考勤管理信息系統(tǒng)在地鐵運(yùn)營服務(wù)行業(yè)的應(yīng)用研究

王 星

（南京地鐵運(yùn)營有限責(zé)任公司 信息中心，南京 210012）

隨著現(xiàn)代科技的進(jìn)步，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行考勤管理已經(jīng)成為現(xiàn)代化企業(yè)管理的一個重要環(huán)節(jié)。對于一個人數(shù)達(dá)到3 000人以上的大型企業(yè)來說，傳統(tǒng)的人工考勤方式不僅效率低下，出錯機(jī)率高，而且會耗費(fèi)大量的人力和物力，難以達(dá)到現(xiàn)代企業(yè)管理所要求的考勤透明性、準(zhǔn)確性、高效性原則。而采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)考勤管理，不僅能夠避免人工考勤所帶來的一系列弊端，而且能夠充分利用計(jì)算機(jī)的靈活設(shè)計(jì)和智能計(jì)算來進(jìn)一步簡化考勤環(huán)節(jié)，讓原本枯燥繁瑣的考勤工作變得簡單、易用、高效。

南京地鐵運(yùn)營有限責(zé)任公司自成立以來，一直沿用人工考勤的方式，原因是：（1）各工種考勤的特殊性，很難采用通用的考勤辦法進(jìn)行管理。（2）由于早期員工人數(shù)并不太多，人工考勤所導(dǎo)致的弊端尚未凸顯。但是隨著近年來地鐵新線的開通，越來越多的新員工加入南京地鐵，員工人數(shù)的成倍增加讓原有的考勤辦法漸漸不能適應(yīng)新的現(xiàn)狀，于是采用一套基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的，能夠適應(yīng)南京地鐵特殊性的考勤管理信息系統(tǒng)代替原有的人工考勤辦法勢在必行。

1 現(xiàn)狀分析及存在問題

1.1 現(xiàn)狀分析

南京地鐵的基本考勤流程是：每個月底，由各工班考勤員對所管轄的人員進(jìn)行考勤統(tǒng)計(jì)，并且計(jì)算出其各項(xiàng)工時(shí)，對于標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)員工，還需要統(tǒng)計(jì)加班信息，填寫標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)加班審批表，然后將這些材料上交給中心考勤員。中心考勤員收集并匯總每個工班的考勤資料后，首先進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢查，對加班工時(shí)進(jìn)行必要的調(diào)整，然后結(jié)合考勤表和加班表填寫加班結(jié)算表以及缺勤統(tǒng)計(jì)表，上述數(shù)據(jù)填報(bào)完成后交給中心領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，然后統(tǒng)一上交給勞動人事部。勞動人事部收集匯總所有中心的考勤表，統(tǒng)計(jì)加班結(jié)算表和缺勤情況，最后將資料備案。

1.2 存在問題

人工考勤方式的主要弊端體現(xiàn)在幾個方面：

（1）數(shù)據(jù)錯誤率高?？记诠r(shí)計(jì)算公式復(fù)雜，需要對考勤人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)才能正確掌握。此外，平均每個工班長需要對近20名員工進(jìn)行考勤，人為錯誤很難避免。錯誤率高的直接影響是導(dǎo)致中心考勤員需要花大量的時(shí)間對工班上報(bào)的考勤表進(jìn)行核查，而且很多時(shí)候核查完仍然無法保證考勤數(shù)據(jù)的零錯誤率。

（2）規(guī)則變更難。在人工考勤方式中，當(dāng)某考勤規(guī)則改變之后，只有通過下發(fā)通知的方式進(jìn)行告知，這樣往往無法讓新規(guī)則及時(shí)在工班中得到實(shí)施，而且，當(dāng)某項(xiàng)較為復(fù)雜的考勤算法進(jìn)行變更之后，還可能造成考勤員錯誤的理解，從而直接影響當(dāng)月的考勤數(shù)據(jù)。

（3）規(guī)則管理混亂。雖然勞動人事部有一套完整的考勤規(guī)則，但是每個中心往往會根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。這也就導(dǎo)致了很多中心都有自己特殊的規(guī)則，部分中心例如：乘務(wù)中心，檢修中心等更是對規(guī)則作了較大的調(diào)整，如何統(tǒng)一管理這些規(guī)則成為一直以來的難題。

