文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)的建立

王躍婷

（黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025）

辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)稱為OA，是20世紀(jì)70年代興起并迅速發(fā)展起來(lái)的一項(xiàng)科學(xué)校術(shù)。辦公自動(dòng)化綜合利用信息科學(xué)、有關(guān)社會(huì)科學(xué)的先進(jìn)技術(shù)，使人們所進(jìn)行的傳統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)能夠借助于各種自動(dòng)化設(shè)備來(lái)完成，以達(dá)到提高辦公效率的目的，是對(duì)傳統(tǒng)辦公方式的一次革命。目前，網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展使得辦公自動(dòng)化的空間環(huán)境擴(kuò)大了，更廣義地說(shuō)，“辦公”已走出了辦公室，因此，辦公自動(dòng)化也已走出了辦公室。辦公自動(dòng)化的表現(xiàn)形式有很多，我們今天倡導(dǎo)的電子政府、電子商務(wù)、遠(yuǎn)程教育、遠(yuǎn)程醫(yī)療和電子娛樂等，是整個(gè)社會(huì)全面邁入一個(gè)大辦公自動(dòng)化時(shí)代的真正開始。

文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化的一個(gè)事務(wù)性的管理子系統(tǒng)，它的建立過程是一個(gè)以軟件研制為中心的系統(tǒng)開發(fā)過程。軟件開發(fā)過程一般可分為四個(gè)階段，每個(gè)階段都可以認(rèn)為是文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)建立的一個(gè)主要過程，每個(gè)階段結(jié)束的時(shí)候都應(yīng)產(chǎn)生完整的技術(shù)文件和管理文件。下面分述各個(gè)階段運(yùn)行的情況。

一、系統(tǒng)的建立

（一）系統(tǒng)分析階段

此階段主要解決系統(tǒng)應(yīng)該“做什么”的問題。用戶與系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員合作，確定該系統(tǒng)的總目標(biāo)，給出系統(tǒng)的功能、要求和條件，經(jīng)過認(rèn)真地分析研究，提出解決問題的方案，并且對(duì)可以利用的資源及成本、效益和開發(fā)進(jìn)度做出估計(jì)，進(jìn)行費(fèi)用、效果分析，然后選定最優(yōu)方案，并寫出實(shí)施計(jì)劃交上級(jí)管理部門進(jìn)行審查。系統(tǒng)分析階段完成的標(biāo)志是可行性研究報(bào)告和開發(fā)計(jì)劃通過審批。系統(tǒng)分析階段是整個(gè)系統(tǒng)中關(guān)鍵的一環(huán)。系統(tǒng)分析階段的組織者即系統(tǒng)分析員是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中最重要的工作人員，一般來(lái)說(shuō)，他們應(yīng)精通電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且還要精通文書檔案管理工作，但由于這樣的人才較少，所以，系統(tǒng)分析階段工作應(yīng)由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員以及文書檔案管理人員共同參加，以取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同規(guī)劃出一個(gè)系統(tǒng)。系統(tǒng)分析工作由可行性研究和制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃兩個(gè)部分組成。

（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段

此階段主要解決系統(tǒng)“如何做”的問題。它是系統(tǒng)的應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、代碼設(shè)計(jì)、程序語(yǔ)言的選擇、輸入輸出的形式和格式、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)的自動(dòng)選擇、操作費(fèi)用計(jì)算等。擔(dān)任系統(tǒng)設(shè)計(jì)的人員稱作系統(tǒng)設(shè)計(jì)員，主要由經(jīng)驗(yàn)豐富的軟件人員來(lái)?yè)?dān)任。

（三）系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段

又稱系統(tǒng)實(shí)施階段。最終實(shí)現(xiàn)文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)的主要工作有：硬件購(gòu)置、人員準(zhǔn)備、軟件編制及測(cè)試、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

（四）系統(tǒng)維護(hù)、運(yùn)行和評(píng)價(jià)階段

指軟件開發(fā)完成后，從投入使用到報(bào)廢為止的軟件完善的階段，其主要工作內(nèi)容有：完善性維護(hù)、改正性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)。系統(tǒng)的評(píng)價(jià)一般應(yīng)考慮系統(tǒng)的費(fèi)用、性能、可靠性、靈活性和生產(chǎn)周期5個(gè)方面的內(nèi)容。

