以目標(biāo)管理為抓手 提升科技事業(yè)單位檔案工作水平

文/重慶生產(chǎn)力促進(jìn)中心 袁亦方

檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)。搞好檔案工作，對打造城市的文化軟實(shí)力、提升城市的品味、推動各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、促進(jìn)社會和諧都具有重要的意義。最近幾年，黨和國家高度重視發(fā)展檔案事業(yè)，檔案工作的外部環(huán)境進(jìn)一步向好，工作條件進(jìn)一步改善，工作質(zhì)量和服務(wù)能力進(jìn)一步提升。在新的形勢下，檔案工作面臨新的、嚴(yán)峻的考驗(yàn)。一是黨和國家對檔案工作的要求更高。最近中共中央、國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于深化科技體制改革加快國家創(chuàng)新體系建設(shè)的意見》、《關(guān)于加快推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新持續(xù)增強(qiáng)農(nóng)產(chǎn)品供給保障能力的若干意見》和國務(wù)院發(fā)布的《國家基本公共服務(wù)體系“十二五”規(guī)劃》等文件都明確提到了檔案工作；二是人民群眾對檔案工作的需求更迫切。這十來年，黨和國家不斷出臺民生政策，人民群眾在享有改革開放的成果的同時，對檔案利用的需求也在不斷增多。面對這樣的形勢，以目標(biāo)管理為抓手，開展科技事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理，大力加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)，不斷提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，使檔案工作跟上科技事業(yè)發(fā)展的步伐是適應(yīng)新形勢需要的有效途徑。

檔案目標(biāo)管理工作為傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方法。是理順工作關(guān)系，改善工作環(huán)境，充分發(fā)揮科技檔案作用的有效形式。

一、科技事業(yè)單位推進(jìn)檔案目標(biāo)管理的現(xiàn)狀及所存在的問題

根據(jù)筆者在科技系統(tǒng)從事檔案管理工作的體會，主要存在以下情況：

1.有的單位對檔案工作仍然重視不夠，投入不足，檔案工作被邊緣化，沒有把檔案工作放在應(yīng)有位置，更談不上與本單位主要業(yè)務(wù)工作同計(jì)劃、同布置、同檢查、同考核、同獎懲；

2.有的單位檔案人員配備不足，業(yè)務(wù)技能不熟，專業(yè)知識培訓(xùn)少，檔案人員不穩(wěn)定，兼職甚至身兼數(shù)職的現(xiàn)象比較突出；

3.有的單位沒有獨(dú)立的檔案工作人員辦公室、檔案查閱室和專門的檔案庫房，檔案保管保護(hù)設(shè)施設(shè)備不到位，檔案安全存在一定隱患；

4.有的單位檔案收集不夠齊全、歸檔門類單一、整理不規(guī)范、保管期限劃分不準(zhǔn)確、檔案整理質(zhì)量不完全合格，不該歸檔的納入歸檔范圍，未開展檔案數(shù)字化掃描，檔案的查準(zhǔn)率和查全率不高；

二、科技事業(yè)單位推進(jìn)檔案目標(biāo)管理的思路與措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思維，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展新形勢的需要

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，社會各界和廣大人民群眾對包括檔案工作在內(nèi)的大文化事業(yè)的發(fā)展越來越重視，越來越關(guān)注?！盀辄h管檔，為國守史，為民服務(wù)”不是一句空話，在當(dāng)前的形勢下，任何一項(xiàng)事業(yè)如果因循守舊、坐而論道，就意味著被邊緣化。因此，只有變革才有出路，只有適應(yīng)才能“被需要”，要積極探索檔案工作服務(wù)社會的新模式、新手段、新方法，要清楚的認(rèn)識到，檔案部門就是一個服務(wù)部門，圍繞中心，貼近群眾，滿足需求就是我們工作的出發(fā)點(diǎn)。要在不斷改善查閱利用檔案的硬件條件基礎(chǔ)上，建立覆蓋更廣、更方便的檔案利用體系。探索資源共享、遠(yuǎn)程服務(wù)方式，大幅度提高檔案利用質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，以目標(biāo)管理為抓手，提升科技事業(yè)單位檔案工作水平

1.加強(qiáng)對檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要對檔案管理工作高度重視，將檔案管理工作納入單位全局發(fā)展高度看待，將其提到單位領(lǐng)導(dǎo)班子的會議議事日程上來，落實(shí)分管責(zé)任制，定期檢查、督促檔案工作，并能及時解決檔案工作中存在的實(shí)際問題。

2.建立健全檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行。檔案工作制度要列入單位總的管理制度之中，并以單位名義正式印發(fā)執(zhí)行；制定檔案人員崗位責(zé)任制，并認(rèn)真履行崗位職責(zé)；建立主要門類文件材料的歸檔制度，包括歸檔范圍和保管期限表；建立檔案的接收、整理、修改補(bǔ)充、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定銷毀、庫房管理等制度。

