淺論一卡通在高校財務(wù)管理上的作用

[摘 要] 文章總結(jié)了數(shù)字校園環(huán)境下高校財務(wù)管理和服務(wù)的現(xiàn)狀，論述校園一卡通的校內(nèi)卡、銀行金融卡功能，統(tǒng)一的身份識別功能，查詢數(shù)據(jù)分析報表的功能，闡述校園一卡通在學(xué)校財務(wù)管理上的重要作用：實現(xiàn)了財務(wù)業(yè)務(wù)與各相關(guān)部門（教務(wù)、學(xué)工、科研、人事、學(xué)院、圖書館、校醫(yī)院、銀行）業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)，節(jié)約了人員成本，提高了工作效率，規(guī)范財務(wù)信息以及學(xué)校各種服務(wù)設(shè)施和教育資源的使用。

[關(guān)鍵詞] 一卡通；高校；財務(wù)管理

[作者簡介] 蘇華董，廣西民族大學(xué)審計室主任、高級會計師，研究方向：財務(wù)管理和內(nèi)部審計，廣西 南寧，530006

[中圖分類號] G475 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1007-7723（2013）03-0065-0003

所謂“一卡通”，就是以RFID卡為載體，記錄了學(xué)校各類人員的基礎(chǔ)信息，使得在校園里需要現(xiàn)金、票證及身份識別的場所都可以用卡完成。這種先進(jìn)的管理模式替代了傳統(tǒng)的多元化的消費(fèi)模式及多證件身份識別管理模式，給學(xué)校的規(guī)范管理帶來了便捷、高效和安全。當(dāng)前，大多數(shù)一卡通的電子支付功能與學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)直接相關(guān)聯(lián)，使高校的財務(wù)計算機(jī)管理從財務(wù)小局域網(wǎng)間的網(wǎng)絡(luò)管理逐漸向全校的大局域網(wǎng)管理方式過渡，引發(fā)了財務(wù)管理的重大變革。本文將對校園一卡通在高校財務(wù)管理上的作用進(jìn)行粗淺的分析。

一、高校財務(wù)管理和服務(wù)的現(xiàn)狀與問題

（一）多種卡應(yīng)用系統(tǒng)在運(yùn)用

目前學(xué)校有多種卡應(yīng)用系統(tǒng)在使用，教師和學(xué)生手中分別持有人事處發(fā)的工作證，學(xué)生處發(fā)的學(xué)生證，食堂發(fā)的消費(fèi)卡，圖書館發(fā)的借閱卡，實驗室發(fā)的實驗卡、上機(jī)卡，各大銀行發(fā)的借記卡和信用卡，還有移動、聯(lián)通和電信發(fā)售的電話卡、上網(wǎng)卡等，少則五六張，多則八九張，給師生的日常生活帶來了諸多不便，并且?guī)熒９芴嗟目ㄒ泊嬖谙喈?dāng)?shù)陌踩[患。這些卡系統(tǒng)分別由學(xué)校內(nèi)各部門或者銀行、通訊部門根據(jù)自己的需求，從不同的廠家獨立引進(jìn)并只能在本部門所轄范圍內(nèi)使用。而各個部門選用的管理統(tǒng)由于沒有統(tǒng)一的技術(shù)與規(guī)范，因此系統(tǒng)并不兼容，難以實現(xiàn)人、財、物、信息等資源的統(tǒng)一管理，資源得不到合理配置和共享。

（二）學(xué)校財務(wù)對各類繳費(fèi)和消費(fèi)管理繁重

隨著學(xué)校發(fā)展的擴(kuò)大及業(yè)務(wù)處理方式的更新，各種收費(fèi)、消費(fèi)的項目種類日益繁多，師生員工的現(xiàn)金流通量隨之變得很大，現(xiàn)金的收付、清點及運(yùn)送方面存在諸多問題且日益突出，并且除了應(yīng)用大量的報銷業(yè)務(wù)、學(xué)生收費(fèi)、管理工作、財務(wù)報表之外，還要應(yīng)付師生的查詢欠費(fèi)、經(jīng)費(fèi)使用情況、經(jīng)費(fèi)余額、欠費(fèi)統(tǒng)計，等等。加上當(dāng)前財務(wù)信息傳遞速度緩慢，導(dǎo)致學(xué)校各部門難以獲取及時、準(zhǔn)確、完整的財務(wù)信息。凡此種種均增加了學(xué)校財務(wù)管理部門的工作量。