二、數(shù)字化檔案內(nèi)容的獲取過程

按照室藏內(nèi)容及實(shí)體排架規(guī)律，全部檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容放在文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、部(局)發(fā)文數(shù)據(jù)庫(kù)、新華廣播稿數(shù)據(jù)庫(kù)、中央及國(guó)務(wù)院文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、室藏資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、會(huì)計(jì)檔案目錄庫(kù)、審計(jì)檔案目錄庫(kù)、宣傳檔案目錄庫(kù)、音像檔案目錄庫(kù)、援外工程檔案目錄庫(kù)、中央領(lǐng)導(dǎo)人題詞目錄庫(kù)等12個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中。在提供利用時(shí)既可以在相應(yīng)庫(kù)中進(jìn)行檢索，也可以在同一計(jì)算機(jī)界面上，像操作一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)一樣檢索。

（一）依據(jù)需求目標(biāo)，確定檔案著錄項(xiàng)目及目錄格式

檔案數(shù)字化過程中，首先就是目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。但用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索和調(diào)閱不同于人工檢索，因?yàn)橛?jì)算機(jī)只能根據(jù)檢索條件進(jìn)行代碼的查比。而且現(xiàn)在檔案的歸檔方式已由原來(lái)的以案卷為歸檔單位，改為以件為單位歸檔，如果只是簡(jiǎn)單地照搬原有的著錄項(xiàng)目，不能滿足計(jì)算機(jī)檢索的需要，但如果完全拋開原來(lái)的手工模式，按照計(jì)算機(jī)檢索需求重新確定著錄項(xiàng)目，就會(huì)產(chǎn)生兩套檔案目錄，給日后的工作會(huì)造成不必要的麻煩。根據(jù)計(jì)算機(jī)信息管理一次輸入，多次輸出的特點(diǎn)，在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)信息項(xiàng)目的設(shè)定上盡量齊全，最后確定的原則是：

1.不打破原有紙質(zhì)檔案室藏規(guī)律和原有案卷目錄規(guī)律；2.采用案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄同時(shí)著錄方式；3.對(duì)案卷級(jí)目錄，著錄項(xiàng)目仍保持原有紙質(zhì)檔案案卷目錄原貌；對(duì)2001年以后按件歸檔的檔案，其案卷目錄項(xiàng)也進(jìn)行著錄，其中題名項(xiàng)著錄為與實(shí)體相對(duì)應(yīng)的盒號(hào)，其他著錄項(xiàng)不變；4.對(duì)文件級(jí)目錄，在原有著錄項(xiàng)目基礎(chǔ)上，按照計(jì)算機(jī)檢索調(diào)閱要求和所確立的需求目標(biāo)增加新的著錄項(xiàng)目(如保管期限項(xiàng))。

（二）對(duì)數(shù)字化檔案的前期整理、鑒定工作

對(duì)館(室)藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化管理，要對(duì)檔案進(jìn)行更新著錄。如果前期的管理、鑒定等基礎(chǔ)工作沒有做好，或歸檔檔案不完整，整理得不科學(xué)，編號(hào)混亂，就會(huì)給以后的工作帶來(lái)麻煩，所以對(duì)已確定要進(jìn)行數(shù)字化的檔案，首先要依據(jù)檔案整理規(guī)則和重新確定的著錄項(xiàng)目進(jìn)行整理和鑒定，如對(duì)一份文件涉及多個(gè)問題的需補(bǔ)充題名項(xiàng)內(nèi)容；對(duì)責(zé)任項(xiàng)、保管期限的審核補(bǔ)充；對(duì)題名過于簡(jiǎn)單或無(wú)題名文件的重新擬寫。另外，對(duì)于責(zé)任者項(xiàng)，應(yīng)該在著錄開始前，對(duì)每份文件的責(zé)任者(主要是各部門單位名稱部分)定好規(guī)范的稱謂，再進(jìn)行著錄，這是由于檔案數(shù)字化后最終要實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)上的傳輸，而責(zé)任者項(xiàng)及密級(jí)項(xiàng)將會(huì)是對(duì)調(diào)閱者權(quán)限進(jìn)行設(shè)定的關(guān)鍵字段。

