淺談如何加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作

李艷

摘要：檔案管理是學(xué)校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用。本文主要對(duì)如何加強(qiáng)高職學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行探討，以期檔案管理規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：高職學(xué)校；檔案管理；加強(qiáng)

學(xué)校檔案，是經(jīng)過(guò)檔案工作人員去粗取精后，關(guān)于學(xué)校各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，也是學(xué)校建設(shè)發(fā)展、各項(xiàng)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的真實(shí)寫照。檔案管理是學(xué)校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用，對(duì)于學(xué)校研究改進(jìn)以及提高教學(xué)質(zhì)量有著重大的意義，它是衡量學(xué)校管理水平的標(biāo)志。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，如何采用科學(xué)的方法對(duì)其進(jìn)行規(guī)范的開發(fā)、整理、積累等管理工作，是許多檔案工作人員關(guān)注的重要課題，我校是高職學(xué)校，在加強(qiáng)學(xué)校檔案管理上主要是做好以下幾方面的工作。

一、深化檔案管理意識(shí)

現(xiàn)階段，我國(guó)許多高職學(xué)校對(duì)檔案不夠重視，認(rèn)為檔案管理可有可無(wú)。殊不知學(xué)校檔案是高校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)，它是歷史的記錄、知識(shí)的載體。學(xué)校的檔案管理是與學(xué)校各個(gè)部門、各個(gè)層面的各項(xiàng)工作分不開的，因此檔案的管理工作有很強(qiáng)的的重要性和必要性，深化檔案管理意識(shí)的具體工作如下。

1.學(xué)校要組織全員培訓(xùn)，定期或不定期學(xué)習(xí)學(xué)校檔案相關(guān)知識(shí)，強(qiáng)化全體教職員工檔案意識(shí)，理解檔案對(duì)其作用，如此才能自覺(jué)配合檔案管理人員做好檔案的管理工作。如教學(xué)檔案關(guān)乎學(xué)校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)改革各項(xiàng)活動(dòng)；基建檔案貫穿于基建管理和基建工程項(xiàng)目等活動(dòng)之中；科研檔案與科研活動(dòng)有關(guān)（包括課題立項(xiàng)和研究、成果鑒定、項(xiàng)目推廣等），另外，學(xué)生管理檔案、聲像載體檔案更是關(guān)乎學(xué)生素質(zhì)教育和畢業(yè)情況、高職學(xué)校校園建設(shè)等方方面面，這些對(duì)個(gè)人和學(xué)校的發(fā)展有著重要的價(jià)值，是高職學(xué)校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要站在科學(xué)發(fā)展觀的思想高度，在檔案管理中起帶頭作用，做到以身示范，做到對(duì)學(xué)校各個(gè)方面的檔案材料進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化，真正把檔案管理工作納入學(xué)校工作的重要議事日程、學(xué)校總體規(guī)劃以及管理制度之中，并且要經(jīng)常在會(huì)議活動(dòng)中廣為宣傳《檔案法》，才能有助于形成人人重視和維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。

二、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍

學(xué)校檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，雖是“配角工作”，卻至關(guān)重要，檔案管理人員素質(zhì)高低關(guān)乎檔案管理工作的質(zhì)量。只有進(jìn)一步提高學(xué)校專兼職檔案人員的素質(zhì)，才能為高職學(xué)校做好檔案管理工作提供人才保障。

優(yōu)秀的檔案工作人員雖是“為他人作嫁衣”，但必須具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)，這三種素質(zhì)缺一不可。

1.政治素質(zhì)，即檔案工作人員要用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)自己的工作，做到愛(ài)崗敬業(yè)、忠于職守、實(shí)事求是。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)，這是檔案工作人員做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理人員要精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及具備信息處理和分析能力，才能更好地適應(yīng)知識(shí)化、信息化迅速發(fā)展下檔案信息繁多的新形勢(shì)。