（三）各種 MIS /OA 系統(tǒng)中用于師生身份識別的應(yīng)用沒有互連

當(dāng)前高校各種管理系統(tǒng)均有用于師生的身份識別。校內(nèi)大多數(shù)部門的管理系統(tǒng)分頭建設(shè)，分散投入，信息編碼規(guī)則在各部門內(nèi)自成體系，學(xué)校沒有建立統(tǒng)一的信息編碼規(guī)則，不同校區(qū)、 部門之間的教職工編碼、 學(xué)生學(xué)號編碼、 固定資產(chǎn)編碼、 科研項目編碼等也各自為政，造成全校數(shù)據(jù)采集和處理口徑不統(tǒng)一，同一信息在不同部門更新時，必須先轉(zhuǎn)化成需要更新部門的信息規(guī)則才能更新，致使部門間的信息共享難以實現(xiàn)。如財務(wù)處要使用人事處、學(xué)生處、教務(wù)處的信息時，就必須先將這些部門的信息編碼規(guī)則與財務(wù)處的信息編碼規(guī)則對接，才能轉(zhuǎn)化為財務(wù)處可用的信息。這些對接和轉(zhuǎn)換無疑導(dǎo)致了財務(wù)管理成本的提高，同時也因為轉(zhuǎn)換過程中所產(chǎn)生的信息失真而降低了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使得同一信息從不同部門反饋的結(jié)果不一樣，極易引起各方面的矛盾，給財務(wù)管理工作帶來困惑。

對于學(xué)生而言，這些身份識別系統(tǒng)都是各自為政，每個系統(tǒng)均有自己的認(rèn)證方式，互不相連。比如招生時以考試院轉(zhuǎn)入的新生基本信息為基礎(chǔ)建立的教務(wù)信息管理系統(tǒng)內(nèi)有學(xué)生的身份識別，系統(tǒng)信息包括賬號和密碼、姓名、出生年月、學(xué)院專業(yè)班級、學(xué)號、籍貫；入學(xué)之初由學(xué)工處建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)信息包括賬號和密碼、姓名、出生年月、學(xué)院專業(yè)班級、學(xué)號、籍貫、入校日期、公寓號等；財務(wù)部門也會根據(jù)考試院的新生基本信息建立學(xué)生的收費(fèi)和財務(wù)管理系統(tǒng)，會與銀行合作為每個新生辦理一張用于各種資費(fèi)結(jié)算的借記卡；后勤部門則在新生入學(xué)之初為每個新生建立用于餐飲消費(fèi)結(jié)算的RFID卡和用于洗澡的RFID卡，等等。對于老師及其他管理人員而言，學(xué)校行政部門的OA系統(tǒng)會為每個人建立一個賬號作為身份識別來了解學(xué)校的有關(guān)信息和應(yīng)用學(xué)校的相關(guān)文件；教務(wù)系統(tǒng)則為每個任課老師建立相關(guān)帳號用于對所任課程的管理；科研管理部門會為有關(guān)人員建立科研檔案，以便及時了解科研進(jìn)展和經(jīng)費(fèi)使用情況；財務(wù)處會為每位老師及管理人員辦理用于工資發(fā)放的借記卡和用于公務(wù)消費(fèi)的公務(wù)卡；校醫(yī)院則為教職工辦理用于醫(yī)療的醫(yī)?？ǎ笄诓块T也辦有用于餐飲消費(fèi)結(jié)算的RFID卡系統(tǒng)。

