檔案室服務(wù)能力建設(shè)與提高

杜媛媛

摘要：服務(wù)是檔案工作的立身之本。本文闡述了加強(qiáng)檔案室服務(wù)能力的意義，分析了提高檔案室服務(wù)能力建設(shè)的途徑，并結(jié)合工作實(shí)踐提出加強(qiáng)檔案室服務(wù)能力建設(shè)的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：檔案工作檔案室服務(wù)能力

“服務(wù)是檔案工作的立身之本”。檔案室服務(wù)工作更是檔案室工作的重中之重，必須本著“服務(wù)為先”戰(zhàn)略，不斷提升服務(wù)能力，提高服務(wù)水平，建立健全服務(wù)制度體系，全面完善檔案利用體系，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)部門提供利用服務(wù)。

一、加強(qiáng)檔案室服務(wù)能力建設(shè)的意義

（一）能夠更好地體現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值

檔案工作的最終目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。檔案室工作是一個(gè)單位的寶貴財(cái)富，是業(yè)務(wù)工作開(kāi)展的基石和重要保障。只有加強(qiáng)檔案室服務(wù)能力建設(shè)，不斷提高利用服務(wù)水平，使檔案資源有效運(yùn)用于主要業(yè)務(wù)工作中，間接或直接地發(fā)揮作用，產(chǎn)生實(shí)際效果，才能真正發(fā)揮檔案的作用，體現(xiàn)檔案資源和檔案工作的價(jià)值。

（二）能夠更好地樹(shù)立和提升檔案意識(shí)

檔案資源如不加以利用則形同固紙堆毫無(wú)意義；通過(guò)提供利用服務(wù)工作，使大家能夠及時(shí)便捷地查詢到所需檔案，使檔案資源“活”起來(lái)，在工作中使大家在利用過(guò)程中體會(huì)到檔案工作的重要性、必要性，意識(shí)到檔案資源和檔案工作的價(jià)值，才能真正樹(shù)立起檔案意識(shí)，從而越來(lái)越關(guān)注和重視檔案工作。

二、提高檔案室服務(wù)能力建設(shè)的途徑

（一）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，夯實(shí)檔案服務(wù)能力建設(shè)基礎(chǔ)

檔案資源建設(shè)是開(kāi)發(fā)利用工作的前提和基礎(chǔ)。如果沒(méi)有完整齊全、整理科學(xué)的檔案資源，沒(méi)有對(duì)檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格管理、深入挖掘等基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)利用工作就成了“無(wú)本之源”，成為“紙上談兵”了。具體從以下五個(gè)方面著手加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。

一是加強(qiáng)制度建設(shè)，為檔案資源建設(shè)提供制度保障。制定檔案收集、鑒定、整理、管理、統(tǒng)計(jì)、銷毀、電子檔案管理等一系列規(guī)章制度，建立起完備的制度體系使檔案資源建設(shè)中各個(gè)環(huán)節(jié)更加規(guī)范化、制度化。

二是加強(qiáng)收集工作，進(jìn)一步豐富檔案資源。從檔案門類上講，除文件類檔案以外也要注重實(shí)物、聲像、照片等門類檔案的收集；從檔案載體上講，既要注重紙質(zhì)檔案也要注重電子檔案的收集；從檔案內(nèi)容上講，要加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案的收集力度。從而實(shí)現(xiàn)檔案及時(shí)、全面收集和管理，不斷充實(shí)和豐富檔案資源。

三是加強(qiáng)鑒定工作，確保檔案資源價(jià)值。根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令，制定完備的、可操作的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的確定和文書(shū)檔案保管期限表》。確定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，劃分保管期限是機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是做好機(jī)關(guān)檔案工作的前提，是確保檔案價(jià)值和決定檔案命運(yùn)的關(guān)鍵。因此一定要明確機(jī)關(guān)工作中形成的所有文件材料的歸屬，制定切實(shí)可行的收集制度以有力保障檔案鑒定工作。

四是做好檔案解密工作，保證檔案資源得到最大化利用。檔案的解密和劃控工作直接影響著檔案資源的結(jié)構(gòu)和服務(wù)工作，因此一定要按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》相關(guān)規(guī)定，由檔案部門會(huì)同保密部門、文件形成部門一同完成檔案的解密工作。并盡量與文件管理部門協(xié)商參與文件密級(jí)管理工作，使文件在形成時(shí)定密工作規(guī)范、合理，實(shí)現(xiàn)檔案前端控制。

五是加強(qiáng)整理工作，保證檔案資源利用便捷。要根據(jù)工作實(shí)際情況，采用恰當(dāng)?shù)姆诸惙椒?、編?hào)排序方法、上架方法，做好檢索工具編制工作，積極推動(dòng)電子檔案管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化，從而保證檔案資源更好地開(kāi)發(fā)利用。