3.對檔案保管要有明確的要求。在現(xiàn)有科技事業(yè)單位普遍存在的辦公場地緊張的現(xiàn)實(shí)情況下，花大力氣建設(shè)適應(yīng)本單位檔案工作發(fā)展需要的檔案專用庫房及辦公和閱覽室；購置檔案工作需要的柜架及必要的檔案保管設(shè)備；按檔案的安全、保護(hù)和庫房管理要求，堅(jiān)持溫濕度記錄，并采取一定的控制措施。

4.加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案從業(yè)人員素質(zhì)和技能。首先要提高檔案管理人員的職業(yè)榮譽(yù)感，科技事業(yè)單位檔案管理人員大多是兼職，他們同時又承擔(dān)了很多辦公室日?，嵥楣ぷ?，在與科研人員工作比較時，往往感到都是服務(wù)性工作，沒有職業(yè)榮譽(yù)感。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常關(guān)心、表揚(yáng)檔案人員，在職稱及福利上享受與科技人員同等待遇，使檔案人員安心、自發(fā)的努力工作。其次，要經(jīng)常組織檔案人員參加專業(yè)培訓(xùn)，提高工作技能。再次，要按照要求加強(qiáng)考核工作，各類檔案案卷質(zhì)量符合有關(guān)規(guī)定和規(guī)范的要求：（1）案卷封面編制；（2）卷內(nèi)文件排列、編號；（3）卷內(nèi)目錄、備考表填寫；（4）裝訂整齊、美觀，裝具符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

5.深入推進(jìn)科技事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作，不斷提高科技事業(yè)單位檔案科學(xué)化水平。檔案工作的最終目標(biāo)就是提供利用，檔案信息化建設(shè)要圍繞便利社會利用這個總目標(biāo)，從以技術(shù)為主導(dǎo)、以服務(wù)為導(dǎo)向來進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從注重應(yīng)用信息技術(shù)向注重檔案內(nèi)容信息化來進(jìn)行轉(zhuǎn)變，把社會急需、群眾急需、黨委政府急需的檔案優(yōu)先數(shù)字化，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息社會共建共享，使檔案信息化建設(shè)成為檔案工作服務(wù)社會的重要手段。檔案信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展必然趨勢，決定檔案事業(yè)的前途和命運(yùn)。

6.積極開展檔案的宣傳工作，普及檔案知識。要宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)科技事業(yè)單位人員的檔案意識，強(qiáng)化檔案法制觀念，樹立自覺遵守檔案法和檔案工作人人有責(zé)的思想；檔案工作人員模范餞行檔案法，當(dāng)好檔案法的宣傳員和戰(zhàn)斗員。針對近年來各地不同程度出現(xiàn)的檔案安全事故，監(jiān)察部、人社部、國家檔案局聯(lián)合頒布的《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（國家監(jiān)察部令第30號），從檔案形成、保管、利用等三個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的主要違法違紀(jì)行為設(shè)定了相應(yīng)的處分檔次，明確了對造成檔案安全事故的責(zé)任追究方式，規(guī)定了行政救濟(jì)手段和案件移送制度，對促進(jìn)各級政府依法治檔、加強(qiáng)檔案工作的紀(jì)律性，維護(hù)檔案工作秩序，強(qiáng)化公職人員和檔案工作人員的職業(yè)操守，具有十分重要的意義。

（三）要加強(qiáng)科技檔案編研工作和科普、文化教育的結(jié)合，建立公共信息服務(wù)中心，深層次的提高科技檔案利用質(zhì)量

將科技檔案信息進(jìn)行專題整理、匯編，對科技檔案信息進(jìn)行歸納提煉和深度分析，實(shí)現(xiàn)更高層次的開發(fā)利用。

通過舉辦固定陳列展、專題展、特色展、流動展、網(wǎng)上展，開辦講座、夏令營等多種形式宣傳黨的惠民政策，展示社會變遷、改革的成果，使檔案編研成果成為百姓了解政府、了解社會、了解自己的窗口。

目前，像北京衛(wèi)視的《檔案》欄目、上海紀(jì)實(shí)頻道的《檔案揭秘》欄目等等都是利用檔案編研成果和媒體結(jié)合的有益探索，重慶市科委和重慶市科技館聯(lián)合舉行的科普知識宣傳，則是科技檔案成果與科普教育相結(jié)合的有益嘗試，這些工作都為檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)社會起到了良好的推動作用。

三、結(jié)束語

檔案事業(yè)發(fā)展大環(huán)境對檔案工作提出新的更高要求，檔案工作者需要在變革與創(chuàng)新中不斷開闊新視野、充實(shí)新知識、掌握新技能，需要不斷加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)、相互借鑒，順應(yīng)發(fā)展需要、加快發(fā)展步伐。科技事業(yè)單位檔案工作實(shí)行目標(biāo)管理是一種行之有效的好辦法。通過推進(jìn)目標(biāo)管理，可以加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，增強(qiáng)科技事業(yè)單位管理人員和科技人員的檔案意識，推動科技事業(yè)檔案管理工作的整體水平的提高。

[1]重慶市檔案局.重慶市企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理辦法[Z].2008.

[2]袁亞楠.創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,強(qiáng)化信息服務(wù)[J].檔案管理,2008,(2).