淺談人事檔案數(shù)字化工作應(yīng)注意的問題

一、人事檔案數(shù)字化管理概述

人事檔案數(shù)字化管理是指，用掃描儀和數(shù)碼設(shè)備數(shù)字化加工紙質(zhì)檔案信息，將其保存在可以被電腦識別的磁盤或光盤等介質(zhì)之上，是一種圖像與文本數(shù)字化的加工過程。檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)為：整理、掃描、處理、儲存。數(shù)字化工作對檔案管理人員提出了新的要求，不僅要保證紙質(zhì)檔案存放的合理性，更要增強(qiáng)數(shù)字檔案管理的能力。

二、當(dāng)前人事檔案數(shù)字化工作的困擾

（一）紙質(zhì)人事檔案管理的不規(guī)范。許多人事檔案紙質(zhì)資料歸檔的不及時(shí)，分類不準(zhǔn)確直接影響到檔案數(shù)字化前期工作的效率。

（二）紙質(zhì)人事檔案在出庫期間有很大的安全隱患問題。由于人事檔案數(shù)字化工作的特殊性，要對人事檔案中所有資料進(jìn)行掃描，這樣就會將每一卷已整理好的紙質(zhì)檔案拆開掃描，掃描后原樣裝訂歸檔。這樣的工作流程對人事檔案的安全管理提出了嚴(yán)格要求，所以說紙質(zhì)人事檔案出庫期間的安全問題是整個(gè)檔案數(shù)字化管理工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

（三）數(shù)字檔案管理軟件選擇的困擾。在檔案數(shù)字化工作之前，單位要購買或者開發(fā)專門的數(shù)字檔案管理軟件。對于絕大多數(shù)基層單位來說，開發(fā)軟件是不現(xiàn)實(shí)的，更多的是選擇購買軟件。檔案管理人員在選擇軟件時(shí)，選擇開發(fā)單位有涉密信息系統(tǒng)集成資質(zhì)或者具有第三方信息安全測評機(jī)構(gòu)出具的風(fēng)險(xiǎn)評估和檢測合格的報(bào)告是首要考慮的問題，同時(shí)還要考慮管理軟件的使用、安全、維護(hù)、與同類軟件對接的便捷性，這對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求。

（四）難以有效掌控?cái)?shù)字檔案的質(zhì)量。數(shù)字化工作開展期間有很多信息采集工作，特別是個(gè)別紙質(zhì)檔案頁面有破損的現(xiàn)象，在工期要求緊張的情況下，這種大量的、枯燥的文檔掃描、圖像處理工作會給工作人員帶來工作壓力和負(fù)擔(dān)，進(jìn)而難以保證工作質(zhì)量。

三、人事檔案數(shù)字化工作期間的有效改進(jìn)對策

（一）按照《干部人事檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行收集和整理工作。在數(shù)字化工作之前，檔案管理人員要按照檔案管理實(shí)際情況核對、整理紙質(zhì)人事檔案，須對每份材料進(jìn)行頁碼核定，編頁碼的范圍包括檔案中所有文字、表格等內(nèi)容的材料。要細(xì)致鑒別存檔材料，對不符合存檔要求的材料要進(jìn)行處理，確保每一卷紙質(zhì)人事檔案材料都是齊全完整的。

（二）使用符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案管理軟件。有開發(fā)軟件條件的單位，可結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行開發(fā)。選擇購買軟件的單位，在確定之前檔案管理人員應(yīng)深入軟件公司進(jìn)行了解、試用，經(jīng)過多方比較后，選擇適合自己單位的軟件；條件允許的情況下，也可以讓軟件開發(fā)公司根據(jù)單位的需求開發(fā)適合單位的管理軟件。

（三）開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。人事檔案工作政策性、專業(yè)性強(qiáng)，人事檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理，而且要了解人事工作政策和工作程序，檔案數(shù)字化還要求具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識。單位要加強(qiáng)對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以進(jìn)一步提升他們的綜合能力和業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)信息化時(shí)代對人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的要求。要宣導(dǎo)檔案數(shù)字化管理工作開展的意義，提升檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感。

（四）落實(shí)嚴(yán)格的保密要求。人事檔案內(nèi)容敏感度高，要抽調(diào)政治覺悟高、原則性強(qiáng)、工作細(xì)致的人員專門從事檔案數(shù)字化工作，也可以參照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求，外包給其他企業(yè)或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。采用外包方式開展數(shù)字化工作的，涉密系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢、軟件開發(fā)、安防監(jiān)控、運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有涉密信息系統(tǒng)集成資質(zhì)的單位，涉密檔案數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有國家秘密載體印制資質(zhì)的單位。要切實(shí)加強(qiáng)對數(shù)字檔案的安全保密管理，數(shù)字檔案的密級等同于相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案的保管保護(hù)和系統(tǒng)的使用維護(hù)等必須符合相應(yīng)密級的安全保密要求。

（五）落實(shí)檔案管理制度，合理有序分工?？茖W(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)計(jì)檔案數(shù)字化工作的程序，使用合適的設(shè)備，安排專門的檔案數(shù)字化辦公室；實(shí)行檔案管理責(zé)任制，落實(shí)工作人員的工作職責(zé)。比如，在人事檔案數(shù)字化工作過程中，整理每一卷人事檔案可以配備三名工作人員，其中兩人邊翻頁邊進(jìn)行圖像錄入工作，另一人對拆散的檔案原件進(jìn)行及時(shí)整理和裝訂，并將整理好的紙質(zhì)檔案及時(shí)送回庫房保存。

（六）嚴(yán)格按照“數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)”開展工作。必須保證掃描的圖像資料符合標(biāo)準(zhǔn)要求，所以要重視數(shù)字檔案的質(zhì)量。工作人員在掃描圖像期間必須認(rèn)真仔細(xì)，保證檔案原始圖像數(shù)據(jù)須與紙質(zhì)檔案完全對應(yīng)。確認(rèn)數(shù)據(jù)圖像的尺寸居中、無歪斜、內(nèi)容清晰、無黑邊、無缺頁等情況；對于不符合要求的圖像要堅(jiān)決進(jìn)行修改、重錄一次，就能在最大程度上保證數(shù)字化檔案工作的合理性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理人員在檔案工作數(shù)字化期間，要正確規(guī)劃工作的流程和工作模式。人事檔案數(shù)字化工作的有序開展，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的目標(biāo)提供了保證，為人事檔案的保護(hù)和利用提供了更多更便捷的方式。