淺談科技檔案工作在科技管理工作中的地位

趙美玉

（牡丹江市第一人民醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157011）

科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡稱科技檔案）工作就是科學(xué)地管理科技檔案，維護科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，并提供科技檔案為各項生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)研究服務(wù)的一項工作，實現(xiàn)科技檔案在科技管理工作中的有效利用。它是國家全部檔案工作的一個重要組成部分。

一、科技檔案工作的產(chǎn)生及其內(nèi)容

科技檔案工作，作為一種社會現(xiàn)象，有它自身發(fā)生、發(fā)展的客觀規(guī)律，科技檔案工作的專業(yè)化，是科技檔案和科學(xué)技術(shù)活動發(fā)展的必然結(jié)果，是科技檔案工作發(fā)展和成熟的標志。

科技檔案原本不是一種獨立現(xiàn)象，科技檔案工作也不是一項獨立的工作，它們都是同科學(xué)技術(shù)活動融為一體的。科學(xué)技術(shù)活動形成了科技文件材料，科技文件材料由它的形成者收存、管理和使用。隨著科學(xué)技術(shù)活動的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)活動形成的科技文件材料的不斷增加，于是就產(chǎn)生了以管理科技檔案為內(nèi)容的科技檔案工作。健全的科技檔案工作，應(yīng)包括四方面基本內(nèi)容，這就是：建立一定的科技檔案工作機構(gòu)；建立和健全技術(shù)文件材料的歸檔制度；設(shè)置集中保管科技檔案的庫房和設(shè)備；建立一套統(tǒng)一管理科技檔案的制度和辦法。

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，科技檔案工作也隨之發(fā)展變化，從目前的檔案工作看，科技檔案工作逐步從服務(wù)性較強的一項工作，轉(zhuǎn)化為一項專業(yè)性、科技管理基礎(chǔ)性和條件性的工作。根據(jù)科技檔案工作的此種屬性，科技檔案工作的好壞直接關(guān)系到科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和生產(chǎn)建設(shè)的速度。

二、科技檔案工作是發(fā)展科技的基礎(chǔ)工作

科技檔案工作，是科技管理工作的重要組成部分，是堅持科學(xué)態(tài)度，提高科學(xué)管理水平的重要環(huán)節(jié)，科技檔案來源于科技研究、生產(chǎn)建設(shè)，同時又為科技研究和生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。所以，做好科技檔案工作對于提高科技管理水平，堅持科學(xué)態(tài)度，切實按照客觀規(guī)律辦事，更好地推廣應(yīng)用科技成果，提高生產(chǎn)水平，改進和交流技術(shù)，有著十分重要的意義和作用。

現(xiàn)代化的生產(chǎn)、建設(shè)，要求科學(xué)地組織管理。就一個企業(yè)而言，不僅有復(fù)雜的廠房建設(shè)、精密的機器設(shè)備，還有直接進行生產(chǎn)、建設(shè)、操作的人。就醫(yī)院而言，如果沒有精準的醫(yī)療設(shè)備檔案，就無法操作和維修高精醫(yī)療設(shè)備，如果沒有科學(xué)嚴密的操作規(guī)程，正常的檢驗就難以進行。

從企業(yè)擴大再生產(chǎn)來說，無論是加快基建速度，提高基建投產(chǎn)能力，還是挖潛革新、改造、提高企業(yè)管理技術(shù)，都需要有雄厚的技術(shù)儲備來保證生產(chǎn)的繼續(xù)發(fā)展。在搞新產(chǎn)品設(shè)計時，也必須利用科技檔案作為依據(jù)和參考。因此內(nèi)容豐富的科技檔案和健全的科技檔案管理工作，則是發(fā)展科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)建設(shè)的基礎(chǔ)。實踐證明，充分利用科技檔案，就可以節(jié)省人力、物力和時間，加快生產(chǎn)力的發(fā)展。如，我單位在醫(yī)務(wù)大樓改建工程中，為拆除舊的辦公用房，檔案室提供了舊的辦公用房基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)圖和平面圖，使拆遷工作在最短的時間內(nèi)順利完成，民眾就醫(yī)看病沒有受到任何影響。所以，科技檔案工作的建立和發(fā)展是搞好生產(chǎn)建設(shè)和科技研究工作，加快現(xiàn)代化建設(shè)速度所必須建立和加強的一項技術(shù)基礎(chǔ)性的工作。

