高職院校學(xué)生信息管理系統(tǒng)的分析

鄭 歡

（江西外語(yǔ)外貿(mào)職業(yè)學(xué)院，江西 南昌330099）

高校學(xué)生工作管理是高校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它直接影響著學(xué)校管理工作水平和學(xué)生素質(zhì)的高低。高校學(xué)生工作信息化建設(shè)也相應(yīng)成為高校信息化建設(shè)的重要組成部分。高校學(xué)生工作一般包括學(xué)生教育、學(xué)生管理，學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)生資助、學(xué)生就業(yè)、學(xué)生住宿等，高校學(xué)生工作不但參與學(xué)生的“生產(chǎn)制造”，還負(fù)責(zé)學(xué)生的“銷售”，高校學(xué)生工作的復(fù)雜性決定了高校學(xué)生工作信息化建設(shè)是高校信息化建設(shè)最復(fù)雜的環(huán)節(jié)。高校學(xué)生工作信息化建設(shè)水平的高低成為衡量高校信息化建設(shè)的重要方面。

江西外語(yǔ)外貿(mào)職業(yè)學(xué)院學(xué)生工作管理仍然處于傳統(tǒng)的管理模式和手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新的發(fā)展需要，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面∶

一、易于出錯(cuò)，效率較低∶在學(xué)生工作管理中，仍然有采用手工填表，這種方式可靠性不高，因?yàn)槭止ぬ畋硪徊恍⌒木蜁?huì)造成數(shù)據(jù)遺漏，同時(shí)由于學(xué)生的檔案、學(xué)籍?dāng)?shù)量繁多，手工處理工作量極大，效率低下，進(jìn)行數(shù)據(jù)的維護(hù)和檢索都非常的不便，不能滿足日常的管理工作的要求。

二、數(shù)據(jù)更新不夠及時(shí)∶學(xué)生日常管理工作仍存在沒(méi)有利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳送，在數(shù)據(jù)的更新上，仍采用各系部或各班級(jí)將數(shù)據(jù)上報(bào)，并由專門的數(shù)據(jù)錄入人員進(jìn)行手工錄入。這種方式不僅加大了學(xué)生信息管理的工作量，而且很容易遺漏信息，并且造成信息的更新不及時(shí)。

三、信息管理規(guī)范性不夠∶由于沒(méi)有一個(gè)完善的學(xué)生信息系統(tǒng)，學(xué)生的相關(guān)信息的數(shù)據(jù)庫(kù)不夠完善，使得對(duì)學(xué)生的信息管理上，缺乏規(guī)范性。數(shù)據(jù)分散存放，定義的格式往往會(huì)各不相同，在數(shù)據(jù)處理時(shí)往往需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換，給工作帶來(lái)很大的不方便。數(shù)據(jù)分散存放，數(shù)據(jù)之間沒(méi)有相應(yīng)的約束與關(guān)聯(lián)，在進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)的時(shí)候，必須同時(shí)更新所有部門的相關(guān)數(shù)據(jù)，非常繁瑣，稍不注意就會(huì)引起數(shù)據(jù)的不一致。學(xué)生的相關(guān)數(shù)據(jù)分散在各個(gè)不同的部門，存儲(chǔ)和管理的方式各不相同。 有的是采用管理信息系統(tǒng)，有的采用Excel 表格，有的仍然是采用卡片表格，很難實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。

近年來(lái)，隨著我國(guó)教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，升學(xué)率的提高、招生范圍的不斷擴(kuò)大對(duì)學(xué)生管理工作的高效性及規(guī)范化提出了新的要求?，F(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和不斷發(fā)展給教育現(xiàn)代化管理引入了新的定義，用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)改變傳統(tǒng)教育管理模式是教育發(fā)展的必然趨勢(shì)。 建立一套完善的高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)，不但可以大大提高學(xué)生工作管理的效率，而且可以構(gòu)建起一套完整的學(xué)生信息資料庫(kù)，可以和其它管理部門的信息系統(tǒng)緊密結(jié)合，輕松、條理、準(zhǔn)確的完成學(xué)生從入學(xué)到就業(yè)的整個(gè)管理工作。