（四）服務(wù)設(shè)施與教學(xué)資源得不到合理應(yīng)用

由于高校各部門的管理系統(tǒng)各自為政，信息不能兼容共享，除了增加管理工作量外，還會造成一些服務(wù)設(shè)施得不到合理的利用。比如由于高校食堂有補(bǔ)貼，消費(fèi)相對便宜，使得校外人員渾水摸魚，大量涌入校園就餐；又比如學(xué)校的體育場館、實驗室、機(jī)房等設(shè)施較為先進(jìn)，收費(fèi)也相對低廉，管理部門辦理使用卡時沒有核實師生的身份檔案，在使用過程中更沒有做身份驗證，給校外人員可乘之機(jī)。這些均占用了師生的福利，增加了學(xué)校的負(fù)擔(dān)。

二、一卡通的功能

（一）校內(nèi)功能卡與銀行金融功能卡功能

廣義上的一卡通應(yīng)包含校內(nèi)功能卡和銀行功能卡，兩者雖然信息互通，但物理屬性是分離的，也就是說我們所說的一卡通只是校內(nèi)卡，而銀行功能卡則是由發(fā)卡行發(fā)放。為了體現(xiàn)校園卡的特征，無論是校內(nèi)卡還是銀行卡卡面除印有卡號和 LOGO外，還應(yīng)印有持卡人的彩色照片、姓名、學(xué)號（工號）等相關(guān)信息。因為目前校園一卡通只能在校園內(nèi)使用，不能支持社會上銀行的強(qiáng)大功能，不能在校外使用。但是因為銀行對一卡通開放了接口，所以師生可以非常方便地將銀行卡的貨幣圈存到一卡通上，使得師生可以在校園范圍內(nèi)進(jìn)行結(jié)算消費(fèi)。校內(nèi)功能卡在財務(wù)管理上的功能應(yīng)包含以下幾大方面：

1. 電子支付功能：可在校園內(nèi)各大食堂、超市及商場、餐飲場所、通訊網(wǎng)點等刷卡消費(fèi)；亦可在宿舍進(jìn)行冷熱水水控和電控消費(fèi)；在實驗室刷卡進(jìn)行課外實驗，在計算機(jī)房及電子閱覽室刷卡上機(jī)；在圖書館刷卡支付丟書賠償；在體育場館刷卡運(yùn)動；在校刷卡就醫(yī)；通過校園卡領(lǐng)取工資和獎學(xué)金等。

2. 費(fèi)用收繳：學(xué)生刷卡繳納學(xué)費(fèi)、重修費(fèi)及各種認(rèn)證考試和職業(yè)資格考試費(fèi)；預(yù)收學(xué)生教材款、保險費(fèi)并實現(xiàn)多退少補(bǔ)。

3. 金融功能：與合作銀行賬號綁定，能通過設(shè)在食堂、醫(yī)院、圖書館等方便師生使用地方柜員機(jī)從銀行卡向一卡通實時轉(zhuǎn)賬，也可使用一卡通查詢銀行卡余額，同時實現(xiàn)在校園柜員機(jī)進(jìn)行存取款。

4. 科研經(jīng)費(fèi)結(jié)算：進(jìn)行學(xué)校各類橫豎向課題經(jīng)費(fèi)核算。

5. 商家資金結(jié)算：實現(xiàn)商家（如食堂、超市、商場、餐飲業(yè)經(jīng)營點、水電及實驗室[含機(jī)房]管理部門、圖書館、體育場館、校醫(yī)院）的財務(wù)管理功能：自動輸出結(jié)算報表，查詢各類統(tǒng)計，出具銀行對賬單（對獨立商家），實現(xiàn)錯賬及壞賬的處理和賬目平衡的自動檢測；可任意設(shè)置各種結(jié)算參數(shù)來滿足不同管理模式的要求；亦可自主設(shè)置靈活的消費(fèi)方式；實現(xiàn)對任意時段的多種統(tǒng)計數(shù)據(jù)的查詢、打印和匯總。

