基于ERP系統(tǒng)的設(shè)備核算管理模式

陳 磊 遲萬軍 王愛國(guó) 王 蒙

日照鋼鐵控股集團(tuán)有限公司（下稱日鋼）結(jié)合ERP管理理念，對(duì)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行了一體化有機(jī)銜接，開發(fā)了ERP設(shè)備核算管控業(yè)務(wù)體系，將設(shè)備管理從作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)向上、下兩個(gè)方向進(jìn)行延伸，財(cái)務(wù)核算從設(shè)備立項(xiàng)、規(guī)劃直至報(bào)廢進(jìn)行全程參與，實(shí)現(xiàn)了無縫閉環(huán)式時(shí)效系統(tǒng)管理。有力支持了設(shè)備管理工作，促進(jìn)了企業(yè)快速發(fā)展和管理流程再造，改變了落后的核算模式，在整合企業(yè)內(nèi)部資源，促使業(yè)務(wù)一體化管理等方面，也體現(xiàn)出非常重要的作用。不僅使設(shè)備管理在計(jì)劃性、均衡性、穩(wěn)定性、預(yù)見性和可控性上得到較大提高，促進(jìn)了設(shè)備核算管理從粗放型向精細(xì)化方向的轉(zhuǎn)變，也構(gòu)建起具有日鋼特色的ERP設(shè)備核算管控業(yè)務(wù)體系。

一、采購環(huán)節(jié)的ERP系統(tǒng)管理

1.提報(bào)程序

（1）分析車間級(jí)設(shè)備資源情況。①通過狠抓現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備三級(jí)點(diǎn)檢，準(zhǔn)確和及時(shí)掌握設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)；②借助ERP系統(tǒng)執(zhí)行好IS09002標(biāo)準(zhǔn)；③根據(jù)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際狀況決定是否申購設(shè)備；④為科學(xué)合理的進(jìn)行計(jì)劃審核，應(yīng)做好計(jì)劃、倉儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)及費(fèi)用管理等工作；⑤監(jiān)督設(shè)備消耗的合理性。

（2）建立合理的設(shè)備申購主線。它是以部門級(jí)流程為主線，開始于提報(bào)人提報(bào)，終結(jié)于采購訂單的初始化管理。工作要求包括：①各級(jí)設(shè)備主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工程師要層層審核與把關(guān)，以保證所需設(shè)備的合理性；②制定月度計(jì)劃審批流程，即ERP提報(bào)流程；③嚴(yán)格執(zhí)行申購程序，即計(jì)劃員匯總→機(jī)動(dòng)科長(zhǎng)審核→主管廠長(zhǎng)審核→專業(yè)工程師審核（機(jī)動(dòng)部）→機(jī)動(dòng)部長(zhǎng)審批→采購部門執(zhí)行→工作結(jié)束。

2.設(shè)備編碼和訂單

根據(jù)生產(chǎn)需求提報(bào)的計(jì)劃，需經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門及主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，采購部門才可開始設(shè)備采購業(yè)務(wù)。按照已簽署的合同內(nèi)容及提報(bào)計(jì)劃提出編碼請(qǐng)求，在系統(tǒng)中生成設(shè)備物料編碼。其中，工程類合同為一次性物料編碼，以區(qū)別于備件和原料，防止系統(tǒng)在數(shù)據(jù)核算時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤。在處理設(shè)備物料編碼時(shí)，應(yīng)先在系統(tǒng)中錄入訂單，再將合同中涉及到的設(shè)備物料按照ERP系統(tǒng)中采購子系統(tǒng)要求進(jìn)行錄入。在ERP系統(tǒng)的支持下，在訂單管理方面設(shè)置了多種功能，如賦予不同管理層級(jí)不同的權(quán)限，并能執(zhí)行決策權(quán)。既可滿足不同層級(jí)管理人員的工作需求，又保障了訂單的安全性。設(shè)備訂單主要分為兩類，一類是根據(jù)采購部門需求生成的自制訂單。另一類是根據(jù)工程單位需求，由采購部門代錄生成的代錄訂單。為便于內(nèi)部控制與管理，滿足管理層的信息多樣化需求，系統(tǒng)具有信息追溯功能。

二、物流環(huán)節(jié)的控制管理

物流管理涉及的內(nèi)容主要是：①物流活動(dòng)各環(huán)節(jié)的管理；②物流系統(tǒng)要素的管理；③物流活動(dòng)具體職能的管理。ERP系統(tǒng)將信息流、資金流和實(shí)物流三者合而為一，在結(jié)合LES系統(tǒng)基礎(chǔ)上，利用其數(shù)據(jù)軟件接口來登記設(shè)備到貨與質(zhì)量檢驗(yàn)情況等。并將相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)上傳到ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫表中，保證了信息的暢通性及設(shè)備出入庫管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。