1 國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀

在信息化社會(huì)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息化、數(shù)字化校園建設(shè)是國(guó)內(nèi)外高校的建設(shè)熱點(diǎn)。 在國(guó)外，數(shù)字化校園建設(shè)具有發(fā)展早、起點(diǎn)高、投資大和速度快的特點(diǎn)。數(shù)字化校園概念最早由美國(guó)的麻省理工學(xué)院在20 世紀(jì)70 年代提出，經(jīng)過(guò)多年的努力，已經(jīng)構(gòu)建出一個(gè)較成熟的數(shù)字化校園模型。在歐美，由于政府的強(qiáng)力支持，各學(xué)校紛紛對(duì)教務(wù)管理和教學(xué)進(jìn)行了數(shù)字化改造。 據(jù)調(diào)查，20 世紀(jì)90 年代以來(lái)，西方發(fā)達(dá)國(guó)家大部分名牌高校均已較成功地完成了數(shù)字化校園建設(shè)工作。而國(guó)外較關(guān)注數(shù)字資源的提供，較少?gòu)?qiáng)調(diào)高度的系統(tǒng)集成，關(guān)注學(xué)生的活動(dòng)本身，協(xié)同科研，信息管理系統(tǒng)在數(shù)字校園中相對(duì)弱化。根據(jù)國(guó)內(nèi)的實(shí)際情況信息管理系統(tǒng)應(yīng)該是國(guó)內(nèi)數(shù)字化校園建設(shè)的重點(diǎn)。

在國(guó)內(nèi)，數(shù)字化校園建設(shè)具有以下幾個(gè)特點(diǎn)∶從整體來(lái)看，高等教育信息化仍處于起步階段。 部分高校起步較早，多數(shù)高校已有相當(dāng)基礎(chǔ)。如清華大學(xué)和北京大學(xué)的校園網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是在20 世紀(jì)90 年代初開(kāi)始的，經(jīng)過(guò)十幾年的建設(shè)，現(xiàn)己基本建成了以高速校園網(wǎng)為核心，包括以學(xué)術(shù)研究、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、信息資源、社區(qū)服務(wù)和辦公管理為功能的數(shù)字化教育系統(tǒng)。 他們也是最早提出建設(shè)數(shù)字化校園概念的學(xué)校之一。全國(guó)重點(diǎn)高校數(shù)字化校園建設(shè)研討會(huì)于2002 年5 月份在珠海舉行，全國(guó)40 余所高校參加了會(huì)議， 會(huì)議決定在全國(guó)重點(diǎn)高校率先推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)，并確定清華大學(xué)、北京大學(xué)、中山大學(xué)、浙江大學(xué)、重慶大學(xué)作為召集單位。會(huì)后，全國(guó)很快出現(xiàn)了校園數(shù)字化建設(shè)的新高潮，各高校紛紛設(shè)立數(shù)字化校園建設(shè)項(xiàng)目， 在全國(guó)各個(gè)相關(guān)的研討會(huì)上，關(guān)于數(shù)字化校園建設(shè)項(xiàng)目的研討也更加火熱，數(shù)字化校園建設(shè)己經(jīng)成了各高校進(jìn)行信息化建設(shè)的新的熱點(diǎn)。

目前國(guó)內(nèi)外各類高校應(yīng)用的學(xué)生管理信息系統(tǒng)各式各樣，按照不同的開(kāi)發(fā)方法分為∶生命周期法、原型法、面向?qū)ο笙到y(tǒng)法等；按照不同的結(jié)構(gòu)形式又有∶瀏覽器服務(wù)器(B/S)和客戶服務(wù)器(C/S)以及兩者結(jié)合的結(jié)構(gòu)形式；按照不同的開(kāi)發(fā)平臺(tái)又包括NT、Netware 等，同時(shí)系統(tǒng)所采用的前臺(tái)開(kāi)發(fā)軟件和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)又是各具特色的∶按照不同的系統(tǒng)使用的范圍分為∶單個(gè)部門使用、局域網(wǎng)部門間聯(lián)合使用、整個(gè)校園使用以及在整個(gè)Interact 上使用等∶按照不同的按系統(tǒng)開(kāi)發(fā)主體又分為∶通用信息管理系統(tǒng)和針對(duì)特定單位用管理信息系統(tǒng)。

