豐模式項(xiàng)目綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)

田海軍

(山西省第三建筑工程公司，山西長治 046011)

1 公司概況及項(xiàng)目信息化背景

本公司始建于1952年，是某(集團(tuán))總公司旗下的核心國有企業(yè)之一，總部位于山西省長治市，并在太原、晉中、晉城、大同等建立了固定基地。公司下設(shè)5個(gè)控股子公司，60多個(gè)土建及專業(yè)分公司。

信息化建設(shè)初期，項(xiàng)目的成本核算手段還停留在手工賬表階段，項(xiàng)目材料人員計(jì)算機(jī)水平應(yīng)用能力弱，項(xiàng)目管理效率偏低，同時(shí)很難對業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化管理，經(jīng)常無法作出及時(shí)反應(yīng)，進(jìn)度控制與成本控制業(yè)務(wù)嚴(yán)重脫節(jié)，項(xiàng)目的成本控制工作流于形式，材料、設(shè)備的統(tǒng)計(jì)經(jīng)常滯后于項(xiàng)目實(shí)際情況，材料費(fèi)經(jīng)常超標(biāo)、失控，材料成本控制變成紙上談兵，不能有效地管理和控制分包商進(jìn)度、變更、付款;項(xiàng)目缺少一套全方位的工程項(xiàng)目記錄資料，經(jīng)常在月底面對大量單據(jù)處理頭昏腦脹，不能及時(shí)對工作經(jīng)驗(yàn)、知識進(jìn)行總結(jié)、積累，項(xiàng)目部內(nèi)部資源信息無法共享。

2 集團(tuán)公司的管理模式

本公司的管理實(shí)行“三級管理、三級核算”，“三級管理”是指公司、分公司、項(xiàng)目管理(見圖1)，“三級核算”是指集團(tuán)公司、分公司、項(xiàng)目部在各自范圍內(nèi)進(jìn)行財(cái)務(wù)、成本核算。

圖1 三級管理組織圖

3 項(xiàng)目綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

“豐模式”就是信息化條件下現(xiàn)代施工企業(yè)“母集團(tuán)公司—分子公司—項(xiàng)目部”三級管理組織“三位一體”和諧運(yùn)行的信息架構(gòu)模型管理運(yùn)行平臺，“豐”三橫代表三級組織，“|”是整個(gè)結(jié)構(gòu)的核心(主干)，信息流通過主干信道連結(jié)各級組織，建立以項(xiàng)目管理為中心的“豐模式”管理信息化體系是本公司管理信息化的一個(gè)特點(diǎn)，基于這一認(rèn)識，在資源分配時(shí)將重點(diǎn)建設(shè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，按照公司層、分子公司層、項(xiàng)目管理層三層架構(gòu)，采用公司與分公司兩級集中和分公司與項(xiàng)目部集中相結(jié)合的部署方式，建立從決策規(guī)劃層—管理控制層—項(xiàng)目管理層自上而下的“豐模式—綜合業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)”。項(xiàng)目綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)基本框架見圖2。

圖2 項(xiàng)目綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)基本框架

4 項(xiàng)目綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)系統(tǒng)功能模塊概述

1)綜合辦公管理。主要模塊有收文處理、發(fā)文處理、會議管理、企業(yè)制度、工作職責(zé)、知識管理等。

2)項(xiàng)目組織管理。項(xiàng)目中標(biāo)后，以項(xiàng)目經(jīng)理為主組建項(xiàng)目班子，實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)目班子成員的管理，以及各項(xiàng)目人員簽訂項(xiàng)目股份責(zé)任合同的管理。

3)工程合同管理。工程中標(biāo)后，基層單位與建設(shè)單位進(jìn)行合同談判草擬合同底稿后，進(jìn)行合同評審，并將合同信息與評審結(jié)果輸入本系統(tǒng)，整個(gè)系統(tǒng)通過工程合同主線，實(shí)現(xiàn)任意項(xiàng)目的合同價(jià)款、總成本計(jì)劃、工程進(jìn)度、進(jìn)度報(bào)量、資金回收、完工成本、成本降低等的圖表分析。

