關于計算機技術運用于電子檔案管理的分析思考

摘 要：每個上班的人都在單位有自己的檔案，檔案是指機關，團體或者企業(yè)為了規(guī)范管理，把員工的資料或者生產銷售情況等做統(tǒng)籌的記錄，以便以后查詢，利用和參考，并按專門的方法進行整理歸檔。比如人事檔案，會計檔案，病歷檔案等等，不過以前的檔案都是紙質的，保存或尋找起來都特別麻煩?，F(xiàn)在隨著計算機科技的發(fā)展，電子檔案已經越來越多的應用到各行各業(yè)中，為了對電子檔案有進一步的認識，本文結合實際情況對電子檔案的運用進行探討。

關鍵詞：探討；電子檔案管理；計算機技術

1 前言

在企業(yè)中，檔案記錄了企業(yè)成立時間，經營的各種產品資料以及各個時間段的銷售情況和企業(yè)發(fā)生的改革等等，為企業(yè)以后的經營發(fā)展提供了更加真實更加可靠的參考依據(jù)，在企業(yè)發(fā)展運營中起著至關重要的作用。以前企業(yè)里的檔案都是用手寫的，這樣特別浪費時間，而且時間長了紙質的文檔就會發(fā)生損壞，很可能會丟失很重要的文件，并且在后期查詢資料的時候很麻煩，為企業(yè)造成不必要的損失。但是電子檔案的出現(xiàn)為企業(yè)的管理工作提供了很大的方便，大大減少了管理工作的難度，同時也提高了員工的工作效率。下面我們開始分析電子檔案管理的有關細節(jié)[1]。

2 電子檔案的概念及優(yōu)勢

電子檔案不同于傳統(tǒng)紙質的檔案，以前紙質的檔案容易損壞，查詢資料也很麻煩。但是電子檔案就跟它有更加鮮明的對比了，不僅不容易損壞，查詢起來也特別方便。紙質檔案是以紙為介質，而電子檔案則是用計算機磁盤等電子設備作為介質用來保存文檔的，比如現(xiàn)在應用廣泛的U盤，手機內存卡，移動硬盤等等，這些都是儲存設備，它們不僅存儲方便快捷，而且便于攜帶，只要有電腦隨時隨地都可以用。這些檔案不同于紙質檔案，看得到摸不著，比較虛擬，以下簡稱虛擬檔案，虛擬檔案是在計算機上以比特和字節(jié)的形式來表示檔案信息的，和紙質檔案是不同的。虛擬檔案可以在電腦上互相流通，也可以在互聯(lián)網上建立遠程管理系統(tǒng)，如圖1。要想使檔案的比特和字節(jié)能隨機定位于用戶的網絡終端，使字節(jié)和比特以數(shù)字，文字，圖表，符號和圖像的形式出現(xiàn)在用戶面前，就必須要使用正確的硬件和軟件。

目前市場上儲存電子檔案的大多是U盤，光盤，內存卡，硬盤等，這些存儲設備可以有效地保證文檔的完整性和安全性。傳統(tǒng)的手寫檔案在書寫過程中很有可能造成失誤，引起信息錯誤，那么在以后查詢的時候更會錯上加錯，極有可能給企業(yè)未來的發(fā)展造成很大的損失。那么電子檔案就避免了這個錯誤，它在操作過程中如果出現(xiàn)操作錯誤，計算機會自動發(fā)出錯誤警報，這樣就大大提高了文檔的正確率。另外，電子檔案可以隨身攜帶，無論何時何地需要，都能給用戶展示最精準的數(shù)據(jù)。并且占用存儲空間小。正所謂U盤在手，信息全有。

3 計算機技術在電子檔案管理中的運用

隨著電腦技術的快速發(fā)展，電子檔案也越來越廣泛地應用到企業(yè)中，它的產生給各行各業(yè)帶來了莫大的方便[2]。所謂跟上時代，跟上步伐，企業(yè)才能走的更遠。電子檔案把企業(yè)的管理難度大大降低了，那么操作起來就更加方便快捷，也提高了企業(yè)的工作效率。那么從事電子檔案管理的工作人員，要想把這項艱巨而光榮的任務做好，就一定要對電子檔案有更深的了解，對它的性能要了如指掌，才能把企業(yè)的檔案管理工作做的更加得心應手。

3.1 存儲

對于以前手寫的檔案大多數(shù)都是用紙質的，時間長了的檔案都儲放在檔案室里，要占用一間房子，那么日積用累以后紙質的檔案越來越多，檔案室里存儲放不下就只能再加一間房子來繼續(xù)儲存紙質檔案，這樣無限期循環(huán)起來。就加劇了存儲室的負擔[3]。那么電子檔案就跟傳統(tǒng)的紙質檔案有著天壤之別了，檔案人員只需要把檔案輸入電腦，它就會自動存入計算機的數(shù)據(jù)庫中，它不僅占用空間小，而且存儲空間大。

3.2 查詢

企業(yè)在發(fā)展過程中，會經常參考往年同期的記錄來作比較，來確定公司的進展。那么如果使用的是紙質的檔案的話，尋找起來就很麻煩了，要動用大量的人力來參與，還要浪費大量的時間，這樣就降低了員工的工作效率。但如果使用的是電子檔案的話，在計算機相應的文件上只要輸入所要查詢的數(shù)據(jù)代碼，計算機就會自動而準確地為您尋找出你所需要的資料[4]。這樣不僅減少了大量的人力，還為公司減少了大量的時間。這樣工作效率也就大大地提高了。企業(yè)的發(fā)展也就蒸蒸日上。企業(yè)很有可能會因為這個扭虧為盈。

3.3 監(jiān)測

以前傳統(tǒng)紙質的檔案不能加密碼，那么企業(yè)內部檔案就存在很大的危險性，如果檔案被竊取就會給企業(yè)帶來很大的損失。那么使用電子檔案就不會出現(xiàn)這樣的情況了，有自動的監(jiān)測功能，它還可以設置密碼，這樣就不會被竊取，使企業(yè)的檔案信息的安全性大大提高，從而避免了企業(yè)的損失[5]。

4 結語

隨著現(xiàn)代電腦科學技術的不斷發(fā)展，電子檔案也一步步代替了紙質檔案，越來越廣泛的被應用到各行各業(yè)中，這樣使企業(yè)的經營管理更加得心應手，大大提高了企業(yè)運營和操作的工作效率。那么要使自己的企業(yè)更接近現(xiàn)在科技的發(fā)展軌道，就更需要培訓計算機科技方面的人才，為電子檔案管理工作更好地服務[6]。

[參考文獻]

[1]傅榮校，著.檔案管理現(xiàn)代化：檔案管理中技術革命進程的動態(tài)審視.浙江大學出版社，2010.

[2]（美）哈格，等，著，嚴建援，等，譯.信息時代的管理信息系統(tǒng).北京：機械工業(yè)出版社，2011.

[3]（美）薩曼達，（美）希瓦史塔瓦，著，羅英偉，等，譯.信息存儲與管理：數(shù)字信息的存儲、管理和保護.北京：人民郵電出版社，2011.

[4]馬長林，宗培嶺，等，主編.檔案館信息化建設探論.上海：上海社會科學院出版社，2011.

[5]劉越男，著.建立新秩序--電子文件管理流程研究.北京：中國人民大學出版社，2012.

[6]安小米，等，編著.基于ISO15489的文件檔案管理核心標準及相關規(guī)范.北京：中國標準出版社，2012.