（二）加強(qiáng)檔案信息化工作，拓展檔案服務(wù)手段

2009年初，北京市檔案信息會(huì)上明確指出“目前我國(guó)檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，在各級(jí)各類檔案館廣泛運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，深入開(kāi)發(fā)檔案信息資源，推進(jìn)檔案信息上網(wǎng)，提高檔案管理工作的廣度和效率，加速檔案信息的利用?！币虼耍瑱n案室檔案工作作為國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，其信息化工作對(duì)推進(jìn)檔案室資源建設(shè)和加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)也是極其重要的。主要從以下三個(gè)方面做好。

一是著重做好傳統(tǒng)紙質(zhì)歷史檔案數(shù)字化工作?！耙鸭堎|(zhì)檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)檔案安全工程和檔案方便利用工程。”傳統(tǒng)紙質(zhì)歷史檔案多以案卷級(jí)整理方式進(jìn)行整理，著錄和編目也是只到案卷級(jí)，在實(shí)際查詢利用時(shí)必須從案卷標(biāo)題上加以判斷是否可用，再進(jìn)一步調(diào)閱案卷查詢卷中文件。這樣查準(zhǔn)率很大程度上依賴整理時(shí)檔案立卷是否合理，以及案卷標(biāo)題擬寫(xiě)是否準(zhǔn)確，如果查準(zhǔn)率和查詢效率都很低，頻繁翻查檔案原件也不利于檔案保護(hù)，因而不能很好地保障檔案資源建設(shè)和利用。所以要盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，才能實(shí)現(xiàn)文件級(jí)檢索、電子化利用。

二是加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。隨著檔案利用需求量的不斷增加，需求的多樣性、廣泛性的增強(qiáng)，所需檔案的相關(guān)性查詢，傳統(tǒng)手工檢索提供利用服務(wù)已不能滿足用戶需求，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。而后逐步發(fā)展，單機(jī)版、聯(lián)機(jī)版，局域網(wǎng)絡(luò)間使用、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)使用，檔案網(wǎng)站建立等一步步發(fā)展，不斷滿足不同檔案利用的需求，電子檔案管理系統(tǒng)在現(xiàn)代辦公中已經(jīng)不可或缺。同時(shí)，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷優(yōu)化：加強(qiáng)系統(tǒng)的檢索功能，提高查詢效率；強(qiáng)化系統(tǒng)解密功能，提供更多可利用檔案資源；開(kāi)發(fā)照片檔案管理功能，豐富檔案庫(kù)。

三是加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的銜接。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷發(fā)展，各單位在文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)大都采用電子文件形式流轉(zhuǎn)，因此如果檔案部門還是采用文件歸檔后掃描加工電子化，再進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)利用，勢(shì)必造成重復(fù)掃描、利用滯后。因此要做好電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無(wú)縫銜接工作，充分利用文件在進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)原件掃描、登記相關(guān)要素、傳閱流轉(zhuǎn)印記等成果，將其直接加載到電子檔案管理系統(tǒng)中。具體是將前期登記要素、傳閱批示印記直接轉(zhuǎn)化成檔案著錄標(biāo)引項(xiàng)目，并使文件在兩個(gè)系統(tǒng)間轉(zhuǎn)化的同時(shí)完成歸檔相關(guān)步驟和工作，并可實(shí)現(xiàn)文件隨辦結(jié)、隨歸檔、隨利用。

（三）嚴(yán)格利用程序，確保檔案在利用過(guò)程中的安全

確保檔案在利用過(guò)程中的安全，才能更好地保護(hù)檔案，以便可持續(xù)的提供利用，具體要重點(diǎn)做好以下環(huán)節(jié)的工作。

一是要確保檔案在利用過(guò)程中的安全。建立完善的利用制度，明確利用范圍、權(quán)限、方式、手續(xù)、時(shí)限等。在檔案利用過(guò)程中要嚴(yán)格遵守利用制度，針對(duì)檔案密級(jí)和內(nèi)容分權(quán)限審批、分密級(jí)管理，嚴(yán)格審批手續(xù)和利用程序，注意催還，確保檔案利用安全。

二是要加強(qiáng)電子檔案的安全。要制定完善的電子檔案管理系統(tǒng)管理規(guī)定，建立完備的系統(tǒng)安全保障機(jī)制，通過(guò)加強(qiáng)系統(tǒng)各種硬件存放地的安全保衛(wèi)設(shè)施、加強(qiáng)系統(tǒng)管理和操作人員的安全保密教育、增強(qiáng)分級(jí)管理和分級(jí)控制權(quán)限的技術(shù)手段、加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和日志管理、加強(qiáng)系統(tǒng)監(jiān)控等方法，實(shí)現(xiàn)和保障電子檔案系統(tǒng)的安全。

（四）注重檔案利用效果反饋，提高檔案服務(wù)質(zhì)量

要注重利用效果的信息反饋和注意收集匯總，分析利用率、利用群、利用目的、利用中的問(wèn)題，不斷提高利用效率和利用效果。不斷分析總結(jié)，提高利用效果，切實(shí)加強(qiáng)檔案服務(wù)能力建設(shè)。

