區(qū)級檔案館檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題

張 巖

（牡丹江市東安區(qū)政府檔案館 黑龍江 牡丹江 157000）

根據(jù)省檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的統(tǒng)一部署，全省檔案館信息化建設(shè)已取得了可喜的成績，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供快速、高效的信息服務(wù)打下了堅實的基礎(chǔ)。但是，信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，怎樣建好、用好信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，許多問題仍處在研究探討之中，筆者認(rèn)為，當(dāng)前要特別重視以下五個方面的問題：

一、進(jìn)一步提高區(qū)級檔案館對檔案信息化建設(shè)重要性

檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化建設(shè)的客觀要求，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的重大改革。必須統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性。

檔案信息化建設(shè)是地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)的現(xiàn)實需要。檔案對研究過去、指導(dǎo)現(xiàn)實、預(yù)測未來具有無可替代的作用。利用好檔案信息，不僅可以在工作中少走彎路，而且可以從歷史對未來的昭示中產(chǎn)生新思路、找出新辦法、提出新對策。尤其對創(chuàng)新理論、地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會保障等方面，具有十分重要的參考價值。只有加快檔案信息化建設(shè)步伐，才能盡快實現(xiàn)檔案信息資源共享，才能為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)。

檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。信息技術(shù)迅猛發(fā)展、廣泛應(yīng)用，使檔案工作出現(xiàn)了許多新情況新特點。檔案類型增多、數(shù)量增大、科技含量增高；檔案載體由紙介質(zhì)為主發(fā)展為磁、光、紙、電等多種介質(zhì)并存，呈現(xiàn)多元化特征；檔案信息利用更加廣泛，深度開發(fā)的要求更高。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)工作需要，我們必須解放思想，開拓創(chuàng)新，加快實現(xiàn)檔案信息資源存儲的數(shù)字化、傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、管理的自動化、服務(wù)的遠(yuǎn)程化，努力推進(jìn)區(qū)級檔案館工作向更高層次發(fā)展。

二、切實把握好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

科學(xué)規(guī)劃。區(qū)級檔案館要求檔案信息化建設(shè)“統(tǒng)一規(guī)劃、分布實施，重點突破、整體推進(jìn)，邊建邊用、滾動發(fā)展?！眹@這一指導(dǎo)思想和目標(biāo)，各區(qū)級檔案館應(yīng)結(jié)合本單位實際，摸清情況，反復(fù)論證，制定切實可行的實施計劃，要重點把握三個方面的問題：一是堅持從自身實際出發(fā)。檔案信息化建設(shè)必須按照標(biāo)準(zhǔn)實施，但考慮到各單位的實際情況，在建設(shè)規(guī)模和模式上不搞“一刀切”，充分體現(xiàn)各檔案館特色優(yōu)勢。二是突出重點。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息資源開發(fā)、安全保密等是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵點，也是重點難點問題，必須高度關(guān)注，集中突破。三是注重實用。信息化建設(shè)要從實際需求和能力出發(fā)，切實把方便利用，發(fā)揮檔案最大效能，作為工作的出發(fā)點和落腳點。

集中力量建好數(shù)據(jù)庫和局域網(wǎng)。檔案館保存著大量珍貴的資料，這些檔案資料的數(shù)字化處理，工作量很大，任務(wù)十分繁重。一方面，要抓緊對現(xiàn)存檔案進(jìn)行目錄錄入、全文掃描和圖像、語音采集壓縮；另一方面要建設(shè)技術(shù)先進(jìn)，經(jīng)濟(jì)合理，安全適用，質(zhì)量可靠的局城網(wǎng)。

加大人才培養(yǎng)力度。檔案信息化建設(shè)專業(yè)性、技術(shù)性很強，需要從業(yè)人員具備多方面的專業(yè)知識和技能。一定要采取多種形式，通過各種渠道，加大人才培養(yǎng)力度。當(dāng)前，要突出計算機和網(wǎng)絡(luò)使用管理、信息安全防護(hù)、多媒體等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，全面提高檔案人員的素質(zhì)和能力，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

三、按照實際需要，設(shè)計檔案管理軟件，有序推進(jìn)“數(shù)字檔案”工程建設(shè)

首先要事先做好規(guī)劃和規(guī)范管理工作，以避免重復(fù)和浪費。如機讀目錄數(shù)據(jù)交換格式、著錄標(biāo)引、xml技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲格式、計算機檢索體系質(zhì)量評估和控制規(guī)范等各項內(nèi)容，以提高整個檔案管理軟件的利用效果，保證檔案數(shù)據(jù)的查準(zhǔn)率和查全率，實現(xiàn)信息資源的充分共享。其次要正確認(rèn)識檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)主要是指檔案數(shù)字化，是檔案信息化建設(shè)中檔案信息資源建設(shè)的一個方面，主要是對現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化。應(yīng)從實際出發(fā)，根據(jù)檔案的實際利用需求組織實施。