隨著數(shù)字化校園建設(shè)和高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方法的發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行管理，具有人工管理無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大的提高學(xué)生信息管理的效率，也是科學(xué)化、正規(guī)化的體現(xiàn)。 因此開(kāi)發(fā)適應(yīng)新形勢(shì)需要的學(xué)生信息管理系統(tǒng)是很有必要的。

2 系統(tǒng)需求分析

2.1 業(yè)務(wù)流程分析

通過(guò)對(duì)我院學(xué)生信息管理工作的調(diào)查與分析， 主要存在學(xué)籍管理、成績(jī)管理、獎(jiǎng)懲管理、貧困生管理、學(xué)生黨員干部管理、畢業(yè)管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，對(duì)應(yīng)的管理部門有教務(wù)處、學(xué)生處、招生就業(yè)辦、教學(xué)系部等部門。 主要業(yè)務(wù)流程分析如下∶

2.1.1 學(xué)籍管理

學(xué)籍管理是對(duì)取得學(xué)習(xí)資格的學(xué)生，從入學(xué)注冊(cè)，成績(jī)考核與記載，升、留(降)級(jí)、轉(zhuǎn)系(專業(yè))與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、停學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)，獎(jiǎng)勵(lì)與處分，畢業(yè)等方面，實(shí)施管理。 我院工作流程是新生首先到各系報(bào)到，教務(wù)處注冊(cè)，填寫(xiě)學(xué)生的基本信息情況表，由教務(wù)處學(xué)生工作人員進(jìn)行信息錄入，當(dāng)所有信息錄入完畢并匯總在學(xué)生檔案中，就完成了新生登記工作。

如果學(xué)生正常完成學(xué)業(yè)，學(xué)籍管理則按正常流程進(jìn)行，但是若有休學(xué)、退學(xué)、留級(jí)、保留學(xué)籍、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)等學(xué)籍變動(dòng)情況則進(jìn)行相應(yīng)的登記和處理。學(xué)籍管理工作將為每個(gè)學(xué)生今后的評(píng)優(yōu)、處分、助學(xué)貸款等情況提供依據(jù)。

2.1.2 成績(jī)管理

每學(xué)期期末由教師將學(xué)生期末成績(jī)輸入到紙質(zhì)成績(jī)單上，再進(jìn)行電子成績(jī)的錄入，并將紙質(zhì)和錄入的電子成績(jī)單交到各系，由學(xué)生干事以班級(jí)為單位將各門課程的成績(jī)進(jìn)行匯總后交教務(wù)處統(tǒng)一處理。此時(shí)學(xué)生可查詢成績(jī)， 但是若某個(gè)學(xué)生的成績(jī)出現(xiàn)錯(cuò)誤而需要修改，則需要按特定的流程進(jìn)行。 首先由任課教師將修改理由上交教務(wù)處，然后由教務(wù)處登記修改內(nèi)容及時(shí)間后，方可修改成績(jī)，成績(jī)管理為學(xué)生獎(jiǎng)懲管理提供依據(jù)。

2.1.3 獎(jiǎng)懲管理

主要有獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、評(píng)優(yōu)和違紀(jì)處分三類業(yè)務(wù)。 獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定的流程是班主任將學(xué)生全年綜合成績(jī)進(jìn)行匯總排名，再根據(jù)學(xué)生處制定的獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)每班學(xué)生評(píng)出獎(jiǎng)學(xué)金等級(jí)，結(jié)果進(jìn)行公示，無(wú)異議后送交學(xué)工處進(jìn)行評(píng)審；評(píng)優(yōu)過(guò)程則是首先由參加評(píng)優(yōu)的個(gè)人或者集體提交評(píng)優(yōu)申請(qǐng)，由所屬部門出具推薦意見(jiàn)，學(xué)院接收到申請(qǐng)材料和推薦材料后根據(jù)評(píng)定條件、額度等擇優(yōu)提出初評(píng)名單，經(jīng)過(guò)評(píng)定部門審核后予以確認(rèn)；學(xué)生違紀(jì)處分的基本流程則是各系將學(xué)生違紀(jì)情況上報(bào)學(xué)生處，學(xué)生處根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，通知學(xué)生本人。獎(jiǎng)懲管理工作中獎(jiǎng)勵(lì)結(jié)果一開(kāi)始就需要公示，對(duì)獎(jiǎng)學(xué)金或評(píng)優(yōu)結(jié)果有異議可以向所屬部門進(jìn)行反映，然后進(jìn)行復(fù)查。對(duì)于處分的處理則不同，首先應(yīng)該將處理結(jié)果告知被處分學(xué)生，如學(xué)生對(duì)處分意見(jiàn)不服，可進(jìn)行申訴，學(xué)院教務(wù)處申訴處理委員會(huì)再進(jìn)行調(diào)查處理，最后給出最終的處理結(jié)果后，才進(jìn)行公開(kāi)。

