人本管理 高職院校檔案管理方式的轉(zhuǎn)型

文/江蘇海事職業(yè)技術(shù)學院 王青

高職院校檔案管理是對院校組織部門、人事部門、教務(wù)部門、科研部門等形成的，關(guān)于院校各類人員德能勤績和學生學習生活方面的記錄，具有類型多樣性、管理動態(tài)性強、使用價值較大，利用需求多等特點，是高職院校管理工作的一個重要組成部門，關(guān)系著院校的改革與發(fā)展。長期以來，在高職院校檔案管理現(xiàn)代化的實踐中，檔案的物本管理方式長期占據(jù)主導地位，檔案管理只見物不見人，忽視了人這一主體要素在管理中的重要作用，當前高職院校的發(fā)展與進步，強調(diào)實現(xiàn)人的全面發(fā)展，檔案管理方式也應(yīng)從人的角度出發(fā)，實現(xiàn)從物本管理方式到人本管理方式的重要轉(zhuǎn)型，從而為高職院校各項改革服務(wù)。

一、人本管理的概念

人本管理不同于只見物不見人或只把人當作管理工具和手段的傳統(tǒng)管理模式，而是深刻認識到人在經(jīng)濟活動的重要作用，突出人的地位，尊重人的主體作用，實現(xiàn)以人為中心的管理。核心是以人為本，要求把實現(xiàn)好、維護好人的利益為一切工作的出發(fā)點和落腳點，管理的目的是滿足人的切身利益，實現(xiàn)人的全面發(fā)展。

人本管理引入到高職檔案管理中，以人為本指的以檔案管理涉及到的人員為本，既指檔案管理的工作者，又指檔案的利用者。檔案管理人員既是內(nèi)部管理的主體，又是對外服務(wù)的主體，是主動出擊者，檔案的利用者是檔案服務(wù)的客體，是被動接受者。檔案管理工作者的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量，因此，以檔案管理工作者為本是高職院校檔案管理模式向人本管理轉(zhuǎn)型的前提。

二、高職檔案部門引入人本管理的必要性

（一）高職院校改革發(fā)展的需要

檔案管理部門是院校的重要組成部門之一，檔案類型劃分以院校所有成員為標準，分為行政管理人員或者職員人事檔案、教師人事檔案、科研人員人事檔案、職工人事檔案、學生人事檔案等，這些人員都是推動院校發(fā)展的主力軍，了解和掌握不同人員的個人信息，是院校改革的基礎(chǔ)。檔案蘊含著這些信息，不同類型的檔案類型反映不同人員的學歷層次、職稱高低、社會工作經(jīng)歷，教師專業(yè)，為高職院校的改革和發(fā)展指明了方向，檔案部門的工作主要進行信息的收集、分類、鑒定、整理、保管、檢索、利用等針對“物”的活動，但執(zhí)行活動的主體是檔案的管理人員，管理人員綜合素質(zhì)的高低決定了信息的豐富度、完整度、可靠度，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，則需落實院?！皥猿忠匀藶楸尽钡睦砟?，從大局出發(fā)，充分挖掘人的潛能，培養(yǎng)人的創(chuàng)新能力，協(xié)調(diào)、調(diào)動、激勵人的主觀能動性，實現(xiàn)向人本管理的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理工作的實效性、針對性，對院校的改革發(fā)展具有重大的促進意義。

（二）知識經(jīng)濟時代的必然要求

知識經(jīng)濟時代，知識是第一生產(chǎn)要素，知識的核心是科技，即“科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，關(guān)鍵是人才，要重視人的智力資源，它是社會發(fā)展繁榮的直接推動力。

高職院校檔案管理人員的知識是檔案部門發(fā)展和繁榮的直接推動力，在知識經(jīng)濟時代，對檔案部門實施人本管理，重視培養(yǎng)員工的知識素養(yǎng)和奉獻精神；增強員工的團結(jié)力和凝聚力；提高員工的責任感和創(chuàng)新能力；創(chuàng)造員工工作的公平環(huán)境；樹立推動檔案事業(yè)持久發(fā)展的共同信念，時時處處以提高員工的知識素養(yǎng)為首要目標，才能適應(yīng)時代的發(fā)展，才能提高檔案事業(yè)的吸引力，為檔案部門不斷注入新鮮血液，使檔案事業(yè)經(jīng)久不衰，歷久彌新。

（三）檔案管理系統(tǒng)功能實現(xiàn)的需要

現(xiàn)代檔案系統(tǒng)是由檔案工作人員、檔案管理設(shè)施、檔案信息、檔案管理任務(wù)和目標等要素組成，其中，檔案工作人員因素主動性、積極性、活躍性最強，在現(xiàn)代檔案管理中，堅持以人為本，把工作的視角由物轉(zhuǎn)向人，工作的設(shè)計、規(guī)章制度的制定、組織結(jié)構(gòu)、工作的目標以人為出發(fā)點和落腳點，尊重人、關(guān)心人、愛護人，合理用人，注重人自身價值的實現(xiàn)，為人自身的發(fā)展考慮，從而充分調(diào)動人的積極性、主動性，增強他們的創(chuàng)新能力，讓人從被動管理轉(zhuǎn)為主動出擊，主動為檔案事業(yè)服務(wù)，為檔案事業(yè)貢獻自身的力量，才能促進檔案系統(tǒng)功能的實現(xiàn)，從而促進檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