（4）重復(fù)工作多。考勤表中的缺勤表、標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)結(jié)算表和綜合工時(shí)結(jié)算表都是屬于統(tǒng)計(jì)表。在人工考勤方式中，數(shù)據(jù)需要考勤員人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，不僅增加了工作量，而且處理大量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的問題。

（5）版本控制困難。人工考勤主要通過向上級單位發(fā)送電子文檔的方式進(jìn)行收集，中心考勤員通常會進(jìn)行數(shù)據(jù)修正，由此造成上下級持有的考勤表數(shù)據(jù)不一致。如果出現(xiàn)多次考勤表駁回修改的情況，就極有可能出現(xiàn)版本混亂、數(shù)據(jù)不一致等問題，從而在考勤表中埋下錯誤數(shù)據(jù)。

（6）數(shù)據(jù)備案和共享。人工考勤的主要數(shù)據(jù)備份方案就是對紙質(zhì)文件和Excel電子文檔歸檔，有數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。此外，需要查閱歷史數(shù)據(jù)也極為不便，不利于數(shù)據(jù)備案和共享。

2月25日，江西省教育廳制定了江西省學(xué)校（幼兒園）食堂經(jīng)營管理“十必須”和食品采購管理“十不準(zhǔn)”，以規(guī)范學(xué)校（含幼兒園）食品經(jīng)營行為，把好食品入口關(guān)，防控群體性食源性疾患。其中“十必須”規(guī)定，食堂管理必須實(shí)行校長（園長）負(fù)責(zé)制；農(nóng)村義務(wù)教育學(xué)校食堂必須自辦，嚴(yán)禁外包；學(xué)校必須建立食物中毒或其他食源性疾患等突發(fā)事件應(yīng)急處理方案等。“十不準(zhǔn)”規(guī)定，不準(zhǔn)向無許可資質(zhì)的食品生產(chǎn)經(jīng)營者采購食品原料、半成品和成品，不準(zhǔn)向企業(yè)以外的食品生產(chǎn)經(jīng)營者訂購食品；不準(zhǔn)向中小學(xué)生、幼兒制售生食類、冷食類（不含水果）食品和裱花蛋糕等。

2 解決方案

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

通過分析人工考勤的缺點(diǎn)，采用基于計(jì)算機(jī)的信息化考勤系統(tǒng)代替原有的人工考勤方式是彌補(bǔ)缺陷，提高效率的有效途徑。采用信息化的考勤系統(tǒng)不僅可以解決人工考勤方式中長期存在的公式計(jì)算、作業(yè)流、權(quán)限控制等問題，還可以利用計(jì)算機(jī)的智能算法代替大量人工操作，從而大幅度減少考勤工作量。

本文采用了基于B/S的設(shè)計(jì)模式，選取PHP+APACHE+MYSQL作為系統(tǒng)開發(fā)架構(gòu)來設(shè)計(jì)開發(fā)這套考勤管理信息系統(tǒng)。用戶僅需要在瀏覽器輸入相應(yīng)網(wǎng)址既可以登陸到考勤系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)操作。架構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)圖

2.2 關(guān)鍵技術(shù)點(diǎn)

（1）自動計(jì)算工時(shí)

智能計(jì)算是本套系統(tǒng)的核心功能，考勤填寫的資料主要包括考勤表和加班審批表。在考勤表中，除了填寫員工的每日出勤情況，還需要計(jì)算員工的平日工時(shí)、節(jié)日工時(shí)、負(fù)工時(shí)、加班等。在加班審批表中，需要根據(jù)加班時(shí)段計(jì)算節(jié)日工時(shí)、假日工時(shí)和平日工時(shí)等。

在本系統(tǒng)中，所有額外的工時(shí)計(jì)算均可以通過計(jì)算機(jī)一鍵完成。

智能計(jì)算不僅能夠正確地、快速地計(jì)算出數(shù)據(jù)，其靈活性還能夠根據(jù)中心考勤的特殊性進(jìn)行算法調(diào)整，從而適應(yīng)不同中心的考勤細(xì)則。