2.1.4 貧困生管理

高校常見(jiàn)的貧困生管理有勤工助學(xué)和助學(xué)貸款兩類。

勤工助學(xué)的基本流程是學(xué)生處首先公布勤工助學(xué)崗位需求情況和酬金標(biāo)準(zhǔn)，貧困生向所在院系學(xué)生工作教師提出申請(qǐng)，系學(xué)生工作管理的教師進(jìn)行情況核實(shí)和初步篩選，再以系為單位向?qū)W生處報(bào)送勤工助學(xué)申請(qǐng)名單，學(xué)生處根據(jù)各系提供的勤工助學(xué)申請(qǐng)名單進(jìn)行篩選并公示候選名單，名單確認(rèn)后，被選中的學(xué)生到用工部門報(bào)到上崗，用工部門記錄勤工助學(xué)考核情況，發(fā)放酬金。

助學(xué)貸款的基本流程是學(xué)生提供家庭經(jīng)濟(jì)困難證明和本人貸款申請(qǐng)，填寫(xiě)助學(xué)貸款審批表，學(xué)生工作處進(jìn)行審核，送銀行審核，初審合格名單公示，學(xué)生與銀行簽訂合同，發(fā)放貸款，學(xué)生畢業(yè)后進(jìn)行還款。如果某個(gè)申請(qǐng)到助學(xué)貸款的學(xué)生發(fā)生學(xué)籍變動(dòng)、出現(xiàn)休學(xué)、退學(xué)等情況終止貸款且還款，學(xué)校才予以辦理有關(guān)手續(xù)。

2.1.5 學(xué)生黨員、干部管理

在高校學(xué)生黨員培養(yǎng)發(fā)展的一般流程為首先由學(xué)生遞交入黨申請(qǐng)書(shū)，黨支部初步確定培養(yǎng)發(fā)展對(duì)象，擇優(yōu)送入業(yè)余黨校學(xué)習(xí)，然后經(jīng)系黨支部考察、上級(jí)黨組織審核后確定預(yù)備黨員，經(jīng)過(guò)一年的預(yù)備期后，由系黨支部討論，上級(jí)黨組織審核轉(zhuǎn)為正式黨員。學(xué)生干部的培養(yǎng)流程則是學(xué)生首先提交申請(qǐng)，學(xué)生會(huì)工作人會(huì)根據(jù)學(xué)生在校期間的表現(xiàn)決定候選人， 由學(xué)生和學(xué)生工作管理人員投票決定學(xué)生干部的任命，然后根據(jù)學(xué)生干部的學(xué)習(xí)工作情況進(jìn)行考核，確認(rèn)學(xué)生干部。當(dāng)學(xué)生黨員出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等情況時(shí)，該名學(xué)生的組織關(guān)系的調(diào)轉(zhuǎn)，或者某名學(xué)生干部沒(méi)有連任而被其他同學(xué)代替時(shí)則學(xué)生干部信息發(fā)生相應(yīng)變化。

