試析RFID 技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

楊艷

摘要：RFID技術(shù)是解決人事檔案管理工作中疑難問題的有效途徑之一。本文在解讀RFID技術(shù)工作原理的基礎(chǔ)上，結(jié)合人事檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)和發(fā)展要求，探討如何應(yīng)用RFID技術(shù)提高工作效率和管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：射頻識(shí)別RFID技術(shù)人事檔案檔案精細(xì)化管理

人事檔案因內(nèi)容信息敏感、案卷流轉(zhuǎn)頻度高、管理工作量大等問題而難以管理。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人才流動(dòng)明顯加快，這使得人事檔案的快速流轉(zhuǎn)與有效利用等問題日益突出。傳統(tǒng)的手工管理很難跟上實(shí)際工作的要求，借助RFID技術(shù)推動(dòng)人事檔案管理工作走向智能化、精細(xì)化和高效化已經(jīng)成為人事檔案工作變革發(fā)展的新趨勢(shì)。

一、RFID的工作原理

RFID（Radio Frequency Identi？ fication）是基于電子標(biāo)簽（Tag）的無線射頻識(shí)別技術(shù)，是一種可通過無線電訊號(hào)識(shí)別特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)的現(xiàn)代通信技術(shù)。RFID系統(tǒng)通常由感應(yīng)標(biāo)簽、讀寫器（Reader）、天線（Antenna）和中央信息系統(tǒng)組成。其工作原理就是實(shí)現(xiàn)電子標(biāo)簽和中央信息系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的同步交換和更新。電子標(biāo)簽中存儲(chǔ)了被識(shí)別物體對(duì)象的相關(guān)信息，通常被貼在物體表面，當(dāng)電子標(biāo)簽被RFID讀寫器識(shí)別到或者電子標(biāo)簽主動(dòng)向讀寫器發(fā)送數(shù)據(jù)時(shí)，標(biāo)簽內(nèi)的物體信息將被讀取或改寫。讀寫器是RFID系統(tǒng)的中間連接件，它可以利用射頻技術(shù)讀取或改寫RFID電子標(biāo)簽中的數(shù)據(jù)信息，并可將讀出的數(shù)據(jù)信息通過無線方式傳輸?shù)街醒胄畔⑾到y(tǒng)進(jìn)行管理和分析。天線在標(biāo)簽和讀寫器間傳遞射頻信號(hào)。中央信息系統(tǒng)是對(duì)識(shí)別到的信息進(jìn)行管理、分析及傳輸?shù)挠?jì)算機(jī)平臺(tái)，用戶可以通過它查詢相關(guān)的RFID電子標(biāo)簽信息，將其與RFID讀寫器相連，通過讀寫器對(duì)電子標(biāo)簽中數(shù)據(jù)信息進(jìn)行讀取或改寫，中央信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)信息也進(jìn)行同步的更新[1]。如圖1所示：

二、RFID技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

人事檔案管理的特點(diǎn)決定了RFID技術(shù)的適用性。人事檔案具有立卷單位完全獨(dú)立的特點(diǎn)，人事檔案之間沒有必然的內(nèi)容上的內(nèi)在聯(lián)系，人事檔案管理的目的可以說就是管好用好每一個(gè)人的檔案，防止材料錯(cuò)歸、檔案錯(cuò)架和損毀丟失，在工作中做到賬物一致、去向清楚、服務(wù)高效、管理有序。而這些管理特點(diǎn)通過應(yīng)用RFID電子標(biāo)簽技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案案卷的跟蹤定位、非接觸性和批量掃描讀取、檔案實(shí)體動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)與中央管理信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)同步、電子標(biāo)簽容量大等功能，就能很好解決傳統(tǒng)人事檔案工作中存在的問題。

另外，人事檔案管理長期以來受管理手段落后所導(dǎo)致的問題日益凸顯，引入RFID技術(shù)解決這些問題是管理工作的迫切需要，不僅能夠提高服務(wù)質(zhì)量，突破傳統(tǒng)手工管理的瓶頸，而且能夠跟蹤和追溯檔案轉(zhuǎn)遞過程的相關(guān)信息。毋庸置疑，RFID技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理，定會(huì)強(qiáng)有力地推動(dòng)人事檔案管理向高度智能化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化方向發(fā)展，將深刻改變?nèi)耸聶n案管理模式，使很多人從手工管理的繁重工作中解脫出來[2]。其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在人事檔案的查（借）閱環(huán)節(jié)、材料歸檔環(huán)節(jié)、庫房管理環(huán)節(jié)、統(tǒng)計(jì)和專遞等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，這是RFID技術(shù)電子標(biāo)簽動(dòng)態(tài)跟蹤功能優(yōu)勢(shì)的體現(xiàn)，它能夠?qū)崟r(shí)記錄檔案轉(zhuǎn)遞原因、經(jīng)辦人、去向、電子標(biāo)簽注銷時(shí)間等，定位跟蹤人事檔案去向。同時(shí)，如果將RFID標(biāo)簽與庫房、閱覽室門禁系統(tǒng)相配合，系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)跟蹤和記錄檔案在流動(dòng)過程中的每一個(gè)位置，自動(dòng)記錄檔案出入庫房的時(shí)間，使工作人員實(shí)時(shí)掌握檔案位置動(dòng)態(tài)，監(jiān)控檔案位置、存放地點(diǎn)以及確認(rèn)檔案的存取的合法性。在借閱服務(wù)中使用粘貼有RFID標(biāo)簽的借閱證，辦理借閱手續(xù)時(shí)在標(biāo)簽中寫入利用者的基本身份信息、借閱審批信息、借閱什么檔案以及借閱目的等信息，并同步到中央信息系統(tǒng)中，中央信息系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)記錄查閱時(shí)間、歸還時(shí)間等檔案動(dòng)態(tài)信息，以及提檔人姓名或歸還驗(yàn)收人姓名等。

