中原地區(qū)中小城市社區(qū)人事檔案管理現(xiàn)狀分析

張 俊

（河南省新鄉(xiāng)市鳳泉區(qū)寶山東路街道辦事處，河南 新鄉(xiāng) 453011）

1 引言

人事檔案作為社會(huì)公共信息的一個(gè)重要組成部分，為個(gè)人求職或單位招聘提供個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等有效的原始資料和數(shù)據(jù)?？梢宰C明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷等。中原地區(qū)中小城市社區(qū)眾多，研究其人事檔案管理存在的問(wèn)題，并針對(duì)性給出解決問(wèn)題的對(duì)策，對(duì)中原區(qū)中小城市社區(qū)人事檔案管理起著一定的支持和促進(jìn)作用。

2 中原地區(qū)中小城市人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 研究樣本選擇

本文研究中對(duì)開(kāi)封市順河區(qū)、開(kāi)封市禹王臺(tái)區(qū)、洛陽(yáng)市西工區(qū)、平頂山市衛(wèi)東區(qū)、安陽(yáng)市殷都區(qū)、新鄉(xiāng)市鳳泉區(qū)、新鄉(xiāng)市紅旗區(qū)、新鄉(xiāng)市衛(wèi)濱區(qū)、許昌市魏都區(qū)、鞏義市新華路街道等轄屬50個(gè)社區(qū)開(kāi)展電話調(diào)研或問(wèn)卷調(diào)研，發(fā)現(xiàn)其在人事檔案管理中普遍存在著諸多相似問(wèn)題。

2.2 中原地區(qū)中小城市人事檔案管理現(xiàn)狀

在對(duì)被訪樣本進(jìn)行關(guān)于 “目前人事檔案管理中主要存在的問(wèn)題有哪些”的調(diào)研中，發(fā)現(xiàn)：在人事檔案管理中，92%的樣本存在著至少2個(gè)主要問(wèn)題，無(wú)一社區(qū)在人事檔案管理中不存在任何問(wèn)題。根據(jù)調(diào)研結(jié)果，呈現(xiàn)突出的4個(gè)主要問(wèn)題如下圖所示。

人事檔案管理中存在的問(wèn)題及在樣本中所占比例圖

從圖中可以看出，目前，在中原地區(qū)中小城市社區(qū)人事檔案管理中，主要存在的問(wèn)題依次是檔案材料整齊度較低、檔案利用率低、人事檔案管理方式落后、人事檔案材料內(nèi)容不準(zhǔn)確和人員配置不合理等。其中突出的問(wèn)題是檔案材料整齊度、檔案利用率和管理方式問(wèn)題。對(duì)排名前3位的突顯問(wèn)題進(jìn)一步調(diào)研問(wèn)題的原因如下。

2.2.1 檔案材料整齊度較低。主要缺失表現(xiàn)在：缺少年度考核表、履歷表或雖有表但未蓋公章。部分材料未及時(shí)上繳歸檔。主要原因是檔案管理重要度認(rèn)識(shí)不足，使得管理人員催繳力度不足、填寫(xiě)要求不嚴(yán)，造成檔案填寫(xiě)單位和人員不重視。

2.2.2 人事檔案利用率低。這和人事檔案管理方式有關(guān)。對(duì)于采用傳統(tǒng)管理方式的社區(qū)，鑒于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的缺限，人事檔案一旦收集歸檔，很少有人或有時(shí)間查閱，致使人事檔案歸于形式。而對(duì)于采用信息化檔案管理的社區(qū)，由于信息錄入過(guò)程的漫長(zhǎng)、人事檔案內(nèi)容和材料整齊度的問(wèn)題，也使得其利用率極低。

2.2.3 從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平不足。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。需要專人管理、單獨(dú)存放。但現(xiàn)在大多數(shù)社區(qū)從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，即使專職檔案管理人員，也大多存在著業(yè)務(wù)水平低下的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在：（1）打字速度太慢。（2）業(yè)務(wù)不熟練或計(jì)算機(jī)操作水平不足。

3 中原地區(qū)中小城市社區(qū)人事檔案管理的建議

3.1 制定或完善人事檔案管理制度

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。人事檔案工作是瑣碎繁雜的工作，需要明確的規(guī)章制度并不斷抓落實(shí)跟進(jìn)，最好是有明確的KPI對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核。尤其要建立人事檔案信息化管理制度，完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整。

3.2 加大人事檔案材料收集力度，提高人事檔案基礎(chǔ)質(zhì)量

隨著社會(huì)需求的不斷增加，干部制度的需要入檔的材料不斷增多，人事檔案材料的收集工作量加大。及時(shí)收集、認(rèn)真整理、細(xì)致鑒別各種人事檔案材料，力爭(zhēng)做到取之有據(jù)；對(duì)不符合歸檔要求的材料及時(shí)溝通或處理，填寫(xiě)材料不全的退回補(bǔ)填，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

3.3 采用信息化管理手段，達(dá)到文件、檔案一體化管理

以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享。從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。

3.4 提高從業(yè)人員素質(zhì)

對(duì)從業(yè)人員加強(qiáng)培訓(xùn)，尤其是工作心態(tài)和業(yè)務(wù)技能。人事檔案管理的效果，很大程度上取決于檔案管理工作人員工作心態(tài)和業(yè)務(wù)技能水平。

3.4.1 工作責(zé)任心培養(yǎng)。只有具備高度責(zé)任心，才能減少在繁瑣、單調(diào)的工作中的失誤和差錯(cuò)，將人事檔案材料準(zhǔn)確率提高，人事檔案材料才切實(shí)成為一種資源。

3.4.2 專業(yè)技能提升。通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)模塊的基本要求和工作流程。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用。

3.4.3 計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平加強(qiáng)。通過(guò)員工培訓(xùn)，使人事檔案管理人員具備崗位要求的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，對(duì)信息化操作平臺(tái)操作規(guī)范、流程切實(shí)掌握，并結(jié)合KPI對(duì)員工進(jìn)行崗位能力考核，使從業(yè)人員達(dá)標(biāo)上崗，提升崗位勝任力。

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[1]李愛(ài)妹.加快信息化建設(shè)不斷創(chuàng)新檔案工作[J].上海造船，2009，(1)∶74-76，95

[2]張斌∶對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案管理困惑的思考[J].北京∶北京檔案，2007(2)

[3]田薇;高東紅∶人事檔案管理體會(huì)[J].神州，2013（1）