探析工程招標(biāo)代理中信息管理的具體運用

王靜

摘要：本文簡要地闡述了當(dāng)前我國工程招標(biāo)代理的弊病及其對于信息管理的主要需求，并嘗試針對工程招標(biāo)代理中信息管理的具體運用進行一定的分析和探討。

關(guān)鍵詞：工程招標(biāo)代理 信息管理 具體運用

我國的工程招標(biāo)代理工作從20世紀(jì)80年代就開始在建筑工程行業(yè)中逐步推進，一晃已經(jīng)走過了三十年。在這三十年里，可以說我國的工程招標(biāo)代理事業(yè)已經(jīng)取得了顯著的進步，而且其運用范圍也日益壯大，同時，工程招標(biāo)代理機構(gòu)也由無到有、由小到大、由少到多，可謂是發(fā)展神速。據(jù)有關(guān)部門不完全統(tǒng)計，當(dāng)前我國的各類工程招標(biāo)代理機構(gòu)已經(jīng)超過了5000家。對于工程招標(biāo)代理機構(gòu)而言，應(yīng)當(dāng)掌握包括招標(biāo)企業(yè)、投標(biāo)企業(yè)、評標(biāo)機構(gòu)及專家、招標(biāo)投標(biāo)管理機構(gòu)等各個方面的信息。這就是說，工程招標(biāo)代理機構(gòu)不但要充分把握招標(biāo)企業(yè)的意圖，比如招標(biāo)企業(yè)對于工程的安全、質(zhì)量、工期、造價等方面的要求，以及招標(biāo)企業(yè)對于工程投資資金安排的設(shè)想等，還應(yīng)充分把握投標(biāo)企業(yè)的情況，比如投標(biāo)企業(yè)的整體素質(zhì)、技術(shù)水平、財務(wù)狀況、硬件設(shè)施等，與此同時，工程招標(biāo)代理機構(gòu)對于評標(biāo)機構(gòu)及專家、招標(biāo)投標(biāo)管理機構(gòu)等的最新動態(tài)也要做到及時地關(guān)注。

一、當(dāng)前我國工程招標(biāo)代理的弊端以及信息管理帶來的發(fā)展前景

在工程招標(biāo)代理事業(yè)的發(fā)展道路上，我們也無法忽視的是，在全國工程招標(biāo)代理體系日益壯大完善、工程招標(biāo)代理工作逐步走向法制化的發(fā)展大道的這一過程中，當(dāng)前我國的工程招標(biāo)代理工作仍然存在一些不夠盡善盡美的地方。首先，由于工程招標(biāo)代理行業(yè)的資質(zhì)門檻比較低，工程招標(biāo)代理機構(gòu)及其從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)顯得參差不齊，一些弄虛作假、暗箱貓膩等情況仍時有曝光；其次，由于受到各類工程招標(biāo)代理的管理制度的約束，導(dǎo)致工程招標(biāo)代理的一些流程較為復(fù)雜，而且周期較長，造成工程招標(biāo)代理事業(yè)在一些中小型的工程項目中難以得到推廣和普及。在如今信息大爆炸、網(wǎng)絡(luò)蓬勃發(fā)展的時代，如何依靠網(wǎng)絡(luò)來將工程招標(biāo)代理信息進一步透明公開、加快信息傳遞的速度、避免信息不暢導(dǎo)致的資源浪費，從而使得信息技術(shù)與工程招標(biāo)代理流程相結(jié)合并最終實現(xiàn)工程招標(biāo)代理事業(yè)的信息化管理，是解決當(dāng)前我國工程招標(biāo)代理行業(yè)中諸多問題的一個值得深思的課題。信息管理在工程招標(biāo)代理中的具體運用，很有可能使工程招標(biāo)代理事業(yè)在如今的時代背景下得到全新的發(fā)展前景。

二、當(dāng)前我國工程招標(biāo)代理對于信息管理的主要需求

在當(dāng)前我國工程招標(biāo)代理業(yè)務(wù)流程當(dāng)中，信息的需求在每一個環(huán)節(jié)都無處不在。根據(jù)業(yè)務(wù)流程發(fā)展階段，可以把信息劃分三個階段。在工程招標(biāo)代理工作的前期階段，采集招標(biāo)的工程項目信息工程項目是建筑市場的客體，是市場主體的“標(biāo)底”，是建筑市場信息體系中重要的內(nèi)容之一；在工程招標(biāo)代理工作的中期階段，價格信息招標(biāo)代理機構(gòu)在獲得代理項目后，應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)企業(yè)委托的范圍內(nèi)承擔(dān)招標(biāo)事宜，代理機構(gòu)的信息需求主要集中在有關(guān)資格預(yù)審的信息，編制招標(biāo)文件和標(biāo)底所需的信息等；在工程招標(biāo)代理工作的后期階段，主要是反饋信息，工程招標(biāo)代理機構(gòu)掌握著非常詳細(xì)、準(zhǔn)確和全面的工程項目信息，可以采取適合的方式將這些信息提供使用，同時，工程招標(biāo)代理機構(gòu)也可以得到這些企業(yè)的大量反饋信息，不斷補充、更新、完善已有的數(shù)據(jù)資源，提高信息的使用質(zhì)量和水平。