4)現(xiàn)場造價(jià)管理。工程中標(biāo)后，核算員根據(jù)工程合同、投標(biāo)造價(jià)、施工圖紙?jiān)诒鞠到y(tǒng)內(nèi)進(jìn)行標(biāo)后預(yù)算和進(jìn)度報(bào)量，根據(jù)標(biāo)后預(yù)算編制項(xiàng)目的總成本計(jì)劃，根據(jù)標(biāo)后預(yù)算和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計(jì)劃編制工程各部位的材料需求計(jì)劃，施工過程中在本系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)度計(jì)劃預(yù)算、進(jìn)度報(bào)量、簽證預(yù)算、各項(xiàng)分包結(jié)算、租賃結(jié)算、合同管理等。

5)工程進(jìn)度管理。通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃統(tǒng)計(jì)和生產(chǎn)進(jìn)度管理，系統(tǒng)以進(jìn)度作為項(xiàng)目管理的主線之一，進(jìn)度管理主要包括進(jìn)度計(jì)劃管理、生產(chǎn)進(jìn)度管理、進(jìn)度報(bào)量管理、工程分部分項(xiàng)管理，月末各基層單位將項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)量與下月進(jìn)度計(jì)劃錄入本系統(tǒng)，建立各基層單位生產(chǎn)報(bào)量臺賬，實(shí)現(xiàn)所有項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)量的管理與圖表分析，并與其他系統(tǒng)無縫集成。

6)供應(yīng)商管理。供應(yīng)商管理主要功能有供應(yīng)商卡片、供應(yīng)商評價(jià)、供應(yīng)商合同、供應(yīng)商價(jià)格平臺。根據(jù)公司管理要求，將供應(yīng)商分為物資供貨商、機(jī)具設(shè)備租賃商、專業(yè)分包商、內(nèi)部協(xié)作單位、業(yè)主建設(shè)單位5類。

7)材料物資管理。系統(tǒng)建立統(tǒng)一材料編碼庫，各種材料物資收發(fā)賬表都是系統(tǒng)通過采購計(jì)劃、材料入庫、材料出庫、材料盤存、資金支付等模塊自動生成的，主要賬表有客戶采購表、采購計(jì)劃表、收發(fā)匯總表、材料月報(bào)表、消耗匯總表、庫存盤點(diǎn)表、材料明細(xì)賬、材料對比表，方便項(xiàng)目對所需物資的采購、使用、儲備等行為進(jìn)行計(jì)劃、組織和控制。

8)機(jī)械設(shè)備管理。項(xiàng)目機(jī)械設(shè)備分自有設(shè)備和租賃設(shè)備，兩種設(shè)備都以租賃結(jié)算的方式進(jìn)入成本，系統(tǒng)主要包括設(shè)備租賃進(jìn)出廠、設(shè)備報(bào)驗(yàn)、租賃結(jié)算等管理。

9)分包結(jié)算管理。本功能主要對勞務(wù)分包和專業(yè)分包進(jìn)行結(jié)算和管理，系統(tǒng)根據(jù)分包結(jié)算自動生成結(jié)算臺賬和結(jié)算匯總表，實(shí)現(xiàn)按項(xiàng)目、按供應(yīng)商對其結(jié)算的查詢和管理，并與資金往來管理、成本決策分析無縫連接。

10)資金與往來管理。主要有資金回收、應(yīng)收賬款管理、資金計(jì)劃管理、資金支付、費(fèi)用報(bào)銷管理，系統(tǒng)能夠自動讀取各類供應(yīng)商的結(jié)算數(shù)據(jù)，與資金計(jì)劃和資金支付模塊自動生成往來明細(xì)賬和往來匯總表，以及應(yīng)收賬款臺賬等。

11)成本決策分析。主要功能有總成本計(jì)劃、預(yù)算收入表、成本明細(xì)賬、項(xiàng)目成本考核表模塊，項(xiàng)目開工后，首先以中標(biāo)后現(xiàn)場造價(jià)為基礎(chǔ)編制項(xiàng)目總成本計(jì)劃，項(xiàng)目總成本計(jì)劃根據(jù)統(tǒng)一的成本科目和分部分項(xiàng)工程編制，解決了項(xiàng)目該花多少錢的問題。通過建立統(tǒng)一的成本科目，系統(tǒng)自動從材料出庫表和供應(yīng)商結(jié)算中讀取成本相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)成本相關(guān)報(bào)表自動生成和成本圖表分析。

12)施工技術(shù)管理。項(xiàng)目技術(shù)管理包括技術(shù)工作策劃、圖紙會審記錄、施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)方案、技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用等管理。

