論企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展

馮英

摘要：檔案作為與企業(yè)同步發(fā)展的核心信息資產(chǎn)，在企業(yè)管理等方面發(fā)揮著重要作用。加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，是企業(yè)檔案工作的目的，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。人類社會的所有領(lǐng)域都存在創(chuàng)新，都需要創(chuàng)新。檔案工作的創(chuàng)新是促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素，是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案存在問題檔案信息化建設(shè)檔案工作的創(chuàng)新

一、企業(yè)檔案工作面臨的問題與挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，是企業(yè)內(nèi)生的最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的原生信息，是構(gòu)成企業(yè)核心競爭力的重要因素。在市場競爭白熱化的環(huán)境下，多數(shù)企業(yè)利潤出現(xiàn)滑坡甚至虧損，檔案工作陷入困境，傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼，主要表現(xiàn)在：

1.企業(yè)檔案工作邊緣化

企業(yè)降低管理成本，削減管理層次，精簡管理機(jī)構(gòu)，裁減管理人員，以提高市場應(yīng)變能力。在企業(yè)扁平化過程中，檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員往往成為清理的重點(diǎn)對象。許多企業(yè)在薪酬方面，檔案人員的工資水平低于其他部門工作人員，甚至一些具有高中級技術(shù)職稱的檔案人員不再享受原有的職稱待遇。如某大型國企，建設(shè)初期，檔案機(jī)構(gòu)是處級單位，檔案工作遇到難處，主管經(jīng)理通過檔案處領(lǐng)導(dǎo)的信息反饋，能及時(shí)掌握實(shí)情，在人、財(cái)、物方面對檔案部門給予了極大的支持，而且工資待遇與其他處室也完全相同，因此，當(dāng)時(shí)的檔案工作開展得相當(dāng)順利。如今，檔案機(jī)構(gòu)幾經(jīng)精減，最終變?yōu)榭萍壊块T，今天合并到技術(shù)中心，明天又掛靠到公司辦公室，檔案工作不再是所屬部門工作的重點(diǎn)，集團(tuán)高管也不掌握檔案機(jī)構(gòu)工作的實(shí)際情況，使其工作不能提到企業(yè)工作的議事日程上。同時(shí)，隨著企業(yè)的做大做強(qiáng)，其主業(yè)由當(dāng)時(shí)的一條生產(chǎn)線變?yōu)槠邨l生產(chǎn)線，下屬公司也逐步增多，檔案的館藏量由原來的兩萬多卷，增加到九萬多卷，過去基本上保存紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)在還要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，人員少了，工作量卻增加了，而工資待遇卻沒有增加。造成的直接后果就是檔案人員工作無積極性，企業(yè)檔案管理水平的下降。

2.企業(yè)檔案管理模式的老化

檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)從根本上動搖了傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子檔案的歸檔模式、標(biāo)準(zhǔn)至今未得到很好的解決。許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)，面對大量電子文件的涌現(xiàn)，仍然固守傳統(tǒng)的針對檔案實(shí)體的管理模式，使得企業(yè)的電子文件自生自滅，造成了檔案資源的嚴(yán)重流失。由于部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視，看不到檔案信息資源給其帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以不注重企業(yè)信息化建設(shè)，使得企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)，ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)，以及財(cái)務(wù)、銷售、供應(yīng)等管理系統(tǒng)與企業(yè)檔案電子管理系統(tǒng)相脫節(jié)，造成了企業(yè)大量電子檔案信息資源的流失。

檔案信息化建設(shè)的目的在于如何利用信息技術(shù)更好地為企業(yè)提供檔案信息服務(wù)。不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)為迎合上級檔案部門檢查或與同行業(yè)進(jìn)行競爭，盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，只重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，忽視檔案信息資源的開發(fā)與利用，使得檔案信息管理模式實(shí)效性不高。筆者認(rèn)為企業(yè)應(yīng)將重要職能管理機(jī)構(gòu)的軟件管理系統(tǒng)與檔案電子信息管理系統(tǒng)相連接，使檔案機(jī)構(gòu)成為從企業(yè)各個(gè)職能部門所形成的電子檔案信息源頭，采集大量檔案信息資源，從根本上確保企業(yè)檔案信息資源收集工作的完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)。