（三）目錄數(shù)據(jù)的錄入及檔案原文圖像掃描

目錄數(shù)據(jù)錄入：在整理、鑒定的基礎(chǔ)上，根據(jù)所確定的規(guī)則在檔案目錄著錄工作站上完成錄入、校對(duì)、改正、刻制光盤等過程。對(duì)檔案原文的存儲(chǔ)模式，采用掃描錄入方式，將檔案原文掃描后存儲(chǔ)為圖像文件，每幅圖像文件按其存儲(chǔ)地址與其在目錄索引中的記錄相連接。檔案原文圖像掃描：

1.編頁(yè)碼；為保證所掃描檔案的完整性和便于咨詢，故首先對(duì)待掃文件逐頁(yè)編好；2.確定掃描模式：掃描模式一般分為3種，即彩色掃描模式、灰度掃描模式和黑白掃描模式，3種掃描模式各有特點(diǎn)，彩色掃描模式可以從掃描對(duì)象中捕獲最多達(dá)1670萬(wàn)種色彩信息，但它形成的圖像也是3種掃描模式中占存儲(chǔ)空間最大的?；叶葤呙枘Ｊ娇梢蕴峁暮诘桨?56級(jí)的灰度變化，能夠顯示更多層次的明暗色調(diào)。黑白掃描模式只捕獲黑、白兩種色彩信息，可以高效地被壓縮，適宜網(wǎng)上瀏覽和傳輸，并便于打印輸出。根據(jù)最終的需求目標(biāo)和3種掃描模式的不同特點(diǎn)以及室藏檔案原稿的情況，確定對(duì)絕大多數(shù)文書檔案采用黑白掃描模式；而對(duì)有些稿件，由于年代較為久遠(yuǎn)，紙質(zhì)已發(fā)黃，量多為手稿、顏色深淺不一，故采用灰度模式進(jìn)行掃描，以期完整地保留原件的灰度層次，使掃描出來(lái)的圖像有較高的清晰度，從而作為數(shù)字室藏長(zhǎng)期保存。

（四）對(duì)完成的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合

即建立存儲(chǔ)、組織管理數(shù)字化檔案信息的應(yīng)用系統(tǒng)。具體實(shí)現(xiàn)的功能為：1.調(diào)閱系統(tǒng)通過瀏覽方式進(jìn)行查詢，客戶端不必安裝應(yīng)用軟件；2.系統(tǒng)可根據(jù)實(shí)際需要，提供多條件查詢并支持模糊查詢，在利用時(shí)既可以在相應(yīng)庫(kù)中進(jìn)行檢索，也可以在同一計(jì)算機(jī)界面上，進(jìn)行跨庫(kù)檢索；3.采用了權(quán)限設(shè)置和密碼驗(yàn)證功能，系統(tǒng)具有較高的安全性；4.提供了豐富的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，可根據(jù)需要統(tǒng)計(jì)查詢總量來(lái)咨詢細(xì)節(jié)。

三、對(duì)局域網(wǎng)的安全維護(hù)措施

（一）為確保檔案數(shù)據(jù)的安全，將存有檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器及備份光盤與檢索終端分開存放；定期檢查服務(wù)器的磁盤空間，以防在服務(wù)器空間不足時(shí)，發(fā)生磁盤損壞的情況。

（二）適度并正確地設(shè)定網(wǎng)絡(luò)資源的權(quán)限。

（三）系統(tǒng)管理員要保管好自己的名稱和密碼，以免被盜用導(dǎo)致服務(wù)器內(nèi)的數(shù)據(jù)被更改或刪除。

（四）對(duì)服務(wù)器的屏保程序設(shè)定密碼，以免非網(wǎng)絡(luò)管理人員操作網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。

（五）注意對(duì)網(wǎng)絡(luò)采取有效的防毒措施。

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