6. 信息安全管理：可通過一卡通自動更新財務(wù)管理系統(tǒng)內(nèi)的人員變動信息，并對卡中的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，進(jìn)行數(shù)字簽名，增加系統(tǒng)的安全性。

（二）身份識別功能

通過制定統(tǒng)一規(guī)范的信息編碼，實現(xiàn)高校內(nèi)部各部門或外部對原始數(shù)據(jù)輸入一次就能分次或多次利用的目標(biāo)，全校各部門數(shù)據(jù)信息的高度一致，確保數(shù)據(jù)信息的共享，從而打破了過去部門局域內(nèi)部的信息規(guī)則壁壘，全校相互協(xié)調(diào)，建立起相互關(guān)聯(lián)的相關(guān)管理信息系統(tǒng)和公共服務(wù)平臺，達(dá)到信息規(guī)則統(tǒng)一，資源共享，這就實現(xiàn)了校園內(nèi)師生身份的統(tǒng)一認(rèn)證。全校師生均可以一卡通識別持卡人的身份信息，實現(xiàn)以卡代證的功能，校內(nèi)各類門禁、考勤、各類身份認(rèn)證均可以一卡通驗證，不斷提高管理水平和信息服務(wù)質(zhì)量。

（三）查詢數(shù)據(jù)分析報表的功能

實現(xiàn)各類統(tǒng)計并提供數(shù)據(jù)分析報表的功能。可授權(quán)一卡通持有者在一定的范圍內(nèi)查詢相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計及其自動形成的數(shù)據(jù)分析報表，如學(xué)院、教務(wù)、學(xué)工等部門的相關(guān)人員可以查詢按班級、學(xué)院、學(xué)生類別等統(tǒng)計的應(yīng)收數(shù)、實收數(shù)、欠費(fèi)數(shù)、欠費(fèi)率，及其可進(jìn)行隨意排序、分類統(tǒng)計的總表、明細(xì)等信息。師生也可查詢各類科研項目的經(jīng)費(fèi)來源和支出的明細(xì)，部門領(lǐng)導(dǎo)可查詢各類經(jīng)費(fèi)的收支情況。

三、一卡通對財務(wù)管理的作用

（一）實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)與各相關(guān)部門業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)

一是實現(xiàn)與教務(wù)處的數(shù)據(jù)互聯(lián)，進(jìn)行學(xué)費(fèi)管理。教務(wù)處通過一卡通系統(tǒng)將全校學(xué)生的學(xué)籍信息，包括新生和老生的注冊以及轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、專升本、留級、 休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)等的變化情況及時更新并與財務(wù)管理系統(tǒng)對接，財務(wù)處根據(jù)教教務(wù)處所更新的學(xué)生信息收取各種費(fèi)用，各種費(fèi)用的收取工作通過一卡通系統(tǒng)由銀行進(jìn)行銀行代扣，銀行按照每個學(xué)生的應(yīng)交金額從其個人銀行賬戶扣交并直接劃入學(xué)校指定的賬戶，同時一卡通將已扣交費(fèi)的學(xué)生信息加載到一卡通系統(tǒng)并打上已交費(fèi)標(biāo)記。教務(wù)系統(tǒng)則根據(jù)一卡通提供的交學(xué)費(fèi)名單對學(xué)生進(jìn)行自動注冊，對于學(xué)校認(rèn)定可緩欠學(xué)費(fèi)的學(xué)生也給予注冊，對于確定為惡意欠費(fèi)學(xué)生則不予注冊，待其交完學(xué)費(fèi)后再給予注冊，當(dāng)學(xué)生在畢業(yè)或退學(xué)時仍有緩欠交費(fèi)的情況時，系統(tǒng)則暫時不辦理離校手續(xù)，待其交完全部學(xué)費(fèi)后才予以辦理。

