監(jiān)理企業(yè)信息化建設(shè)初探

陳 晨，尹學(xué)衛(wèi)

（陜西省地方電力監(jiān)理有限公司，陜西 西安 710054）

0 引 言

21 世紀(jì)是信息化建設(shè)飛速發(fā)展的時(shí)代。各行業(yè)紛紛將計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)等一系列信息技術(shù)，應(yīng)用于企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)和管理過(guò)程。通過(guò)對(duì)信息資源的多渠道收集、篩選、深度開(kāi)發(fā)和廣泛應(yīng)用，不斷提高其生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、決策的效率和水平，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

自 1988年在工程建設(shè)領(lǐng)域推行監(jiān)理制度以來(lái)，工程監(jiān)理企業(yè)隊(duì)伍不斷壯大，經(jīng)過(guò) 24個(gè)年頭的磨練和沉淀，監(jiān)理企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中優(yōu)勝劣汰，最終生存下來(lái)一批掌握了行業(yè)發(fā)展方向的規(guī)模型監(jiān)理企業(yè)。由于監(jiān)理業(yè)入市門(mén)檻低，監(jiān)理市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈來(lái)愈激烈。為了提高監(jiān)理企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)跨越式發(fā)展，陜西省地方電力(集團(tuán))有限公司落實(shí)“創(chuàng)新型、資本型、多元化、信息化”的發(fā)展策略，采用先進(jìn)、科學(xué)的信息化手段進(jìn)行信息管理，多渠道獲取工程監(jiān)理信息，高效優(yōu)質(zhì)地實(shí)現(xiàn)與利益相關(guān)各方的溝通協(xié)調(diào)，出色完成投資控制、質(zhì)量控制和進(jìn)度控制等核心任務(wù)。建設(shè)監(jiān)理企業(yè)信息化是一條必由之路。

同時(shí)，隨著企業(yè)規(guī)模的增大，監(jiān)理業(yè)務(wù)種類(lèi)的不斷增加，跨地區(qū)項(xiàng)目的日漸增多，管理內(nèi)容的日趨復(fù)雜，傳統(tǒng)企業(yè)管理的方式已不能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求。監(jiān)理企業(yè)需要實(shí)現(xiàn)信息化管理，提高企業(yè)管理水平和效率。

1 監(jiān)理企業(yè)信息化的需求分析

1.1 企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需求

監(jiān)理企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理主要分為兩個(gè)方面的管理內(nèi)容：一方面和一般企業(yè)的管理內(nèi)容一樣，諸如財(cái)務(wù)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)管理、安全技術(shù)管理、人力資源管理以及日常辦公管理等內(nèi)容；另一方面不同于一般企業(yè)，主要是所監(jiān)理項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)管理部分占的比重較大，內(nèi)容也較為繁雜。

實(shí)施監(jiān)理企業(yè)信息化，規(guī)范了工作流程，加快了信息交流的速度，減少傳統(tǒng)管理模式下大量的重復(fù)抄錄工作。每位員工在自己的授權(quán)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同工作。如：公告通知、文件收發(fā)、網(wǎng)上簽報(bào)審批、資料上傳歸檔等工作，即使出差在外，只要有網(wǎng)絡(luò)，就可以及時(shí)查詢和處理相關(guān)信息，提高了企業(yè)管理效率和管理水平。同時(shí)，電子文檔取代紙質(zhì)媒介，既可以降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，又節(jié)約資源，響應(yīng)環(huán)保。

1.2 監(jiān)理項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理的需求

監(jiān)理工作的核心任務(wù)是控制，即投資控制、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制，而控制的基礎(chǔ)就是監(jiān)理信息。實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化可以有效地保證信息的真實(shí)性、時(shí)效性和完整性。

項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)及時(shí)記錄每天的各種監(jiān)理活動(dòng)信息，例如：監(jiān)理日志，材料報(bào)驗(yàn)單，監(jiān)理聯(lián)系單，工地例會(huì)等。目前這些記錄只能依靠現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理的職業(yè)操守和自覺(jué)性進(jìn)行約束，往往存在日志數(shù)日一記，甚至等到報(bào)月報(bào)或例行檢查前才進(jìn)行記錄的現(xiàn)象。這樣的資料無(wú)法保證時(shí)效性、準(zhǔn)確性和完整性。

