農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理探索與實(shí)踐——以江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例

王莉芳 汪 潔 辛紅霞 孫洪武（江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，江蘇南京，210014）

江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱院）前身是1932年原國(guó)民政府創(chuàng)立的中央農(nóng)業(yè)實(shí)驗(yàn)所，是全國(guó)最早具有現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新組織架構(gòu)的農(nóng)業(yè)科研單位。目前是江蘇省政府直接領(lǐng)導(dǎo)的擁有13 個(gè)專業(yè)研究所、11 個(gè)農(nóng)區(qū)所的省級(jí)綜合性農(nóng)業(yè)科研院所。其檔案室成立于1960年，2003年通過江蘇省一級(jí)檔案目標(biāo)管理考核。目前，檔案室?guī)觳?萬余卷、近2 萬件，排架長(zhǎng)度近600 米，包括科技、文書、基建、會(huì)計(jì)、儀器等不同類別、不同載體的各類檔案。多年來，檔案室一直緊密結(jié)合農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新工作實(shí)際，認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》，加強(qiáng)檔案的組織管理、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)、信息化建設(shè)，重視檔案開發(fā)利用，檔案工作為單位各項(xiàng)工作順利開展提供了有力保證，發(fā)揮了重要作用。

一、加強(qiáng)檔案組織管理，構(gòu)建檔案管理業(yè)務(wù)體系

1.構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)

檔案工作是一項(xiàng)綜合性、全局性的工作。檔案室根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成由院領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任、各單位領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案人員具體抓、各部門兼職檔案人員協(xié)助、科技人員和業(yè)務(wù)部門工作人員參與的五級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。而且檔案工作網(wǎng)絡(luò)隨著人員變動(dòng)及時(shí)調(diào)整，并通過頒發(fā)院文明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員工作職責(zé)。

2.搭建檔案宣傳平臺(tái)

通過多種途徑積極開展檔案法律法規(guī)的宣傳。一是在院網(wǎng)、院辦公室網(wǎng)站有《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》和《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等材料供下載學(xué)習(xí)；二是在櫥窗張貼《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等主要內(nèi)容和精神，強(qiáng)化全院職工檔案意識(shí)；三是組織有關(guān)人員參加檔案法知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)。今年的國(guó)際檔案日，通過網(wǎng)站、櫥窗、橫幅、電子屏等多種載體開展宣傳，并通過組織兼職檔案員參加檔案局現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)、組織科技人員參觀檔案室等各種方式參與了紀(jì)念國(guó)際檔案日的活動(dòng)。通過一系列的宣傳，不斷增強(qiáng)全院職工參與、支持檔案工作的意識(shí)，為院檔案工作的正常有序開展?fàn)I造了良好環(huán)境。

3.完善檔案管理制度

完善的規(guī)章制度是提高和規(guī)范檔案工作的基礎(chǔ)和前提。我院結(jié)合實(shí)際建立健全了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。主要包括：《檔案人員崗位責(zé)任》《立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《科技檔案管理暫行辦法》《文書檔案管理暫行辦法》《江蘇省農(nóng)科院文件材料歸檔范圍和保管期限表》等。在實(shí)際工作中，印發(fā)兼職檔案員工作手冊(cè)，明確檔案工作任務(wù)和檔案實(shí)際操作要求，年底對(duì)兼職檔案員的檔案管理工作進(jìn)行考核和評(píng)比，有效激勵(lì)了兼職檔案員貫徹執(zhí)行檔案管理制度的自覺性，使得各項(xiàng)制度得到了真正落實(shí)。

4.強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

積極參加和組織檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員專業(yè)知識(shí)的深化和更新。一是對(duì)院新進(jìn)檔案人員進(jìn)行上崗培訓(xùn)；二是積極參加省市檔案局舉辦的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)；三是對(duì)院兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，如開展“科技檔案整理歸檔”、“文書檔案整理規(guī)則”等培訓(xùn)工作。日常工作中，檔案工作人員鉆研業(yè)務(wù)，深入調(diào)研，并結(jié)合工作實(shí)踐進(jìn)行一些理論的探索，在本單位的科研管理研究論文報(bào)告會(huì)上進(jìn)行匯報(bào)，并在多種刊物上發(fā)表文章數(shù)篇。

二、夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，優(yōu)化檔案工作質(zhì)量

1.加強(qiáng)檔案資料收集

貫徹國(guó)家檔案局8 號(hào)令，制定《江蘇省農(nóng)科院文件材料歸檔范圍和保管期限表》，并通過編入兼職檔案員手冊(cè)、院辦網(wǎng)站公布等方式，要求各單位、各部門和全體兼職檔案員認(rèn)真學(xué)習(xí)，并隨時(shí)檢查執(zhí)行情況。