13)施工安全管理。項(xiàng)目安全管理包括安全措施費(fèi)管理、安全檢查記錄、教育培訓(xùn)管理、重大危險(xiǎn)源管理等。

14)施工質(zhì)量管理。項(xiàng)目質(zhì)量管理的應(yīng)用主要有質(zhì)量工作策劃、質(zhì)量檢查記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量驗(yàn)收記錄等管理，實(shí)現(xiàn)公司、分公司、項(xiàng)目部對工程質(zhì)量檢查和檢驗(yàn)情況，進(jìn)行全方位動態(tài)質(zhì)量管理。

15)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理。通過系統(tǒng)的實(shí)施，建立風(fēng)險(xiǎn)管理體系，明確各層次管理人員的風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任，減少項(xiàng)目實(shí)施過程中的不確定因素對項(xiàng)目的影響。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理過程包括項(xiàng)目實(shí)施全過程的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，風(fēng)險(xiǎn)處置，預(yù)警設(shè)置功能。

5 項(xiàng)目綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的特點(diǎn)

項(xiàng)目綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)作為整個(gè)綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的第三層，圍繞業(yè)主工程合同管理和進(jìn)度管理兩條主線而開展的所有一系列活動，整個(gè)系統(tǒng)有如下特點(diǎn):

1)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)縱向貫通。a.利用工程分部分項(xiàng)實(shí)現(xiàn)造價(jià)、報(bào)量、分包結(jié)算、材料物資、項(xiàng)目成本的邏輯關(guān)聯(lián)。b.通過供應(yīng)商統(tǒng)一編碼實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商合同、材料采購、材料入庫、分包結(jié)算、資金支付的邏輯關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)商的往來數(shù)據(jù)自動生成。c.通過統(tǒng)一成本科目，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目成本科目根據(jù)分包結(jié)算和材料出庫數(shù)據(jù)自動關(guān)聯(lián)。通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)縱向自動關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部的前后邏輯關(guān)聯(lián)，前一步?jīng)]做，后面的工作就無法開展;資金付款計(jì)劃與供應(yīng)商合同、材料結(jié)算、分包結(jié)算等關(guān)聯(lián)，減少了手工數(shù)據(jù)不及時(shí)造成資金超付的風(fēng)險(xiǎn)，這種剛性約束使得管理人員必須按公司相關(guān)制度辦，改變了工作隨意的不良習(xí)慣，提高了制度執(zhí)行力，大大減少了管理漏洞。

2)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)橫向貫通。通過系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)自動關(guān)聯(lián)，使業(yè)務(wù)部門之間的橫向溝通順暢，避免了各自為政、口徑不一、相互矛盾的問題。

各業(yè)務(wù)系統(tǒng)資源數(shù)據(jù)通過合同管理主線無縫連接起來，通過系統(tǒng)隨時(shí)查詢項(xiàng)目合同的執(zhí)行情況，了解每個(gè)項(xiàng)目的合同評審、進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)量、資金回收、工程款清欠、項(xiàng)目成本，工程結(jié)算，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)由項(xiàng)目錄入，實(shí)現(xiàn)了人工、材料、機(jī)械等成本費(fèi)用的實(shí)時(shí)記錄，并根據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)快速生成各種決策分析報(bào)表，利用綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)完善各個(gè)環(huán)節(jié)的成本控制手段，提高項(xiàng)目成本核算及控制能力和各項(xiàng)資源的科學(xué)調(diào)配。

6 設(shè)計(jì)效果

本公司項(xiàng)目綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)初見成效，取得了良好的效果，并得到了公司領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目層的一致肯定，整個(gè)系統(tǒng)通過“豐模式”理念搭建起來的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，形成了一個(gè)有機(jī)的、緊密聯(lián)系的整體，從根本上消除信息孤島，獲得協(xié)同、互動和整體的效益，消除各部門業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)彼此割裂成各自“一張皮”的問題，為管理層搭建快速準(zhǔn)確決策的支持平臺，為公司經(jīng)營決策和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控提供了信息依據(jù)，增強(qiáng)了企業(yè)對環(huán)境變化的反應(yīng)能力和適應(yīng)能力，提高了企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新能力和水平，提高了企業(yè)的綜合管理水平。

［1］雷民政.豐模式:現(xiàn)代施工企業(yè)管理新理念［M］.北京:中國水利水電出版社，2011.