǔn)方向。目標(biāo)在東方，我們卻朝向西方，速度越快，浪費(fèi)的時(shí)間就越多。其次是選擇合適的方法，方法得當(dāng)事半功倍，方法不當(dāng)事倍功半。方法好，時(shí)間就用的少，方法不好，時(shí)間就用的多。

圖書館一定要制定長、中、短期計(jì)劃與規(guī)劃，要制定發(fā)展戰(zhàn)略。制定戰(zhàn)略性長期規(guī)劃是管理的必要程序之一。此規(guī)劃通常也稱作戰(zhàn)略計(jì)劃，一般是對(duì)今后3至10年所做的長遠(yuǎn)打算。它考慮的是機(jī)構(gòu)將采取哪些步驟，如何取得預(yù)期的變化和效果。有專家給戰(zhàn)略計(jì)劃下的定義是：通過規(guī)劃在給定的一段時(shí)期內(nèi)，機(jī)構(gòu)將通過哪些行動(dòng)步驟改變現(xiàn)狀，達(dá)到期望的目的。相比之下，短期計(jì)劃覆蓋的時(shí)間范圍比較小，比如今后一兩年、年度預(yù)算、設(shè)施更新計(jì)劃、某項(xiàng)特定業(yè)務(wù)的開發(fā)計(jì)劃——如網(wǎng)上搜索服務(wù)上馬計(jì)劃，都屬于短期計(jì)劃的例子。

制定戰(zhàn)略計(jì)劃的動(dòng)機(jī)很多。它可以是尋求改變機(jī)構(gòu)的發(fā)展方向，把資源(人力、經(jīng)費(fèi)等)轉(zhuǎn)移到更重要的項(xiàng)目上、獲取更佳的決策信息、優(yōu)化內(nèi)部部門之間的協(xié)調(diào)；更好地了解周遭環(huán)境變化，制定現(xiàn)實(shí)的、可能實(shí)現(xiàn)的、或是更高的目標(biāo)；刺激一個(gè)“疲軟”的機(jī)構(gòu)等等。通過制定戰(zhàn)略計(jì)劃，機(jī)構(gòu)希望明確自身的意圖，確定方向和發(fā)展重點(diǎn)，提供一個(gè)制定政策和決策的框架，幫助實(shí)現(xiàn)資源的有效分配和利用，識(shí)別關(guān)鍵問題和局限因素，收集關(guān)鍵性的決策信息。圖書館則可以更緊密地和機(jī)構(gòu)的使命及各項(xiàng)業(yè)務(wù)相結(jié)合，通過服務(wù)用戶和機(jī)構(gòu)，展示信息帶來的優(yōu)勢(shì)和對(duì)生產(chǎn)力的促進(jìn)，使自己成為重要的團(tuán)隊(duì)成員。

二、不要忙于其他事物而偏離組織目標(biāo)

有些圖書館管理者和館員，長期從事與圖書館無關(guān)的業(yè)務(wù)和事務(wù)，偏離了圖書館的目標(biāo)。使圖書館非常珍貴的資源用于非相關(guān)的領(lǐng)域，消耗了圖書館大量的時(shí)間。在參加這些活動(dòng)之后，在圖書館管理和工作方面會(huì)顯得力不從心，出現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)與組織目標(biāo)的錯(cuò)位，最終造成個(gè)人目標(biāo)與組織目標(biāo)難以雙贏。

三、要合理安排，勞逸結(jié)合

圖書館要合理安排館員的作息時(shí)間，要?jiǎng)谝萁Y(jié)合。在辛苦工作的情況下，要保證館員的休息時(shí)間。要給館員提供體育鍛煉、休閑娛樂的空間和時(shí)間。如果只是一味地要求館員工作，不重視館員的健康，將會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的后果。這種以犧牲健康為代價(jià)來換取事業(yè)的發(fā)展，并不是一個(gè)完美的選擇。

四、認(rèn)識(shí)和把握時(shí)間的價(jià)值性

時(shí)間是具有價(jià)值性的。時(shí)間的價(jià)值對(duì)于不同的人具有很大的差別，它不僅可以浪費(fèi)而且可以消費(fèi)。對(duì)于節(jié)約時(shí)間、效率高的管理者，其時(shí)間價(jià)值就大，對(duì)于浪費(fèi)時(shí)間、效率低的管理者，其時(shí)間價(jià)值就小。在管理活動(dòng)中，管理者通過精心計(jì)劃和安排實(shí)踐活動(dòng)的各個(gè)步驟，科學(xué)地確定每一工作階段開始和結(jié)束的時(shí)間，恰當(dāng)?shù)刈龊妹總€(gè)工作環(huán)節(jié)的連接，努力協(xié)調(diào)各個(gè)管理要素之間的時(shí)空結(jié)構(gòu)和相互關(guān)系，都可以充分利用時(shí)間，更好地節(jié)約時(shí)間，用盡可能少的時(shí)間完成盡可能多的工作，使時(shí)間的價(jià)值得到最大的實(shí)現(xiàn)。