實(shí)際工作中，我們通過三方面措施加強(qiáng)檔案收集工作。

（1）注重常規(guī)歸檔文件的收集。年初將《江蘇省農(nóng)科院文件材料歸檔范圍和保管期限表》分發(fā)到每個(gè)單位部門、并規(guī)定歸檔時(shí)間，檔案室按照時(shí)間進(jìn)度及時(shí)催交，確保各職能部門的文件材料及時(shí)歸檔。

（2）加強(qiáng)過程性文件材料的收集。對(duì)大型會(huì)議、活動(dòng)，檔案人員“勤問、勤找、勤要”，做到及時(shí)聯(lián)系，跟蹤收集，隨即歸檔?？蒲袡n案從項(xiàng)目立項(xiàng)就要求到檔案室領(lǐng)取帶有編號(hào)的檔案盒，項(xiàng)目執(zhí)行中檔案科會(huì)同科研處對(duì)在研課題檔案進(jìn)行檢查，項(xiàng)目驗(yàn)收后對(duì)形成檔案暫存項(xiàng)目組保管，項(xiàng)目形成成果后將所有檔案收歸檔案室保管，做到“立項(xiàng)建檔、過程管檔，驗(yàn)收存檔，成果歸檔”；對(duì)基建檔案，建立基建檔案員立卷制度，按照《江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院工程建設(shè)管理規(guī)定》執(zhí)行，工程檔案不移交，檔案室拒絕在工程申請(qǐng)支付報(bào)批會(huì)簽單上簽字，保證了基建檔案的完整性。

（3）留意各類圖書資料的收集。目前檔案室內(nèi)部存有各類圖書、畫冊(cè)、史志、照片等多種紙質(zhì)資料以及電子資料。2012年借院慶80 周年契機(jī)，收集整理了中央農(nóng)業(yè)實(shí)驗(yàn)所時(shí)期的地契、領(lǐng)價(jià)證等673 份，其中不乏珍貴史料，這些是成立中央農(nóng)業(yè)實(shí)驗(yàn)所時(shí)的原始資料。這些圖書資料為我院各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開展提供了豐富的信息資源。

2.強(qiáng)化檔案管理保護(hù)

（1）近年來，鑒于我院承擔(dān)國(guó)家、部、省中心重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、工程中心、種質(zhì)資源圃等多個(gè)科研基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，實(shí)驗(yàn)儀器越來越多，檔案室相繼制定了《科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理的辦法》和《江蘇省農(nóng)科院實(shí)驗(yàn)儀器檔案管理辦法》，加強(qiáng)對(duì)科研基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目和實(shí)驗(yàn)儀器檔案材料的收集和管理。

（2）注重檔案安全保管。多種措施保證檔案的安全。目前庫(kù)房面積80 平方米，裝有防盜窗、銅鎖、防盜門等防盜措施；配有抽濕機(jī)2 臺(tái)，中央空調(diào)、溫濕度記錄儀，保證庫(kù)房的溫濕度控制在檔案保護(hù)范圍之內(nèi)；定期更換防霉防蟲劑，有效控制檔案蟲蛀和霉變；嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管規(guī)定，歸檔檔案采用無酸紙裝具，結(jié)合院文化建設(shè)要求，定制專門檔案盒，保證紙質(zhì)檔案的安全保管；配有防磁柜2 臺(tái)，專門用于存放電子檔案，保證電子檔案的安全保管。

3.注重檔案鑒定統(tǒng)計(jì)

院設(shè)有檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了鑒定工作制度。2002年4月，對(duì)已到期的1484 卷短期科技檔案進(jìn)行了鑒定，銷毀了1103 卷，保存381 卷。為保證庫(kù)房的容量，下一批鑒定將對(duì)已經(jīng)進(jìn)行數(shù)字化的到期檔案先行鑒定，以后鑒定將采取先數(shù)字化，再鑒定的方式。

進(jìn)行檔案收進(jìn)、移出登記，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，并按照省檔案局要求報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平

院十分重視檔案信息化建設(shè)，一次性投入40 萬元，將檔案信息化建設(shè)列入單位信息化建設(shè)規(guī)劃，并作為年度重點(diǎn)工作推進(jìn)實(shí)施。檔案信息化的實(shí)現(xiàn)和推進(jìn)，有效地提高了檔案管理水平和檔案工作效率。

1.檔案軟件投入使用

2009年，院通過招投標(biāo)方式，選定一家軟件公司承擔(dān)我院檔案信息化建設(shè)工作。該公司根據(jù)我院科研工作實(shí)際開發(fā)了“江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案信息管理系統(tǒng)”軟件，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)、瀏覽以及原文閱讀。

