高職院校檔案管理的信息化提升研究

文/甘肅建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 郭芙蓉

一、引言

（一）高職院校檔案管理信息化發(fā)展的必然性

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的逐步深入發(fā)展，高職院校檔案管理面臨著新的形勢和壓力。通過各項(xiàng)措施來提高高職院校檔案管理的信息化水平不但具有重要的意義，而且也是社會(huì)客觀發(fā)展的必然性要求。院校的檔案管理工作收集和整理了教學(xué)和科研的珍貴原始資料，包括教學(xué)科研檔案資料和學(xué)生檔案，這為高職院校未來的發(fā)展發(fā)揮借鑒的價(jià)值。以往的檔案管理主要是針對紙質(zhì)檔案，由于信息技術(shù)的發(fā)展，促使紙質(zhì)檔案被數(shù)字化和電子化的檔案代替，這成為高職院校檔案管理工作的趨勢。我國政府部門倡導(dǎo)高職院校加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，并對檔案管理信息化建設(shè)做出了相應(yīng)的規(guī)范和建設(shè)目標(biāo)。與此同時(shí)，為了滿足檔案服務(wù)的現(xiàn)代化水平的要求，也要求通過先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行有效的獲取、處理、保存、應(yīng)用，客觀上促使高職院校的檔案管理朝向電子化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。

（二）高職院校檔案管理信息化提升的價(jià)值

高職院校檔案管理工作在高職院校工作中處于重要的地位，它能夠真實(shí)記錄院校的發(fā)展歷史，展現(xiàn)日常教學(xué)科研和組織管理的狀況。在新形勢下，社會(huì)對高職院校的發(fā)展有很高的期待，這也增強(qiáng)了高職院校與社會(huì)的交流，而檔案信息的利用需求也逐漸增加。只有加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)才能促使檔案管理的信息進(jìn)行廣泛交流、傳播和利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值。因此，通過提升高職院校檔案管理信息化水平，建立檔案信息共享平臺，才能充分實(shí)現(xiàn)檔案的內(nèi)容信息價(jià)值，并促使檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

二、高職院校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）高職院校的信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)滯后

一些高職院校對檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)投入的資金有限，這樣就不能購置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等檔案服務(wù)硬件設(shè)備，檔案管理部門的辦公設(shè)備僅僅處理簡單復(fù)印和掃描，從辦公效率和質(zhì)量上都存在著問題。在信息網(wǎng)絡(luò)的軟件建設(shè)方面，缺乏相關(guān)的信息化軟件，不能使檔案管理信息化建設(shè)走向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。這樣由于信息化網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的滯后，導(dǎo)致高職院校檔案管理信息化難以滿足客觀的需求，迫使高職院校應(yīng)盡快加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)的升級改造，并建立數(shù)字管理系統(tǒng)，與其他部門的管理系統(tǒng)進(jìn)行有效對接。

（二）缺乏檔案管理信息化的專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)

一些高職院校由于對檔案管理信息化建設(shè)重視不夠，缺乏檔案管理信息化的專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)。缺少對信息技術(shù)和檔案管理都精通的人才，未能對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，這樣對檔案管理信息化水平的提升缺乏人力資源的支撐。

（三）檔案管理的信息資源開發(fā)落后

一些高職院校的檔案管理的信息資源開發(fā)落后，對紙質(zhì)檔案資源開發(fā)利用還處在較低程度，僅僅停留在案卷級、文件級目錄上，還沒有建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

（四）檔案管理的信息安全性需要加強(qiáng)

由于電子檔案的保管和使用的安全性比紙質(zhì)檔案存在著更高的技術(shù)要求，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)中毒等問題，就有可能造成數(shù)據(jù)的丟失和篡改，電子檔案的安全性問題亟待解決。

三、提升高職院校檔案管理工作信息化的路徑

（一）加強(qiáng)高職院校的信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的信息化提升，首要的是要建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)，包括建設(shè)軟硬件設(shè)備，如購買先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等及其相關(guān)的數(shù)字化檔案管理軟件。這需要高職院校投入資金給予支持，同時(shí)，要將檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)納入到高職院校的數(shù)字化校園建設(shè)的規(guī)劃中，進(jìn)行穩(wěn)步地推進(jìn)。