實(shí)施了企業(yè)信息化后，不僅可以約束現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理及時(shí)進(jìn)行記錄，并且可以將這些信息以單項(xiàng)工程為根目錄上傳存儲(chǔ)，便于查閱和調(diào)用。各個(gè)項(xiàng)目監(jiān)理部之間也可以相互查閱學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短，提升現(xiàn)場(chǎng)管理水平。

另外，以筆者所在公司為例，承攬監(jiān)理業(yè)務(wù)以電力工程為主，項(xiàng)目遍布陜西全省，且規(guī)模大小不一，1名總監(jiān)往往同時(shí)監(jiān)理幾個(gè)項(xiàng)目。實(shí)施監(jiān)理企業(yè)信息化，可以打破時(shí)間和空間的局限，加快總監(jiān)對(duì)變更通知單、停復(fù)工通知單等問(wèn)題處理的時(shí)效，提高了監(jiān)理企業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)管理效率，同時(shí)也降低了現(xiàn)場(chǎng)管理的成本。集團(tuán)公司“十二五”發(fā)展規(guī)劃中對(duì)監(jiān)理公司提出了發(fā)展工業(yè)攝像和遠(yuǎn)程監(jiān)控的要求。相信在不遠(yuǎn)的將來(lái)，“無(wú)人監(jiān)理”的項(xiàng)目也能夠保證質(zhì)量并順利投運(yùn)。

1.3 企業(yè)人才培養(yǎng)和業(yè)務(wù)知識(shí)管理的需求

實(shí)施監(jiān)理企業(yè)信息化一定要建設(shè)配套的信息資源庫(kù)，要將工程技術(shù)規(guī)范、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)法律法規(guī)入庫(kù)，方便公司員工和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員查閱。同時(shí)，監(jiān)理行業(yè)的特殊性決定了人員的流動(dòng)性較強(qiáng)的特點(diǎn)。如果不及時(shí)把現(xiàn)場(chǎng)的項(xiàng)目監(jiān)理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)保存的話，很有可能就會(huì)隨著人員的流動(dòng)而流失。

筆者公司幾乎承攬了陜西省內(nèi)所有光伏并網(wǎng)電站的監(jiān)理任務(wù)。一直以來(lái)，靠著現(xiàn)場(chǎng)人員的傳幫帶，才慢慢培養(yǎng)出了一批新能源專(zhuān)業(yè)監(jiān)理人員，但是人才數(shù)量仍然跟不上新開(kāi)工項(xiàng)目數(shù)量的要求。公司內(nèi)部想通過(guò)工程原始資料學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，加快人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，但其查閱的復(fù)雜和不便使人望而卻步。試想在監(jiān)理企業(yè)信息化實(shí)施以后，不僅可以將工程建設(shè)過(guò)程的各種信息進(jìn)行保存，更重要的是實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理經(jīng)驗(yàn)的共享，使得企業(yè)內(nèi)人員吸納消化這些知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)變得更為方便可行，為企業(yè)培養(yǎng)人才創(chuàng)造了條件，使企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力得以提升。

2 監(jiān)理企業(yè)信息化的實(shí)現(xiàn)方式

目前在整個(gè)監(jiān)理行業(yè)尚未有較為完備的信息化系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)監(jiān)理企業(yè)信息化可以采用以下三種方式：自主研發(fā)、委托設(shè)計(jì)和購(gòu)買(mǎi)成熟軟件產(chǎn)品。

2.1 自主研發(fā)

企業(yè)需要利用自身的計(jì)算機(jī)方面人才組成開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)及維護(hù)工作。因?yàn)殚_(kāi)發(fā)人員是企業(yè)內(nèi)部員工，他們對(duì)業(yè)務(wù)流程非常熟悉，所以這種模式開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)更貼合于企業(yè)管理，針對(duì)性更強(qiáng)、服務(wù)更高效，而且開(kāi)發(fā)成本較低。但是，這種方式也存在著些許缺點(diǎn)。相對(duì)于專(zhuān)業(yè)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，這樣的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)間長(zhǎng)、穩(wěn)定性不夠；而且在監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部既懂監(jiān)理業(yè)務(wù)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的人才十分有限，一旦開(kāi)發(fā)人員或者維護(hù)人員出現(xiàn)人事變動(dòng)，對(duì)系統(tǒng)以后的升級(jí)和維護(hù)會(huì)造成較大的困難。