在管理當(dāng)中時(shí)間是有成本的。館員在圖書館的工作時(shí)間，是圖書館以支付工資和各種福利的方式換來的。館員把自己的時(shí)間以上述方式交換給圖書館，在規(guī)定的上班時(shí)間內(nèi)，可能再同時(shí)在另一個(gè)單位的另一個(gè)崗位工作。即使館員在圖書館做的是極其少的工作，因?yàn)樗艞壛丝梢詮氖赂玫穆殬I(yè)或更多賺錢的機(jī)會(huì)，圖書館也應(yīng)該尊重他的勞動(dòng)和奉獻(xiàn)。而不應(yīng)該因?yàn)樗钠椒驳膷徫缓陀袝r(shí)微不足道的業(yè)績，而輕視甚至蔑視他。

五、要掌握溝通的技巧，善于管理情緒

從某種意義上說，管理時(shí)間就是管理情緒。因?yàn)榱己玫那榫w會(huì)產(chǎn)生正確的行為，導(dǎo)致正確的結(jié)果，也最節(jié)省時(shí)間。反之，不良情緒產(chǎn)生錯(cuò)誤的行為，導(dǎo)致錯(cuò)誤的結(jié)果，也就浪費(fèi)了時(shí)間。有一位館員因?yàn)闀x升高級(jí)職稱，受到了些許不公對(duì)待，她好幾年情緒不佳，直至評(píng)了副高才得以好轉(zhuǎn)。當(dāng)時(shí)的情景簡直像是劇情，見人就要訴說，甚至聲淚俱下。還有一位館員，因?yàn)樵u(píng)副高職稱，他做了許多違心的事情。在幾年當(dāng)中，情緒不好，于是就苦了到館讀者，也拖累了其他館員。聰明的管理者，應(yīng)該世事洞明，人情練達(dá)，善解人意。及時(shí)溝通，及時(shí)解決，不留后患，館員情緒好了，才有好的服務(wù)態(tài)度，才有好的工作質(zhì)量，才會(huì)節(jié)省時(shí)間。

六、設(shè)置并管好公共圖書館自由時(shí)間

所謂自由時(shí)間，是指容許員工在上班時(shí)間段以內(nèi)，抽出一定的時(shí)間自由支配。自由時(shí)間又叫“自控時(shí)間”。所謂圖書館“自由時(shí)間”管理，是指圖書館領(lǐng)導(dǎo)拿出一部分工作時(shí)間完全交給圖書館員自己自由支配。則可以從這些自由員工的大腦中，源源不斷地提取新的創(chuàng)意的商業(yè)計(jì)劃。

自由時(shí)間制度，一般來說在采編等不接觸讀者的部門比較容易實(shí)行。大不了到了一定的時(shí)間段，宣布休息一會(huì)兒就是了。流通閱覽等部門接觸讀者的工作崗位，一般很難設(shè)置自由時(shí)間。因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)所決定，館員要面對(duì)并服務(wù)讀者，是不允許脫離崗位的。也就是說所謂守?cái)偟模x不開。譬如閱覽室看門人，就不能離開。流通辦借還書手續(xù)的，注意力始終集中在這方面。這就要采取靈活的辦法，在作息制度安排上想辦法，使其更加合理、更加人性化?；蛘?，多安排一些人手，大家輪流休息一些時(shí)段。在休息時(shí)段，可以自由支配。還可以獎(jiǎng)勵(lì)一定的時(shí)間，讓其休假．或進(jìn)修、學(xué)習(xí)等等。還有些工作崗位，譬如說在書庫取書的崗位，在沒有讀者要求取書的時(shí)段，在完成了圖書上架、整架和衛(wèi)生工作以后，與其聊天說閑話、眼睛看天花板，倒不如允許他們學(xué)習(xí)一會(huì)兒來得劃算。特別是搞參考咨詢的崗位，在沒有咨詢的時(shí)段，你不讓他看書，把時(shí)間浪費(fèi)掉，下班回到家里洗衣做飯帶孩子，累了休息看電視，還哪有時(shí)間學(xué)習(xí)。不學(xué)習(xí)提高不了，拿什么為讀者參考咨詢。只能是敷衍了事，得過且過。結(jié)果是節(jié)省不了讀者的時(shí)間，反而浪費(fèi)。

[1]陳莉.公共圖書館實(shí)施客戶關(guān)系管理的對(duì)策建議[J].現(xiàn)代圖書館的人本主義思考與實(shí)踐——2002 江浙滬晉圖書館中青年論壇論文集，2002.

[2]陳婉儀.關(guān)于圖書館人本管理模式的探討[J].圖書館學(xué)刊，2000（2）.

[3]陳婉儀.關(guān)于圖書館人本管理模式的探討[J].圖書館學(xué)刊，2000（2）.