三、科技檔案工作是科技管理的重要組成部分

科技檔案是在生產(chǎn)、建設(shè)、科技管理過程中形成的，科技檔案工作是為了管理科學(xué)技術(shù)檔案而建立的一項專門業(yè)務(wù)，科技檔案工作則是技術(shù)管理的重要組成部分。它通過對科技文件材料的形成、積累、歸檔的監(jiān)督和對科技檔案的管理并發(fā)揮其作用，來參與或?qū)崿F(xiàn)科技管理工作任務(wù)。第一，科技檔案工作監(jiān)督科技文件材料的編制、積累和歸檔?？萍紮n案同科技、生產(chǎn)活動、科技管理活動關(guān)系十分密切。要使一切科技、生產(chǎn)活動和科技管理活動有秩序有節(jié)奏地進行，必須有完整、準確的科技檔案作為依據(jù)。在現(xiàn)代化生產(chǎn)建設(shè)中，企業(yè)在生產(chǎn)中科技檔案的依據(jù)作用更為突出。例如：某企業(yè)在籌建前期的可行性研究工作中，根據(jù)原有的地質(zhì)勘察資料等一系列數(shù)據(jù)與原有科技檔案進行對照分析，取得了關(guān)于該企業(yè)建成數(shù)年后用水量能否保證的可靠資料，象這樣的情況離開了科技檔案就無法以快速、經(jīng)濟的方法取得可靠科學(xué)的數(shù)據(jù)。第二，科技檔案工作擔(dān)負著科技檔案集中統(tǒng)一管理任務(wù)?？萍紮n案是科技生產(chǎn)活動的直接記錄和實際反映，它真實地記述了科技、生產(chǎn)活動的過程和成果，記載了人們的科技思想、科技方法和科技經(jīng)驗。所以，對一個企業(yè)而言，如果沒有相當(dāng)?shù)募夹g(shù)儲備就不可能在生產(chǎn)技術(shù)上不斷革新和發(fā)展?？萍紮n案工作部門的職責(zé)，就在于通過建立歸檔等一系列工作制度，對科技檔案實行集中統(tǒng)一管理，做到科技檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全，為國家和民族，為子孫后代積累豐富的科技文化儲備。第三，科技檔案工作為各項科研工作提供必要的條件。任何一項科研工作都具有一定的繼承性，都需要吸取和借鑒已有的科技成果。因此，合理地組織一切技術(shù)工作，為科研、生產(chǎn)、建設(shè)提供必要的技術(shù)條件，是技術(shù)管理的一項重要任務(wù)。而科技檔案工作部門，在這一管理職能中則起到了“先行官”的作用。科技檔案工作部門應(yīng)圍繞科研課題提供相關(guān)的科技檔案資料做依據(jù)和參考，使科技人員開闊視野，同時也可以避免科技人員的重復(fù)勞動，從而不斷提高了科研工作水平。

四、搞好科技檔案工作是加強科研管理的有效措施

每個企事業(yè)單位科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)與否是衡量其科研水平高低的尺度，而科技檔案管理水平的高低，實際上是一個部門、一個單位經(jīng)濟管理、科研管理、技術(shù)管理水平高低的標志之一。然而在過去，一些單位沒有把科技檔案工作納入科技管理之中，人為的造成了科技檔案工作與科技管理工作分離，而導(dǎo)致了科技管理的混亂狀態(tài)。而多年的實踐表明：科技檔案工作在促使科研管理工作條理化、科學(xué)化方面起到了積極的作用。

科技檔案工作的基本任務(wù)是研究科技活動過程中科技文件材料的形成、積累、整理、鑒定、歸檔以及歸檔以后的提供利用和補充、修改等問題。這些恰恰是科技工作所必需的，也是科技管理工作的需要，所以，科技檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作。假如某項工程完成之后不保留完整準確的檔案，其后果是不堪設(shè)想的。隨著我們國家社會的不斷進步和現(xiàn)代化進程的加快，現(xiàn)代化生產(chǎn)水平不斷提高，技術(shù)活動不斷增加，企事業(yè)單位的管理工作越來越需要科學(xué)化、規(guī)范化，這樣就更不能離開科技檔案工作，這一點已被人們充分認識。因此，各企事業(yè)單位應(yīng)充分重視并自覺地把科技檔案工作納入企事業(yè)單位的技術(shù)管理工作或科研管理工作之中是明智和必然的選擇。