2.檔案數(shù)字化成效顯著

采取外包的形式，根據(jù)“輕重緩急，急用常用優(yōu)先”原則，有序安排庫(kù)藏各類檔案文件進(jìn)行數(shù)字化加工，共完成30837 卷（件），合計(jì)933507 頁檔案的數(shù)字化加工，建立完成72818 條文件級(jí)目錄。2010年后歸檔檔案采用檔案室自行數(shù)字化方式，每年約完成2 萬頁的檔案掃描。在檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，檔案室建立了文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)利用頻繁、重要的紙質(zhì)檔案建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)建立了照片、音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.檔案信息化設(shè)備齊全

院檔案信息化管理設(shè)施、設(shè)備、平臺(tái)齊全。檔案室配備高配電腦3 臺(tái)，均自帶刻錄機(jī)；A4 高速掃描儀和A3 平板掃描儀各2 臺(tái)，檔案管理系統(tǒng)配有專用服務(wù)器，由院網(wǎng)絡(luò)中心專業(yè)托管和安全維護(hù)；數(shù)碼相機(jī)1 臺(tái)，設(shè)專業(yè)攝像和攝影人員，定期將影像和照片資料移交檔案室。在院辦公室網(wǎng)站設(shè)立檔案工作專欄，提供檔案各項(xiàng)規(guī)章制度、檔案工作網(wǎng)絡(luò)情況等，及時(shí)宣傳檔案工作相關(guān)情況，使兼職檔案員和全院職工能夠隨時(shí)瀏覽了解院檔案工作慨況和動(dòng)態(tài)。

四、重視檔案開發(fā)利用，盤活檔案信息資源

1.編制檔案檢索工具

在日常檔案管理中，農(nóng)科院按照《全宗指南編制規(guī)范》編制了全宗指南，文書檔案編有案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄。科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等編有案卷目錄、分類目錄、專題目錄等不同形式、功能互補(bǔ)的檢索工具。

2.拓寬檔案利用方式

為了進(jìn)一步開發(fā)檔案信息資源，更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科研工作，根據(jù)工作的實(shí)際需要，依托豐富的室藏，不斷拓寬檔案利用方式。

（1）創(chuàng)新思路，拓展編研新形式。在編研上，近年來，除《2001～2012年江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院組織機(jī)構(gòu)沿革》《年鑒》《規(guī)章制度匯編》等常規(guī)編研外，檔案室創(chuàng)新思路，與科研處、科技服務(wù)處聯(lián)合編研了《科技成果匯編》《江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院現(xiàn)代農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系專家錄》《江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院自主創(chuàng)新成果品種和技術(shù)》《江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院100 項(xiàng)新品種、新技術(shù)推薦》等一大批成果。與各研究所、處室聯(lián)合編寫制作《江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院建院80 周年》系列書籍，畫冊(cè)，宣傳DVD。這些編研材料在平時(shí)方便查閱、對(duì)外宣傳、成果推廣應(yīng)用、擴(kuò)大我院影響力等方面發(fā)揮了重要作用。

（2）創(chuàng)新形式，建立檔案利用新窗口。2012年院投資一百多萬元，建立了240 平方米的江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院陳列室，利用圖片、實(shí)物、電子翻書、視頻等方式展示了江蘇省農(nóng)科院發(fā)展歷程、科研成果、人物風(fēng)貌等。建成開放以來，陳列室已經(jīng)接待建院80 周年、市民開放日（周）、日常參觀等三千多人次。在院網(wǎng)門建立檔案工作專欄，設(shè)立院內(nèi)發(fā)文、規(guī)章制度等特色欄目，方便職工查找利用。

3.檔案利用效果顯著

據(jù)統(tǒng)計(jì)，近3年來，每年檔案利用人次均在700 人次。檔案為課題申報(bào)、課題研究、科技人員職稱評(píng)審、領(lǐng)導(dǎo)決策、維護(hù)我院利益等方面提供憑證，為各項(xiàng)工作順利開展提供保證。

2010年江蘇省農(nóng)科院?jiǎn)?dòng)院史編撰工作，兩年多來，調(diào)用各類文書、科技、聲像、實(shí)物檔案近萬卷件次，檔案為院史的編撰提供了第一手的、翔實(shí)的史料。同時(shí)檔案也為陳列館的建造、農(nóng)科院宣傳片的拍攝、畫冊(cè)的編寫、80 周年院網(wǎng)的制作提供了翔實(shí)可靠的數(shù)據(jù)和圖片。生動(dòng)、全面的院慶宣傳在院慶80周年接待時(shí)得到了領(lǐng)導(dǎo)、兄弟院所的高度評(píng)價(jià)。