毋庸置疑，RFID技術(shù)的使用會(huì)大大簡化繁瑣的檔案利用服務(wù)手續(xù)，工作人員和利用者都不需要填寫借閱/歸還登記，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)自動(dòng)采集檔案管理和使用環(huán)節(jié)靜態(tài)信息的使用和動(dòng)態(tài)信息的保存，使服務(wù)更加人性化、便捷化。

三、RFID技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方法

RFID技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用需要通過硬件的部署和軟件的開發(fā)來實(shí)現(xiàn)。

1.硬件環(huán)境的部署

基于RFID的人事檔案管理硬件環(huán)境應(yīng)至少包括電子標(biāo)簽、讀寫器等在內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)施，如圖2。

（1）每盒檔案上粘貼RFID電子標(biāo)簽。以個(gè)人案卷為單位，為每一盒人事檔案制作并粘貼電子標(biāo)簽，并向標(biāo)簽寫入檔案的基本信息和關(guān)鍵元數(shù)據(jù)：如個(gè)人姓名、性別、年齡、籍貫等人員基本信息，檔案存址，檔案出入庫管理和利用者相關(guān)的各類管理過程的動(dòng)態(tài)信息。這些信息與中央信息庫的數(shù)據(jù)保持實(shí)時(shí)和同步。

（2）庫房檔案架上粘貼電子標(biāo)簽。為每一個(gè)檔案架和每一層檔案架貼上電子標(biāo)簽，記錄該列或該層檔案架的編號(hào)、存放的檔案數(shù)量、檔案存放位置等，這是閱讀器跟蹤、定位、查找檔案的基礎(chǔ)。

（3）讀寫天線部署。根據(jù)天線功率和庫房及工作區(qū)面積部署RFID天線。

（4）部署固定讀寫器和EAS門禁系統(tǒng)。部署在庫房和檔案館（室）出入口的讀寫器和EAS門禁系統(tǒng)，一方面記錄檔案出入房門的時(shí)間，另一方面，當(dāng)沒有辦理借閱手續(xù)的檔案經(jīng)過安全門時(shí)，門禁系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出聲光報(bào)警，有效防止檔案被帶出檔案館。

（5）RFID借閱卡。為每一位來館查閱檔案的利用者發(fā)放一張貼有RFID標(biāo)簽的借閱卡，簡化借閱手續(xù)，方便工作人員掌握檔案利用信息。

2.軟件系統(tǒng)的構(gòu)建

基于RFID構(gòu)建的人事檔案管理系統(tǒng)通常會(huì)包括中心數(shù)據(jù)庫、標(biāo)簽管理子系統(tǒng)、工作人員和儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)、檔案調(diào)閱子系統(tǒng)、檔案保管子系統(tǒng)、檔案盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)、檔案調(diào)動(dòng)子系統(tǒng)等，這些子系統(tǒng)間相互協(xié)調(diào)和集中聯(lián)動(dòng)，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化和高效率管理。

（1）數(shù)據(jù)中心存儲(chǔ)所有人事檔案管理、系統(tǒng)服務(wù)中心的靜態(tài)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。

（2）標(biāo)簽管理子系統(tǒng)主要完成RFID標(biāo)簽的注冊(cè)、轉(zhuǎn)換、注銷、讀取等功能；

（3）工作人員和儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)主要完成對(duì)工作人員使用權(quán)限的管理，授權(quán)注冊(cè)、變更和注銷；儲(chǔ)位管理主要實(shí)現(xiàn)檔案編號(hào)和儲(chǔ)位編號(hào)的自動(dòng)匹配，從而在檔案出入庫時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)位的可視化和動(dòng)態(tài)化管理。

（4）檔案調(diào)閱子系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)檔案的精準(zhǔn)查找功能、出入庫指令，并將查詢信號(hào)傳輸至手持讀寫器或檔案架，工作人員在手持讀寫器指引下入庫調(diào)取檔案，完成檔案出庫作業(yè)。同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的定位功能、范圍控制、人員控制、錯(cuò)放預(yù)警等。

（5）檔案保管子系統(tǒng)包括檔案安全管理和檔案防毀模塊。完成檔案防盜和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控，有效防止檔案撕毀。所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中，當(dāng)檔案盒在未經(jīng)查詢子系統(tǒng)發(fā)出指令的情況下離開儲(chǔ)位，系統(tǒng)會(huì)發(fā)出警報(bào)。

（6）檔案盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)按不同目的要求由計(jì)算機(jī)自動(dòng)盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)功能。由檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，RFID閱讀器立即完成對(duì)檔案的相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲(chǔ)位信息的收集，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，完成檔案盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)工作。

（7）檔案調(diào)動(dòng)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)新檔案入庫建檔，檔案調(diào)出時(shí)記錄檔案調(diào)出時(shí)間、原因、去向等，并注銷其RFID標(biāo)簽，完成檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出的數(shù)據(jù)記錄。

當(dāng)然，盡管RFID技術(shù)還存在一些應(yīng)用上的障礙和隱患，但隨著我國人事檔案信息化工作的推進(jìn)和RFID技術(shù)的日益成熟，我們有理由相信隨著RFID技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)、制度和應(yīng)用成熟度等問題的解決，借助其管理人事檔案將是一個(gè)很有前景的發(fā)展方向，是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理自動(dòng)化、智能化和推動(dòng)人事檔案管理及服務(wù)上臺(tái)階的重要途徑。

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作者單位：重慶大學(xué)檔案館