1.入庫管理

結(jié)合設(shè)備入庫管理制度，應(yīng)及時(shí)做好設(shè)備接收及入庫工作。例如，設(shè)備到貨后，先經(jīng)物流管理部門辦理接收手續(xù)，并與采購部門、使用單位進(jìn)行三方點(diǎn)驗(yàn)。主要依據(jù)合同及到貨清單等進(jìn)行清點(diǎn)，保證到貨設(shè)備的規(guī)格、品名及數(shù)量的準(zhǔn)確，同時(shí)登記LES日鋼物流執(zhí)行系統(tǒng)的備件接收管理模塊。安裝調(diào)試后，采購部門及使用單位根據(jù)工程進(jìn)度、現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備安裝情況，結(jié)合設(shè)備采購訂單中的技術(shù)協(xié)議或相關(guān)要求，到物流管理部門辦理設(shè)備正式入庫手續(xù)。物流管理部門通過LES系統(tǒng)將到貨登記數(shù)據(jù)上傳至ERP數(shù)據(jù)庫，生成財(cái)務(wù)信息，打印入庫單據(jù)，分廠驗(yàn)收員審核無誤后填寫設(shè)備使用情況、簽字和確認(rèn)設(shè)備入庫，并加蓋物流管理部門印章。為及時(shí)做好設(shè)備入庫工作，公司每年度都要對(duì)設(shè)備入庫情況進(jìn)行考評(píng)，以督促相關(guān)部門及時(shí)做好該工作。

2.出庫管理

使用單位或部門根據(jù)工程進(jìn)度、現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備安裝情況，結(jié)合設(shè)備采購合同中的技術(shù)協(xié)議或相關(guān)要求，到物流管理部門辦理入庫手續(xù)的同時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理設(shè)備出庫手續(xù)。工作程序是：①填寫設(shè)備出庫單；②由分廠或部門領(lǐng)導(dǎo)簽字并蓋章；③物流管理部門在ERP系統(tǒng)中辦理出庫手續(xù)；④錄入設(shè)備物料信息及工程項(xiàng)目名稱等，并生成相關(guān)會(huì)計(jì)信息。

三、財(cái)務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)的內(nèi)容與功能

財(cái)務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)內(nèi)容包括：①付款流程；②發(fā)票和資產(chǎn)處理業(yè)務(wù)流程；③財(cái)務(wù)信息和報(bào)表生成流程。主要功能如下。

1.確保付款有序無誤

支付設(shè)備款時(shí)，先經(jīng)業(yè)務(wù)部門提報(bào)計(jì)劃，相關(guān)部門及主管領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)后，在票據(jù)完備和其他手續(xù)齊全的條件下，可對(duì)供應(yīng)商付款，流程見圖1。該模塊要素是：①供應(yīng)商信息錄入；②金額確認(rèn)；③付款類型選擇；④供應(yīng)商銀行信息；⑤發(fā)票選擇。完整的錄入付款信息并經(jīng)確認(rèn)后，即可生成會(huì)計(jì)信息。經(jīng)系統(tǒng)運(yùn)行，數(shù)據(jù)傳入設(shè)備供應(yīng)商余額匯總表，以核對(duì)供應(yīng)商余額。因ERP系統(tǒng)對(duì)付款與發(fā)票信息進(jìn)行了“勾稽”，可對(duì)發(fā)票情況進(jìn)行監(jiān)控；付款模塊關(guān)聯(lián)了資金使用平臺(tái)，可保證設(shè)備款的及時(shí)支付。通過對(duì)ERP系統(tǒng)的深度開發(fā)，實(shí)現(xiàn)了“銀企直連”，為提高資金運(yùn)作效率和融資業(yè)務(wù)拓展奠定了基礎(chǔ)。

2.對(duì)發(fā)票收繳進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤

ERP系統(tǒng)可提供預(yù)付款發(fā)票和標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票。發(fā)票模塊提供了稅金錄入及庫存物資匹配信息，實(shí)現(xiàn)了對(duì)稅金抵扣和設(shè)備入庫的實(shí)時(shí)控制，財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)信息共享，以及對(duì)合同執(zhí)行情況的實(shí)時(shí)監(jiān)督。剛開始運(yùn)行時(shí)，由于系統(tǒng)的響應(yīng)時(shí)間較長(zhǎng)，工作效率較低。經(jīng)過相關(guān)人員的多次攻關(guān)和進(jìn)行業(yè)務(wù)處理流程優(yōu)化，較好地解決了上述問題，確保了數(shù)據(jù)傳導(dǎo)的及時(shí)與準(zhǔn)確。