二是實現(xiàn)與學(xué)生處的數(shù)據(jù)互聯(lián)，進(jìn)行各種獎貸學(xué)金的發(fā)放。學(xué)生處每年根據(jù)各學(xué)院提交的學(xué)生名單進(jìn)行獎貸金的最終評定，并將評定結(jié)果通過一卡通系統(tǒng)傳送到財務(wù)管理系統(tǒng)，由財務(wù)管理系統(tǒng)自動審核學(xué)生是否有緩交情況后再進(jìn)行發(fā)放。獲得獎學(xué)金的學(xué)生若有緩欠交費(fèi)的情況，財務(wù)管理系統(tǒng)將直接從其獎學(xué)金中扣除。學(xué)生處負(fù)責(zé)的全校學(xué)生宿舍信息也可通過一卡通系統(tǒng)上傳財務(wù)管理系統(tǒng)，由財務(wù)處根據(jù)相應(yīng)的宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)雜費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)收費(fèi)工作。

三是實現(xiàn)與銀行的互聯(lián)。由于一卡通與銀行有直連端口，因此財務(wù)處可通過管理系統(tǒng)直接下達(dá)扣款申請，銀行后臺處理或通過在線支付后批量發(fā)回對賬單，由系統(tǒng)完成自動對賬。避免了銀行扣款完畢后再給對賬單，數(shù)據(jù)交換不及時，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一等問題。

四是實現(xiàn)與各學(xué)院的互聯(lián)。各學(xué)院通過一卡通管理平臺取得學(xué)生緩欠交費(fèi)情況匯總，并根據(jù)這些信息做好學(xué)生各項費(fèi)用的催繳工作。學(xué)院針對不同的情況給予相應(yīng)的處理，如對緩繳學(xué)費(fèi)的學(xué)生進(jìn)行說服教育，催促其盡快繳清學(xué)費(fèi)，對惡意欠費(fèi)的學(xué)生則將其名單發(fā)送到教務(wù)處、財務(wù)處、學(xué)生處的管理系統(tǒng)，各部門再進(jìn)行相應(yīng)的處罰；對確實存在困難的學(xué)生，可向教務(wù)處、財務(wù)處和學(xué)工處的管理系統(tǒng)在線提交減免學(xué)費(fèi)或緩交學(xué)費(fèi)的申請，各部門則對申請者提交的信息進(jìn)行審核，并根據(jù)國家和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定決定是否給予免除或緩交全部或部分學(xué)費(fèi)。

五是實現(xiàn)與圖書館管理系統(tǒng)及校醫(yī)院收費(fèi)系統(tǒng)的互聯(lián)。師生可通過一卡通了解自己借閱的情況，如所借的圖書書目及分布、借期、超期、丟失、賠款等信息，也可通過一卡通續(xù)借和預(yù)約借書，通過一卡通支付賠款和罰款；師生可通過一卡通在校醫(yī)院治病就醫(yī)，通過一卡通支付醫(yī)藥費(fèi)。

六是實現(xiàn)與科研處科研管理系統(tǒng)的互聯(lián)。財務(wù)管理系統(tǒng)通過科研管理系統(tǒng)取得各類各級橫豎向課題的經(jīng)費(fèi)情況，根據(jù)科研經(jīng)費(fèi)管理的有關(guān)政策進(jìn)行課題經(jīng)費(fèi)結(jié)算。

七是實現(xiàn)外部信息查詢。一卡通可以為師生提供可靠的身份權(quán)限認(rèn)證，在滿足安全性的前提下為教職員工及學(xué)生或家長提供查詢各職能部門、學(xué)院的賬目、自身工資、資金、科研經(jīng)費(fèi)等經(jīng)費(fèi)收支明細(xì)及各種費(fèi)用的繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和繳納情況等功能。使師生員工能夠運(yùn)用高校財務(wù)管理系統(tǒng)查詢模塊及時查詢部門及個人財務(wù)信息，打破空間的限制，加快信息的傳遞。