2.2 委托設(shè)計(jì)

通過(guò)監(jiān)理企業(yè)和軟件開(kāi)發(fā)商之間的協(xié)同創(chuàng)新，結(jié)合監(jiān)理企業(yè)在企業(yè)管理方面的知識(shí)優(yōu)勢(shì)和軟件開(kāi)發(fā)商在 IT 領(lǐng)域的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)監(jiān)理企業(yè)信息化管理。這種方式優(yōu)點(diǎn)是開(kāi)發(fā)周期短，開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)能夠滿足企業(yè)日常管理的要求。缺點(diǎn)是由于開(kāi)發(fā)人員沒(méi)有相應(yīng)的監(jiān)理業(yè)務(wù)知識(shí)和工作經(jīng)歷，使得系統(tǒng)在現(xiàn)場(chǎng)管理方面不太貼合實(shí)際；而且這種開(kāi)發(fā)方式費(fèi)用很高，系統(tǒng)的后期維護(hù)也需要該軟件公司的長(zhǎng)期支持。

2.3 購(gòu)買(mǎi)成熟的軟件產(chǎn)品

這種方式節(jié)約了軟件開(kāi)發(fā)的費(fèi)用和時(shí)間，系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性也較強(qiáng)。但是目前市面上針對(duì)監(jiān)理行業(yè)的成熟產(chǎn)品少之又少，而且隨著行業(yè)的發(fā)展，對(duì)監(jiān)理企業(yè)的要求也在變化，已購(gòu)買(mǎi)的軟件能否進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)來(lái)滿足這些新的要求，是監(jiān)理企業(yè)選用這種信息化建設(shè)方式時(shí)必須要考量的。企業(yè)信息化建設(shè)具有明顯的個(gè)性化特征。不同行業(yè)、不同企業(yè)其信息化的需求不一樣，完全符合企業(yè)要求的成熟產(chǎn)品很難買(mǎi)到。

3 監(jiān)理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)

監(jiān)理企業(yè)信息化系統(tǒng)由監(jiān)理企業(yè)信息化平臺(tái)、監(jiān)理企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)和辦公管理模塊、工程管理模塊、項(xiàng)目監(jiān)理模塊和資源管理模塊四大核心模塊以及企業(yè)門(mén)戶組成(見(jiàn)圖1)。

圖1 監(jiān)理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

3.1 辦公管理功能模塊

主要實(shí)現(xiàn)信息管理(公告發(fā)布、文件收發(fā)、網(wǎng)上簽報(bào)審批、資料上傳歸檔等)和人力資源管理(人員基本信息、考勤等)等功能。例如：公告發(fā)布功能能夠?qū)⑽募⑼ㄖ凸娴确浅１憬莸貍鬟_(dá)給每位員工。只要登錄系統(tǒng)，就會(huì)提示是否有新的信息可查看；而且系統(tǒng)能夠控制信息發(fā)送的對(duì)象，并知道信息是否被查看等狀態(tài)；也可利用短信平臺(tái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)群發(fā)短信，作為會(huì)議安排的輔助手段?？记诠芾砉δ芸梢愿鶕?jù)公司內(nèi)部日常考勤表單和工地現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理資料的填報(bào)日期統(tǒng)計(jì)在月底生成月度考勤表，作為企業(yè)員工績(jī)效考核和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員薪酬管理的依據(jù)。

3.2 工程管理功能模塊

工程管理功能模塊主要實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)管理、合同管理、資料管理、安全管理等功能。招投標(biāo)管理從招標(biāo)公告的信息收集開(kāi)始直至投標(biāo)結(jié)束，實(shí)現(xiàn)過(guò)程透明化。合同管理與項(xiàng)目監(jiān)理功能模塊掛鉤，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)工程進(jìn)度等信息履行合同。資料管理實(shí)現(xiàn)對(duì)工程監(jiān)理資料的審核、歸檔和查詢。安全管理方面可以設(shè)置定期或不定期的工地現(xiàn)場(chǎng)安全檢查，并形成材料歸檔保存。