（二）建立檔案管理信息化的專業(yè)團(tuán)隊(duì)

高職院校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理信息化建設(shè)，在建立先進(jìn)的信息化硬件設(shè)施后，需要著手建立檔案管理信息化的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，通過引進(jìn)外部的檔案管理專業(yè)人才以及培養(yǎng)員工的專業(yè)素質(zhì)的途徑來實(shí)現(xiàn)。檔案管理信息化的專業(yè)團(tuán)隊(duì)必須由計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理跨專業(yè)復(fù)合型人才構(gòu)成，這樣才能確保團(tuán)隊(duì)成員可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案的編輯整理、選擇開發(fā)、歸類處理、調(diào)閱儲存等信息化管理。

（三）建設(shè)高職院校檔案管理的網(wǎng)站和開發(fā)檔案信息資源

為了能夠快速和便捷地讓用戶使用檔案信息，高職院校應(yīng)建設(shè)檔案管理的網(wǎng)站和開發(fā)檔案信息資源。通過檔案管理的門戶網(wǎng)站能夠開展多項(xiàng)檔案服務(wù)，如檔案管理的最新政策、檔案資源的編研利用等咨詢服務(wù)。要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的電子檔案，并上傳到門戶網(wǎng)站上，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的加工、儲存、展示，可以使用戶隨時(shí)隨地進(jìn)行獲取檔案信息資源。同時(shí)，高職院校應(yīng)建設(shè)學(xué)校OA(辦公自動(dòng)化)系統(tǒng)，不斷提高檔案管理的信息化水平和服務(wù)效率。

（四）提高檔案管理信息化的安全性

高職院校應(yīng)采取技術(shù)手段提高檔案管理信息化的安全性。跟紙質(zhì)檔案保管不同，數(shù)字檔案由于在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，容易出現(xiàn)數(shù)字化電子檔案的毀壞，或者被病毒入侵，給檔案管理帶來嚴(yán)重?fù)p失。為此，就要重視數(shù)字電子檔案的安全和保密。加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案異質(zhì)異地、隨時(shí)保存?zhèn)浞荩约敖⒎阑饓?、信息加密等技術(shù)手段。

（五）加強(qiáng)檔案管理信息化可持續(xù)發(fā)展的各項(xiàng)保障

為了能夠促進(jìn)高職院校檔案管理信息化系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展，高職院校還應(yīng)積極開展以下幾個(gè)方面的工作：第一，高職院校要加強(qiáng)資金的投入，為不斷提升檔案管理信息化技術(shù)提供資金保障，投入的資金來源可以多元化，更好地保障檔案管理信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。第二，高職院校要給予檔案管理信息化建設(shè)專業(yè)化人才和管理制度。要引進(jìn)檔案管理信息化的專業(yè)人才，并對員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。為了促進(jìn)檔案管理信息化的科學(xué)性，要建立完善的管理制度。第三，高職院校要不斷提升檔案管理的信息化技術(shù)水平。要建立檔案管理信息化的操作平臺和共享平臺，制定建設(shè)規(guī)劃。同時(shí)要提高檔案管理的安全性，做好不同介質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化、異地異質(zhì)備份工作。對檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，優(yōu)化服務(wù)管理體系。

四、結(jié)論

通過對高職院校檔案管理的信息化提升研究，得出在信息技術(shù)的引領(lǐng)下，高職院校的檔案管理必須適應(yīng)高校的迅速發(fā)展，通過信息化建設(shè)來提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，解決高職院校檔案管理發(fā)展過程中存在的問題，促進(jìn)檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展。高職院校實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理能夠更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和師生，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，這對檔案管理工作具有實(shí)踐價(jià)值。同時(shí)也要認(rèn)識到，信息化的檔案管理僅僅提高了技術(shù)手段，檔案管理和服務(wù)應(yīng)樹立以人為本的理念，切實(shí)為師生負(fù)責(zé)，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，提升檔案管理服務(wù)的滿意度。

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