三、探討工程招標(biāo)代理中信息管理的具體運用

1.工程招標(biāo)代理中信息管理的工作流程和基本要求

信息管理是工程招標(biāo)代理模塊中的核心部分，其主要功能包含了項目的招投標(biāo)策劃、公發(fā)的布告、相關(guān)文件的編制與審查、標(biāo)書的網(wǎng)上預(yù)訂與下載、項目招投標(biāo)的答疑、整套資料的最終歸檔。所謂工程招標(biāo)代理中的全過程信息管理，就是要做到相關(guān)的報表等內(nèi)容可以實時查詢，并可以根據(jù)部門分類、委托人的選擇以及項目的分類等多種條件進行篩選，從而使得公司的相關(guān)人員可以按照自身的權(quán)限，對其所負(fù)責(zé)的具體項目及其運行過程進行實時跟蹤，而公司領(lǐng)導(dǎo)也可以實時掌握公司有關(guān)的所有招標(biāo)代理項目的實際進展情況。

2.工程招標(biāo)代理中招標(biāo)資料檔案的信息管理

工程招標(biāo)代理中的招標(biāo)資料檔案應(yīng)滿足有關(guān)歸檔要求，針對業(yè)務(wù)實際情況，可實現(xiàn)全部資料歸檔、部分資料歸檔、欠缺資料動態(tài)催交、項目資料查詢調(diào)用等管理要求。

3.工程招標(biāo)代理中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的具體運用

工程招標(biāo)代理中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫主要有行業(yè)信息庫、工程項目信息數(shù)據(jù)庫、投標(biāo)企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫和評委專家?guī)?。建立自己的市場信息?shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)，動態(tài)掌握招標(biāo)代理的內(nèi)部信息、外部信息，做好各類信息資料的收集、分類、加工整理、儲存、傳遞和利用等一系列工作。

4.工程招標(biāo)代理中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計分析查詢模塊的具體運用

工程招標(biāo)代理中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計分析查詢模塊應(yīng)具備分類匯總統(tǒng)計、按條件查詢不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)功能，滿足公司業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會議、業(yè)務(wù)調(diào)度會議、部門業(yè)務(wù)統(tǒng)計匯總、資質(zhì)上報申請需要，數(shù)據(jù)應(yīng)做到準(zhǔn)確、統(tǒng)一。

5.程招標(biāo)代理中業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)的具體運用

工程招標(biāo)代理中的業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)應(yīng)能夠按照公司發(fā)布的招標(biāo)文件范本模板，自動生成相應(yīng)招標(biāo)文件；在線查詢登記開標(biāo)廳和評標(biāo)室；開標(biāo)文件、評標(biāo)表格、初步審查、電子清標(biāo)、報價對比等輔助生成。依據(jù)公司發(fā)布的評標(biāo)報告模板，自動生成相應(yīng)評標(biāo)報告文本；依據(jù)公司發(fā)布的模板，自動生成中標(biāo)通知書、成交通知書、招標(biāo)結(jié)果通知書，投標(biāo)保證金收取退還記錄查詢。

6.工程招標(biāo)代理中工程造價模塊的具體運用

工程招標(biāo)代理中的工程造價模塊主要包括定額及其配套文件信、人工、材料及設(shè)備、機械臺班等各種要素價格信息和各類工程造價指數(shù)。定額主要是現(xiàn)行的消耗量定額及其補充定額、定額解釋等；配套文件主要是一些國家、地方的規(guī)費、稅金等的調(diào)整文件。人工價格含各類工種、不同技術(shù)等級的勞動力市場價格信息；建材信息包含了建材及設(shè)備價格、市場行情、價格漲跌趨勢、物價指數(shù)等，其價格可以分為出廠價、供應(yīng)價、工地價、零售價、批發(fā)價等形式；機械臺班價格主要是各類機械型號租賃的市場價格。

總而言之，工程招標(biāo)代理行業(yè)是在市場經(jīng)濟發(fā)展過程中所誕生的一種公開的市場競爭機制，也是我國市場經(jīng)濟走向規(guī)范化的一個重要組成部分，還是我國經(jīng)濟與世界經(jīng)濟接軌的一項必要手段。信息管理為工程招標(biāo)代理工作提供了一個解決傳統(tǒng)弊病的全新思路與方法，加強工程招標(biāo)代理中信息管理的具體運用，對于促進工程招標(biāo)代理事業(yè)的和諧發(fā)展將起到關(guān)鍵的作用。