3.企業(yè)檔案工作面臨困境的根本原因

企業(yè)檔案工作陷入困境的根本原因是，企業(yè)為提升市場競爭力，將絕大部分資源與精力集中在生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)、市場營銷、財(cái)務(wù)、人力資源管理等能直接創(chuàng)造價(jià)值的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上。傳統(tǒng)的企業(yè)管理機(jī)構(gòu)注重保存企業(yè)歷史，忽視了創(chuàng)造現(xiàn)實(shí)價(jià)值，而且還需要投入不菲的人力、物力和財(cái)力，增加企業(yè)管理成本，自然就成為被精簡的對象，因而被企業(yè)管理層冷落。

總的來說，企業(yè)檔案工作要努力適應(yīng)以資產(chǎn)為紐帶的管理模式，企業(yè)主業(yè)是什么，檔案管理的重點(diǎn)就是什么，它是為提高企業(yè)核心競爭力服務(wù)的。企業(yè)檔案工作如何適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)，為企業(yè)在競爭中求得生存和發(fā)展，是擺在企業(yè)檔案人員面前的一個(gè)急需解決的問題。隨著國家工作重心轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)建設(shè)之后，企業(yè)由生產(chǎn)型轉(zhuǎn)為生產(chǎn)經(jīng)營型，企業(yè)對檔案需求的內(nèi)容和數(shù)量也相應(yīng)發(fā)生了變化，這就需要我們檔案工作者解放思想、更新觀念，樹立市場意識，不斷探索，勇于創(chuàng)新。

二、信息技術(shù)的發(fā)展對企業(yè)檔案工作的沖擊

進(jìn)入21世紀(jì)以來，我們正在步入信息社會，信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的方向和趨勢。檔案信息化是檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將原有的紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件數(shù)字化，將新產(chǎn)生的檔案信息系統(tǒng)地組織成具備有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，使企業(yè)檔案管理部門為企業(yè)的發(fā)展提供可靠、全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息，有計(jì)劃有步驟地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的共享。

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)與前提，主要包括系統(tǒng)軟件、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等。企業(yè)檔案部門要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的資金與實(shí)力，配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，保證系統(tǒng)軟硬件設(shè)施的質(zhì)量與性能，滿足檔案信息化業(yè)務(wù)的順利開展。

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，主要包括檔案信息的數(shù)字化、檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息檢索的自動化、檔案信息管理的一體化及檔案信息資源共享五個(gè)方面。

總之，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，企業(yè)必須大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為企業(yè)及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、創(chuàng)新是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題

創(chuàng)新是一種精神，一種態(tài)度，一種深層次的文化，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力。只有創(chuàng)新，才有發(fā)展，因?yàn)閯?chuàng)新是對常規(guī)的突破和發(fā)展。創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的動力。只有將檔案管理緊緊融入企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)和管理中，檔案的管理才能有生機(jī)與活力。企業(yè)檔案創(chuàng)新工作應(yīng)在創(chuàng)新思維、創(chuàng)新管理、創(chuàng)新人才方面下工夫。

1.創(chuàng)新思維

牛頓說：“我只是整天想著去發(fā)現(xiàn)而已”。創(chuàng)新思維是可以培養(yǎng)的，只要擁有創(chuàng)新的意念，整天想著去發(fā)現(xiàn)，思路就會源源不斷地涌現(xiàn)出來。

創(chuàng)新需要打破思維定式。作為檔案部門，往往習(xí)慣了數(shù)十年所形成的老傳統(tǒng)、老套路，恪守老經(jīng)驗(yàn)、老做法，日復(fù)一日，年復(fù)一年地從事重復(fù)性工作。但經(jīng)驗(yàn)告訴我們那只是過去成功的過程，并不代表未來如何成功。隨著企業(yè)的迅速發(fā)展，檔案收集范圍及數(shù)量日趨增大，傳統(tǒng)的檔案分類規(guī)則，已不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要。我們打破了常規(guī)，將文書前四類檔案調(diào)整為三類，即黨群檔案、行政檔案、經(jīng)營管理檔案，將技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案合并為經(jīng)營管理檔案。因?yàn)椋⒕聿块T檔案人員很難準(zhǔn)確分清其業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的文書檔案，那個(gè)屬技術(shù)管理類、那個(gè)屬于經(jīng)營管理類，鑒于兩者都屬于企業(yè)在經(jīng)營管理中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案文件，所以統(tǒng)一歸屬經(jīng)營檔案類。黨、政、工、團(tuán)自發(fā)文及上級來文的紅頭文件——為黨群檔案；行政辦公室自發(fā)及上級來文的紅頭文件——為行政檔案。在檔案的整理方面，我們重在收集檔案文件的內(nèi)容完整，不再注重文件的裝訂。如此，效果是檔案分類準(zhǔn)確，查找方便快捷，為立卷歸檔人員減少了大量繁瑣的工作環(huán)節(jié)，大大提高了工作效率。