三、人本管理在高職院校檔案部門的實施

（一）構(gòu)建以人為本激勵機制

人本管理的核心是尊重人、關(guān)心人、激勵人，構(gòu)建以人為本的激勵機制，可使人本管理得到有效實施。長期以來檔案管理一直“重藏輕用”，檔本位思想占據(jù)主流意識多年，帶來的連鎖反應(yīng)是檔案工作者得不到學校的重視，職稱、薪酬、福利待遇較低，晉升機會較少，個人發(fā)展空間有限，而檔案工作必須緊跟時代的發(fā)展，一低一高的巨大反差，造成檔案工作者心理失衡，工作熱情不高，影響積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。針對此現(xiàn)象，領(lǐng)導者應(yīng)本著“以人為本”的理念，了解關(guān)心檔案工作者的思想、工作和生活，真誠幫助檔案工作者解決實際問題，滿足他們的實際需要，維護他們的切身利益，在檔案部門樹立尊重知識、尊重人才的思想，營造鼓勵創(chuàng)新、鼓勵創(chuàng)造的良好風氣，同時，引用示范激勵、情感激勵、目標激勵、物質(zhì)激勵等各種激勵機制，培養(yǎng)員工對檔案工作的高度熱愛，調(diào)動他們工作的熱情和積極性、創(chuàng)造性，從而促進檔案部門各項工作的檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）建立和完善以人為本的檔案管理制度

建立和完善以人為本的檔案管理制度，就是要實行以人為本的目標管理和以人為本的權(quán)變管理。以人為本的目標管理就是突出人在目標制定、實施、評價中的作用，首先，檔案部門要有總體的目標，并把總體目標分散給每個檔案工作者，個人目標實現(xiàn)的同時，總體目標也得到了實現(xiàn)；其次，總體目標的實現(xiàn)依存?zhèn)€人目標，體現(xiàn)了領(lǐng)導對員工的信任，能夠激發(fā)員工的潛能。最后，每個人都有自己的目標和任務(wù)，為了實現(xiàn)自我的目標，檔案工作者會自覺參加學習，提高自身的業(yè)務(wù)水平，從而提高檔案員工的整體素質(zhì)。

以人為本的權(quán)變管理是人員的匹配問題。檔案管理部門要根據(jù)每個人的特點實行不同的管理方式，根據(jù)每個人的興趣愛好、特長分配到適合崗位，充分發(fā)揮員工的特長，調(diào)動員工的積極性，使部門總體目標與個人目標得以統(tǒng)一實現(xiàn)，維護員工切身利益的同時也帶動了檔案事業(yè)的進步和發(fā)展，實現(xiàn)了個人與檔案部門的和諧發(fā)展。

（三）加強檔案管理部門文化建設(shè)

文化是軟實力，檔案管理部門注重檔案工作硬件配置的同時，也要加強本部門的文化建設(shè)，文化建設(shè)主要側(cè)重于：1.培育具檔案管理部門特色的共同價值觀和精神；2.堅持走中國特色社會主義道路，樹立實現(xiàn)民族偉大復興的共同理想，形成積極向上的部門形象；3.制定具有自身部門特色的，切合人自身發(fā)展需要的工作目標和發(fā)展戰(zhàn)略；4.建立以人為本的部門規(guī)章制度，檔案部門的任何決策都要以滿足員工的合理需求，實現(xiàn)員工的全面發(fā)展為前提；5.建立檔案工作者參與決策的制度，讓每個員工都積極參與檔案部門管理事項的決策，民主選舉，民主決策，提高檔案管理部門工作的實效性；6.創(chuàng)設(shè)公平、民主的工作環(huán)境和健康和諧的人際關(guān)系，關(guān)注人的思想和心理的變化，及時給予人性關(guān)懷，使員工保持高度的熱情和良好的心理開展檔案部門管理工作；7.開設(shè)培訓班，聘請專業(yè)人員授課，幫助員工提高業(yè)務(wù)能力，為員工的成才發(fā)展的創(chuàng)造有利條件。

四結(jié)論

時代在發(fā)展，社會在進步，在科學發(fā)展觀的指導下，高職院校檔案管理部門，也應(yīng)緊跟時代潮流，變傳統(tǒng)的物本管理為人本管理，堅持以人為本，全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，統(tǒng)籌兼顧，實現(xiàn)檔案工作人員的全面發(fā)展。

人本管理的理念正在不斷進步和完善，作為一種新的管理理念，其優(yōu)越性在于能夠最大挖掘人的創(chuàng)造力，提高人的積極性，這對檔案管理工作起著不可替代的作用。高職院校應(yīng)努力開拓檔案管理部門人本管理的新局面，并使其成為檔案管理的主流理念，成為推動檔案事業(yè)發(fā)展的不竭動力，永葆檔案事業(yè)發(fā)展活力。

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