四、采取技術(shù)措施確保檔案信息安全

在檔案信息化建設(shè)中，最為重要的檔案數(shù)據(jù)的安全。它是檔案信息化減少得以順利開展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵之所在。加強檔案數(shù)據(jù)安全的措施，是多方面的，如數(shù)據(jù)加密、文件系統(tǒng)加密、硬盤加密、異地備份等，但最為重要的措施，還在于從其環(huán)境入手，以確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

（一）強化硬件設(shè)備建設(shè)，確保檔案數(shù)據(jù)安全

硬件設(shè)備的安全是檔案數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)，包括直接載體和間接載體。直接載體如計算機、硬盤和光盤等，間接載體如傳輸介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)備等，都要配置良好性能的設(shè)備，同時要做好防盜、防毀、防電磁干擾及防電磁信息輻射泄漏等的工作外，還要及時備份數(shù)據(jù)，以應(yīng)對意外的發(fā)生。

（二）強化應(yīng)用軟件的保護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全

如果說硬件設(shè)備是檔案信息化建設(shè)的大環(huán)境，那么，應(yīng)用系統(tǒng)就是檔案數(shù)據(jù)所處的“小環(huán)境”，它是特別的應(yīng)用程序，其最大的威脅來自于內(nèi)部或外部的非法訪問。

（三）加強系統(tǒng)軟件的安全性，保障檔案數(shù)據(jù)安全

操作系統(tǒng)是檔案管理軟件運行的平臺，是檔案數(shù)據(jù)運行的最大環(huán)境。一要使用正版操作軟件；二要安裝正版殺毒軟件；三要及時升級系統(tǒng)，以防操作系統(tǒng)的漏洞被黑客所利用，造成檔案數(shù)據(jù)受到威脅。

五、努力提高區(qū)級檔案館服務(wù)保密工作

檔案資源的收集是一項經(jīng)常性工作，也是檔案信息化建設(shè)的一項基礎(chǔ)工程。區(qū)級檔案館沒有豐富的信息資源，為地方建設(shè)服務(wù)就是一句空話。目前看，這項工作存在的問題不少，相當(dāng)一部分檔案資源收集不上來，長期散存在機關(guān)業(yè)務(wù)部門和個人手中，尤其是科技、專門檔案和聲像檔案收集難度更大，解決這個問題，一方面，檔案部門的工作要跟上，積極主動地上門收集，特別是技術(shù)資料、重要會議、搶險救災(zāi)等大型活動形成的檔案資料，要千方百計收集齊全。另一方面，要教育廣大館員，增強檔案意識，自覺履行檔案法賦予的責(zé)任和義務(wù)，積極配合檔案部門做好收集工作。只有這樣，檔案信息化建設(shè)才能建立在牢固可靠的基礎(chǔ)之上。

突出服務(wù)重點。經(jīng)濟(jì)建設(shè)是當(dāng)前的中心任務(wù)，檔案館要緊緊圍繞這個中心開展工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，主動向市民了解檔案信息需求，及時提供那些與“打贏”關(guān)系密切的信息，使檔案服務(wù)與中心工作“合拍“。要進(jìn)一步改進(jìn)服務(wù)方式，切實做到首長、機關(guān)需要什么信息，檔案網(wǎng)絡(luò)就能提供什么信息。不斷提高服務(wù)質(zhì)量。建好檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)傳輸平臺，實現(xiàn)了信息自動查詢和遠(yuǎn)程服務(wù)，為檔案的提供利用創(chuàng)造了更為有利的條件。區(qū)級檔案館要充分利用這個條件，提供深層次的服務(wù)，有預(yù)見性地對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)整合，編輯加工，確保上網(wǎng)信息內(nèi)容準(zhǔn)確、條目清晰、查閱方便。要在智能化地“適時服務(wù)”、“超前服務(wù)”、“專題服務(wù)”和“綜合服務(wù)”上下功夫，多動腦筋，多想辦法，努力把檔案館服務(wù)質(zhì)量提高到一個新水平。

[1]喬曉秋.論檔案館信息化建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題[J].吉林師范大學(xué)學(xué)報(人文社會科學(xué)版)，2005（3）.

[2]孫愛萍.實施檔案信息資源開發(fā)合作戰(zhàn)略[J].檔案學(xué)通訊，2002（6）.

[3]張暢.我國檔案網(wǎng)站績效評估問題研究[D].湘潭大學(xué)，2006.