3.資產(chǎn)模塊數(shù)據(jù)自動(dòng)化生成與管理

設(shè)備采購的最終成本結(jié)轉(zhuǎn)是在資產(chǎn)模塊中完成，為此根據(jù)設(shè)備用途按照資產(chǎn)類別進(jìn)行了劃分。首先在系統(tǒng)中生成資產(chǎn)編碼和形成一項(xiàng)資產(chǎn)，然后據(jù)此按照資產(chǎn)所屬部門進(jìn)行折舊提取、日常管理及最終報(bào)廢處理。通過物流系統(tǒng)應(yīng)付總賬模塊實(shí)現(xiàn)與資產(chǎn)模塊的對(duì)接，保證數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。由于企業(yè)的設(shè)備種類和數(shù)量較多，使資產(chǎn)信息導(dǎo)入模塊的工作量較大，核實(shí)信息準(zhǔn)確性的任務(wù)也較為繁重。經(jīng)相關(guān)人員技術(shù)攻關(guān)，利用外接軟件工具進(jìn)行信息的導(dǎo)入與核實(shí)，較好地解決了上述問題。

4.設(shè)備核算精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)

實(shí)施ERP系統(tǒng)后，信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性得到了提高，為財(cái)務(wù)部門在事前、事中和事后控制提供了可能，也使設(shè)備的"精細(xì)化"成本管理得以推行。財(cái)務(wù)部門能及時(shí)準(zhǔn)確地為設(shè)備管理部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)和結(jié)算資料，ERP系統(tǒng)為強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和查詢提供了可能，可滿足各級(jí)人員的工作需求。為達(dá)到精細(xì)化管理要求，在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)都進(jìn)行了控制。在財(cái)務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)，設(shè)備核算控制的節(jié)點(diǎn)是確保信息生成的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，因此，為從源頭上保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，對(duì)于往來和庫存信息，每個(gè)月都要與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行核對(duì)；根據(jù)ERP系統(tǒng)特點(diǎn)運(yùn)用會(huì)計(jì)原理，監(jiān)測(cè)設(shè)備出入庫信息，并將差異情況及時(shí)反饋給物流管理部門，核實(shí)原因并及時(shí)糾正；進(jìn)行定期的盤點(diǎn)和清查，保證資產(chǎn)的安全性和完整性；完善的內(nèi)部控制體系，將財(cái)務(wù)核算和設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)管理融為一體，滿足精細(xì)化核算管理的要求。

四、ERP系統(tǒng)模式推動(dòng)設(shè)備核算管理上水平

ERP系統(tǒng)的實(shí)施使日鋼公司內(nèi)部建立起了上情下達(dá)、下情上傳的信息交流與溝通渠道，保證上級(jí)能夠及時(shí)掌握情況和獲得準(zhǔn)確的基礎(chǔ)信息，確保指令的順利下達(dá)和執(zhí)行。同時(shí)，根據(jù)市場(chǎng)的需求對(duì)企業(yè)內(nèi)部和其供應(yīng)鏈上各環(huán)節(jié)的資源進(jìn)行全面規(guī)劃、統(tǒng)籌安排和嚴(yán)格控制，保證人、財(cái)、物、信息等各類資源得到充分、合理地利用，改變財(cái)務(wù)管理存在的被動(dòng)與滯后的狀況，全面延伸了管理權(quán)限，將其觸角延伸到企業(yè)的各個(gè)角落，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理的全覆蓋，為降低成本起到了很好的保障作用。在完善的設(shè)備核算體系下，從設(shè)備采購到報(bào)廢處置都可進(jìn)行精準(zhǔn)的控制，使設(shè)備功能得到最大化發(fā)揮，確保設(shè)備利用率提高，滿足不同客戶需求，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

五、結(jié)語

近年來，鋼鐵企業(yè)的生產(chǎn)成本居高不下，競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)日趨激烈，企業(yè)的管理意識(shí)也已提升到“向管理要效益”的戰(zhàn)略高度。優(yōu)化管理環(huán)節(jié)、內(nèi)部挖潛和降本增效已成為企業(yè)的主要工作目標(biāo)。借助ERP系統(tǒng)的設(shè)備核算管理功能，推動(dòng)業(yè)務(wù)流程的戰(zhàn)略重組和創(chuàng)新，促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的一體化管理，不斷優(yōu)化內(nèi)部資源配置，逐步形成科學(xué)、合理的設(shè)備管理模式，一定能為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高，起到保駕護(hù)航的作用。

W13.04-04