2.創(chuàng)新管理

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的一切活動都是圍繞創(chuàng)造價(jià)值、實(shí)現(xiàn)利潤最大化這一根本目標(biāo)而展開的。企業(yè)檔案工作發(fā)展的內(nèi)部動力應(yīng)源于為企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造活動服務(wù)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤最大化服務(wù)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作“重藏輕用”，注重保管企業(yè)基本活動的歷史記錄，忽視積極主動地為企業(yè)的現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。如我企業(yè)建設(shè)初期，我們只注重對建設(shè)項(xiàng)目文件材料及紅頭文件檔案的收集與保管。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，各子公司及下屬單位的各類檔案逐漸形成，甚至造成積壓。我集團(tuán)公司檔案機(jī)構(gòu)為加強(qiáng)對二級單位的管控力度，開展了深入基層調(diào)研與幫扶工作，使許多直接為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益的重要職能機(jī)構(gòu)的檔案被及時(shí)接收與歸檔。如機(jī)關(guān)職能處室的各種經(jīng)營管理檔案、集團(tuán)各控股法人單位的會計(jì)檔案、產(chǎn)品質(zhì)量辦證書等產(chǎn)品檔案、技術(shù)研發(fā)、科技創(chuàng)新的科研檔案、大型設(shè)備采購的國內(nèi)外合同檔案、國內(nèi)外備品備件合同檔案、物料采購合同檔案、技術(shù)改造項(xiàng)目檔案等，由此豐富了企業(yè)檔案的館藏量，擴(kuò)大了檔案服務(wù)范疇，為企業(yè)的技術(shù)改造、財(cái)務(wù)審計(jì)、股票上市、反傾銷、資產(chǎn)核算、質(zhì)量、安全、環(huán)境認(rèn)證等提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)，體現(xiàn)了檔案工作為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、獲得高額利潤、服務(wù)大局的宗旨。

3.創(chuàng)新人才

人，是社會進(jìn)步的主體，是檔案工作的第一資源，是開拓檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的根本所在。

檔案人員素質(zhì)直接影響檔案工作和檔案信息資源的開發(fā)與利用。

長期以來，檔案人員由于不受企業(yè)的關(guān)注，往往處于安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取、知識老化、狹窄的現(xiàn)象比較多見，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。

比如，企業(yè)集團(tuán)專職檔案人員年齡偏高，男女職工比例嚴(yán)重失調(diào)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)學(xué)科的人員少。因此，檔案人員的整體專業(yè)素質(zhì)存在專業(yè)技能水平不高，計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用水平低下等問題。

要提高本企業(yè)檔案工作的競爭力，引進(jìn)既有檔案專業(yè)知識，又熟悉計(jì)算機(jī)及相關(guān)學(xué)科的復(fù)合型人才勢在必行。同時(shí)，也應(yīng)要有計(jì)劃有組織地對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)技能培訓(xùn)，以改變目前檔案工作動力不足的現(xiàn)狀，來適應(yīng)當(dāng)今檔案工作的需要。

企業(yè)檔案作為重要信息收集、保管和開發(fā)利用的檔案、，面臨著信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息資源開發(fā)利用和管理多樣化的改進(jìn)，在不斷適應(yīng)新的形勢下，企業(yè)檔案管理工作必須加快速度，努力適應(yīng)新時(shí)代對檔案工作的需要。

參考文獻(xiàn)：

1“企業(yè)檔案工作回顧與展望”——中國檔案學(xué)會企業(yè)檔案學(xué)術(shù)委員會

2完全論文網(wǎng)www.alllw.com，“論檔案管理工作的信息化建設(shè)”——劉春金

3完全論文網(wǎng)www.alllw.com，“淺議檔案信息管理創(chuàng)新”——陶紅

作者單位：天津鋼管集團(tuán)股份有限公司