小企業(yè)會計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施研究

杜姍

【摘 要】信息化是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的方向，而信息化建設(shè)當(dāng)中最重要的因素就是會計(jì)電算化，會計(jì)信息有助于企業(yè)內(nèi)部管理當(dāng)局加強(qiáng)經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟(jì)效益，一個企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)所需的信息中有70%以上是由會計(jì)信息所提供的。小企業(yè)在我國國民經(jīng)濟(jì)中占有非常重要的地位，在小企業(yè)中實(shí)行會計(jì)電算化是提高我國綜合國力的重要措施之一。本文以促進(jìn)小型企業(yè)科學(xué)實(shí)施會計(jì)電算化系統(tǒng)為根本目的，根據(jù)小型企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營特點(diǎn)、管理需求等不同設(shè)計(jì)了三種模式：構(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng)模式、在線租用財(cái)務(wù)軟件模式及代理記賬電算化模式，最后提出了完善小企業(yè)電算化系統(tǒng)的措施。

【關(guān)鍵詞】小企業(yè)；會計(jì)電算化；系統(tǒng)實(shí)施

1.會計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)過程

會計(jì)電算化業(yè)務(wù)過程主要包括采購/付款、生產(chǎn)/轉(zhuǎn)換、銷售/收款、人力、財(cái)務(wù)等循環(huán)，利用會計(jì)核算軟件完成憑證錄入、審核、修改、查詢、記賬和結(jié)賬工作。對原始憑證的錄入應(yīng)首先選擇憑證類型，輸入制單日期，憑證按月、分憑證類型自動持續(xù)編號；然后依次輸入附件張數(shù)、摘要、會計(jì)科目、幫助核算信息、金額等；對憑證進(jìn)行審核后可以進(jìn)行記賬、查詢、結(jié)賬等工作。采購/支付、轉(zhuǎn)換、銷售/收款過程是一個物質(zhì)流的過程，而人力、財(cái)務(wù)過程是人力、資金流過程，財(cái)務(wù)報(bào)告是對信息流進(jìn)行記錄、處理、輸出而產(chǎn)生的，是一個財(cái)務(wù)報(bào)告過程。會計(jì)業(yè)務(wù)問題的解決要綜合信息處理、信息質(zhì)量、信息技術(shù)、業(yè)務(wù)流程等要素。

2.會計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施模式

2.1構(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng)模式

構(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng)，是指企業(yè)購買實(shí)施會計(jì)電算化所需的各種軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)，建立健全會計(jì)電算化各項(xiàng)管理制度，組織實(shí)施人員培訓(xùn)，自己負(fù)責(zé)會計(jì)電算化系統(tǒng)日常運(yùn)行、系統(tǒng)維護(hù)等工作。構(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng)模式要求企業(yè)有充足的資金和健全的管理制度，企業(yè)還要理性的去看待會計(jì)電算化的開展，選擇適合企業(yè)的相關(guān)軟硬件配置，同時還要配備具有較高素質(zhì)的會計(jì)電算化人才，以應(yīng)對系統(tǒng)使用時可能遇到的問題。

2.2在線租用財(cái)務(wù)軟件模式

應(yīng)用服務(wù)提供以在線方式和租賃形式、提供包括硬件、軟件和信息服務(wù)在內(nèi)的系統(tǒng)解決方案的網(wǎng)絡(luò)增值服務(wù)類型。ASP提供有協(xié)議性的服務(wù)。契約性的協(xié)議把服務(wù)等級定在應(yīng)用程序級，包括應(yīng)用程序的訪問、運(yùn)行和改進(jìn)。在這種模式下，ASP服務(wù)商構(gòu)建一個網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用平臺，企業(yè)只需有一臺能夠聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以在網(wǎng)絡(luò)上使用財(cái)務(wù)軟件。我國內(nèi)地ASP模式起步較晚，在起步階段只有幾千個商業(yè)用戶，但在二十一世紀(jì)初期發(fā)展較為迅速，用戶數(shù)量已達(dá)到幾萬家。

2.3代理記賬模式

所謂代理記賬是指具有特許資格的中介機(jī)構(gòu)接受委托，替不具備設(shè)置會計(jì)機(jī)構(gòu)和會計(jì)人員條件的單位，代理從事會計(jì)記賬業(yè)務(wù)的行為。2005年1月22日，中華人民共和國財(cái)政部令第27號出臺了《代理記賬管理辦法》，加強(qiáng)了代理記賬機(jī)構(gòu)的管理，規(guī)范了代理記賬業(yè)務(wù)，促進(jìn)了代理記賬行業(yè)的健康發(fā)展。企業(yè)可以根據(jù)自身行業(yè)特點(diǎn)選擇合適的代理機(jī)構(gòu)。

