加強(qiáng)電子文件歸檔工作的思索

黃麗平

（黑龍江省雞西市聯(lián)通公司檔案室 黑龍江 雞西 158100）

隨著電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。由電子文件“轉(zhuǎn)會(huì)”形成的電子檔案對(duì)傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件為主的檔案管理提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。由于電子文件產(chǎn)生、運(yùn)行、保管等方面具有許多不同于紙質(zhì)文件的特性，因此其歸檔管理的技術(shù)方法也不同于傳統(tǒng)的歸檔方式。如何保障電子文件齊全完整歸檔和有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要新問題。

一、電子文件定義及其特點(diǎn)

電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。二是電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。三是電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響。四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件的特性及其在歸檔中存在的問題

（一）電子文件的易更改性。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草修改到印發(fā)都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行的。電子文件的刪除與更改非常容易操作，而且改動(dòng)后不留任何痕跡，把原始紀(jì)錄的內(nèi)容與形式覆蓋。此外，網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改，為確保其安全、準(zhǔn)確，需要我們?cè)诩夹g(shù)上做很多處理。

（二）電子文件制作過程的虛擬化使得對(duì)其原件的鑒定難以實(shí)現(xiàn)。電子文件制作者不一定像紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使職責(zé)，有時(shí)只制作一個(gè)窗口，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵?。這個(gè)窗口可以在眾多計(jì)算機(jī)上顯現(xiàn)出來，也可能被不同的收文者拷貝到他的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上保存起來，在不同時(shí)間不同地點(diǎn)由不同人獲得的同一內(nèi)容文件，可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分原件和復(fù)印件。

（三）電子文件非實(shí)體歸檔的特性。不論電子文件實(shí)際存放在什么位置，都可以做到在不改變物理存儲(chǔ)職能的情況下進(jìn)行邏輯歸檔，已經(jīng)歸檔的電子文件可能分布計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)角落，我們接收來的文件只是這個(gè)文件的存放路徑，真正的電子文件并沒有歸檔。一旦它所依賴的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，電子文件就可能永遠(yuǎn)丟失。

（四）電子文件信息與載體的相分離性。電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)介質(zhì)，根據(jù)利用需要，可以采取不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。一份電子文件沒有固定的載體，無法通過載體來判定電子文件的原始性。

（五）對(duì)原數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性。原數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)（內(nèi)容）的數(shù)據(jù)，例如，文件上下文的關(guān)系和結(jié)構(gòu)就是原數(shù)據(jù)，電子文件的運(yùn)作往往在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息可能存儲(chǔ)在其他地方，如不特意提供或補(bǔ)充這些原數(shù)據(jù)或背景信息，可能給電子文件的運(yùn)作和歸檔帶來問題。

（六）電子文件不再具有特定的字跡。人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨出其原始性。

三、歸檔電子文件對(duì)檔案管理工作的影響

（一）紙質(zhì)檔案的管理經(jīng)過幾次的改革創(chuàng)新。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理日趨規(guī)范化、現(xiàn)代化和信息化，從原來的手工操作到目前的計(jì)算機(jī)操作，無疑是一次檔案管理的進(jìn)步和突破，過去文件的形成，由文書按年度收集立卷后，交到檔案部門進(jìn)行整理，隨后再由檔案部門進(jìn)行分類、排序，最后歸檔上架。繁瑣的工作流程帶來了一系列的問題，如檔案查考難，時(shí)間長(zhǎng)，利用效率底等，因此使用電子文件歸檔勢(shì)在必行。電子文件歸檔給檔案管理工作帶來了諸多方便，為檔案的查詢、利用提供了便捷條件。

（二）歸檔電子文件是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。一要邏輯歸檔，可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程，可實(shí)時(shí)進(jìn)行；二要物理歸檔可以把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上向檔案部門移交的過程，可定時(shí)歸檔；三是歸檔電子文件的整理按DA/T22《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的要求進(jìn)行。

（三）要想使用歸檔電子文件必須做到以下幾個(gè)方面，一是它具有真實(shí)性，電子文件的內(nèi)容結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致；二是完整性使電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損；三是有效性使電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。

（四）歸檔電子文件的查詢利用，不在需要對(duì)它進(jìn)行類似紙質(zhì)文件那樣的查詢，通過查詢流程環(huán)節(jié)，不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，在使用權(quán)限的范圍內(nèi)，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行查詢利用。

（五）移交、接收與保管歸檔電子文件時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案保管部門，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。其保管方法，要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

（六）移交、接收檢驗(yàn)電子文件時(shí)，文件形成單位在移交電子文件之前和檔案保管部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對(duì)歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)到100%時(shí)方可進(jìn)行交接。

四、電子文件歸檔管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)電子文件的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全電子文件的歸檔制度。各級(jí)文獻(xiàn)（檔案）管理部門應(yīng)根據(jù)自身情況，技術(shù)環(huán)境制定電子文件歸檔的規(guī)章制度，標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，并按照《電子文件歸檔》要求，制定符合本單位實(shí)際情況的分類方案，電子文件的歸檔應(yīng)嚴(yán)格按歸檔工作程序和步驟，實(shí)行文件集中統(tǒng)一管理，有效地保證歸檔電子文件的真實(shí)性、公正性和有效性。

（二）實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。結(jié)合本單位實(shí)際情況，聯(lián)合軟件供應(yīng)商，使文件管理軟件與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接起來。目前，電子文件紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成檔案一般采取雙軌制，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。搞好文獻(xiàn)電子部門文件形成單位的協(xié)調(diào)工作，可以促使紙質(zhì)文件管理和電子文件管理形成一個(gè)有機(jī)的整體。

（三）確保電子文件的原始性、正確性和準(zhǔn)確性。電子文件的制作者、管理者和檔案工作者應(yīng)積極采取信息安全技術(shù)措施來避免文件在傳輸、處理過程中的錯(cuò)誤，以保證電子文件的法律憑證地位。如：在電子文件形成過程中采取雙密碼隨時(shí)進(jìn)行加密保護(hù)；采用光筆簽名等簽署技術(shù)來確定簽名者與電子文件的關(guān)系，表示作者對(duì)該電子文件的權(quán)利和責(zé)任；通過利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證，對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證、設(shè)置防火墻等方式來防止其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問。

（四）建立存檔光盤長(zhǎng)時(shí)間可讀的保障機(jī)制。為了保證光盤的長(zhǎng)期可讀性，降低光盤存檔風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)對(duì)未進(jìn)館光盤把好質(zhì)量關(guān)，對(duì)已經(jīng)進(jìn)館光盤進(jìn)行定期檢測(cè)，并形成定期檢測(cè)制度。

（五）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀、不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。扎實(shí)有效地開展電子文件歸檔工作，為檔案管理工作的整體推進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。