大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運用

賈長紅

（甘南縣固定資產(chǎn)投資審計中心，黑龍江 齊齊哈爾 747000 ）

近年來，事業(yè)單位的檔案管理逐步呈現(xiàn)化專業(yè)化發(fā)展趨勢，大數(shù)據(jù)背景下，其檔案管理工作的開展受到了一定的影響，部分事業(yè)單位逐步深入了對檔案管理的分析，推進了檔案管理的信息化發(fā)展。但要保障檔案管理信息化工作的高效開展，還應制定更加科學的數(shù)字化建設方案才可實現(xiàn)。

一、大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位檔案管理提出的新要求

（一）解決數(shù)字化問題。以往事業(yè)單位的檔案管理將檔案存儲作為工作核心，檔案資源未實現(xiàn)有效共享，因而與大數(shù)據(jù)時代背景下社會對事業(yè)單位的數(shù)據(jù)資源應用需求并不一致。大數(shù)據(jù)背景下，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化已成為時代發(fā)展的必然要求，但事業(yè)單位的數(shù)字化建設進程的推進面臨著一定難題。合理應用大數(shù)據(jù)時代的新技術(shù)，可豐富事業(yè)單位的信息資源種類，可有效促時檔案數(shù)字化發(fā)展，可為事業(yè)單位提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務，實現(xiàn)更加科學的檔案管理，以此化解事業(yè)單位檔案管理中的問題。

（二）實現(xiàn)全員化管理。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理業(yè)務范圍不斷拓展，管理制度也逐步完善。事業(yè)單位的各個部門及各崗位員工都需參與檔案管理工作?，F(xiàn)階段，工作數(shù)據(jù)存儲量不斷增大，基層員工應對基礎性材料的精準性進行核實，確保重要資料可準確存儲，并應構(gòu)建起大數(shù)據(jù)檔案的管理意識，實現(xiàn)全員參與，以此推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）高效利用檔案信息。信息技術(shù)的發(fā)展為數(shù)字檔案信息的高效利用提供了契機，檔案管理效率更高，且業(yè)務體系更為完善。大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位應將共享利用作為主要的管理核心，在客戶個性化應用需求的基礎上實現(xiàn)檔案管理方式的優(yōu)化，為用戶提供個性化服務，以使之信息利用需求可得到有效滿足。

二、保障大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中有效應用的對策

（一）采用多元化的管理方式。首先，事業(yè)單位應對當前的檔案管理形式進行優(yōu)化與改進，立足于宏觀基礎上進行檔案管理流程的完善。應基于大數(shù)據(jù)時代而完成檔案管理服務體系的建立與完善，為信息資源的有效共享創(chuàng)造條件，構(gòu)建更加開放與高效的信息查詢與檢索體系，推進專業(yè)化檔案管理服務網(wǎng)站的建設進程。此外，還應利用合理的方式進行檔案文檔的整理，以便于更加科學高效地進行檔案信息資源的處理。

（二）加大數(shù)字化系統(tǒng)的推廣力度。提高服務品質(zhì)、優(yōu)化信息質(zhì)量是當前事業(yè)單位建立數(shù)字化系統(tǒng)的初衷所在，這也是大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展要求。然而，檔案管理改革過程當中，事業(yè)單位的管理部門應采取有效的措施為數(shù)字化平臺的建立創(chuàng)造條件，同時應積極進行數(shù)字化系統(tǒng)的宣傳與推廣，進而使之產(chǎn)生更為強大的影響力，發(fā)揮出更高的利用價值。同時，事業(yè)單位還應從其他檔案管理機構(gòu)進行經(jīng)驗的借鑒，進一步提升對數(shù)字化系統(tǒng)的利用質(zhì)量，進而為事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設進程的推進提供助力。

（三）加強數(shù)字化設備的創(chuàng)新。信息時代背景下，事業(yè)單位要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化以滿足大數(shù)據(jù)背景下對檔案信息的應用需求，向上級領導部門提出全面實行數(shù)字化的申請以獲取充足的檔案管理數(shù)字化建設資金，并將之用于配備更加先進與安全的數(shù)字化硬件設備，以確保數(shù)據(jù)信息的安全存儲，避免出現(xiàn)檔案信息泄露或遭到篡改等情況。

（四）建立健全計算機管理制度。除了要創(chuàng)新與完善數(shù)字化設備以外，事業(yè)單位還應對當前的檔案管理模式進行優(yōu)化。要想全面實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，應對原有以紙質(zhì)為載體的檔案資料進行掃描處理而使之轉(zhuǎn)化為電子檔案，進而為檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)奠定基礎。在紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同配合下，構(gòu)建更加完善的檔案管理信息化平臺。在網(wǎng)絡技術(shù)培訓的支持下對事業(yè)單位的檔案管理工作進行優(yōu)化，實現(xiàn)更加高效與優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作與服務。

（五）加強檔案管理人員素養(yǎng)建設。為了有效滿足當前大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理需求，事業(yè)單位應強化對檔案管理者的素質(zhì)培養(yǎng)。首先，應立足于大數(shù)據(jù)時代的需求而對專業(yè)化檔案管理人才進行引進，建立專業(yè)化、高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人才隊伍，以此實現(xiàn)更加專業(yè)化與科技化的檔案管理。同時，還應對事業(yè)單位的現(xiàn)有人才進行專業(yè)化培訓，使之在具備高超的數(shù)字化技術(shù)應用能力基礎上，更好的履行自身的檔案管理職責。此外，事業(yè)單位應構(gòu)建出內(nèi)引外聯(lián)的人才管理體系，對檔案管理團隊的綜合素質(zhì)能力進行全面提升，通過合理的人才配置與優(yōu)化確保事業(yè)單位大數(shù)據(jù)檔案管理需求可得到有效滿足。

（六）實現(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)的深入挖掘。檔案信息檔案建立之初，應對所有員工的資料進行全面收集與詳實記錄，且通過關鍵字而對檔案信息內(nèi)容進行區(qū)分。在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的基礎上進行檔案資料匯總與處理時，只需進行關鍵字的檢索即可快速查找到所需的檔案內(nèi)容，并且信息檢索范圍也可進一步縮小。如事業(yè)單位可工號或姓名進行人員信息范圍的確定，進而通過性別、年齡等其他關鍵字進行查找范圍的縮小，進而可精準搜尋到所需的檔案信息。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的有效應用，可實現(xiàn)檔案信息的深入挖掘，并可實現(xiàn)更加快捷與精準的檢索與查找，無需進行原始檔案的查閱，可減輕檔案管理人員的工作量。

大數(shù)據(jù)時代背景下，信息收集與利用成為了各個單位不可忽視的重要工作內(nèi)容，也與當前社會的發(fā)展要求相契合。事業(yè)單位的檔案管理人員應運用先進的思想理念實現(xiàn)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)科學應用，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的輔助下實現(xiàn)更加高效的檔案管理，進一步減化自身所承擔的工作壓力，提升檔案管理服務效果，進而為社會的和諧發(fā)展起到強有力的推動。