3.完善小企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化系統(tǒng)的措施

3.1提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會計(jì)核算工作越來越細(xì)，如果使用傳統(tǒng)手工記賬模式，會加重企業(yè)會計(jì)人員的工作量，這時實(shí)施會計(jì)電算化系統(tǒng)的優(yōu)勢就體現(xiàn)了出來。小企業(yè)是否實(shí)施會計(jì)電算化的關(guān)鍵因素在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到電算化工作的重要性，認(rèn)識到開展電算化工作是企業(yè)發(fā)展的趨勢是企業(yè)能否成功開展會計(jì)電算化的關(guān)鍵。因此，不光是財(cái)政部門要加大宣傳力度，財(cái)務(wù)軟件開發(fā)行業(yè)也應(yīng)該擴(kuò)大宣傳，使小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)真正認(rèn)識到會計(jì)電算化的優(yōu)越性。

3.2提高會計(jì)人員素質(zhì)

提高會計(jì)人員素質(zhì)是有效開展會計(jì)電算化工作的保證。管理者應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)人員、財(cái)務(wù)工作的理解和重視程度，對會計(jì)工作嚴(yán)格要求，堅(jiān)決不能讓無證人員從事會計(jì)工作。會計(jì)教育中應(yīng)加強(qiáng)實(shí)際工作方面的課程與實(shí)習(xí)，培養(yǎng)更適合企業(yè)需要的會計(jì)人才。會計(jì)人員應(yīng)該有對會計(jì)知識持續(xù)學(xué)習(xí)的意識，不斷提高自身素質(zhì)。作為財(cái)政部門，應(yīng)組織好會計(jì)人員的會計(jì)電算化培訓(xùn)工作。

3.3加強(qiáng)安全防范措施

企業(yè)在開展會計(jì)電算化后，其內(nèi)部控制制度也要做出相應(yīng)的改進(jìn)。對會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的改進(jìn)也就是對控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息與溝通和監(jiān)控五個方面的改進(jìn)，目的是通過對企業(yè)內(nèi)部控制的改進(jìn)，使組織結(jié)構(gòu)與管理控制更符合會計(jì)電算化的要求。其次，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全控制，防止數(shù)據(jù)信息特別是企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息的泄露與破壞。第三，加強(qiáng)內(nèi)部人員綜合素質(zhì)的控制，保證內(nèi)部人員的素質(zhì)與道德標(biāo)準(zhǔn)。對開展會計(jì)電算化的企業(yè)應(yīng)該建立崗位責(zé)任制、操作管理制度、檔案管理制度等一系列控制制度。

3.4加強(qiáng)企業(yè)信息化管理

企業(yè)在實(shí)施會計(jì)電算化系統(tǒng)過程中要考慮其與企業(yè)管理水平和技術(shù)水平的適應(yīng)性、匹配性，企業(yè)管理和技術(shù)水平?jīng)Q定企業(yè)開展電算化的成敗，而電算化系統(tǒng)的成功實(shí)施應(yīng)該能夠促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高。在實(shí)施會計(jì)電算化時要考慮企業(yè)所處的發(fā)展階段，進(jìn)而建立與企業(yè)發(fā)展階段相適應(yīng)的電算化信息系統(tǒng)。因此，企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)如果能與企業(yè)所處階段管理水平和技術(shù)水平相匹配，就會對企業(yè)的管理與技術(shù)基礎(chǔ)有促進(jìn)的作用。

3.5開發(fā)個性化財(cái)務(wù)軟件

目前市場上流通的管家婆、金蝶KIS-金蝶全系列小企業(yè)管理軟件等面向中小企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件是開發(fā)得比較好的財(cái)務(wù)軟件，但就目前形式來看，這些軟件依舊不能適應(yīng)各小型企業(yè)的需求。開發(fā)面向小企業(yè)的會計(jì)電算化軟件要做到以下幾點(diǎn)：第一面向小企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件要簡單，易于操作，使會計(jì)人員易于上手。第二，面向小企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件要具有穩(wěn)定性。這樣才不會影響企業(yè)的日常業(yè)務(wù)處理。第三，面向小企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件要具有通用性。小企業(yè)行業(yè)類型多種多樣，開發(fā)一款面向小企業(yè)的通用型會計(jì)軟件有利于產(chǎn)品的推廣。第四，面向小企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件要能吸引企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者。

綜上所述，我國小企業(yè)會計(jì)電算化的開展應(yīng)因地制宜和因時制宜。由于生產(chǎn)規(guī)模、資金、人員素質(zhì)等因素的影響，小企業(yè)面臨的市場競爭壓力很大，業(yè)務(wù)發(fā)展方向和經(jīng)營戰(zhàn)略有較大的不確定性。提高會計(jì)信息的及時性和準(zhǔn)確性，適時的開展會計(jì)電算化業(yè)務(wù)是比較可行的方案。促進(jìn)小企業(yè)會計(jì)電算化的開展能使企業(yè)的基礎(chǔ)會計(jì)工作得到完善，提高會計(jì)數(shù)據(jù)處理的及時性、準(zhǔn)確性和經(jīng)濟(jì)性，保證會計(jì)核算質(zhì)量，促進(jìn)會計(jì)工作規(guī)范化，為整個管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。

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