3.3 項(xiàng)目監(jiān)理功能模塊

項(xiàng)目監(jiān)理的信息化主要是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目監(jiān)理部工作的信息化。項(xiàng)目監(jiān)理部的監(jiān)理工作是整個(gè)監(jiān)理企業(yè)管理的核心部分，也是為企業(yè)創(chuàng)造收益的核心工作。因此，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目監(jiān)理部的信息化尤為重要。該部分模塊包含為各項(xiàng)目監(jiān)理部提供質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制、安全管理、合同管理和信息管理等有關(guān)程序和內(nèi)容；對(duì)監(jiān)理過(guò)程中的各種資料進(jìn)行上傳存儲(chǔ)和處理。如果規(guī)范填寫(xiě)格式的話，還可以根據(jù)積累的各類(lèi)數(shù)據(jù)和資料自動(dòng)生成監(jiān)理月報(bào)。同時(shí)，工地例會(huì)紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單/通知單、施工現(xiàn)場(chǎng)照片等都能夠及時(shí)地上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)，使企業(yè)管理者及時(shí)了解工程的進(jìn)展情況及合同履行情況，為決策提供依據(jù)。

3.4 資源管理功能模塊

通過(guò)企業(yè)信息管理系統(tǒng)建立資源庫(kù)，收錄各類(lèi)工程施工驗(yàn)收規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及法律法規(guī)，方便現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員查詢；收集監(jiān)理行業(yè)核心期刊方便現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員在線閱讀，以期獲得監(jiān)理工作的新思路和好方法?，F(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員也可以將監(jiān)理過(guò)程中的體會(huì)和經(jīng)驗(yàn)以稿件的形式上傳，審核通過(guò)后各個(gè)監(jiān)理部之間可以進(jìn)行交流討論，相互學(xué)習(xí)提高。同時(shí)，在月底編輯公司簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，稿件的選擇面也會(huì)更寬。

4 監(jiān)理企業(yè)信息化的建設(shè)環(huán)境

4.1 領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)給企業(yè)管理方式帶來(lái)的變化，支持和重視這項(xiàng)工作，才能使企業(yè)信息化建設(shè)的資金、業(yè)務(wù)流程再造、內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)變化等問(wèn)題得以順利解決。其次，對(duì)于投入使用的管理信息系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)要做到帶頭推廣、堅(jiān)持使用。這樣，新的系統(tǒng)才會(huì)迅速地應(yīng)用起來(lái)。

4.2 提高員工的信息化管理意識(shí)

最常應(yīng)用系統(tǒng)的是企業(yè)員工和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員，而現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員往往年齡較大，學(xué)歷素質(zhì)良莠不齊。因此在系統(tǒng)應(yīng)用之前，應(yīng)通過(guò)培訓(xùn)、教育等形式對(duì)企業(yè)信息化的意義、系統(tǒng)的操作方法等進(jìn)行普及，盡量使大家對(duì)管理信息系統(tǒng)達(dá)成共識(shí)，增強(qiáng)員工和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員參與的積極性。

4.3 建立健全信息化管理制度

孟子曰：“不以規(guī)矩，不能成方圓”。企業(yè)信息化管理制度是企業(yè)信息管理系統(tǒng)得以正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。建立制度的目的就是為了規(guī)范信息管理工作，統(tǒng)一信息編碼體系，制定上傳、下載、發(fā)布、查看、審核、傳輸、存檔的工作流程，促進(jìn)信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的規(guī)范化、程序化和科學(xué)化，并確保信息系統(tǒng)的安全保密性。

5 結(jié) 語(yǔ)

目前，國(guó)內(nèi)監(jiān)理企業(yè)信息化建設(shè)仍處在初級(jí)發(fā)展階段。但是，在如此激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，信息化建設(shè)有助于提高監(jiān)理企業(yè)的管理水平和效率，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，提升企業(yè)綜合實(shí)力和核心競(jìng)爭(zhēng)力。信息化建設(shè)可以說(shuō)是大勢(shì)所趨。因此，企業(yè)應(yīng)選擇恰當(dāng)?shù)南到y(tǒng)開(kāi)發(fā)方式，根據(jù)各方面管理工作的需求，建立起適合自身情況的信息管理系統(tǒng)。

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[5]魯奇.基于ERP系統(tǒng)的建筑企業(yè)信息化管理研究[D].西安：西安建筑科技大學(xué),2007 .

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