項目整體管理方法在通信代維管理平臺實施中的應用

【摘要】為了更好地為通信運營商進行代維服務，在通信代維管理平臺項目的實施過程中，科學地運用項目整體管理的理念和方法，采取了針對性的措施，科學地編制完整的活動清單；合理地估算項目工作量及技術難度；有效地識別關鍵任務；加強計劃執(zhí)行情況的跟蹤監(jiān)控，做好偏差控制；在項目的各個階段注重與項目干系人計劃進度情況保持積極有效的溝通。通過這些方法，有效的控制了項目實施進度，成功地完成項目，得到各級用戶的好評。但在和最終用戶的溝通和內(nèi)部團隊的人才儲備等不足之處還有待改進。

【關鍵詞】項目整體管理項目計劃整體變更控制溝通人才儲備

XX通信代維公司員工有五千多人，下屬有十一個分公司，公司各級管理人員都配備有臺式電腦或筆記本電腦，所有人員均配有手機，并由公司提供相應的話費補助。主要業(yè)務是為通信運營商進行代維服務，目前的信息傳遞方法主要為電話、電子郵件、紙質(zhì)文件等，管理手段落后，急需建立對代維業(yè)務進行全面管理的信息系統(tǒng)。

在此背景下，公司決定建設“通信代維管理平臺”。該平臺的主要目的是在公司總部與分布在十一個城市的下屬子公司之間，搭建一個涵蓋維護管理、設備管理、工程管理、人力資源管理、車輛租賃管理、辦公管理等內(nèi)容的綜合管理平臺，提高精細化管理水平，利用信息化手段進行集中服務并降低成本，全面提高公司的信息服務水平和工作效率。

由于項目涉及到數(shù)千人的信息化管理，項目實施難度很大，為了保證該項目可以按要求，在規(guī)定時間內(nèi)完成，我和項目組成員采用項目整體管理的理念和方法，經(jīng)過與各級的管理人員用戶反復確認系統(tǒng)功能要求，仔細討論軟件功能實現(xiàn)方案，詳細規(guī)劃項目實施進度，訂制了可行的風險管理預案。下面從項目啟動、項目管理計劃編制、項目計劃實施、項目監(jiān)控及整體變更控制幾個方面進行簡要論述。

一、制訂項目章程，項目正式啟動

項目章程是正式批準一個項目的文檔。在項目章程中對項目經(jīng)理進行授權，以便他可以使用組織資源執(zhí)行項目。

因為該項目涉及到省、市、縣區(qū)三級人員數(shù)千人之多，項目難度大，內(nèi)容多，歷史經(jīng)驗少，項目時間要求緊。公司領導對項目的成功十分關注，召開了多個部門共同參與的啟動會議，授權項目組可以調(diào)配與公司總部及各分公司與項目有關的資源，為日后本項目工作提供了良好的保證。

二、項目管理計劃編制

項目計劃是項目管理的基礎，制訂一份科學合理、可以指導項目實施和監(jiān)控的計劃文件，是保證項目順利實施并取得成功的關鍵。[1]

針對本項目的實際情況，項目組對項目各個過程的規(guī)模、工作量、成本、工期、資源等進行了估算，在估算數(shù)據(jù)的基礎上編制了科學、合理、周密的項目總體計劃與項目進度表，并定義了各里程碑的完成時間點及主要交付物。項目干系人是保證項目得以順利實施的重要條件，制訂了干系人管理計劃。在項目計劃初稿完成后，提交至公司領導和部門負責人共同確認，使所制訂的項目計劃得到各關鍵干系人的正式承諾。

三、項目計劃實施及監(jiān)控

項目計劃實施是指對項目計劃中所規(guī)定的工作進行管理和實施，以達成最終項目目標的過程。項目產(chǎn)品主要在項目實施階段產(chǎn)生出來，所以項目的大部時間和預算都花在這一階段，實施中的任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都有可能導致項目失敗。[2]

在項目實施過程中，通過周例會、項目周報方式，定期與各部門用戶、公司高層領導、項目第三方廠商等干系人進行及時有效的溝通。在實施過程中充分重視對項目進行定期跟蹤，及時了解項目的進展情況，如項目的規(guī)劃、工作量、成本、質(zhì)量等是否存在偏差，及時分析偏差原因并采取必要的糾正措施。

