論怎樣完善人事檔案管理工作

李偉麗

人事檔案管理是一項(xiàng)很重要的工作，它看似簡(jiǎn)單，實(shí)則頭緒繁多，如果不精通管理技巧，人事檔案就會(huì)一團(tuán)糟，當(dāng)調(diào)某一人的檔案時(shí)，會(huì)無(wú)從下手。而人事檔案是我國(guó)人事管理制的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。因此，要不斷完善人事檔案管理工作。

一、現(xiàn)行人事檔案管理存在的問(wèn)題

一是管理法規(guī)滯后?，F(xiàn)在的人事檔案管理，是以1991年中共中央組織部和國(guó)家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和1996年的《流動(dòng)人員人事檔案暫行規(guī)定》為標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)實(shí)施的檔案管理工作，其內(nèi)容仍然保留著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的某些遺風(fēng)。計(jì)劃色彩濃厚，缺乏應(yīng)有的生機(jī)和活力?！稐l例》和《規(guī)定》的管理權(quán)限也不能涵蓋現(xiàn)階段我國(guó)各階層各領(lǐng)域的人員情況，依其《條例》和《規(guī)定》建立的人事檔案材料也無(wú)法滿(mǎn)足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的人事檔案管理工作的需要。另外，由于中國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革較快，人事制度改革跟不上經(jīng)濟(jì)體制改革的步伐，人事檔案管理的改革步伐更慢。雖然我國(guó)人事制度總體框架已定，但很多細(xì)則仍在探索和不斷調(diào)整的過(guò)程中，給人事檔案管理改革帶來(lái)了不確定性，也是人事檔案管理法規(guī)滯后的一個(gè)重要原因。

二是管理方式單一。在人事檔案的管理方式上，無(wú)論黨政機(jī)關(guān)部門(mén)還是企事業(yè)單位。無(wú)論是干部還是工人，無(wú)論是教師、科研人員還是軍人、學(xué)生，無(wú)論是正式人員還是流動(dòng)人員，都使用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類(lèi)，統(tǒng)一的保管方式來(lái)進(jìn)行管理，不能根據(jù)具體的情況，分門(mén)別類(lèi)地制定標(biāo)準(zhǔn)來(lái)管理，而形成了千人一面的現(xiàn)象和狀況。

三是管理模式封閉。人事檔案是由單位的組織、人事檔案部門(mén)實(shí)行全封閉的管理，人事檔案除供領(lǐng)導(dǎo)或組織使用外，任何人不能接觸和看到檔案，包括檔案員自己。人事檔案籠罩著一層“神秘面紗”，也難免給人一種暗箱操作的猜疑。這種管理模式?，F(xiàn)在已經(jīng)不符合政治民主化進(jìn)程的要求。人事檔案是到了可以公開(kāi)的時(shí)候了。

四是管理內(nèi)容陳舊。目前的人事檔案材料分為十大類(lèi)，檔案內(nèi)容單調(diào)陳舊，人事檔案中涉及的業(yè)績(jī)、成就、個(gè)人能力、誠(chéng)信、社會(huì)保障等材料幾乎沒(méi)有，反映不出個(gè)人的專(zhuān)長(zhǎng)和特點(diǎn)，對(duì)選拔、培養(yǎng)、評(píng)定作用不大，無(wú)法對(duì)當(dāng)事人作出全面評(píng)價(jià)，無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)的需求和人事工作的需要。

五是管理手段落后?，F(xiàn)行的人事檔案缺乏現(xiàn)代化管理。大多數(shù)地區(qū)由于經(jīng)濟(jì)、人員和其他原因，在全國(guó)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的為少數(shù)。在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)（例如廣東、上海等地），雖然已有人事檔案管理的軟件，但并沒(méi)有普及使用，而且很多種版本內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使得數(shù)據(jù)無(wú)法匯總，軟件之間不能相互兼容，信息資源不能共享。

二、人事檔案管理改革的措施

1.提高人事檔案材料的質(zhì)量。首先，要從思想和行動(dòng)上要重視人事檔案的管理工作，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。同時(shí)，還應(yīng)建立與完善適合本部門(mén)質(zhì)量考核體系，對(duì)工作進(jìn)行量化與考核。促進(jìn)檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化邁進(jìn)。也可以通過(guò)建立競(jìng)爭(zhēng)淘汰機(jī)制，來(lái)增加檔案工作人員的責(zé)任心和危機(jī)感。其次，要及時(shí)補(bǔ)充具有個(gè)性的人事檔案材料。人事檔案的內(nèi)容要與人事檔案主體多元化、社會(huì)職能多元化相適應(yīng)。

2.加強(qiáng)檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠。建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的溝通，采取“重點(diǎn)收集與普通收集相結(jié)合”、“集中收集和經(jīng)常性收集相結(jié)合”、“上門(mén)收集”等方式，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料，力爭(zhēng)檔案資料能夠反映出最新、最全的個(gè)人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)于內(nèi)容不實(shí)的材料堅(jiān)決不予歸檔。保證檔案材料形成規(guī)范真實(shí)、收集齊全、歸檔及時(shí)。

3.加快檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)。規(guī)范人事檔案的內(nèi)容、分類(lèi)、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)人事檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間要有明確具體的要求，將側(cè)重點(diǎn)放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績(jī)等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時(shí)要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料：進(jìn)一步落實(shí)人事檔案的相關(guān)管理制度，在查閱、流轉(zhuǎn)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格按規(guī)章和程序辦理。

4.完善人事檔案管理的法律法規(guī)，提高人事檔案的利用效益。傳統(tǒng)人事檔案管理強(qiáng)調(diào)人事檔案的保密性。在越來(lái)越強(qiáng)調(diào)誠(chéng)信的現(xiàn)代法治社會(huì)里，為適應(yīng)人才工作的開(kāi)放性，應(yīng)當(dāng)揭去人事檔案的“神秘面紗”，除了牽涉到國(guó)家和社會(huì)公共利益的少數(shù)^的人事檔案外，大部分人的人事檔案應(yīng)當(dāng)在一定的條件下適度開(kāi)放。因此，要從人才的開(kāi)放性和流動(dòng)性的實(shí)際出發(fā)，同時(shí)兼顧人事檔案工作的保密性，改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度，修訂和完善現(xiàn)行人事檔案管理的法律法規(guī)。

5.不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的變化，科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。管理人員再也不是以前那種只管整理、查詢(xún)的檔案人。而應(yīng)該是既懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的又會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化方式管理的復(fù)合型人才。因此，人事檔案工作部門(mén)應(yīng)有緊迫感和使命感，切實(shí)加強(qiáng)復(fù)合型人才的檔案隊(duì)伍建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、信息化的必要條件。也是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

人事檔案是專(zhuān)門(mén)檔案的一種。其記錄和反映了人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況，具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性、認(rèn)可性等特點(diǎn)。是全面地考察人，選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)。因此，在人事檔案管理中，務(wù)必做到人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，來(lái)增強(qiáng)檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進(jìn)一步的發(fā)展。長(zhǎng)期以來(lái)形成的人事檔案管理這一僵硬制度，已不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，最終必將走向衰敗。人事檔案管理制度的改革已是大勢(shì)所趨，如何提高人事檔案的使用價(jià)值，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案的要求。這是政府需要加大立法改革的方面，也是學(xué)界需要探討人事檔案如何滿(mǎn)足公民需要的富有現(xiàn)實(shí)意義的研究課題。筆者上述見(jiàn)解和觀點(diǎn)僅供同行和有關(guān)部門(mén)參考和借鑒。