2.1.6 畢業(yè)管理

由教務(wù)處提供學(xué)生學(xué)籍基本信息、綜合成績(jī)信息和學(xué)生工作處提供的學(xué)生獎(jiǎng)懲情況來(lái)鑒定學(xué)生能否畢業(yè)，另外招生就業(yè)辦進(jìn)行學(xué)生就業(yè)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。上述流程分析可見(jiàn)學(xué)生信息管理工作從入學(xué)到畢業(yè)，管理周期長(zhǎng)，管理部門分散，我院現(xiàn)行的傳統(tǒng)管理模式需要耗費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間，容易出現(xiàn)材料不齊全、信息不一致的情況，手工操作效率低，重復(fù)勞動(dòng)多，工作量大，準(zhǔn)確性低，出錯(cuò)率高，難以保證現(xiàn)代教育管理方式的需要。 如貧困生管理工作手續(xù)比較復(fù)雜、繁瑣，我院學(xué)生助學(xué)貸款辦理與管理卻處于手工操作，信息溝通及其不便，在貸款信息統(tǒng)計(jì)、分析、上報(bào)等方面都存在很大的難度，學(xué)生離校后，還無(wú)法獲取學(xué)生最新信息，還款工作無(wú)法得到很好的監(jiān)管等。其他管理工作流程中也存在類似問(wèn)題，因此本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)應(yīng)圍繞上述問(wèn)題的解決來(lái)進(jìn)行。

2.2 功能模塊分析

根據(jù)我院的學(xué)生管理工作的具體要求和項(xiàng)目設(shè)計(jì)的功能目標(biāo)，學(xué)生信息管理系統(tǒng)有七大功能模塊∶學(xué)籍管理模塊、成績(jī)管理模塊、獎(jiǎng)懲管理模塊、貧困生管理模塊、黨員、干部管理模塊、畢業(yè)管理模塊、系統(tǒng)管理模塊。 如圖1 所示。

2.2.1 學(xué)籍管理模塊主要進(jìn)行學(xué)生注冊(cè)報(bào)到的登記、 統(tǒng)計(jì)及查詢，學(xué)生基木檔案信息的維護(hù)、查詢和打印，學(xué)籍變動(dòng)處理。

2.2.2 成績(jī)管理模塊主要進(jìn)行的成績(jī)錄入、修改、查詢以及成績(jī)分析統(tǒng)計(jì)。

2.2.3 獎(jiǎng)懲管理模塊主要可進(jìn)行獎(jiǎng)懲申請(qǐng)、評(píng)審等工作，對(duì)獎(jiǎng)懲信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和查詢。

圖1

2.2.4 貧困生管理模塊主要分勤工助學(xué)管理和助學(xué)貸款管理。勤工助學(xué)管理包括助學(xué)信息收集、整理及發(fā)布、勤工助學(xué)情況記錄，助學(xué)貸款管理包括貸款信息發(fā)布、還貸情況記錄。

2.2.5 黨員、 干部管理模塊有黨員信息管理和干部信息管理兩個(gè)模塊，黨員管理模塊主要記錄入黨申請(qǐng)遞交情況、發(fā)展過(guò)程記載、黨員信息查詢。 干部模塊完成對(duì)學(xué)生干部的任免、考核記錄及干部名單查詢等功能。

2.2.6 畢業(yè)管理模塊主要是畢業(yè)鑒定管理和就業(yè)信息管理。包括對(duì)學(xué)生的畢業(yè)資格審定、畢業(yè)后工作情況登記，生成學(xué)生就業(yè)情況分析和就業(yè)信息查詢等功能。

2.2.7 系統(tǒng)管理模塊是每個(gè)系統(tǒng)都必須具備的功能， 包括的權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、口令管理等。

高校學(xué)生工作管理要想上水平離不開(kāi)一套好用的學(xué)生工作信息管理系統(tǒng)。 信息技術(shù)可以幫助高校實(shí)現(xiàn)學(xué)生上作自動(dòng)化，不但可以解決學(xué)生工作隊(duì)伍人手少的問(wèn)題，還能夠?qū)W(xué)生工作隊(duì)伍從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，把精力集中在思考研究工作上，提高工作質(zhì)量；信息技術(shù)還可以幫助高校實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作規(guī)范化， 使學(xué)生工作有序開(kāi)展，提高為學(xué)生服務(wù)的水平。高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)是目前我校積極開(kāi)發(fā)的重點(diǎn)工程之一。

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