一是檔案利用時(shí)督促利用者認(rèn)真填寫(xiě)檔案利用（借閱）登記表。在利用登記表中詳細(xì)登記利用者、利用內(nèi)容、利用目的、，審批簽字印記等，既方便針對(duì)借閱檔案的催還工作，又方便檔案統(tǒng)計(jì)工作，同時(shí)可作為對(duì)檔案利用效果分析的重要依據(jù)。

二是定期對(duì)檔案利用狀況進(jìn)行分析，找出利用規(guī)律、利用側(cè)重點(diǎn)、重點(diǎn)利用部門、主要利用目的等。比如：某張照片檔案、某幾份工作參考重要文件、某卷歷史檔案等利用頻繁，可單獨(dú)記錄重點(diǎn)管理，做到心中有數(shù)，以便利用時(shí)能快捷提供服務(wù)。

三是不定期調(diào)查利用效果。通過(guò)電話問(wèn)詢、歸還檔案時(shí)問(wèn)詢、發(fā)放利用效果反饋表、征集檔案利用實(shí)例等方式，收集利用效果，并進(jìn)行匯總分析。

四是召開(kāi)座談會(huì)，調(diào)查需求、利用效果和希望改進(jìn)方向，更好地提高利用水平。

（五）加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)，推進(jìn)檔案服務(wù)深度

“要深入研究發(fā)掘檔案內(nèi)容，對(duì)檔案信息進(jìn)行整合、加工、提煉，使檔案信息產(chǎn)品具有綜合性、條理性、知識(shí)性、思想性，使檔案服務(wù)深化、增值?！?/p>

一是積極采用多種途徑努力做好檔案查詢利用工作。查詢利用是利用服務(wù)工作的主要方式，因此要著重探索創(chuàng)新查詢手段、拓展檢索途徑來(lái)提高查全率、查準(zhǔn)率和查詢效率，最終實(shí)現(xiàn)全文件級(jí)檢索。具體方式如下：一方面對(duì)采用案卷級(jí)和文件級(jí)不同整理方式整理的檔案分別編制檢索工具；一方面按不同的著錄標(biāo)引要素編制多角度檢索工具；一方面不斷優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，大力推進(jìn)電子檔案查詢利用工作，更方便、更快捷地提供利用。

二是主動(dòng)尋找切入點(diǎn)扎扎實(shí)實(shí)做好檔案編研工作。檔案編研工選題要準(zhǔn)、要新、要貼合工作重點(diǎn)和工作實(shí)際，同時(shí)注重時(shí)效性；內(nèi)容要盡量完整，注意全面的、系統(tǒng)的進(jìn)行收集、篩選、編纂1；編纂要注重工作效率，不能滯后于實(shí)際工作需要?？傊?，檔案編研要對(duì)單位主要和重點(diǎn)工作有針對(duì)性、有實(shí)際效用，不能為了編研而編研，脫離實(shí)際工作。必要時(shí)可以聯(lián)合相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合編研，更好、更廣泛、更貼近工作范疇。

三是采用多種形式主動(dòng)提供檔案資源利用。檔案工作者還要開(kāi)動(dòng)腦筋想辦法，爭(zhēng)取采取多種形式主動(dòng)提供利用。比如，舉辦單位歷史及榮譽(yù)展，對(duì)職工進(jìn)行思想教育；針對(duì)單位階段性、重點(diǎn)工作舉辦主題展；建設(shè)檔案信息網(wǎng)站，提供檔案利用。

（六）提高檔案工作者素質(zhì)，提高檔案服務(wù)能力

要切實(shí)做好并提高檔案室服務(wù)工作，提高檔案工作者思想意識(shí)、自身素質(zhì)和能力是提高檔案室服務(wù)能力的關(guān)鍵。

一是檔案工作者要提高意識(shí)，實(shí)現(xiàn)自身觀念和職能的轉(zhuǎn)變，不斷推動(dòng)檔案服務(wù)工作。工作中要變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”，實(shí)現(xiàn)從“后臺(tái)”到“前臺(tái)”的轉(zhuǎn)變，要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。要將主要精力放到對(duì)檔案資源的管理上，不斷推動(dòng)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。

二是檔案工作者要不斷提升自身素質(zhì)，促進(jìn)檔案服務(wù)工作。提高對(duì)檔案資源綜合管理的能力，不斷整合開(kāi)發(fā)檔案資源，從而推動(dòng)檔案利用工作。注意自身檔案專業(yè)知識(shí)的更新，注意與檔案專業(yè)相關(guān)的延伸學(xué)科知識(shí)的學(xué)習(xí)和汲取，在檔案數(shù)字化、信息化的趨勢(shì)下，注重計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)中從而更好地完成檔案工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》問(wèn)題解答，中國(guó)檔案出版社2007年

[2]《楊冬權(quán)在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用試點(diǎn)工作總結(jié)會(huì)議上的講話》楊冬權(quán)2007年

[3]《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈楊冬權(quán)同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上講話〉的通知》2010.12

[4]《在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上的講話》楊冬權(quán)2010.5

作者單位：中國(guó)人民銀行營(yíng)業(yè)部