（二）節(jié)約人員成本， 提高工作效率

一卡通應(yīng)用以后，校內(nèi)所有的消費(fèi)場所將不再實行現(xiàn)金支付，所有的收入都通過校園卡管理中心進(jìn)行結(jié)算，并由財務(wù)處直接轉(zhuǎn)入商家或者校內(nèi)各部門的相應(yīng)賬戶。這種結(jié)算方式可以極大提高學(xué)費(fèi)、教材費(fèi)及其他費(fèi)用收取的效率，有效消除惡意欠繳學(xué)費(fèi)情況。而學(xué)生的獎貸學(xué)金、勤工助學(xué)工資的發(fā)放，購買教材余額的退還等小額現(xiàn)金的發(fā)放也可以直接劃入一卡通，大大地減少現(xiàn)金的流動，避免列造清單，向銀行預(yù)約、提款，通知各單位及個人領(lǐng)取現(xiàn)金，以及向各單位或個人發(fā)放現(xiàn)金等一列系煩瑣的工作，也免除了日后的查賬困難，同時還能杜絕財務(wù)上的道德風(fēng)險。借助于一卡通強(qiáng)大的數(shù)據(jù)服務(wù)功能，發(fā)放和領(lǐng)取的每一筆記錄都存儲于專用的服務(wù)器上，持卡人可以隨時查詢有關(guān)信息，日后的查詢和對賬非常方便。一卡通的發(fā)放和圈存的補(bǔ)助設(shè)備可以全天候工作，不受時間限制。校園一卡通的使用，顛覆了傳統(tǒng)的現(xiàn)金收取和發(fā)放模式，大大減少了財務(wù)工作人員的工作量，不但可以提高財務(wù)工作效率，而且也方便學(xué)生領(lǐng)取，對疏散人員密度，避免意外事故的發(fā)生也非常有利。

（三）保持用戶信息的唯一性，規(guī)范財務(wù)信息

一卡通統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)為校園網(wǎng)絡(luò)諸多應(yīng)用系統(tǒng)建立了唯一的認(rèn)證服務(wù)平臺， 師生的信息資源被統(tǒng)一存儲在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，校園網(wǎng)內(nèi)的所有應(yīng)用子系統(tǒng)均可共享。其中財務(wù)管理系統(tǒng)更高的安全級別則充分保證了教工、學(xué)生等各類信息來源的準(zhǔn)確性和安全性。對校園網(wǎng)用戶而言， 只需要一次身份認(rèn)證， 就可以對所有被授權(quán)的應(yīng)用系統(tǒng)或資源進(jìn)行無縫的訪問；對系統(tǒng)管理員而言， 則能對各種應(yīng)用系統(tǒng)用戶的集中管理和統(tǒng)一身份認(rèn)證， 并進(jìn)行系統(tǒng)級的授權(quán)，改變了傳統(tǒng)各自為政的用戶管理和認(rèn)證模式，大大提高了認(rèn)證的可信度和可靠性。實現(xiàn)全校統(tǒng)一用戶管理后，財務(wù)管理系統(tǒng)會對各個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理，自動完成數(shù)據(jù)的處理和存儲，并建立一卡通電子檔案，更新后的信息可便捷地被其他用戶及時調(diào)用，實現(xiàn)信息的及時互聯(lián)和共享，不再通過紙質(zhì)或者移動磁盤來傳遞信息，極大地提高了工作效率，節(jié)約了管理資源，實現(xiàn)了會計原始數(shù)據(jù)采集的及性、準(zhǔn)確性和唯一性。

（四）規(guī)范了學(xué)校各種服務(wù)設(shè)施和教育資源的使用

一卡通系統(tǒng)中，可使校園卡按學(xué)年設(shè)交費(fèi)標(biāo)志，只有打過交費(fèi)標(biāo)記的校園卡才可以進(jìn)行報到注冊，只有報到注冊后一卡通的功能才能全部開放；沒有打交費(fèi)標(biāo)記的一卡通部分功能處于鎖定狀態(tài)，不能正常使用。杜絕了各種閑雜人員、未交費(fèi)學(xué)生搭便車使用學(xué)校各種設(shè)施如食堂、實驗室、體育場館的現(xiàn)象，使學(xué)校的各種資源得到科學(xué)、合理的應(yīng)用。

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