淺談提高企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化程度

摘 要：企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)建設(shè)中起著關(guān)鍵作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化有助于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)服務(wù)。本文首先分析了企業(yè)檔案管理工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象，并針對(duì)這些現(xiàn)象提出了相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；規(guī)范化

所謂檔案管理，是指把分散、雜亂、量大、孤立的檔案進(jìn)行整理和管理，以滿足集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、廣泛的社會(huì)檔案利用需求。企業(yè)作為我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，越來(lái)越意識(shí)到檔案管理規(guī)范化在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、安全、穩(wěn)定和維權(quán)各項(xiàng)活動(dòng)中的作用，而部分企業(yè)在檔案管理工作規(guī)范化方面已經(jīng)取得了領(lǐng)先的經(jīng)驗(yàn)和成果。

1 企業(yè)檔案管理工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象

1.1 信息技術(shù)的崛起給企業(yè)檔案管理帶來(lái)的沖擊

信息技術(shù)作為新時(shí)代的產(chǎn)物，其運(yùn)用于企業(yè)檔案管理工作具有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)：一是檔案保管和接收上的改變，它能夠記錄加工和設(shè)計(jì)過(guò)程中的原始資料和相應(yīng)更改信息，確保最終歸檔使用的是完整和確鑿版本的圖紙或圖形。二是可實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，以利于保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。所謂集中統(tǒng)一，是指在統(tǒng)一的制度和領(lǐng)導(dǎo)下，分庫(kù)保存檔案實(shí)體，分級(jí)負(fù)責(zé)，從而便于利用和保管。第三是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變，即在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的處理和共享。但是信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮優(yōu)勢(shì)需要具備一定的前提條件：一是需要從業(yè)人員具備現(xiàn)代化的觀念，許多企業(yè)只是簡(jiǎn)單地將計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)；二是需要先進(jìn)的設(shè)備和人才，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備需要資金和觀念做基礎(chǔ)，而充分利用設(shè)備資源則需要先進(jìn)的人才；三是需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式；四是需要制定檔案管理計(jì)劃，增強(qiáng)檔案工作的前瞻性和主動(dòng)性。

1.2 企業(yè)的深化改革給檔案管理工作帶來(lái)的新問(wèn)題

在企業(yè)的深化改革過(guò)程中，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式受到了很大的沖擊，產(chǎn)生了不少的新問(wèn)題、新情況。一是現(xiàn)代企業(yè)檔案規(guī)章制度有待形成。許多企業(yè)的管理人員還停留在管檔治檔的觀念上，忽視對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，而企業(yè)內(nèi)部缺乏一套完整的檔案規(guī)章制度則是普遍存在的情況。二是企業(yè)檔案的管理水平和利用效率低下。例如：有的企業(yè)在實(shí)行一體化管理以后，對(duì)情報(bào)收集和信息的開(kāi)發(fā)利用投入了大量精力，也取得立竿見(jiàn)影的效果，但企業(yè)的檔案基礎(chǔ)建設(shè)則一直被忽視。隨著企業(yè)機(jī)構(gòu)的改制，有些企業(yè)的下屬機(jī)構(gòu)逐漸獨(dú)立出去，變成具有獨(dú)立法人資格的獨(dú)立實(shí)體，迫使文件材料變成多層次管理，而部分應(yīng)該歸總部歸檔的文件材料則分散在各下屬單位和人員手中，極易造成文件材料的流失。三是檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。隨著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，人們開(kāi)始對(duì)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)提出質(zhì)疑。因?yàn)殚L(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一直將企業(yè)檔案工作視為事務(wù)性工作，對(duì)檔案管理人員不要求專業(yè)知識(shí)和技能。

2 提高企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化程度的措施

2.1 加快形成現(xiàn)代化檔案管理模式

檔案工作要取得長(zhǎng)足發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的前瞻性和主動(dòng)性。通過(guò)制定先進(jìn)的檔案管理目標(biāo)，圍繞檔案工作的方針、目標(biāo)和管理模式，從理論研究方向探究如何利用檔案工作推進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化過(guò)程、探討企業(yè)檔案管理工作的特色和機(jī)制以及構(gòu)建企業(yè)檔案管理工作的完整理論體系，從理論上廓清檔案工作如何更好地服務(wù)于企業(yè)的問(wèn)題。在這個(gè)過(guò)程中，建立合理的檔案管理模式是關(guān)鍵，它可以明確企業(yè)歸檔制度，豐富歸檔內(nèi)容，提高檔案利用效率。企業(yè)的檔案管理人員要嚴(yán)格遵守檔案管理的流程，包括文件的收集、整理、分類、編制檔號(hào)、歸檔、編目和管理等。企業(yè)的檔案管理人員必須清醒地意識(shí)到，企業(yè)的檔案歸企業(yè)所有，工作人員不得私自截留檔案，而是要積極建立和保護(hù)檔案。檔案員要及時(shí)跟蹤督辦制度的執(zhí)行情況，防止違規(guī)行為的發(fā)生，其他的相關(guān)部門及人員則要積極配合檔案員的工作?，F(xiàn)代化檔案管理模式的建立有賴于設(shè)備和人才的引進(jìn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，一方面意識(shí)到檔案資源的利用價(jià)值，加大改善檔案部門相關(guān)硬件設(shè)施的資金投入。另一方面引進(jìn)檔案管理方面的專業(yè)人才，提升檔案管理軟實(shí)力，推動(dòng)企業(yè)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動(dòng)化。此外，還需要制定一套行之有效的規(guī)章制度，讓企業(yè)檔案管理工作有依據(jù)可循，從而保障企業(yè)檔案管理工作的健康運(yùn)行。

2.2 統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，一方面要加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，一方面又要提高信息的可獲取性，簡(jiǎn)言之，就是要正確協(xié)調(diào)檔案保密和利用的關(guān)系。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，保護(hù)企業(yè)的內(nèi)部機(jī)密是工作人員應(yīng)有的道德素質(zhì)，更是應(yīng)盡職責(zé)。在管理工作中，工作人員應(yīng)當(dāng)十分注重檔案的保密，在此基礎(chǔ)上，盡心盡責(zé)，完善其工作職能，并一定程度上輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。機(jī)密檔案應(yīng)當(dāng)保密，但保密的目的之一就是利用，我國(guó)企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)只重視保密而不重視利用，造成了資源的浪費(fèi)。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步完善，企業(yè)的檔案管理越來(lái)越受到重視。面臨著信息技術(shù)和企業(yè)深化改革的雙重沖擊，檔案管理工作要走向規(guī)范化，必須實(shí)現(xiàn)從理念到制度的更新，而不僅僅是將傳統(tǒng)管理模式直接搬到網(wǎng)絡(luò)上，必須重視檔案管理的保密和利用的雙重性質(zhì)，實(shí)現(xiàn)資源利用最大化。

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