企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的實踐與思考

摘 要：作為一個企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動的原始記錄和原始憑證，檔案管理在企業(yè)的管理工作中具有不可或缺的作用。隨著科學技術的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理正逐步走向數(shù)字化管理。在此基礎上，本文分析了企業(yè)數(shù)字化檔案管理實踐過程中出現(xiàn)的問題并提出了相應對策，旨在提高我國企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的水平。

關鍵詞：企業(yè)；數(shù)字化；檔案管理

企業(yè)檔案數(shù)字化管理是伴隨科學技術的進步和檔案的需求及利用的增多而產(chǎn)生的，因此檔案管理的數(shù)字化是歷史發(fā)展的必然要求。但在實踐過程中，企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作也存在一些問題亟待解決。

1 企業(yè)數(shù)字化檔案管理實踐過程中出現(xiàn)的問題

1.1 硬件設備建設不足

一個企業(yè)要開展好檔案數(shù)字化管理工作，首先要有先進的硬件設備。然而由于受到條件的制約，許多企業(yè)的硬件設備多數(shù)還停留在低水平上，例如有的企業(yè)沒有及時對微機進行更新?lián)Q代，使用的仍然是PI系列的老微機。甚至有的企業(yè)因為經(jīng)費緊張，連對實施數(shù)字化檔案管理最重要的部件——掃描儀都沒有配備，根本達不到數(shù)字化檔案管理的要求。還有的企業(yè)網(wǎng)絡建設落后，機房建設、網(wǎng)絡設備以及安全設施存在著諸多問題，這些也阻礙了企業(yè)檔案管理工作與數(shù)字化建設同步發(fā)展，影響和阻礙了企業(yè)數(shù)字化檔案管理前進的步伐和建設的進程。我國企業(yè)數(shù)字化檔案管理實踐中存在的硬件設備不足的問題不能一一例舉，但硬件設備總體不足卻是不爭的事實。

1.2 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)無縫對接

目前，企業(yè)檔案部門使用的軟件是專門開發(fā)的、具有很強的專業(yè)性的檔案管理軟件，而以網(wǎng)路技術和計算機為基礎的辦公自動化系統(tǒng)，則大多是由上級主管部門和本單位自行設計的軟件，這就導致了企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和自動化辦公系統(tǒng)無法實現(xiàn)無縫對接。企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和自動辦公系統(tǒng)的設計單位不同，也就意味著這兩套軟件之間缺乏適當?shù)慕y(tǒng)一管理規(guī)范，要實現(xiàn)無縫對接可能性不大，而且，檔案管理系統(tǒng)和自動化辦公系統(tǒng)的兼容性也較差。

2 企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作中的相應對策

2.1 加強基礎設施建設，強化人員素質建設

針對我國企業(yè)數(shù)字化檔案管理實踐過程中出現(xiàn)的硬件設備不足的問題，要從兩個方面入手。首先是加強基礎設施建設，對于滯后的、不能滿足數(shù)字化要求的機器設備要及時更換，對于實現(xiàn)數(shù)字化的重要部件要盡快著手添置，對于存在問題的硬件設備可采取維修與更換并舉的措施，盡可能在達到數(shù)字化要求的基礎上降低預算。其次是強化人員素質建設，包括強化人員的意識和能力。從強化意識方面來說，一個是與時俱進的意識，一個是創(chuàng)新的意識。從強化能力來說，企業(yè)擁有了先進的硬件設備，還需要懂得操作、善于充分運用資源的人才，否則基礎設施建設就是浪費資源。一般來說，企業(yè)可以通過培訓或直接招聘懂得操作的人才來充實自身的人力資源庫。

2.2 抓好數(shù)字化檔案管理工作的重點環(huán)節(jié)

數(shù)字化檔案管理在帶來極大便利的同時也存在著一些問題和困難，一旦處理不好，電子文件極有可能遭受損失，例如上述提到的檔案管理系統(tǒng)和自動化辦公系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)無縫對接就是處理不當?shù)暮蠊?。因此，在實施檔案數(shù)字化管理過程中，要抓好重點環(huán)節(jié)，具體包括書面化、全面化、同步化、專業(yè)化和財務化等環(huán)節(jié)。具體來說，檔案工作需要各部門的密切配合，包括文件的形成、收集、整理、審核、歸檔、移交，每個過程都是各方通力合作的成果，因此做好檔案的書面工作至關重要；數(shù)字化檔案管理具有豐富的內涵，不僅包括項目的傳統(tǒng)資料本身，還要延伸到項目的質檢報告、批文、竣工驗收文件等，這些都要通過掃描等形式進行數(shù)字化處理；保存電子檔案時，也要保存相應的紙質檔案，實行“雙套制”；在分送過程中，一份資料在涉及部門的分送是同步進行的，反應變化也是同時發(fā)生的，并將這種“同步化”精神落實到后期的資料收集和歸檔；為了實現(xiàn)“專業(yè)化”，要設立專職的檔案員，通過專業(yè)分工促進檔案員對相關專業(yè)知識的進一步掌握，提高工作效率。

2.3 采用現(xiàn)代化檔案管理手段

數(shù)字化檔案管理需要現(xiàn)代化的檔案管理手段，包括數(shù)字虛擬化檔案管理手段、高微縮的數(shù)字化管理、信息化的檔案管理以及網(wǎng)絡化的模式、智能化程度的加深以及多元化的管理、檔案管理的市場化和信息化。網(wǎng)絡可以通過虛擬化的信息進行信息處理儲存，并通過互聯(lián)網(wǎng)獲取更多資源，在擴大檔案資源的同時方便使用者查詢。高微縮的數(shù)字化管理一方面可以有效解決紙質文件量大、照片或圖片褪色等缺陷，并通過檢索功能，提供快速廣泛的查閱服務，融合了多媒體的特性，圖文并茂、聲響并存，擴大了信息量。隨著網(wǎng)絡和計算機技術的進步，密碼技術、語音識別和指紋識別等技術的應用得到發(fā)展和加強，文件管理的安全系數(shù)也大大提高，并在語音識別技術的基礎上實現(xiàn)歸類存檔的自動化，提高了工作效率。檔案管理實現(xiàn)市場化，可以實現(xiàn)檔案的“共存共享”，檔案的開發(fā)利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

3 結語

隨著科學技術的進步，檔案管理的數(shù)字化是發(fā)展的必然趨勢。每一位檔案工作者要有緊迫感，樹立創(chuàng)新意識，努力學習和掌握現(xiàn)代科技知識，提高自身能力，全面提高企業(yè)的數(shù)字化檔案管理水平。

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