作為系統(tǒng)的核心功能，它不僅減少了考勤員繁重的工作量，同時(shí)保證了數(shù)據(jù)的正確性。

（2）自動生成加班信息

本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了一套自動生成加班審批表的算法，能夠檢測考勤表中所有的加班事項(xiàng)和加班時(shí)間，然后自動生成加班信息，用戶只需要根據(jù)實(shí)際情況在加班信息中調(diào)整加班開始時(shí)間和加班事由這兩項(xiàng)，就能夠完成加班的填寫。簡單來說，當(dāng)完成了一個員工的考勤表時(shí)，也就已經(jīng)完成了其加班記錄的填報(bào)，界面圖如圖2所示。

圖2 自動生成加班信息界面圖

通過自動生成加班審批，可以讓考勤員專注于一些特殊時(shí)段的加班，而常規(guī)的加班則由系統(tǒng)完成，這樣就能進(jìn)一步減少考勤的工作量。

（3）自動生成加班結(jié)算表、缺勤表

在完成了考勤表和加班審批表后，就是根據(jù)考勤表工時(shí)和加班情況統(tǒng)計(jì)加班結(jié)算表以及缺勤表。而這兩項(xiàng)統(tǒng)計(jì)完全由計(jì)算機(jī)完成，無須額外的人工干預(yù)。綜合來看，通過使用本系統(tǒng)，可以使考勤的填報(bào)、審批、結(jié)算等工作比原先手工作業(yè)減少80%的工作量，大大提高了考勤工作效率。

（4）其他

a.針對考勤規(guī)則變更的問題，規(guī)則變更之后只需在系統(tǒng)參數(shù)配置上進(jìn)行相應(yīng)的修改，同時(shí)在系統(tǒng)里面發(fā)布一個公告即可，所做的修改能夠立即生效，用戶不需要了解考勤規(guī)則修改的細(xì)節(jié)。b.針對考勤規(guī)則管理的問題，在系統(tǒng)開發(fā)過程中，系統(tǒng)同時(shí)記錄下了每個中心的特殊規(guī)則，規(guī)范了每個條目換算多少個工時(shí)，從而實(shí)現(xiàn)了考勤規(guī)則的規(guī)范化管理，將來需要修改規(guī)則時(shí)，只需要在配置上進(jìn)行修改即可。c.針對重復(fù)工作的問題，在本系統(tǒng)中提供了很多便捷的功能，如：數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入、批量修改，自動排班等，將相似性的重復(fù)工作減少到最小。d.針對數(shù)據(jù)不一致的問題，在本系統(tǒng)中，因?yàn)閿?shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中是唯一的，而且系統(tǒng)有嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制，防止多個用戶對同一個數(shù)據(jù)進(jìn)行寫操作，從而避免了數(shù)據(jù)不一致性。e.此外，數(shù)據(jù)會始終保留在系統(tǒng)中，用戶可以隨時(shí)登陸系統(tǒng)查看考勤記錄，也能夠隨時(shí)在系統(tǒng)中導(dǎo)出Excel表格進(jìn)行人工備份。

3 結(jié)束語

該系統(tǒng)于2012年2月正式投入運(yùn)行。系統(tǒng)上線運(yùn)行之后，顯著地改善了各部門、中心的考勤狀況，使得原先繁瑣的考勤工作變得簡單、快捷、高效，受到了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和員工的一致好評。系統(tǒng)最終能夠?qū)嵤┏晒Φ闹匾蛩厥牵海?）系統(tǒng)在設(shè)計(jì)開發(fā)的過程中對用戶的實(shí)際需求進(jìn)行了充分的調(diào)研和挖掘，聽取并采納了多方對于系統(tǒng)帶有建設(shè)性的意見和建議，并對其功能模塊不斷進(jìn)行優(yōu)化完善；（2）對部分部門、中心相對復(fù)雜的考勤細(xì)則，采取了先易后難，先普通后特殊的分析策略，分步實(shí)施，最終完成了整套系統(tǒng)的推廣使用。

考勤管理信息系統(tǒng)已經(jīng)完全取代了人工考勤模式，成為了南京地鐵運(yùn)營分公司信息化考勤管理一個不可或缺的部分。

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