試論高校學籍檔案管理現(xiàn)狀、對策及建議

方燕

摘要：做好高校學籍檔案管理工作，對于提高高校的管理水平和教學質(zhì)量具有重要意義。目前，高校在學籍檔案管理方面還存在著很多問題，對高校的教學、管理以及學生就業(yè)等方面造成了不利影響，在社會化服務方面也不完善。本文分析了高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀和問題，并針對存在的問題提出了相應的對策及建議。

關鍵詞：高校學籍檔案管理 問題 對策

學籍檔案的建立是一個時間跨度比較長也比較復雜的過程。它真實的反應了學生在校期間的情況，也是學生及學校發(fā)展的見證。學籍檔案是一種很有價值的信息資源，它具有數(shù)量多、利用率高、涉及專業(yè)廣的優(yōu)勢，對其進行開發(fā)利用有利于提高學校的教學管理水平，在畢業(yè)分配、就業(yè)服務等方面也發(fā)揮著重要作用。

一、高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀及問題

（一）在學籍檔案管理上意識淡薄

由于學籍檔案在畢業(yè)分配時起著業(yè)務檔案的作用，越來越多的企業(yè)開始重視利用學籍檔案來擇優(yōu)錄取人才。但是，很多高校的學籍檔案材料太單薄，用人單位不能了解到學生的實際情況，或者了解到的情況不是用人單位所關注的。這樣一來就出現(xiàn)了“供需矛盾”，學籍檔案不能滿足用人單位的需求，這就會直接影響到學生的就業(yè)。

（二）管理體制及方式上存在問題

在管理體制方面，主要的表現(xiàn)是管理權屬不清。沒有明確相應的管理職責，在管理上比較隨意，有時候會造成管理脫節(jié)的情況，在檔案內(nèi)容及相關材料的歸檔方面存在著比較嚴重的問題。在管理方式上，很多高校并沒有一個統(tǒng)一標準，學校各部門在管理學籍檔案方面都只采用自己最為習慣或最適合本部門的管理方式，這樣一來在最后歸檔時就會比較混亂，容易造成檔案資料的不完整或達不到要求的標準。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

部分學籍檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，不具備從事檔案管理工作的能力及素養(yǎng)，同時檔案管理人員也不固定。由于業(yè)務能力和素質(zhì)偏低，對學籍檔案的作用、特點及價值認識不清，在工作中也缺乏創(chuàng)新意識，主動性不強，工作效率也較低。這樣一來，就發(fā)揮不了學籍檔案在教學研究、學生管理方面的作用，對學校的發(fā)展也產(chǎn)生了一些不利的影響。

（四）學籍檔案存在“失真”現(xiàn)象

受社會不正之風的影響，或者出于現(xiàn)實的需要，抑或是管理上的疏漏，高校學籍檔案出現(xiàn)了很多虛假情況。最為明顯的表現(xiàn)就是在就業(yè)招聘中，有時候同一個班級會出現(xiàn)多個班長或?qū)W生會主席，在學生檔案中學生干部泛濫成災，隨意編造各種榮譽和獲獎經(jīng)歷。這樣就大大降低了學籍檔案的使用價值和誠信度，其后果是十分嚴重的。

（五）學籍檔案的信息收集不及時

高校學籍檔案在產(chǎn)生和形成過程中具有明顯的分散性，要做好檔案管理工作，收集和整理是基礎，也是關鍵。在現(xiàn)階段不及時對檔案進行收集的現(xiàn)象比較普遍。

（六）開發(fā)利用不夠

對學籍檔案進行開發(fā)利用主要存在以下問題：第一，在開發(fā)利用時受到條件上的限制；第二，對學籍檔案的管理過于簡單，沒有從中提煉出對教學、管理、決策有用的結論性數(shù)據(jù)；第三，學籍檔案的利用范圍受到了限制。

二、提高學籍檔案管理水平的對策和建議

（一）對學籍檔案管理工作提高認識并加強領導

由于學籍檔案涉及的人最多，涉及的面也最廣，因此，要做好高校學籍檔案管理，需要領導的高度重視，這樣才能有效增強老師和學生的檔案意識。在具體管理上，要由一名校領導分管學籍檔案工作，在收集、整體檔案時要有專人負責，嚴格按照檔案管理要求進行書寫和歸檔。學校各部門提供的檔案材料要保證其及時性、準確性以及完整性。

（二）建立健全學籍檔案管理體制，改善管理方式和手段

在檔案管理上要做到制度化和規(guī)范化，必須做好以下兩個方面的工作：其一，建立健全學籍管理體制。要形成由校領導、教務處長、學籍管理人員積極參與實施的學籍管理工作體系。其二，在學籍管理上制定統(tǒng)一的標準，完善操作規(guī)范和制度。在歸檔范圍、卷內(nèi)目錄、表格的尺寸和形式等方面要保證科學、合理。同時在檢查校對、保管保密、去假存真和管理職責上要有相應的操作規(guī)范和制度保障，實現(xiàn)學籍管理的制度化和規(guī)范化。

（三）加強檔案管理人員的隊伍建設

隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，學籍檔案已逐漸實現(xiàn)了電子化管理。在進行文件歸檔、檔案管理以及數(shù)據(jù)處理工作時需要檔案工作者具備較高的業(yè)務素質(zhì)和管理水平，這樣才能符合現(xiàn)代學籍檔案管理的要求，才能實現(xiàn)管理科學化，服務優(yōu)質(zhì)化。因此，要加強檔案管理隊伍的建設，培養(yǎng)一批業(yè)務能力強、管理水平高的檔案管理工作者。

（四）對學籍檔案進行嚴格管理，做好信息采集工作，維護其真實性和完整性

從學生入學開始，就要對各種手續(xù)從嚴把關，仔細檢查和保管學籍管理驗證材料，通過加大處罰力度等手段杜絕亂發(fā)學歷證書的現(xiàn)象。檔案管理人員要具備良好的職業(yè)素質(zhì)和敬業(yè)精神，認真工作，不徇私情，做好信息收集和整理工作，努力維護學籍檔案的真實性和完整性。

（五）加大開發(fā)利用力度，做好社會化服務

通過統(tǒng)計學生成績的優(yōu)良度和合格率、分析各專業(yè)畢業(yè)生的就業(yè)率以及分析學生的選課率等活動為高校的教學、管理提供有價值的參考信息。在學生就業(yè)方面，要做好社會化服務，為企事業(yè)單位提供完整、詳盡、真實的學生檔案信息，為選聘人才和學生就業(yè)創(chuàng)造條件。

（六）提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

使用計算機技術進行管理可以大大降低檔案管理者的工作強度，能夠有效彌補手工管理的不足和缺陷，使檔案管理更加方便、準確和快捷。另外，新的管理手段必然會有新的工作流程和模式，檔案管理人員要努力提高自己的工作水平和能力，在對學籍檔案使用計算機管理的基礎上通過上網(wǎng)建站等方式提高學籍檔案的社會效益。

綜上所述，高校學籍檔案是高校教學發(fā)展進程的原始見證，是學生在校學習和實踐的真實記錄。現(xiàn)階段高校學籍檔案管理存在著管理意識淡薄、管理體制不健全、檔案失真、檔案信息收集不及時、業(yè)務人員素質(zhì)偏低等問題，針對這些情況，高校管理者應該采取積極有效的措施來加以解決，這樣才能提高學校的教學及管理水平，完善社會化服務職能。

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