3.知識(shí)素質(zhì)。檔案工作實(shí)質(zhì)上是專業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，因此檔案人員還要掌握相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展與需要。

為了培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，一方面，學(xué)校必須要強(qiáng)化檔案管理人員的在職教育、繼續(xù)教育，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃。另一方面，學(xué)校要完善人才選拔、聘用工作，選用那些對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)熟悉和專業(yè)技能過(guò)硬的人員，做到專職專用，使“死檔案”變成有生命力的“活檔案”，最終促進(jìn)學(xué)校檔案工作不斷向前發(fā)展。

三、構(gòu)建檔案管理制度和信息系統(tǒng)

在計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化日益普及的今天，為了科學(xué)管理檔案，還需要建立相關(guān)制度和信息系統(tǒng)，這是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、智能化管理的有力措施和保證。

1.規(guī)范檔案管理工作制度，建立健全檔案工作管理體制。例如，有的學(xué)校制定了《檔案人員工作職責(zé)》《檔案保密制度》《檔案室收集制度》《檔案室安全消防制度》《全宗檔案分類大綱》等一系列與檔案工作相關(guān)的各項(xiàng)制度，使學(xué)校的檔案工作有章可循。再如，為了促使各科室人員重視檔案工作，有的學(xué)校將檔案工作做得優(yōu)秀與否納入年終評(píng)優(yōu)選先的依據(jù)，通過(guò)這一制度，有效促使學(xué)校各科室人員認(rèn)真研究、落實(shí)檔案工作。

2.構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，這是快速開發(fā)教學(xué)檔案信息資源的有效途徑。現(xiàn)如今，學(xué)校檔案的載體由紙質(zhì)檔案為主逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榇疟P、光盤、縮微等新型載體共存的局面，已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。并且，隨著高職學(xué)校的擴(kuò)招，檔案種類多、時(shí)間跨度大、形式多樣，一定程度上為檔案管理工作帶來(lái)難度和新的挑戰(zhàn)，因此，學(xué)校要盡快構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，使檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，為檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的技術(shù)保證，最終有助于學(xué)校檔案管理水平的整體提升。

四、挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能，保障資源利用

學(xué)校檔案好比一座資源庫(kù)，其管理的初衷和歸宿就是更好地為學(xué)校服務(wù)。目前，許多高職學(xué)校檔案工作者還存在“重管輕用”的觀念，缺乏“服務(wù)第一”的意識(shí)，因此，只有挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能，積極探索檔案資源開發(fā)和利用的新思路、新方法，才能保障檔案這種信息產(chǎn)品得到真正發(fā)揮作用。

為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，檔案管理人員要對(duì)檔案資源進(jìn)行深層開發(fā)，更好地將檔案信息傳遞校領(lǐng)導(dǎo)、各處室及教研室教師等，可通過(guò)完善檢索工具、開通校園網(wǎng)站等多個(gè)途徑和角度，方便教職工對(duì)所需檔案資料的查尋，由此豐富了服務(wù)手段，真正體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，更好地為教育、教學(xué)服務(wù)。

另外，檔案管理人員要善于利用大量的本校獨(dú)有的原始信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行有針對(duì)性的整理，使其形成實(shí)用性和權(quán)威性較強(qiáng)的教學(xué)檔案信息，更好地提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，也為社會(huì)各界了解認(rèn)識(shí)學(xué)校建立了“綠色窗口”。

綜上所述，檔案管理是學(xué)校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用。高職學(xué)?？梢圆扇∩罨瘷n案管理意識(shí)、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍、構(gòu)建檔案管理制度和信息系統(tǒng)以及挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能等具體措施，做好檔案管理這項(xiàng)系統(tǒng)工程。

參考文獻(xiàn)：

1.曾永青，《加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的幾點(diǎn)思考》[J]，《教育教學(xué)研究》，2011.92

2.謝孟勝，《淺談加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)》[J]，《中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊》，2012.7

【責(zé)編 金 東】