關(guān)于醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的探討

周瑞

【摘 要】眾所周知，醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)。隨著信息化時代的到來和科學(xué)技術(shù)的不斷進步，醫(yī)院檔案管理已經(jīng)突破了原有的管理模式，正在快速地向著網(wǎng)絡(luò)化的趨勢發(fā)展，同時也是醫(yī)院檔案管理工作與時俱進、提升現(xiàn)代化水平的重要舉措。

【關(guān)鍵詞】信息時代；醫(yī)院；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

0.前言

隨著信息時代的到來和科學(xué)技術(shù)的不斷進步，醫(yī)院檔案管理已經(jīng)突破了原有的管理模式，正在快速地向著網(wǎng)絡(luò)化的趨勢發(fā)展。計算機的應(yīng)用使醫(yī)院檔案日常管理工作變得更加合理化、更加科學(xué)化和更加規(guī)范化，它不僅使得醫(yī)院檔案管理工作效率大大提高，而且還大大改變了我們的思維方式和工作方式。

1.醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對醫(yī)院檔案管理工作的影響

醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)在醫(yī)院檔案管理中的大量應(yīng)用，能夠使檔案信息服務(wù)在任何時間、任何地點都能夠給我們提供服務(wù)、滿足需求，明顯增強檔案信息對醫(yī)院管理的作用，也能夠明顯增多檔案信息開發(fā)服務(wù)的方式。隨著醫(yī)院改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)正在不斷深入。

1.1開通醫(yī)院門診網(wǎng)絡(luò)

提高門診的管理水平，時時掌握門診量及藥品信息，實現(xiàn)了每年、每季、每月、甚至每日對醫(yī)院效益、藥品、金額、處方的統(tǒng)計。

1.2建立計算機健康教育檔案

當(dāng)病人在就診候診時，可以利用計算機健康教育檔案來對患者開展科普宣傳教育，為提高患者健康水平、提高全民的預(yù)防疾病、自我保健意識起到積極的作用。

1.3住院部網(wǎng)絡(luò)化

能夠快速實現(xiàn)各藥房、各病區(qū)、住院部的互聯(lián)，利用醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)統(tǒng)計并打印每位住院病人一天內(nèi)發(fā)生的費用，減少了醫(yī)患之間的矛盾。

1.4信息共享

電子病歷、電子檔案存檔與傳輸系統(tǒng)等信息系統(tǒng)通過醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)在全院內(nèi)應(yīng)用，使就醫(yī)患者信息更加清晰明了，為衛(wèi)生診斷提供有利的依據(jù)，更便于醫(yī)院對患者進行跟蹤隨訪，實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源的共享。

1.5建立建立數(shù)字化醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)是利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體來推進醫(yī)德醫(yī)風(fēng)教育和糾正行業(yè)不正之風(fēng)工作制度化、規(guī)范化建設(shè)的有形載體，是提高醫(yī)務(wù)人員職業(yè)道德素質(zhì)、加強醫(yī)院內(nèi)部管理的重要條件，是醫(yī)務(wù)人員績效考核、崗位聘用和獎懲的重要依據(jù)。

1.6醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中

能夠使醫(yī)院人事檔案管理更加規(guī)范，將管理者從繁雜的手工勞動中解放出來，可利用醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化自動生成工資變動表、職務(wù)變動表、檔案信息卡片、人員名單等，做到檔案索引、人員檔案、人員名冊與具體人員相互一致。同時還可以根據(jù)人員的入黨入團情況、參加工作時間、姓名、學(xué)歷、職稱、性別、職務(wù)、科室等條件進行查詢匯總。既可極大地方便使用者閱讀、查找資料，有能夠提高工作效率，節(jié)省大量的人力物力，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供更加可靠、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。

2.醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和管理

2.1要運用現(xiàn)代通信技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

醫(yī)院要充分利用現(xiàn)代通信技術(shù)將檔案由成批檢索、聯(lián)機檢索發(fā)展為聯(lián)網(wǎng)檢索，實施檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案資源共享和網(wǎng)絡(luò)查詢。要按照不同的功能要求和開放限度，抓好辦公局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，形成內(nèi)容完備、技術(shù)安全、使用便捷、監(jiān)控有效的檔案信息網(wǎng)站群。同時，要運用現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)，實施檔案縮微化。各單位要在確保檔案完整的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)將檔案原件制成縮微制品，提高檔案信息的存儲密度，縮小體積，有利于保護檔案原件。

2.2加強學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性

大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。

2.3檔案只能集中統(tǒng)一管理，不能分散管理

運用行政手段和法律手段對檔案進行統(tǒng)一管理，這是建立統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案工作制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。實行檔案統(tǒng)一管理，才能對綜合性醫(yī)院檔案進行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。

2.4建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

2.5加強培訓(xùn)、結(jié)合實踐，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平；二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

2.6加大投入，提高配備，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

加強資金投入，引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機管理應(yīng)用設(shè)計完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

2.7建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)

由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負責(zé)，各科室負責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。

2.8重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會效益

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

3.醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防范

負責(zé)計算機信息網(wǎng)絡(luò)管理的值班人員要明確分工，落實責(zé)任。當(dāng)班人員因故不能值班或者離開值班崗位者，應(yīng)找本中心人員替代，在替代人員到崗后方可離崗。值班人員必須嚴(yán)守操作規(guī)程，密切注視系統(tǒng)運行情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時上報；同時，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后，迅速果斷地采取相應(yīng)的措施，如硬件故障，則通知硬件維護人員，并與之相配合做好故障處理工作。所有工作人員不得將中心任何一臺計算機或服務(wù)器的IP地址及密碼公開，防止外來人員進入。同時，設(shè)立多道防火墻，經(jīng)常更換密碼，防止外來有害信息進入。安全負責(zé)人應(yīng)隨時了解網(wǎng)絡(luò)運行情況、信息發(fā)布情況，定期或不定期的檢查網(wǎng)上傳輸?shù)倪\作情況。經(jīng)常了解用戶使用情況。針對出現(xiàn)的問題，及時解決。

4.結(jié)束語

總之，隨著信息時代的到來，醫(yī)院的傳統(tǒng)經(jīng)營和服務(wù)模式逐步在變革，醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代信息管理的重要組成部分，是推動醫(yī)院檔案事業(yè)加快發(fā)展的努力方向，同時也是醫(yī)院檔案管理工作與時俱進、提升現(xiàn)代化水平的重要舉措。

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