實際案例：在公司遠程網(wǎng)絡視頻會議的實施階段，通過項目成員的工作日志和里程碑分析，發(fā)現(xiàn)項目進度延誤13天。在與項目組成員開會討論后，確認是因為服務器的專線帶寬10M不足以支撐全省巨大的視頻流數(shù)據(jù)，同時項目第三方廠商的產(chǎn)品存在等多個技術問題所致。

項目組從項目整體考慮出發(fā)，與項目第三方廠商有效的溝通交流，采取合理有效的糾正措施；并將服務器的帶寬擴展專線100M。經(jīng)過多次測試，遠程網(wǎng)絡視頻會議系統(tǒng)功能完全滿足用戶要求，順利完成項目實施驗收工作。

四、整體變更控制

整體變更控制是指在項目生命周期內(nèi)對項目變更進行識別、評價和管理的工作，這也是項目經(jīng)理及項目團隊的一項重要工作。項目組對項目進行整體變更控制，避免了隨意變更，需求蔓延的情況，保證了項目可以按計劃如期完成。[3]

實際案例：基站基本信息在設計完成并試運行一段時間后，有多個地市的分公司維護部負責人提出異議，主要情況為一個基站原來只有2G設備，輸入一套電源、空調(diào)信息即可，現(xiàn)在因為3G手機開始普及，很多基站加入3G設備，配有多套電源、空調(diào)，但目前系統(tǒng)中的信息錄入模塊不能支持多套電源和空調(diào)信息的錄入。

在接收到《變更申請表》并由維護部負責人簽字后，項目組首先組織人員進行組內(nèi)評審，評審通過后，記錄歸檔，更新相應項目計劃。通知項目組人員進行變更實施，在保證原有數(shù)據(jù)完整的情況，對數(shù)據(jù)庫進行表信息的擴充，并修改相應代碼。項目組完成變更實施后，經(jīng)多次測試，可以滿足要求。

由于本項目事務繁雜，涉及人員較多，雖然采取了大量的項目管理措施，在項目進行中還是出現(xiàn)了一些問題，例如在與不同部門溝通時，項目組人員有時出現(xiàn)溝通不到位的情況，甚至引起誤解。

通過做好干系人分析，調(diào)研需求，協(xié)調(diào)資源沖突，培養(yǎng)團結的氣氛，并針對不同溝通需求和風格的人員組合設置不同的溝通方式，組織多次協(xié)調(diào)會議，反復溝通。

此外，因為工作壓力大，有的項目小組人員會提出辭職。項目人員流失會對項目造成很大的影響。

“通信代維管理平臺”經(jīng)過全體項目成員九個多月的努力，得以順利完成，在項目驗收會上得到各級用戶和公司領導的一致好評。回顧而言，項目的成功很大程序上歸功于項目組在階段啟動前就引入了項目整體管理的理念和方法，對項目進行科學、規(guī)范的整體管理。使項目所有組成要素在適當?shù)臅r間充分地、有機地結合在一起，極大提高了項目實施的效率，保證了項目質(zhì)量，從而最大限度地滿足項目干系人的需求。

項目管理需要在以后進行改進的地方，就是要不斷增強和最終用戶的溝通，同時加大內(nèi)部團隊的人才儲備力度。平時多注意資源和知識的積累，通過多人培訓，同一崗位配備A角和B角，在招聘網(wǎng)站建立付費帳戶，常年招聘軟件工程師等。加強團隊建設，爭取一專多能。和公司領導溝通，明確關鍵資源的保障機制，制定有效的項目考核獎勵制度。

參考文獻

[1] Rajeev T Shandilya，王克仁譯.軟件項目管理[M].科學技術出版社，2002.

[2]周倫鋼，吳建軍. IT軟件開發(fā)項目管理探討[J].鄭州大學學報（工學版），2003，4.轉(zhuǎn)

[3] Php Metzger，John Boddie.軟件項目管理-過程控制與人員管理[M].電子工業(yè)出版社，2002.